Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Przepisy zarządzenia stosuje się do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Ministerstwem”, oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych, w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne.

2. Wykaz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanemu dalej „Ministrem”, lub przez niego nadzorowanych określają odrębne przepisy.

§ 2.

Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) archiwa wyodrębnione - Centralne Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji zwane dalej „Centralnym Archiwum”, oraz archiwa organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne;

2) dokumentacja niearchiwalną - dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych, zakwalifikowaną w jednolitym rzeczowym wykazie akt do kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem „B” lub „BE”;

3) dokumentacja niearchiwalną oznaczona symbolem „Bc” - dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która nie podlega przekazaniu do archiwum wyodrębnionego, a po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona, za zgodą właściwego archiwum wyodrębnionego, w komórkach organizacyjnych, w których ta dokumentacja została wytworzona lub do których wpłynęła;

4) komórka organizacyjna - departament, biuro lub inną równorzędną komórkę organizacyjną Ministerstwa, a także wewnętrzną komórkę organizacyjną w urzędach obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych;

5) materiały archiwalne - dokumentację, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”.

§ 3.

Archiwa wyodrębnione, o których mowa w § 2 pkt 1, są podporządkowane odpowiednio właściwym organom lub kierownikom jednostek organizacyjnych.

§ 4.

1. Rzeczową klasyfikację i kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, sposób oznaczania kategorii archiwalnej określają jednolite rzeczowe wykazy akt wprowadzone odpowiednio przez Ministra oraz organy i kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 1.

2. Tryb przekazywania dokumentacji do archiwów wyodrębnionych określają instrukcje kancelaryjne wprowadzone odpowiednio przez Ministra oraz organy i kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 1.

§ 5.

1. Materiały archiwalne przechowuje się w archiwach wyodrębnionych do czasu przekazania ich do archiwów państwowych.

2. Dokumentację niearchiwalną przechowuje się w archiwach wyodrębnionych przez okres przechowywania określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

3. W okresie przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach wyodrębnionych korzystanie z nich w celach służbowych odbywa się za zgodą osoby kierującej pracą archiwum.

§ 6.

Warunki przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach wyodrębnionych powinny, w miarę możliwości, odpowiadać zaleceniom określonym w Polskiej Normie PN-ISO11799 „Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych”.

Rozdział 2

Zakres działania archiwów wyodrębnionych

§ 7.

1. Do zakresu działania Centralnego Archiwum należy:

1) zapewnienie realizacji zadań Ministra jako organu właściwego w sprawach archiwów wyodrębnionych, a w szczególności:

a) nadzór nad kształtowaniem zasobu archiwalnego archiwów wyodrębnionych,

b) przejmowanie zasobu archiwalnego po zlikwidowanych organach lub jednostkach resortowych,

c) opiniowanie projektów aktów prawnych dotyczących działalności archiwalnej,

d) inicjowanie i opracowywanie projektów resortowych aktów prawnych w sprawach archiwalnych,

e) wydawanie instrukcji, wytycznych, opinii i innych dokumentów w sprawach związanych z działalnością archiwów wyodrębnionych,

f) prowadzenie, na polecenie Ministra, kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych,

g) wykonywanie ekspertyz archiwalnych,

h) udzielanie pomocy metodycznej i konsultacji w sprawach archiwalnych,

i) sporządzanie, na polecenie Ministra, okresowych sprawozdań dotyczących stanu zasobu archiwalnego archiwów wyodrębnionych;

2) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych Ministerstwa;

3) obsługa komórek organizacyjnych Ministerstwa w zakresie korzystania z przechowywanych materiałów w celach służbowych;

4) udzielanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” w komórkach organizacyjnych Ministerstwa;

5) przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

6) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki;

7) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

8) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

9) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

10) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

§ 8.

Do zakresu działania archiwów organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne należy:

1) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, powstałych w urzędach obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych;

2) obsługa komórek organizacyjnych w urzędach i w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w pkt 1, w zakresie korzystania z przechowywanych materiałów w celach służbowych;

3) udzielanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” w komórkach organizacyjnych w urzędach i w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w pkt 1;

4) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki;

5) prowadzenie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w urzędach i w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w pkt 1;

6) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

7) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

8) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

9) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Rozdział 3

Zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

§ 9.

Materiały archiwalne spełniające warunki określone w art. 32 ust. 1 ustawy przekazują do archiwów państwowych:

1) Centralne Archiwum - za zgodą Ministra;

2) archiwa organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne - za zgodą właściwych organów lub kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 pkt 1.

§ 10.

1. Materiały archiwalne podlegające przekazaniu do archiwów państwowych, przygotowuje się i przekazuje do archiwum państwowego zgodnie z zasadami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje wieczyście archiwum wyodrębnione.

3. Fakt przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego odnotowuje się we właściwych pomocach ewidencyjnych, prowadzonych przez archiwum wyodrębnione, które przekazało materiały archiwalne.

§ 11.

Do wymagań technicznych, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane przez archiwa wyodrębnione do archiwów państwowych, stosuje się rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).

Rozdział 4

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§ 12.

1. Dokumentacja niearchiwalna, po upływie okresu jej przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt, podlega brakowaniu.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej do zniszczenia.

3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

§ 13.

Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja, w składzie co najmniej trzech osób, powoływana przez:

1) kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) właściwe organy lub kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 1 - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne.

§ 14.

1. Do zadań komisji należy:

1) dokonanie oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wydzielenie dokumentacji proponowanej do zniszczenia;

2) przekazanie spisu dokumentacji niearchiwalnej, proponowanej do zniszczenia, kierownikowi komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, w celu zgłoszenia uwag i wniosków w określonym przez komisję terminie;

3) sporządzenie protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia wraz ze spisem tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia;

4) nadzór nad zniszczeniem dokumentacji niearchiwalnej oraz sporządzenie protokółu zniszczenia tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.

2. Po dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej komisja może wnioskować o:

1) przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji kategorii „B” do kategorii „BE”;

2) przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, do materiałów archiwalnych;

3) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

3. Decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 2, podejmują:

1) Minister - w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 1 - w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w pozostałych archiwach wyodrębnionych.

§ 15.

Protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zatwierdzają:

1) dla Centralnego Archiwum - Minister lub osoba przez niego upoważniona;

2) dla pozostałych archiwów wyodrębnionych - organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 1, lub osoby przez nich upoważnione.

§ 16.

1. Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się na podstawie zatwierdzonego protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie jej treści.

2. Zniszczenia dokonują archiwa wyodrębnione, komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych albo podmiot zewnętrzny na podstawie zlecenia.

3. Komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych zapewniają pomoc techniczną niezbędną przy przekazywaniu dokumentacji do zniszczenia.

§ 17.

1. Fakt wybrakowania dokumentacji niearchiwalniej odnotowuje się we właściwych pomocach ewidencyjnych, prowadzonych przez archiwum wyodrębnione.

2. Dokumenty dotyczące wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane odrębnie i stanowią materiał archiwalny.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 18.

Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej i Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, każdy w swoim zakresie, zapewnią funkcjonowanie archiwów zakładowych i składnic akt prowadzonych przez podległe im jednostki terenowe z uwzględnieniem zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych.

§ 19.

Traci moc zarządzenie Nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 4, poz. 29).

§ 20.

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.

Załączniki do zarządzenia Nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 20 maja 2008 r. (poz. 42)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2