Załączniki do Zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Nr 4
z dnia 4 stycznia 2007 r. (poz. 7)

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA [1]

Spis treści

I. - Postanowienia ogólne

II. - Podział czynności kancelaryjnych

III. - Obieg korespondencji

IV. - Wykaz akt

V. - Rejestracja i znakowanie spraw (akt)

VI. - Załatwianie spraw

VII. - Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

VIII. - Wysyłanie i doręczanie korespondencji

IX. - Przechowywanie dokumentacji

X. - Wykorzystanie informatyki oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

XI. - Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

XII. - Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organi­zacyjnej oraz ustania działalności

Załączniki

Nr 1 Dziennik podawczy

Nr 2 Dziennik korespondencyjny

Nr 3 Opis teczki spraw

Nr 4 Spis spraw

Nr 5 Spis zawartości akt sprawy

Nr 6 Książka doręczeń przesyłek miejscowych

Nr 7 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc

Nr 8 Protokół zniszczenia akt

Nr 9 Zlecenie

Nr 10 Wykaz przesyłek poleconych

Nr 11 Wykaz przesyłek nadanych

Nr 12 Spis zawartości teczki

Nr 13 Spis zdawczo-odbiorczy

Nr 14 Karta udostępnienia akt

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Instrukcja Kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją wpływającą do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Ministerstwem”, oraz powstającą w Ministerstwie.

2. Zasady postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają odrębne przepisy, z zastrzeżeniem przepisów rozdziałów XI i XII.

§ 2.

Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) elektroniczny dziennik korespondencyjny – rejestr elektroniczny wykorzystywany w Kancelarii Głównej oraz w sekretariatach komórek organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia;

2) (uchylony);

3) komórka macierzysta – komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwianie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt sprawy;

4) komórka organizacyjna – departament, biuro lub inną równorzędną komórkę organizacyjną, a także wydział, zespół lub samodzielne stanowisko pracy, utworzone do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;

5) korespondencja – wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo lub inny dokument, list, przesyłkę, paczkę, pakiet, wpływające do Ministerstwa, także drogą elektroniczną, lub wysyłane z Ministerstwa, także drogą elektroniczną;

5a) odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią cyfrową elementu akt sprawy na nośniku papierowym (pisma, dokumentu, notatki, formularza, planu, fotokopii, rysunku, itp.), umożliwiający zapoznanie się z treścią tego elementu za pomocą komputera, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

6) referent sprawy – pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;

7) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej;

8) teczka spraw – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw;

9) wykaz akt – jednolity rzeczowy wykaz akt, który niezależnie od struktury organizacyjnej ustala rzeczowy podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa na grupy przyporządkowane określonym hasłom klasyfikacyjnym, oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną.

Rozdział II

Podział czynności kancelaryjnych

§ 3.

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie adresatom korespondencji wpływającej do Ministerstwa;

2) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej z Ministerstwa.

§ 4.

W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują:

1) Kancelaria Główna;

2) sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa oraz komórek organizacyjnych;

3) referenci spraw.

§ 5.

Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:

1) odbiór korespondencji z Biura Przepustek Ministerstwa, z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej „Pocztą Specjalną”, oraz wpływającej za pośrednictwem poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa;

2) rejestrowanie korespondencji w elektronicznym dzienniku korespondencji wpływającej, z zastrzeżeniem § 14;

3) odwzorowywanie cyfrowe korespondencji wpływającej, z zastrzeżeniem § 14;

4) przedkładanie korespondencji do dekretacji zgodnie z § 9 ust. 4 i 5;

5) rozdzielanie i przekazywanie korespondencji do sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa oraz do sekretariatów poszczególnych komórek organizacyjnych w formie elektronicznej i papierowej;

6) odbiór z sekretariatów korespondencji wychodzącej, rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji wychodzącej oraz jej wysyłanie za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

7) ustalanie adresatów korespondencji błędnie zaadresowanej.

§ 6.

1. Do zakresu działania sekretariatów komórek organizacyjnych należy odpowiednio:

1) przyjmowanie korespondencji z Kancelarii Głównej oraz z komórek organizacyjnych;

2) rejestrowanie i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji bezpośrednio wpływającej do komórki organizacyjnej w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym danej komórki organizacyjnej;

3) przekazywanie korespondencji kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji;

4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom spraw;

5) przygotowywanie i przekazywanie do wysyłki korespondencji wychodzącej pracownikom Kancelarii Głównej;

6) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.

2. Sekretariaty komórek organizacyjnych mogą rejestrować korespondencję wpływająca i wychodzącą, dotyczącą tej samej sprawy, pod kolejnym numerem porządkowym elektronicznego dziennika korespondencyjnego.

§ 7.

(uchylony).

§ 8.

1. Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw należy:

1) zakładanie na każdy rok kalendarzowy i prowadzenie, zgodnie z powierzonym zakresem czynności i wykazem akt, teczek spraw, oznaczonych według wzoru określonego w załączniku Nr 3;

2) rejestrowanie każdej sprawy otrzymanej do załatwienia we właściwym dla tej sprawy spisie spraw, którego wzór określa załącznik Nr 4;

3) prowadzenie, w razie potrzeby, spisu zawartości akt danej sprawy, którego wzór określa załącznik Nr 5.

2. Wykonywanie czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 1, kierownicy komórek organizacyjnych mogą powierzyć także pracownikom sekretariatów tych komórek organizacyjnych.

Rozdział III

Obieg korespondencji

§ 9.

1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej.

2. Korespondencja odebrana z Poczty Specjalnej i Biura Przepustek podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej.

3. Korespondencję oznaczoną „Do rąk własnych” rejestruje się i przekazuje właściwym adresatom bez otwierania.

4. Korespondencję kierowaną do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje się Dyrektorowi Biura Ministra, a kierowaną do Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego i Dyrektora Generalnego – właściwym sekretariatom.

5. Korespondencję adresowaną do Ministerstwa przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, do dekretacji.

6. Korespondencję zadekretowaną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego, Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura Ministra i kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, Kancelaria Główna przekazuje, zgodnie z § 34 ust. 1, sekretariatom komórek organizacyjnych na bieżąco każdego dnia roboczego, natomiast oznaczoną jako „Pilna” niezwłocznie.

§ 10.

1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy przyjmuje służba dyżurna.

2. W przypadku przyjęcia korespondencji oznaczonej jako „Pilna”, służba dyżurna informuje niezwłocznie o tym fakcie adresata korespondencji.

3. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 i 2, służba dyżurna przekazuje do Kancelarii Głównej, niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy, a w przypadku przekazania korespondencji adresatowi informuje o tym Kancelarię Główną.

§ 11.

1. Przy otwieraniu korespondencji należy zachować w stanie nienaruszonym umieszczone na kopercie pieczęcie datowników urzędów pocztowych.

2. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera korespondencji mylnie doręczonej tj. adresowanej do innego podmiotu;

2) czy dołączone są wymienione w korespondencji załączniki (w przypadku braku załączników należy dokonać stosownej adnotacji).

3. Korespondencję mylnie doręczoną, Kancelaria Główna oraz sekretariaty komórek organizacyjnych przesyłają bez zbędnej zwłoki właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.

4. Pieniądze otrzymane na podstawie przekazu pieniężnego lub w korespondencji Kancelaria Główna oraz sekretariaty komórek organizacyjnych przekazują, za pokwitowaniem, do kasy komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, natomiast dowody opłaty skarbowej dołączają do korespondencji, dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.

§ 12.

Kancelaria Główna i sekretariaty komórek organizacyjnych umieszczają na korespondencji wpływającej na nośniku papierowym identyfikator (kod kreskowy) oraz pieczęć wpływu, zawierającą odpowiednio: nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencyjnego. W przypadku korespondencji oznaczonej jako „Pilna” lub „Bardzo pilna” odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu.

§ 13.

Identyfikator oraz pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na:

1) kopertach – w przypadku przesyłek, o których mowa w § 9 ust. 3;

2) pierwszej stronie pism – w pozostałych przypadkach.

§ 14.

Listę dokumentów podlegających wyłączeniu z rejestracji oraz odwzorowaniu cyfrowemu określa odrębna procedura.

§ 15.

(uchylony).

Rozdział IV

Wykaz akt

§ 16.

1. Wykaz akt stanowi w Ministerstwie podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.

2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9.

3. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 07), następnie podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4310).

4. Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji), występujące w różnych komórkach organizacyjnych, posiadają te same symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, z wyjątkiem symboli oznaczających nazwę danej komórki organizacyjnej.

5. Wykaz akt określa kategorie archiwalne odrębnie dla komórki macierzystej i dla innych komórek organizacyjnych, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy.

§ 17.

Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu, mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 18.

Zgodnie z wykazem akt, akta oznacza się następującymi kategoriami archiwalnymi:

1) kategorią „A” – akta archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego;

2) kategorią „B” – akta o charakterze niearchiwalnym, z tym że:

a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. „B5”) oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku jej wytworzenia;

b) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona, za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum; wzory protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, oznaczonej symbolem „Bc”, zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc” oraz protokołu zniszczenia tej dokumentacji, określają odpowiednio załączniki Nr 7, 7a i 8;

c) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich (np. „BE5”) oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ocenie (ekspertyzie) ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną. Ekspertyzę przeprowadza komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację.

§ 19.

Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w wykazie akt w kolumnie 9 „Okres zagrożenia”. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem „E”, zniszczeniu – symbolem „Z”, pozostawieniu na miejscu – symbolem „P”.

§ 20.

1. Każda komórka organizacyjna sporządza na własne potrzeby wyciąg z wykazu akt, zawierający symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji, występujące w działalności tej komórki.

2. Wyciąg z wykazu akt, o którym mowa w ust. 1, w zależności od potrzeb może zawierać:

1) uzgodnione z komórką organizacyjną Ministerstwa właściwą w sprawach archiwum nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe, przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej;

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

3. Wewnętrzny układ dokumentacji, zaklasyfikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego, może opierać się na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwia kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy komórek organizacyjnych.

Rozdział V

Rejestracja i znakowanie spraw (akt)

§ 21.

1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw na podstawie otrzymanego lub wytworzonego pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w zarejestrowanej już sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

2. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy (akt), który jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy (akt), aż do jej ostatecznego załatwienia.

3. Znak sprawy zawiera:

1) symbol literowy lub literowo-cyfrowy komórki organizacyjnej;

2) symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;

3) liczbę porządkową, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4) dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawę wszczęto np.: AB-0000-1/06; AB-IV-0000-1/06.

4. Znak sprawy może być uzupełniony o liczbę porządkową z elektronicznego dziennika korespondencyjnego, którą umieszcza się na przedostatnim miejscu np. AB-IV-0000-1-125/06.

5. Sprawę dotyczącą wznowienia postępowania w sprawie ostatecznie załatwionej rejestruje się w spisie spraw jako nową sprawę z nowym znakiem sprawy; w takim przypadku akta przedmiotowej sprawy przenosi się do nowych akt sprawy, czyniąc adnotację we właściwym spisie spraw w brzmieniu „przeniesiono do teczki...”.

§ 22.

1. Sprawy jednorodne i masowo napływające mogą być rejestrowane w odrębnych rejestrach kancelaryjnych, prowadzonych w układzie rzeczowym lub alfabetycznym, w formie papierowej lub elektronicznej.

2. Rejestr może być prowadzony przez kilka lat, przy czym numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od pozycji nr 1.

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego zamiast spisu spraw dla określonej grupy spraw, podejmuje kierownik komórki organizacyjnej.

Rozdział VI

Załatwianie spraw

§ 23.

Załatwianie spraw odbywa się na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.

§ 24.

1. Referenci spraw załatwiają sprawy i grupują akta spraw w teczkach spraw.

2. Referenci spraw zapewniają kontrolę zapłaty opłaty skarbowej oraz dokonują związanych z tym czynności na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.

3. Referenci spraw mogą prowadzić, dla potrzeb zajmowanych stanowisk, pomocnicze spisy przedmiotowe (np. spisy nieruchomości, itp.).

§ 25.

Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:

1) sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności;

2) każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem;

3) w odpowiedziach podaje się znak i datę sprawy, której odpowiedź dotyczy;

4) adresy pisze się w pierwszym przypadku;

5) każde pismo oznacza się znakiem sprawy.

§ 26.

Pismo przygotowuje się z uwzględnieniem następujących zasad:

1) pismo sporządza się na blankiecie korespondencyjnym z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową; wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa odrębna decyzja Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania pism wychodzących z Ministerstwa;

3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;

4) w dacie pisma wpisuje się tylko rok i miesiąc słownie, pozostawiając miejsce na wpisanie dnia;

5) pod treścią pisma z lewej strony umieszcza się informacje o liczbie załączników, a następnie rozdzielnik; na egzemplarzu pisma, pozostającym w aktach sprawy, oraz na pismach przekazywanych wewnątrz Ministerstwa, pod rozdzielnikiem umieszcza się także dane identyfikacyjne referenta sprawy (osoby sporządzającej pismo) wraz z danymi kontaktowymi (numer telefonu);

6) w prawym dolnym rogu umieszcza się numerację stron pisma, np.: 1/3, 2/3/, 3/3.

§ 27.

1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.

2. Referent sprawy umieszcza swój podpis (parafę) na pozostającym w aktach egzemplarzu pisma, z lewej strony pod tekstem.

3. Zakres uprawnień do podpisywania pism w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji regulują odrębne przepisy.

§ 28.

W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się i włącza do akt sprawy notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.

§ 29.

Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.

Rozdział VII

Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§ 30.

1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.

2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się wyraz „odpis”, a jeżeli z odpisu umieszcza się wyrazy „odpis z odpisu”.

3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery „MP”, a dalej wpisuje się treść pieczęci.

4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /–/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy „podpis nieczytelny”.

§ 31.

1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału lub referent sprawy, używając formuły „za zgodność z oryginałem” i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) – jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji albo okrągłą (urzędową) – jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.

2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.

3. Potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub sekretariaty komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane; przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 32.

1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik Nr 9.

3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2, wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

Rozdział VIII

Wysyłanie i doręczanie korespondencji

§ 33.

Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat komórki organizacyjnej, podejmując następujące czynności:

1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;

2) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza:

a) znak sprawy (pisma),

b) nazwę (nazwisko) adresata,

c) dokładny adres (wraz z numerem kodu pocztowego),

d) cechę pilności;

3) dokonuje adnotacji w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym o przekazaniu pisma do wysyłki;

4) zwraca egzemplarz pozostający w aktach sprawy właściwemu referentowi sprawy lub włącza pismo do właściwych akt sprawy lub teczki sprawy (w przypadku gdy sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych do czasu przekazania ich do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum).

§ 34.

1. Korespondencja przeznaczona dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywana jest w formie elektronicznej oraz na nośniku papierowym, z zastrzeżeniem ust. 2. Doręczenie korespondencji na nośniku papierowym następuje za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń, którego wzór określa załącznik Nr 6, lub za potwierdzeniem odbioru na egzemplarzu pisma pozostającego w aktach sprawy.

2. Korespondencja o charakterze wewnętrznym przekazywana jest pocztą elektroniczną.

3. Korespondencja kierowana do adresatów spoza Ministerstwa przekazywana jest za pośrednictwem Poczty Specjalnej, z zastrzeżeniem ust. 6.

4. Korespondencja polecona dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych określa załącznik Nr 10.

5. Korespondencja zwykła dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek nadanych. Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik Nr 11.

6. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się doręczenie korespondencji adresatowi zewnętrznemu bez pośrednictwa Kancelarii Głównej i Poczty Specjalnej.

Rozdział IX

Przechowywanie dokumentacji

§ 35.

1. Akta spraw do załatwienia przechowują referenci spraw w teczkach oznaczonych wyrazami „do załatwienia”. Akta te układa się w kolejności wpływu; poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.

§ 36.

1. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki spraw mogą być przechowywane w sekretariatach komórek organizacyjnych lub u referentów spraw przez okres następnego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum, może ustalić inny okres przechowywania określonych teczek spraw w komórce organizacyjnej, jeżeli jest to uzasadnione realizacją zadań wymagających ciągłości i spójności działania w dłuższym okresie czasu.

3. W teczce spraw składa się akta spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw, a w ramach sprawy w układzie chronologicznym (pismo rozpoczynające sprawę umieszcza się jako pierwsze).

Rozdział X

Wykorzystanie informatyki oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

§ 37.

1. W celu zwiększenia efektywności pracy biurowej wykorzystuje się, w miarę potrzeb, możliwości informatyki, pod warunkiem właściwej ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza chronionych ustawowo informacji niejawnych i danych osobowych.

2. Informacje niejawne przetwarza się wyłącznie w odpowiednich zestawach komputerowych oraz zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa i procedurami bezpiecznej eksploatacji.

3. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki m.in. w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

2) przesyłania korespondencji wewnętrznymi środkami komunikacji elektronicznej;

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;

4) współdziałania z dostępnymi bazami danych, tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej;

5) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów.

§ 38.

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych składowanych na dyskach serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

3. W przypadku gromadzenia danych osobowych celem ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawowe dotyczące ochrony danych osobowych.

4. Dyskietki i inne nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.

§ 39.

1. W przypadkach przekazywania dyskietek lub innych nośników informatycznych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum należy opisać ich zawartość, podać numer sprawy oraz nazwę i wersję zastosowanego edytora tekstu.

2. W przypadkach wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji na nowe dyskietki lub inne nośniki informatyczne, podlega kasacji.

3. Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informatycznych może być przeprowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

Rozdział XI

Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

§ 40.

Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania teczek spraw, po upływie ustalonego w § 36 okresu przechowywania, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

§ 41.

1. Teczki spraw przekazuje się kompletnymi rocznikami na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w 3 egzemplarzach odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B. Zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.

2. Akta spraw zawierające informacje niejawne przekazuje Kancelaria Tajna Ministerstwa, dołączając do każdej przekazywanej teczki spis zawartości teczki według wzoru określonego w załączniku Nr 12.

3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik Nr 13.

4. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym.

5. Do przekazywanych akt dołącza się rejestry, skorowidze, kartoteki, itp.

§ 42.

1. Teczki lub akta spraw, potrzebne nadal do pracy bieżącej, pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik Nr 14.

2. Fakt udostępnienia akt odnotowuje się w spisie zdawczo-odbiorczym.

§ 43.

1. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum przyjmuje akta uporządkowane, dokonując stosownej rejestracji w księdze nabytków.

2. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć:

1) ułożenie akt spraw w obrębie teczek spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw (tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki), a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe dołączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów;

2) wydzielenie akt kategorii „B” z teczek zawierających akta kategorii „A”;

3) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii „BC”, wyłączenie wtórników;

4) usunięcie wszelkich części metalowych z teczek spraw, z wyjątkiem elementów metalowych aktów notarialnych;

5) ponumerowanie wszystkich kart w prawym górnym rogu miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod treścią ostatniego wpisu w spisie spraw;

6) uzupełnienie spisu spraw przez wpisanie przy każdej pozycji spisu spraw numeracji kart obejmujących sprawę wpisaną w tej pozycji;

7) umieszczenie akt w teczkach wiązanych;

8) akta kategorii A powinny być przesznurowane;

9) opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji;

10) ułożenie i wpisanie teczek spraw do spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.

3. Akta przekazywane do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum powinny znajdować się w teczkach, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm.

4. Arkusze o wymiarach większych od formatu A4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart.

5. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.

Rozdział XII

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§ 44.

1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej Instrukcji, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

3. W przypadku likwidacji kancelarii tajnej czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez pełnomocnika ochrony.

§ 45.

1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 44.

2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych, przeznaczonych do przekazania, informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

§ 46.

W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty przeniesienia/zwolnienia.

Załączniki do Instrukcji Kancelaryjnej

Załącznik nr 1

DZIENNIK PODAWCZY

(uchylony)

Załącznik nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

(uchylony)

Załącznik nr 3

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 4

SPIS SPRAW

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 5

Spis zawartości akt sprawy

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 6

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 7

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 7a

Zgoda na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc”

Załącznik nr 8

Protokół zniszczenia akt

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 9

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 10

WYKAZ PRZESYŁEK POLECONYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 11

WYKAZ PRZESYŁEK NADANYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 12

SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 13

SPIS ZDAWCZO – ODBIORCZY AKT

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 14

Karta udostępnienia akt

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji [2]

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj