Na podstawie art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.¹⁾) postanawia się, co następuje:

Załącznik do decyzji Nr 182 Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 27 września 2006 r. (poz. 68)

WYTYCZNE

w sprawie zasad planowania zamówień publicznych, informowania o zamówieniach publicznych oraz sposobu odbioru przedmiotu zamówienia w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

1. Udzielanie zamówień publicznych przez organy i kierowników jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanych dalej „kierownikami jednostek”, odbywa się na podstawie rocznego planu zamówień publicznych.

2. Kierownicy jednostek w terminie do dnia 30 października roku poprzedzającego rok planistyczny przekazują zbiorcze zestawienia planowanych zamówień publicznych do Departamentu Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2a. Kierownicy jednostek w terminie do dnia 15 stycznia danego roku budżetowego przekazują plan zamówień publicznych oparty o wstępnie zatwierdzone kwoty do Departamentu Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

3. Kierownicy jednostek, w terminie 30 dni od dnia otrzymania limitów finansowych określonych w ustawie budżetowej na dany rok, przekazują do Departamentu Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji zweryfikowane zbiorcze zestawienie planowanych zamówień publicznych.

4. Zbiorcze zestawienie planowanych zamówień publicznych przekazywane przez kierownika jednostki składa się z następujących elementów:

1) planów zamówień jednostek i komórek organizacyjnych podległych kierownikowi jednostki;

2) planu zamówień jednostki przekazującej zbiorcze zestawienie.

5. Plan zamówień publicznych przekazywany jest na formularzu „Plan zamówień publicznych”, stanowiącym załącznik nr 1 do wytycznych.

6. W przypadku konieczności dokonania korekty planowanych zamówień publicznych kierownik jednostki, w której planie zamówień publicznych dokonano korekty, przekazuje ją do Departamentu Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) w przypadku zamówień publicznych o szacunkowej kwocie nie przekraczającej 137 000 euro niezwłocznie po dokonaniu korekty,

2) w przypadku zamówień publicznych o szacunkowej kwocie równej lub przekraczającej 137 000 euro nie później niż na 7 dni przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

7. Korekta planu zamówień publicznych przekazywana jest na formularzu „Korekta planu zamówień publicznych”, stanowiącym załącznik nr 2 do wytycznych.

8. Dokumenty, o których mowa w pkt 2–7 przekazywane są w formie pisemnej oraz w formie elektronicznej. Wynikające z nich dane kierownicy jednostek właściwi dla zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 164, poz. 1163, z późn. zm.²⁾) zwanej dalej „Prawem zamówień publicznych”, zobowiązani są zamieszczać na stronach portalu internetowego zamówień publicznych.

9. Przesłane przez kierowników jednostek plany zamówień publicznych, Departament Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji poddaje analizie pod kątem:

1) możliwości wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia przez wyznaczoną jednostkę;

2) możliwości przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego przez centralnego zamawiającego.

10. Na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji tworzy się portal internetowy zamówień publicznych.

11. Nadzór nad portalem zamówień publicznych sprawuje Departament Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

12. Kierownicy jednostek mają obowiązek zamieszczania na stronach portalu internetowego zamówień publicznych informacji o zamówieniach publicznych, których wartość przekracza kwotę, od której istnieje obowiązek stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych.

13. Informacje zamieszczane na stronach portalu internetowego zamówień publicznych muszą być zgodne ze standardem wynikającym z formatu tego portalu.

14. Kierownicy jednostek oprócz czynności, o których mowa w pkt 12, publikują informacje wymagane przepisami Prawa zamówień publicznych, odpowiednio w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, na własnych stronach internetowych, w Biuletynie Zamówień Publicznych, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim.

15. Kierownicy jednostek mają obowiązek wypełniania Księgi Zamówień Publicznych, stanowiącej jeden z elementów portalu internetowego zamówień publicznych.

16. Wzór formularza „Księga Zamówień Publicznych” stanowi załącznik nr 3 do wytycznych.

17. Informacje wymagane:

1) w kolumnach 1– 32 Księgi Zamówień Publicznych umieszcza się w dniu zawarcia umowy lub uprawomocnienia się decyzji o unieważnieniu postępowania;

2) w kolumnach 33– 37 Księgi Zamówień Publicznych umieszcza się niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia.

18. W terminie 6 miesięcy od wejścia w życie wytycznych kierownicy jednostek mają obowiązek uzupełnić Księgę Zamówień Publicznych o dane dotyczące wszczętych postępowań i zawartych umów za okres od dnia 1 stycznia 2004 r. do dnia 14 września 2006 r. i dane te opublikować na własnej stronie internetowej według wzoru formularza „Księga Zamówień Publicznych za okres 1.01.2004 r. – 14.09.2006 r.”, stanowiącego załącznik nr 4 do wytycznych.

19. Kierownicy jednostek zobowiązani są do ujednolicenia własnych stron internetowych w zakresie zamieszczania informacji dotyczących zamówień publicznych.

20. W celu ujednolicenia stron internetowych stosuje się format portalu udzielania zamówień publicznych znajdujący się na stronie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

21. Wprowadza się obowiązek komisyjnego odbioru przedmiotu zamówienia, w postępowaniach na dostawy lub usługi, których wartość jest równa lub przekracza równowartość 137 tys. euro.

22. Kierownik jednostki powołuje Komisję do odbioru przedmiotu zamówienia w postępowaniach na dostawy lub usługi, w składzie co najmniej trzech osób, w tym:

1) pracownika jednostki, posiadającego w zakresie czynności odbiór przedmiotów zamówienia;

2) członka komisji przetargowej uczestniczącego w postępowaniu, którego wynikiem jest odbiór przedmiotu zamówienia;

3) przedstawiciela użytkownika przedmiotu zamówienia.

23. W przypadku, gdy przedmiot zamówienia dostarczany jest przez wykonawcę bezpośrednio do kilku jednostek, odbiór przedmiotu zamówienia dokonywany jest przez komisje powołane przez kierowników jednostek odbierających przedmiot zamówienia. Nie stosuje się wówczas postanowień pkt 22 ppkt 2 wytycznych.

24. Dokumentem potwierdzającym odbiór przedmiotu zamówienia jest formularz „Protokół odbioru”, stanowiący załącznik nr 5 do wytycznych.

25. W przypadku dostaw i usług powtarzających się okresowo oraz zamówień publicznych, których charakter sprawia, iż komisyjny odbiór przedmiotu zamówienia jest szczególnie utrudniony, kierownik zamawiającego może odstąpić od obowiązku powoływania Komisji do odbioru przedmiotu zamówienia, o której mowa w pkt 22.

26. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w pkt 25, kierownik zamawiającego zobowiązany jest do sporządzenia uzasadnienia zawierającego podstawy odstąpienia od komisyjnego odbioru przedmiotu zamówienia. Uzasadnienie, najpóźniej trzeciego dnia od daty odbioru przedmiotu zamówienia, należy przekazać do Departamentu Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

27. Kierownicy jednostek w terminie do piątego dnia każdego miesiąca przekazują, według wzoru określonego w załączniku nr 6 do wytycznych, do Departamentu Logistyki i Infrastruktury Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, informację o stopniu realizacji planów zamówień publicznych ze środków budżetowych, wg stanu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Informację należy przekazywać w formie elektronicznej oraz niezwłocznie potwierdzić na piśmie.

Załącznik nr 1 do wytycznych

Załącznik nr 2 do wytycznych

Załącznik nr 3 do wytycznych

Załącznik nr 4 do wytycznych

Załącznik nr 5 do wytycznych

Załącznik nr 6 do wytycznych

²⁾ Zmiany tekstu wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 170, poz. 1217, Nr 227, poz. 1658 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 427 i Nr 82, poz. 560).