Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218 i Nr 187, poz. 1381) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE nadaje się statut, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Traci moc regulamin organizacyjny Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE stanowiący załącznik do decyzji Nr 156 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2003 r. w sprawie utworzenia państwowej jednostki budżetowej - Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej PHARE (Dz. Urz. Min. Spraw Wewn. i Ad. Nr 11, poz. 33, z 2004 r. Nr 8, poz. 18 i Nr 14, poz. 38 oraz z 2005 r. Nr 3, poz. 9).

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do zarządzenia nr 54 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 23 października 2006 r. (poz. 70)

Statut
Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE

§ 1.

1. Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej PHARE, zwana dalej „Władzą Wdrażającą”, jest państwową jednostką budżetową podległą Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Siedzibą Władzy Wdrażającej jest Warszawa.

3. Władza Wdrażająca realizuje w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej zadania związane z zarządzaniem środkami pochodzącymi z bezzwrotnej pomocy zagranicznej oraz środkami innych programów powierzonych jej do realizacji, w tym środkami przeznaczonymi na cele współpracy transgranicznej, regionalnej i międzyregionalnej, zapewnienia bezpieczeństwa wewnętrznego, uszczelnienia polskiej granicy wschodniej jako granicy Unii Europejskiej, środkami programów INTERREG, ESPON, INTERACT oraz środkami Europejskiego Funduszu Uchodźczego i Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

4. Władza Wdrażająca zarządza programami powierzonymi jej do realizacji zgodnie z postanowieniami umów międzynarodowych dotyczących poszczególnych programów, w tym programu PHARE oraz zasad obowiązujących przy realizacji tych programów.

5. Władza Wdrażająca realizuje zadania określone w Programie Dostosowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS) - MasterPlan SIS II i VIS PL, zwanego dalej „Programem SIS II i VIS”, zapewnia obsługę Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i System Informacji Wizowej (VIS), zwanego dalej „Pełnomocnikiem”, ustanowionego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 grudnia 2004 r. w sprawie ustanowienia Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i System Informacji Wizowej (VIS) (Dz. U. Nr 281, poz. 2788 oraz z 2005 r. Nr 48, poz. 449 i Nr 196, poz. 1629), a także zapewnia obsługę Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji w zakresie przygotowania organów administracji państwowej do współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS).

§ 2.

1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawuje nadzór nad działalnością Władzy Wdrażającej.

2. W zakresie określonym przez procedury realizacji programu PHARE działalność Władzy Wdrażającej nadzorowana jest przez Pełnomocnika do Spraw Realizacji Programu, zwanego dalej „PAO”.

3. Przepis ust. 1 nie narusza prawa do kontroli Władzy Wdrażającej, sprawowanej przez inne podmioty na podstawie obowiązujących przepisów, umów międzynarodowych lub z upoważnienia PAO.

§ 3.

1. W ramach wykonywania zadań określonych w § 1 ust. 3, Władza Wdrażająca, w szczególności:

1) koordynuje realizację powierzonych jej programów, w tym programu współpracy przygranicznej PHARE;

2) planuje, rozlicza i kontroluje płatności i gospodarkę środkami finansowymi w ramach tych programów w zakresie nie przekazanym innym podmiotom;

3) odpowiada za przygotowywanie i ogłaszanie przetargów, ocenę ofert, zawieranie umów, nadzór nad pracami i ich odbiór w zakresie nie przekazanym innym podmiotom;

4) administruje rachunkami bankowymi;

5) monitoruje realizację projektów.

2. W ramach wykonywania zadań określonych w § 1 ust. 5, Władza Wdrażająca, w szczególności:

1) dokonuje czynności związanych z gromadzeniem informacji o stanie realizacji poszczególnych zadań wynikających z realizacji Projektów w ramach Programu SIS II i VIS;

2) realizuje działania związane ze wspieraniem Pełnomocnika w administrowaniu Programem SIS II i VIS w zakresie przygotowania a następnie zarządzania i wykorzystywania Biblioteki Programu zawierającej dokumentację związaną z przygotowaniami organów administracji państwowej do współpracy z SIS II i VIS;

3) prowadzi merytoryczną, organizacyjno-prawną, techniczną i kancelaryjno-biurową obsługę Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS);

4) zapewnia merytoryczną obsługę prac Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji w zakresie przygotowania organów administracji państwowej do współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS).

3. Szczegółową strukturę etatową Władzy Wdrażającej, zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz obowiązków pracowniczych określa Dyrektor Władzy Wdrażającej.

§ 4.

1. W skład Władzy Wdrażającej wchodzą:

1) Kierownictwo Władzy Wdrażającej:

a) Dyrektor,

b) Zastępca Dyrektora do Spraw Funduszy Europejskich,

c) Zastępca Dyrektora do Spraw Monitoringu, Ewaluacji i Inicjatywy INTERREG,

d) Zastępca Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS),

e) Główny Księgowy;

2) Zespół do Spraw Projektów Infrastrukturalnych;

3) Zespół do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji Społecznej, w skład którego wchodzi:

a) Sekcja do Spraw Europejskiego Funduszu Uchodźczego,

b) Sekcja do Spraw Funduszu Schengen;

4) Zespół do Spraw Rozwoju Regionalnego, w skład którego wchodzi Sekcja do Spraw Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego;

5) Zespół do Spraw Monitoringu;

6) Zespół do Spraw Ewaluacji i Promocji;

7) Zespół do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG IIIA/TACIS CBC, Wspólny Sekretariat Techniczny;

8) Zespół do Spraw Programu INTERREG IMA Polska-Słowacja, Wspólny Sekretariat Techniczny;

9) Zespół Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IMA;

10) Zespół Administratora Programu SIS II i VIS;

11) Zespół Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS;

12) Zespół Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i VIS;

13) Zespół Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS;

14) Zespół do Spraw Finansowo-Księgowych, w skład którego wchodzi:

a) Sekcja Finansów,

b) Sekcja Księgowości,

c) Sekcja Certyfikacji;

15) Zespół Audytu Wewnętrznego;

16) Zespół do Spraw Obsługi Administracyjnej;

17) Zespół Prawny;

18) Sekretariat.

§ 5.

1. Dyrektora oraz jego Zastępców powołuje i odwołuje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Powołanie i odwoływanie Zastępcy Dyrektora następuje na wniosek Dyrektora.

3. Władzą Wdrażającą kieruje Dyrektor przy pomocy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego oraz kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w § 4.

4. W razie nieobecności Dyrektora pracą Władzy Wdrażającej kieruje upoważniony przez niego Zastępca Dyrektora.

5. Dyrektor jednoosobowo reprezentuje Władzę Wdrażającą i jest pracodawcą - w rozumieniu przepisów prawa pracy - w stosunku do pracowników Władzy Wdrażającej.

6. Dyrektor może zlecać podległym pracownikom wykonywanie innych zadań niż określone w zakresie czynności na zajmowanym stanowisku przez okres niezbędny do realizacji tych zadań.

7. Dyrektor może upoważnić Zastępców Dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w § 4, do podejmowania w jego imieniu decyzji w określonych sprawach.

§ 6.

Do zadań Dyrektora, w szczególności, należy:

1) planowanie, organizowanie, koordynowanie i nadzór nad wykonywaniem zadań przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej;

2) wypełnianie obowiązków ciążących na dysponencie środków budżetu państwa trzeciego stopnia, podległym dysponentowi głównemu;

3) realizowanie zadań kierownika państwowej jednostki budżetowej wynikających z przepisów ustaw: o finansach publicznych i rachunkowości;

4) bezpośrednie nadzorowanie pracy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego, Zespołu Audytu Wewnętrznego, Zespołu do Spraw Obsługi Administracyjnej, Zespołu Prawnego oraz Sekretariatu;

5) określenie zakresu czynności na poszczególnych stanowiskach pracy;

6) ustalanie przepisów wewnętrznych;

7) prowadzenie spraw kadrowych pracowników;

8) prowadzenie polityki informacyjnej;

9) kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej;

10) współdziałanie z Komisją Europejską;

11) wykonywanie zadań zleconych przez PAO, w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej;

12) występowanie z wnioskami w sprawach wymagających decyzji PAO lub Rządu Rzeczypospolitej Polskiej;

13) podejmowanie działań na rzecz podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnienia wyposażenia technicznego oraz właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy;

14) zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników właściwego porządku i dyscypliny pracy, ochrony informacji niejawnych oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

§ 7.

Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Funduszy Europejskich należy:

1) kierowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu do Spraw Projektów Infrastrukturalnych, Zespołu do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji Społecznej oraz Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego;

2) przygotowywanie projektów umów dotyczących programów powierzonych do realizacji komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1;

3) kontrola i nadzór nad przestrzeganiem procedur przetargowych dotyczących programów powierzonych do realizacji komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1;

4) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji;

5) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;

6) podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie;

7) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.

§ 8.

Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Monitoringu, Ewaluacji i Inicjatywy INTERREG należy:

1) kierowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu do Spraw Monitoringu, Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji, Zespołu do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG IIIA/TACIS CBC, Wspólny Sekretariat Techniczny, Zespołu do Spraw Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólny Sekretariat Techniczny oraz Zespołu Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA;

2) przygotowywanie narad, spotkań oraz wyjazdów związanych z działalnością podległych Zespołów Władzy Wdrażającej;

3) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej w zakresie kompetencji;

4) sporządzanie raportów okresowych dotyczących programów powierzonych do realizacji komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1;

5) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;

6) podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie;

7) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.

§ 9.

Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) należy:

1) planowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu Administratora Programu SIS II i VIS, Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS, Zespołu Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i VIS, Zespołu Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS;

2) monitorowanie realizacji przedsięwzięć dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS);

3) opiniowanie projektów dokumentów dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) oraz współudział w ich przygotowywaniu pod względem merytorycznym;

4) zapewnienie obsługi Pełnomocnika za pośrednictwem Zespołów, o których mowa w pkt 1;

5) wykonywanie zadań zleconych przez Pełnomocnika;

6) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji;

7) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;

8) podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie;

9) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.

§ 10.

Do zadań Głównego Księgowego należy:

1) prowadzenie gospodarki finansowej Władzy Wdrażającej zgodnie z przepisami ustaw: o rachunkowości i o finansach publicznych;

2) kierowanie, koordynowanie i nadzór nad bieżącą pracą Zespołu do Spraw Finansowo-Księgowych;

3) koordynowanie działalności poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie niezbędnym do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej;

4) opracowywanie wewnętrznych dokumentów normujących prowadzenie rachunkowości, kontroli i obiegu dokumentów, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji;

5) kontrolowanie zasadności i celowości wykorzystania środków finansowych;

6) prowadzenie analiz ekonomiczno-finansowych działalności jednostki oraz przedstawianie Dyrektorowi wniosków w tym zakresie;

7) opiniowanie spraw z zakresu działania Władzy Wdrażającej wywołujących lub mogących wywołać skutki finansowe;

8) sporządzanie sprawozdań budżetowych i okresowych informacji finansowych;

9) nadzorowanie i kontrolowanie wydatków i dochodów Władzy Wdrażającej;

10) przestrzeganie dyscypliny budżetowej oraz zapewnienie warunków organizacyjnych niezbędnych do prawidłowego prowadzenia rachunkowości, przestrzegania zasad rozliczeń i ochrony wartości pieniężnych;

11) nadzór nad prawidłowością i rzetelnością danych wprowadzonych do systemu raportowego PERSEUS;

12) przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji;

13) sporządzanie raportów finansowych dotyczących programów powierzonych do realizacji Władzy Wdrażającej;

14) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIB, INC, ESPON i INTERACT;

15) wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIB, IIIC, ESPON oraz INTERACT;

16) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu Schengen, Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, a także innych funduszy;

17) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora;

18) w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.

§ 11.

Do zadań Zespołu do Spraw Projektów Infrastrukturalnych należy:

1) ocena formalna i techniczna wniosków i projektów infrastrukturalnych składanych w ramach funduszy nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;

2) nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procedur przetargowych oraz kontraktowanie projektów infrastrukturalnych;

3) ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej;

4) monitorowanie projektów finansowanych w ramach grantów infrastrukturalnych Phare, w tym Funduszu Małych Projektów Infrastrukturalnych (SIPF) oraz Funduszu Projektów Infrastruktury Okołobiznesowej (BRIPF);

5) współpraca z beneficjentami projektów;

6) przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych;

7) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu;

8) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;

9) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.

§ 12.

1. Do zadań Zespołu do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji Społecznej należy:

1) pełnienie funkcji jednostki pośredniczącej w zarządzaniu Funduszem Schengen;

2) zarządzanie Europejskim Funduszem Uchodźczym, w tym przygotowanie wniosku krajowego, organizacja naboru wniosków, organizacja obrad Komisji Selekcyjnej, przygotowywanie umów grantowych, monitorowanie realizacji projektów oraz autoryzowanie płatności pod względem merytorycznym;

3) nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procedur przetargowych oraz kontraktowanie projektów instytucjonalnych związanych z bezpieczeństwem wewnętrznym;

4) ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej;

5) przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych;

6) prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu;

7) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;

8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.

2. Do zadań Sekcji do Spraw Europejskiego Funduszu Uchodźczego należy:

1) przygotowywanie i konsultowanie wniosku krajowego o dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Uchodźczego;

2) organizacja naboru wniosków;

3) przygotowanie umów grantowych;

4) monitorowanie realizacji projektów;

5) autoryzacja płatności pod względem merytorycznym.

3. Do zadań Sekcji do Spraw Funduszu Schengen należy:

1) pomoc w przygotowywaniu i konsultowaniu projektów o dofinansowanie z Funduszu Schengen;

2) weryfikacja i zatwierdzanie dokumentów przetargowych;

3) nadzór procesu wyboru wykonawców i zatwierdzanie umowy z wybranym wykonawcą;

4) monitorowanie procesu realizacji projektów;

5) autoryzacja płatności pod względem merytorycznym.

§ 13.

1. Do zadań Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego należy:

1) pełnienie funkcji jednostki wspomagającej w zarządzaniu Mechanizmem Finansowym EOG oraz Norweskim Mechanizmem Finansowym, w zakresie określonym we właściwych porozumieniach;

2) nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procesu kontraktowania projektów instytucjonalnych;

3) monitorowanie projektów usługowych Phare, w tym autoryzacja płatności pod względem merytorycznym;

4) monitorowanie projektów euroregionalnych w ramach Funduszu Małych Projektów Phare, w tym współpraca z Euroregionami w zakresie realizacji Funduszu Małych Projektów Phare, nadzór nad realizacją małych grantów, autoryzacja płatności pod względem merytorycznym dla projektów objętych monitoringiem oraz koordynowanie działań w przypadku wprowadzenia zmian w umowach w ramach małych projektów euroregionalnych;

5) ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej;

6) przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych;

7) prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego;

8) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;

9) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.

2. Do zadań Sekcji do Spraw Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego należy:

1) ogłaszanie o możliwości składania projektów i zbieranie wniosków projektowych;

2) identyfikowanie projektów kwalifikowanych;

3) prowadzenie oceny przekazanych wniosków i przygotowywanie listy wybranych projektów;

4) monitorowanie wdrażania projektów, w szczególności przygotowywanie okresowych raportów z monitorowania;

5) wykrywanie nieprawidłowości i raportowanie o nich;

6) weryfikacja wykorzystania środków finansowych, włącznie z przeprowadzaniem kontroli na miejscu;

7) informowanie opinii publicznej o Programie Norweskim.

§ 14.

Do zadań Zespołu do Spraw Monitoringu należy:

1) monitorowanie projektów infrastrukturalnych, w tym nadzór nad realizacją inwestycji;

2) monitorowanie projektów instytucjonalnych;

3) planowanie i organizacja wizytacji terenowych projektów objętych monitoringiem;

4) nadzór nad konsultantami zewnętrznymi przeprowadzającymi wizytacje terenowe;

5) nadzór nad wykonaniem rekomendacji wynikających z przeprowadzonych wizytacji terenowych;

6) autoryzacja płatności pod względem merytorycznym dla projektów objętych monitoringiem;

7) koordynowanie działań w przypadku wprowadzania zmian do kontraktu w projektach objętych monitoringiem;

8) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu do Spraw Monitoringu;

9) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;

10) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.

§ 15.

Do zadań Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji należy:

1) koordynowanie działań związanych z przeprowadzaniem ewaluacji projektów i programów zarządzanych przez Władzę Wdrażającą, w tym:

a) przygotowywanie rocznego planu ewaluacji programów realizowanych przez Władzę Wdrażającą,

b) prowadzenie własnych badań ewaluacyjnych, zgodnych z rocznym planem ewaluacji programów wdrażanych przez Władzę Wdrażającą,

c) zlecanie badań ewaluacyjnych, zgodnie z rocznym planem ewaluacji, wykonawcom zewnętrznym i nadzór nad ich prawidłową realizacją,

d) promocja wyników ewaluacji,

e) udział w grupach eksperckich i doradczych związanych z ewaluacją,

f) opracowywanie oraz aktualizowanie wskaźników monitorowania;

2) sporządzanie informacji i sprawozdań dla uprawnionych instytucji z postępów w realizacji programów nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;

3) koordynowanie działań związanych z promocją Władzy Wdrażającej oraz realizowanych przez nią programów;

4) planowanie płatności w ramach programów realizowanych przez Władzę Wdrażającą;

5) sporządzanie wniosków o przekazanie środków na realizację projektów i programów wdrażanych przez Władzę Wdrażającą;

6) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji;

7) współpraca z konsultantami zewnętrznymi;

8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.

§ 16.

Do Zadań Zespołu do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG IIIA/TACIS CBC, Wspólnego Sekretariatu Technicznego należy:

1) wspieranie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Płatniczej, Komitetów Monitorujących i Sterujących w ich działaniach zgodnie z ustaleniami Programu Sąsiedztwa, w tym:

a) przyjmowanie i rejestracja wniosków złożonych do Programu Sąsiedztwa,

b) ocena formalna i techniczna wniosków złożonych do Programu Sąsiedztwa,

c) ewaluacja i kontrola merytoryczna realizacji projektów Programu Sąsiedztwa;

2) współpraca z Przedstawicielstwem Unii Europejskiej na Ukrainę, Białoruś i Mołdawię w zakresie:

a) przyjmowania i oceny projektów finansowanych ze środków TACIS CBC, składanych do Programu Sąsiedztwa,

b) upowszechniania wiedzy na temat Programu na terenie Białorusi i Ukrainy;

3) współpraca z Euroregionami, Punktami Kontaktowymi i innymi instytucjami, o których mowa w Programie Sąsiedztwa, zaangażowanymi w wybór i realizację projektów;

4) zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej dla Programu Sąsiedztwa;

5) upowszechnianie wiedzy i promocja programów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III;

6) organizowanie i prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów w zakresie przygotowania i realizacji projektów;

7) nadzór merytoryczny nad biurami Wspólnego Sekretariatu Technicznego na obszarze Białorusi i Ukrainy;

8) udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski inne programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.

§ 17.

Do zadań Zespołu do Spraw Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólnego Sekretariatu Technicznego należy:

1) wspieranie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Płatniczej, Komitetów Monitorujących i Sterujących w ich działaniach, zgodnie z ustaleniami Programu Polska-Słowacja, w tym:

a) przyjmowanie i rejestracja wniosków złożonych do Programu Polska-Słowacja,

b) ocena formalna i techniczna wniosków złożonych do Programu Polska-Słowacja,

c) ewaluacja i kontrola merytoryczna realizacji projektów Programu Polska-Słowacja;

2) współpraca z Euroregionami, Punktami Kontaktowymi i innymi instytucjami, o których mowa w Programie Polska-Słowacja, zaangażowanymi w wybór i realizację projektów;

3) zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej dla Programu Polska-Słowacja;

4) upowszechnianie wiedzy i promocja programów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III;

5) organizowanie i prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów w zakresie przygotowywania i realizacji projektów;

6) współpraca z Narodowym Punktem Kontaktowym w Bratysławie;

7) udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski inne programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.

§ 18.

Do zadań Zespołu Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA należy:

1) sprawdzanie zgodności wniosków projektowych z prawem krajowym i prawem wspólnotowym przed przekazaniem ich do Wspólnych Sekretariatów Technicznych Programów: Polska (województwo zachodniopomorskie) - Meklemburgia Pomorze Przednie/Brandenburgia, Polska (województwo lubuskie) - Brandenburgia, Polska (województwo dolnośląskie) - Saksonia, Polska - Czechy oraz Polska - Litwa - Rosja (Obwód Kaliningradzki);

2) sprawdzanie kwalifikowalności wydatków;

3) potwierdzanie formalno-prawnej prawidłowości dokumentów załączonych do wniosków projektowych, o których mowa w pkt 1;

4) zbadanie oświadczenia wnioskodawcy o zapewnieniu środków;

5) udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA;

6) współudział w przygotowywaniu dokumentów programowych dla przyszłej perspektywy finansowej 2007-2013.

§ 19.

Do zadań Zespołu Administratora Programu SIS II i VIS należy:

1) utworzenie, prowadzenie oraz aktualizacja Biblioteki Programu poprzez gromadzenie, przetwarzanie, udostępnianie i archiwizację informacji o Programie SIS II i VIS oraz o realizowanych w ramach Programu SIS II i VIS Projektach;

2) umożliwienie Pełnomocnikowi monitorowania od strony merytorycznej, organizacyjnej i jakościowej stanu realizacji poszczególnych Projektów w ramach Programu SIS II i VIS, w tym dokumentacji potwierdzającej stan realizacji głównych zadań w poszczególnych Projektach i osiągnięte parametry jakościowe, poprzez zgromadzone i przetworzone dane, otrzymywane bezpośrednio od Kierowników i Administratorów Projektów oraz od Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS;

3) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).

§ 20.

Do zadań Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS należy:

1) wspieranie działalności Pełnomocnika, związanej z merytorycznym, organizacyjnym i jakościowym monitoringiem i wsparciem jednostek pracujących nad przygotowaniem i realizacją poszczególnych Projektów, aktualizacją Programu SIS II i VIS oraz stałą analizą i sygnalizowaniem zagrożeń w zakresie nadzorowanych Projektów i całego Programu SIS II i VIS;

2) udział w pracach międzynarodowych gremiów roboczych w zakresie swojej odpowiedzialności;

3) organizowanie oraz współpraca z zewnętrznym zapleczem eksperckim w celu zapewnienia sprawnego rozwiązywania problemów merytorycznych i organizacyjnych;

4) wspieranie pod względem merytorycznym Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji w przygotowywaniu lub opiniowaniu projektów dokumentów w sprawach związanych z przygotowaniem organów administracji państwowej do współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS);

5) opracowywanie materiałów analitycznych i raportów oraz ocen merytorycznych dokumentów;

6) opracowywanie oraz współudział w opracowywaniu procedur zapewnienia jakości, wewnętrznych standardów monitoringu Projektów oraz innych szczegółowych standardów i procedur na potrzeby realizacji Programu SIS II i VIS;

7) współpraca z Zespołem Administratora Programu SIS II i VIS w zakresie przepływu niezbędnych informacji i skutecznego wykonywania swoich zadań;

8) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).

§ 21.

Do zadań Zespołu Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i VIS należy:

1) pozyskiwanie, aktualizowanie i udostępnianie informacji o pracach prowadzonych na forum międzynarodowym w obszarze Programu SIS II i VIS;

2) zbieranie informacji na potrzeby Biblioteki Programu, o której mowa w § 19 pkt 1 w obszarze działań Zespołu;

3) przygotowywanie materiałów analitycznych oraz gromadzenie i analiza sprawozdań i innych materiałów z obszaru działań Zespołu;

4) wspomaganie obsługi spraw związanych z wyjazdami zagranicznymi i przyjazdami osób zagranicznych do Pełnomocnika, w tym także zapewnienie odpowiedniego powiadamiania oraz terminowego przygotowywania propozycji prezentowanych stanowisk;

5) tłumaczenie lub zapewnianie tłumaczenia dokumentów;

6) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).

§ 22.

Do zadań Zespołu Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS należy:

1) zapewnianie obsługi technicznej i organizacyjnej Zespołów, o których mowa w § 9 pkt 1;

2) zapewnienie właściwej organizacji i obsługi powierzonych do przygotowania spotkań Pełnomocnika;

3) zapewnianie rejestracji przebiegu - wskazanych przez Zastępcę Dyrektora do spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) - spotkań, narad i konferencji oraz sporządzenie z nich odpowiedniej dokumentacji;

4) wspieranie organizacyjne Zespołów, o których mowa w § 9 pkt 1;

5) obsługa sekretarska Pełnomocnika w ustalonym przez niego zakresie oraz Zastępcy Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS);

6) realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).

§ 23.

1. Zespół do Spraw Finansowo-Księgowych realizuje zadania związane z wykonywaniem przez Dyrektora Władzy Wdrażającej funkcji dysponenta środków budżetowych trzeciego stopnia oraz bieżącą obsługą finansowo-księgową.

2. Do zadań Zespołu do Spraw Finansowo-Księgowych należy w szczególności:

1) opracowywanie planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych;

2) prowadzenie gospodarki finansowej i rachunkowości Władzy Wdrażającej i programów, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

3) bieżące i prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych;

4) prowadzenie kontroli formalnej i rachunkowej dowodów księgowych;

5) prowadzenie prawidłowych i terminowych rozliczeń płatności w ramach programów nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;

6) prowadzenie działań w ramach windykacji należności, w tym rejestrowanie należności w Księdze Dłużników;

7) prowadzenie systemów raportowania z realizowanych płatności;

8) weryfikacja raportów finansowych przygotowywanych przez beneficjentów środków w zakresie współfinansowania oraz otrzymanych od Władzy Wdrażającej środków;

9) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III: Programu INTERREG III B BSR, Programu INTERREG III B CADSES, Programu INTERREG III C Wschód, Programu INTERREG III C Południe, Programu INTERREG III C Północ, Programu INTERREG III C Zachód, ESPON, INTERACT;

10) wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III;

11) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu Schengen oraz innych funduszy;

12) prowadzenie szkoleń dla beneficjentów w zakresie rozliczeń finansowych realizowanych projektów;

13) nadzór nad gospodarowaniem mieniem Władzy Wdrażającej;

14) prowadzenie planowej gospodarki zasobami finansowymi na rachunkach bankowych;

15) prowadzenie kasy;

16) przygotowywanie wniosków o dotacje ze środków budżetowych;

17) naliczanie i wypłacanie pracownikom wynagrodzeń i innych należności;

18) prowadzenie rozliczeń z pracownikami;

19) terminowe rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych;

20) prowadzenie rozliczeń z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i innych należności budżetowych;

21) prowadzenie prawidłowych i terminowych księgowań w zakresie otrzymanych środków budżetowych oraz rozliczeń;

22) prowadzenie ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych, środków trwałych i niskocennych składników rzeczowych stanowiących majątek Władzy Wdrażającej;

23) sprawozdawczość w zakresie środków budżetowych;

24) sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie rachunkowości;

25) archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych oraz płacowych;

26) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.

3. Do zadań Sekcji Finansów należy:

1) prowadzenie prawidłowych i terminowych rozliczeń płatności w ramach programów nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą;

2) przygotowywanie wniosków o dotacje ze środków budżetowych;

3) dokonywanie płatności z tytułu podatków i innych świadczeń;

4) prowadzenie działań w ramach windykacji należności, w tym rejestrowanie należności w Księdze Dłużników;

5) prowadzenie systemów raportowania z realizowanych płatności;

6) weryfikacja raportów finansowych przygotowywanych przez beneficjentów środków w zakresie współfinansowania oraz otrzymanych środków Phare.

4. Do zadań Sekcji Księgowości należy:

1) sprawozdawczość w zakresie środków budżetowych;

2) prowadzenie prawidłowych i terminowych księgowań w zakresie otrzymanych środków budżetowych oraz rozliczeń programów finansowanych z innych źródeł;

3) prowadzenie ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych, środków trwałych i niskocennych składników rzeczowych stanowiących majątek Władzy Wdrażającej, prowadzenie kasy;

4) prowadzenie rozliczeń z pracownikami;

5) terminowe rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych.

5. Do zadań Sekcji Certyfikacji należy:

1) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III B, C, ESPON i INTERACT;

2) wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG B, C, ESPON oraz INTERACT;

3) kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu Schengen oraz innych funduszy.

§ 24.

Do zadań Zespołu Audytu Wewnętrznego należy:

1) badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej;

2) realizacja czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Władzy Wdrażającej;

3) przygotowywanie rocznych planów audytu wewnętrznego;

4) realizacja zadań audytowych zgodnie z planem audytu, w tym:

a) przygotowywanie programu zadania audytowego,

b) przeprowadzanie czynności audytowych oraz ich dokumentowanie,

c) przygotowywanie sprawozdania wstępnego oraz końcowego z przeprowadzonego zadania audytowego,

d) monitorowanie wykonania zaleceń i rekomendacji przedstawionych w sprawozdaniu końcowym;

5) realizacja zadań audytowych poza planem audytu wewnętrznego, na wniosek Dyrektora Władzy Wdrażającej;

6) składanie uprawnionym podmiotom rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni;

7) współpraca z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi;

8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.

§ 25.

Do zadań Zespołu do Spraw Obsługi Administracyjnej należy:

1) prowadzenie spraw administracyjnych oraz dbanie o prawidłowe funkcjonowanie biur Władzy Wdrażającej;

2) zlecanie odpowiednim instytucjom zewnętrznym określonych zadań związanych z konserwacją, naprawą i wymianą infrastruktury technicznej;

3) zaopatrzenie biura w artykuły niezbędne do jego funkcjonowania poprzez organizowanie przetargów prowadzonych zgodnie z Prawem zamówień publicznych;

4) utrzymywanie ciągłości pracy sieci oraz stacji roboczych w ramach systemu informatycznego Władzy Wdrażającej;

5) bieżąca pomoc techniczna i wsparcie informatyczne dla pracowników;

6) wykonywanie czynności wspierających Dyrektora Władzy Wdrażającej w pełnieniu przez niego funkcji pracodawcy - w rozumieniu przepisów prawa pracy - w stosunku do pracowników Władzy Wdrażającej;

7) bieżąca obsługa administracyjno-kadrowa pracowników Władzy Wdrażającej;

8) organizacja szkoleń, narad, posiedzeń i spotkań;

9) organizacja kontroli warunków pracy, przestrzegania przepisów oraz zasad, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, w tym organizowanie szkoleń i doradztwo w zakresie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych;

10) prowadzenie gospodarki samochodowej;

11) obsługa transportowa.

§ 26.

Do zadań Zespołu Prawnego należy:

1) obsługa prawna i legislacyjna Władzy Wdrażającej;

2) obsługa prawna w ramach przygotowania i realizacji projektów;

3) opiniowanie i weryfikacja pod względem prawnym umów zawieranych w ramach projektów zarządzanych przez Władzę Wdrażającą;

4) dbanie o zgodną z przepisami prawa realizację programów;

5) opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora Władzy Wdrażającej;

6) ocenianie zgodności z przepisami prawa działania komórek organizacyjnych Władzy Wdrażającej;

7) reprezentowanie Władzy Wdrażającej przed sądami powszechnymi i arbitrażem.

§ 27.

Do zadań Sekretariatu należy:

1) prowadzenie sekretariatu Dyrektora;

2) rejestrowanie i przechowywanie dokumentów przychodzących i wychodzących;

3) archiwizacja dokumentów;

4) rozdzielanie korespondencji zgodnie z dekretacją Dyrektora.

§ 28.

Kierownicy zespołów oprócz zadań określonych w odrębnych przepisach:

1) dokonują w zastępstwie i w imieniu Dyrektora (Zastępców Dyrektora) dekretacji pracownikom Zespołów wszelkich prac;

2) koordynują prace wykonywane w Zespołach;

3) uzgadniają i parafują treść opracowanych przez pracowników Zespołów opinii, uwag i innych pism sporządzonych w zakresie właściwości Zespołu;

4) przedkładają projekty, opinie, uwagi i inne pisma Dyrektorowi i właściwym Zastępcom Dyrektora;

5) wykonują polecenia Dyrektora i właściwych Zastępców Dyrektora.

§ 29.

W przypadku nieobecności pracowników kierujących poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej Dyrektor wyznacza ich zastępców.