Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:

§ 1

Przepisy zarządzenia stosuje się do komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych Policji, Straży Granicznej oraz Biura Ochrony Rządu.

§ 2

Zarządzenie określa:

1) strukturę organizacyjną kancelarii tajnej;

2) podstawowe zadania kierownika kancelarii tajnej;

3) zakres i warunki stosowania środków ochrony fizycznej;

4) tryb obiegu informacji niejawnych;

5) wzory urządzeń ewidencyjnych.

§ 3

1. Kancelarię tajną, zwaną dalej „kancelarią”, tworzy kierownik jednostki organizacyjnej.

2. Kancelaria, ze względów organizacyjnych, może mieć swoje oddziały, tworzone i funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla kancelarii.

3. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

4. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik pionu ochrony.

§ 4

1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów;

2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników kancelarii;

3) przeprowadzanie kontroli w zakresie postępowania z dokumentami, ich właściwego oznaczania i rejestrowania w kancelarii, a także rejestrowanie zmian ich klauzul tajności w rejestrach dokumentów;

4) informowanie pełnomocnika ochrony o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów;

5) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem akt do przekazania do archiwum;

6) udział w niszczeniu dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc;

7) nadzór i koordynacja pracy oddziałów kancelarii;

8) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów oraz innych urządzeń ewidencyjnych.

2. Pracownik pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 4 wykonuje obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1-6.

§ 5

1. Kancelarię lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa.

2. Pomieszczenia kancelarii są oddzielone od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami i stropami, spełniającymi wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm.

3. Drzwi do kancelarii są metalowe lub obite blachą stalową o grubości minimum 2 mm i wyposażone w dwa zamki drzwiowe spełniające wymagania, o których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270.

4. Okna kancelarii są zabezpieczone przed włamaniem oraz przed obserwacją wnętrza kancelarii z zewnątrz.

5. W wyposażeniu kancelarii są szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.

6. Pomieszczenia kancelarii są wyposażone w barierkę odgradzającą pracowników od interesantów oraz system kontroli dostępu.

7. W pomieszczeniach kancelarii są zainstalowane co najmniej:

1) system sygnalizacji pożarowej;

2) system sygnalizacji włamania i napadu;

3) system nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii.

8. W kancelarii wydziela się pomieszczenie lub stanowisko, w którym osoby upoważnione mogą zapoznać się z dokumentami - czytelnię. W czytelni nie instaluje się systemu nadzoru wizyjnego.

§ 6

1. Dokumenty oznaczone klauzulami: „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”, powinny być przechowywane oddzielnie w odrębnych szafach pancernych bądź ich częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów, chyba że wchodzą one w skład zbioru dokumentów.

2. W kancelarii mogą być przechowywane dokumenty nie zawierające informacji niejawnych, jeżeli wchodzą w skład zbioru dokumentów.

3. Kierownik jednostki lub pełnomocnik ochrony może wyrazić, na piśmie, zgodę na przechowywanie dokumentów poza kancelarią, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych informacji, gdy zapewnione są warunki ochrony takich dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem, odpowiednie do ich klauzuli tajności.

4. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające informacje niejawne, mogą być przechowywane w oddzielnych pomieszczeniach spełniających wymogi przewidziane dla kancelarii.

§ 7

1. Po zakończeniu pracy kierownik lub pracownik kancelarii sprawdza prawidłowość zamknięcia szaf pancernych, a następnie zamyka i plombuje pomieszczenia kancelarii; klucze do szaf i pomieszczeń kancelarii przekazuje za pokwitowaniem w zaplombowanych workach lub kasetkach dyżurnemu ochrony obiektu.

2. Klucze, o których mowa w ust. 1, zdaje i pobiera za pokwitowaniem kierownik lub pracownik kancelarii.

3. Przed otwarciem pomieszczeń kancelarii należy sprawdzić, czy drzwi, zamki i plomby nie noszą śladów uszkodzeń.

4. W przypadku stosowania zamków i zabezpieczeń szyfrowych, kierownik kancelarii określa co sześć miesięcy obowiązujące hasła i szyfry.

5. Hasła i szyfry oraz duplikaty kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii przechowuje pełnomocnik ochrony.

6. Nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1-3, niezwłocznie zgłasza się pełnomocnikowi ochrony.

§ 8

1. Do zadań kancelarii należy: przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, przekazywanie, udostępnianie i wysyłanie dokumentów, a także ich brakowanie i przygotowanie do przekazania do archiwum.

2. Kancelaria prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:

1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 1;

2) dziennik korespondencyjny dokumentów, odrębnie dla każdej klauzuli tajności, którego wzór określa załącznik nr 2;

3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 3;

4) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 4;

5) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5.

3. W uzasadnionych przypadkach można prowadzić jeden dziennik korespondencyjny dla dokumentów oznaczonych różnymi klauzulami tajności.

4. W przypadku użytkowania w jednostce organizacyjnej zestawów komputerowych klasy „Tempest”, kancelaria prowadzi właściwe urządzenia ewidencyjne, zgodnie ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz procedurami bezpiecznej eksploatacji.

5. W miarę potrzeby kancelaria może prowadzić także inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne, w szczególności: skorowidze, kartoteki, wykazy, rozdzielniki.

6. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 2-5 dokonuje się atramentem lub tuszem koloru czarnego lub niebieskiego, a ich zmianę - kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmianę.

7. Niedopuszczalne jest wycieranie lub zamazywanie wpisów w urządzeniach ewidencyjnych.

§ 9

1. Przyjęcie przesyłki może nastąpić po uprzednim sprawdzeniu:

1) prawidłowości adresu;

2) całości pieczęci i opakowania;

3) zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;

4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek lub w książce doręczeń.

2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania, należy sporządzić w obecności doręczającego protokół uszkodzenia; jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy przesyłki, drugi - pełnomocnikowi ochrony, a trzeci pozostaje u doręczającego; przyjęcie uszkodzonej przesyłki następuje po uprzednim jej otwarciu w obecności doręczającego i sprawdzeniu zawartości.

3. Po otwarciu przesyłki należy sprawdzić zgodność zawartości z oznaczeniami na przesyłce oraz zgodność ilości załączników i ich stron z adnotacjami dokonanymi na poszczególnych dokumentach.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości; jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do kancelarii nadawcy.

5. Fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 2 i 4, odnotowuje się w odpowiednim dzienniku lub rejestrze, w rubryce „Informacje uzupełniające/uwagi”.

6. W przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości, o których mowa w ust. 1-3, można odmówić przyjęcia przesyłki i dokonać zwrotu przesyłki do nadawcy.

§ 10

1. Dokumenty rejestruje się we właściwym dzienniku korespondencji, przy czym dla dokumentów oznaczonych klauzulami „ściśle tajne” lub „tajne” zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu. Kartę zapoznania się z dokumentem można założyć dla dokumentu zawierającego informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne”.

2. Rejestrowany dokument oznacza się pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie, w obrębie odcisku pieczęci wpływu wpisuje się datę, numer z dziennika korespondencji, a w przypadku dołączenia do pisma załączników, również liczbę załączników i ilość stron.

3. Przesyłki oznaczone „Do rąk własnych” rejestruje się w dzienniku korespondencji bez ich otwierania, wpisując z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu, a w rubryce „Uwagi” zaznaczając, że przesyłka jest oznaczona „Do rąk własnych”.

4. W przypadku przesyłki adresowanej „Do rąk własnych” - pieczęć wpływu stawia się na kopercie, w obrębie odcisku pieczęci wpisuje się datę i numer z dziennika korespondencji.

5. Przesyłki oznaczone jako „Pilne” lub „Bardzo pilne” rejestruje się zgodnie z zasadami, o których mowa w ust. 1-4, odnotowując dodatkowo godzinę ich otrzymania i doręcza się adresatowi bezzwłocznie.

§ 11

1. O otrzymaniu korespondencji bezzwłocznie informuje się adresata lub osobę przez niego upoważnioną.

2. Udostępnianie dokumentów odbywa się w kancelarii, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji; w odniesieniu do dokumentów, dla których założono kartę zapoznania się z dokumentem udostępnienie odnotowuje się także w tej karcie.

§ 12

1. Nie rejestruje się korespondencji, która wpłynęła do kancelarii omyłkowo.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1, przekazuje się, łącznie z pierwotnym opakowaniem, właściwemu adresatowi za pokwitowaniem w książce doręczeń lub w wykazie przesyłek; w przypadku trudności z doręczeniem właściwemu adresatowi - przesyłkę zwraca się nadawcy.

§ 13

1. Po godzinach pracy kancelarii przesyłki niejawne przyjmuje służba dyżurna. Przepisy § 9, § 10 ust. 1, 3-5 i § 11 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

2. Przesyłki przyjęte przez służbę dyżurną przekazuje się do kancelarii niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy; w przypadku przekazania przesyłki adresatowi - informuje o tym kancelarię.

§ 14

1. Przed przyjęciem dokumentu do wysłania pracownik kancelarii sprawdza, czy dokument jest właściwie oznaczony.

2. Dokumenty wysyła się zgodnie z rozdzielnikiem, pozostawiając jeden egzemplarz dokumentu w kancelarii.

3. Dokument wykonany w jednym egzemplarzu przekazuje się adresatowi.

§ 15

1. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu następuje na pisemne zlecenie sporządzającego dokument lub adresata, odnotowane na tym dokumencie.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, mogą wykonywać wyłącznie osoby uprawnione do dostępu do informacji niejawnych w warunkach gwarantujących ochronę tych informacji.

3. Sporządzone z dokumentów niejawnych kopie, odpisy, wypisy, wyciągi lub tłumaczenia są rejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

§ 16

1. Kancelaria zapewnia kontrolę postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku nieobecności pracownika, będącego dysponentem dokumentów pobranych z kancelarii, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której przechowywane są dokumenty zawierające informacje niejawne.

3. Decyzję o komisyjnym otwarciu szafy, o której mowa w ust. 2, podejmuje kierownik komórki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony.

4. Z czynności, o której mowa w ust. 2, sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, natomiast drugi - w szafie u dysponenta dokumentu.

5. Wzór protokołu określa załącznik nr 6.

§ 17

1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się w obecności pełnomocnika ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz osoby przejmującej obowiązki kierownika, protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, drugi - u pełnomocnika ochrony.

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje inny pracownik, upoważniony przez pełnomocnika ochrony.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do pracownika pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 4.

§ 18

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat, licząc od daty sporządzenia ostatniego dokumentu; po upływie tego okresu akta przekazuje się do archiwum, zgodnie z obowiązującymi w jednostce organizacyjnej zasadami.

2. W przypadku braku archiwum zakładowego akta spraw przechowuje się w kancelarii.

§ 19

Dotychczasowe dzienniki, księgi, wykazy i rejestry mogą być używane do dnia 31 grudnia 2005 r.

§ 20

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 17 grudnia 2005 r.

Załącznik do zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Nr 49
z dnia 15 grudnia 2005 r. (poz. 1)

Załącznik nr 1

REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK DOKUMENTÓW

Załącznik nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

Załącznik nr 3

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ
PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ „ŚCIŚLE TAJNE”, „TAJNE” I „POUFNE”

Załącznik nr 6