Załącznik do zarządzenia Prezesa Urzędu
Komunikacji Elektronicznej z dnia 26
listopada 2020 r.

Zasady rachunkowości [1]

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Prezes UKE jest dysponentem części 76 budżetu państwa - Urząd Komunikacji Elektronicznej.

2. Księgi rachunkowe dla części 76 budżetu państwa prowadzi jednostka budżetowa - Urząd Komunikacji Elektronicznej, zwany dalej „UKE”, w siedzibie UKE w Warszawie.

3. Zasady rachunkowości, zwane dalej „Zasadami”, określają:

1) rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze;

2) zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w UKE;

3) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

4) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym sposób opisu systemu przetwarzania danych - systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania;

5) system służący ochronie danych, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

§ 2. Ilekroć w Zasadach jest mowa o:

1) aktywach finansowych - rozumie się przez to aktywa pieniężne, instrumenty kapitałowe wyemitowane przez inne jednostki, a także wynikające z kontraktu prawo do otrzymania aktywów pieniężnych lub prawo do wymiany instrumentów finansowych z inną jednostką na korzystnych warunkach, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 24 ustawy o rachunkowości;

2) BF - rozumie się przez to Biuro Finansów UKE;

3) Centrali UKE - rozumie się przez to Centralę UKE w Warszawie przy ul. Giełdowej 7/9;

4) dochodach - rozumie się przez to dochody pobierane i odprowadzane do budżetu państwa, które nie są objęte budżetem środków europejskich;

5) Egerii - rozumie się przez to program informatyczny - Zintegrowany System Zarządzania Comarch ERP Egeria zakupiony w firmie Comarch S.A., Al. Jana Pawła II 39A, 31-864 Kraków (nr umowy CA/574/U/2005/BFB-WE-351-16/05);

6) klasyfikacji budżetowej - rozumie się przez to klasyfikację określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.¹⁾);

7) kontach pozabilansowych - rozumie się przez to konta księgowe, na których ewidencjonuje się dane dotyczące płatności ze środków europejskich, płatności w ramach planów finansowych, płatności realizowane w ramach dedykowanego rachunku dochodów przeznaczonego do realizacji KPO, zaangażowania poszczególnych rodzajów środków, a także ich plany finansowe oraz ich wykonanie w układzie tradycyjnym i zadaniowym;

7a) KPO - rozumie się przez to Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności;

8) metodzie liniowej - rozumie się przez to metodę naliczania amortyzacji polegającą na naliczaniu równych odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu), do końca miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór;

9) należnościach długoterminowych - rozumie się przez to ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczanych do aktywów finansowych, które stają się wymagalne w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego;

10) należnościach krótkoterminowych - rozumie się przez to ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego;

11) NBP - rozumie się przez to Narodowy Bank Polski;

11a) opłatach stanowiących przychód Funduszu Szerokopasmowego - rozumie się przez to środki pobrane z tytułu opłat, o których mowa w art. 184 ust. 1 i art. 185 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne (Dz. U z 2021 r. poz. 576), w wysokości określonej w art. 16a ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 7 maja 2010 r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 777, 784 i 2333);

12) Ordynacji podatkowej - rozumie się przez to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 i 1423);

13) rozliczeniach międzyokresowych czynnych kosztów - rozumie się przez to koszty poniesione dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych;

14) rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji środków trwałych - rozumie się przez to rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864);

15) rozporządzeniu w sprawie rachunkowości oraz planów kont - rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342);

16) rozporządzeniu w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych - rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773);

17) rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej - rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564);

18) rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym - rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 704 i 1229);

19) spisie z natury - rozumie się przez to metodę inwentaryzacji polegającą na ustaleniu składników majątku i porównaniu stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym;

20) środkach trwałych - rozumie się przez to składniki aktywów w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości;

21) środkach trwałych w budowie (inwestycjach) - rozumie się przez to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości;

22) ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych - rozumie się przez to ustawę z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, 1492 i 1565);

23) ustawie o rachunkowości - rozumie się przez to ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz z 2020 r. poz. 568);

24) wartościach niematerialnych i prawnych - rozumie się przez to, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby UKE, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości;

25) wydatkach - rozumie się przez to wydatki dokonywane lub zwracane, w przypadku ich niewykorzystania, do budżetu państwa, które nie są objęte budżetem środków europejskich, jak również nie dotyczą KPO;

26) zaangażowaniu - rozumie się przez to sytuację prawną wynikającą z podpisanych umów, decyzji i postanowień, która spowoduje wykonanie:

a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym UKE danego roku,

b) wydatków budżetowych w następnych latach,

c) wydatków na realizację programów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub w ramach budżetu środków europejskich,

d) wydatków związanych z udziałem UKE w realizacji inwestycji w ramach KPO;

27) zasadzie kasowej - rozumie się przez to zasadę ujmowania dochodów i wydatków w terminie ich zapłaty, bez względu na to, którego budżetu dotyczą;

28) zasadzie memoriałowej - rozumie się przez to obowiązek ujęcia w księgach rachunkowych oraz wyniku finansowym UKE wszystkich osiągniętych przychodów i związanych z nimi kosztów dotyczących danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu zapłaty;

29) zasadzie ostrożnej wyceny - rozumie się przez to zasadę, zgodnie z którą poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie lub wytworzenie ceny lub koszty, z zachowaniem zasady ostrożności;

30) zasadzie podwójnego zapisu - rozumie się przez to zasadę, zgodnie z którą każda operacja (zdarzenie gospodarcze) musi być zaksięgowana (ujęta) na co najmniej dwóch kontach syntetycznych (księgowych bilansowych) po przeciwnych stronach, w tej samej wysokości, co umożliwia zachowanie równowagi bilansowej;

31) zasadzie zapisu powtarzanego - rozumie się przez to zasadę, zgodnie z którą księgowanie na koncie analitycznym jest dokonywane po tej samej stronie i w tej samej kwocie, co na koncie syntetycznym, dla którego prowadzone jest konto analityczne.

Rozdział 2

Rok obrotowy i okresy sprawozdawcze

§ 3. Rokiem obrotowym w UKE jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia. Księgi rachunkowe otwiera się na początku roku obrotowego i zamyka się na dzień kończący rok obrotowy.

§ 4. W UKE obowiązują następujące okresy sprawozdawcze dla sporządzania sprawozdań i deklaracji:

1) miesięczny, za który sporządza się sprawozdania budżetowe zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej:

a) Rb-23,

b) Rb-27,

c) Rb-28,

d) Rb-28UE,

e) Rb-28 Programy;

2) kwartalny, za który sporządza się:

a) sprawozdania w zakresie operacji finansowych zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych:

- Rb-N,

- Rb-Z,

b) sprawozdanie budżetowe zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej - Rb-70;

3) roczny, za który sporządza się:

a) sprawozdania w zakresie operacji finansowych zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych:

- Rb-N,

- Rb-Z,

b) sprawozdania budżetowe zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej:

- sprawozdanie Rb-23,

- sprawozdanie Rb-27,

- sprawozdanie Rb-28,

- sprawozdanie Rb-28UE,

- sprawozdanie Rb-28 Programy,

c) sprawozdanie zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) - F-03,

d) sprawozdanie finansowe obejmujące zgodnie z § 28 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont:

- bilans UKE, zawierający informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 8 do tego rozporządzenia,

- rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zawierający informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 10 do tego rozporządzenia,

- zestawienie zmian w funduszu UKE, zawierające informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 11 do tego rozporządzenia,

- informację dodatkową, zawierającą informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 12 do tego rozporządzenia,

e) sprawozdanie z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym - Rb-BZ1.

§ 5. W UKE obowiązują następujące okresy sprawozdawcze dla sporządzania deklaracji:

1) miesięczny, za który sporządza się:

a) deklarację VAT-8 i VAT-UE,

b) deklarację ZUS DRA,

c) deklarację PFRON DEK-I-A i DEK-I-U;

2) roczny, za który sporządza się:

a) informację o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11,

b) deklarację na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-4R i PIT-8R,

c) deklarację PFRON DEK-R.

Rozdział 3

Księgi rachunkowe

§ 6. 1. W księgach rachunkowych UKE ujmuje się:

1) podatkowe i niepodatkowe dochody budżetu państwa lub opłaty stanowiące przychód Funduszu Szerokopasmowego, które są kasowo zrealizowane na rachunku bankowym dochodów;

2) wydatki budżetu państwa faktycznie kasowo zrealizowane na rachunku bankowym wydatków budżetowych w danym roku budżetowym;

3) wydatki budżetu środków europejskich faktycznie kasowo zrealizowane przez NBP lub zrealizowane przez Bank Gospodarstwa Krajowego na podstawie zleceń płatności w danym roku budżetowym;

4) wydatki poniesione w związku z realizacją KPO faktycznie zrealizowane w ramach wydzielonego rachunku dochodów na podstawie zleceń płatności składanych w Państwowym Funduszu Rozwoju S.A.

2. Ostatecznego otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się do dnia 30 kwietnia roku następnego po roku obrotowym.

3. Księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, sprawdzalnie, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

§ 7. 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej oraz wydruki elektronicznych dokumentów finansowych. Elektroniczne dokumenty finansowe mają postać uwierzytelnionych wydruków zwizualizowanych pism spełniających wymogi ustawy o rachunkowości.

2. Dowody księgowe dochodów i wydatków budżetu UKE ujmowane są w dacie ich wpływu do UKE, bez względu na formę wpływu.

3. Przy wprowadzaniu do Egerii dowodów księgowych zewnętrznych przyjmuje się:

1) za datę wystawienia - datę wystawienia faktury przez dostawcę;

2) za datę wpływu - datę wpływu do UKE (datę rejestru w ESOD);

3) za datę operacji - datę wprowadzenia faktury do systemu;

4) za datę księgowania - datę ostatniego dnia miesiąca.

4. Przy wprowadzaniu do Egerii dokumentów gotówkowych przyjmuje się datę dokonania zapłaty.

5. Przy wprowadzaniu do Egerii dokumentu rozliczenia delegacji zagranicznych przyjmuje się datę złożenia delegacji przez pracownika.

6. Dowód księgowy opiewający na waluty obce przelicza się na walutę polską według kursu średniego NBP obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie lub na załączniku.

7. Rozliczenie delegacji zagranicznej ujmowane jest w księgach według kursu średniego NBP obowiązującego w dniu pobrania zaliczki.

§ 8. 1. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest dołączana w sposób trwały do dowodu księgowego w formie wydruku z Egerii.

2. Dekretacja dowodów księgowych dla dokumentów związanych z naliczeniem opłat z tytułu:

1) prawa do dysponowania częstotliwością,

2) prawa do wykorzystywania zasobów numeracji,

3) z tytułu opłaty telekomunikacyjnej

- odbywa się w formie elektronicznej w Egerii.

3. Dekretacja dowodów księgowych dla dokumentów związanych ze środkami trwałymi i wartościami niematerialnymi i prawnymi odbywa się w formie elektronicznej w Egerii.

§ 9. 1. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

2. Przy przeliczeniu waluty obcej na walutę polską otrzymane dane liczbowe ujmowane są w księgach rachunkowych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

§ 10. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze (konta analityczne);

4) zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

§ 11. 1. W dzienniku, w formie zapisów w sposób chronologiczny ujmowane są zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym roku obrotowego.

2. Chronologiczne zapisy w dzienniku numerowane są kolejno w okresie roku obrotowego w ramach poszczególnych grup rejestrów księgowań w księdze głównej:

1) PK - rejestr poleceń księgowania;

2) RD - rejestr dochodów;

3) RF - rejestr faktur zakupowych;

4) RK - rejestr raportów kasowych;

5) RN - rejestr należności;

6) RW - rejestr wydatków;

7) ST - rejestr środków trwałych.

3. Dziennik przeznaczony do chronologicznego przedstawienia wszystkich operacji gospodarczych prowadzony jest w UKE w następujący sposób:

1) zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są chronologicznie według zasady, iż chronologia jest zachowana oddzielnie dla każdego rodzaju dokumentów;

2) sumy zapisów liczone są w sposób ciągły;

3) każdy zapis występujący w dzienniku obrotów zawiera informacje umożliwiające jednoznaczną identyfikację dowodów księgowych będących podstawą danej pozycji;

4) zapisy są numerowane kolejno w sposób automatyczny - Egeria zapewnia zapisom księgowym automatycznie nadane kolejne numery pozycji, pod którą zostały wprowadzone do dziennika, oznaczenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu oraz automatyczną kontrolę ciągłości zapisów;

5) każdy dokument zawiera dane umożliwiające identyfikację daty operacji oraz osoby, która dokonała wprowadzenia oraz zaksięgowania dokumentu;

6) obroty są jednocześnie automatycznie zapisywane w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej.

§ 12. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

1) podwójnego zapisu, przy czym przyjmuje się, że techniczny zapis ujemny wyczerpuje zasady podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych;

3) równoczesnego ujęcia rejestrowanych zdarzeń gospodarczych w dzienniku;

4) powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

§ 13. 1. Przy prowadzeniu księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu oraz powiązania dokonywanych zapisów z zapisami w dzienniku.

2. W księdze głównej rejestruje się systematycznie i chronologicznie zdarzenia gospodarcze zgodnie z zasadą memoriałową z wyjątkiem dochodów i wydatków, wcześniej nieprzypisanych, które ujmowane są w terminie ich zapłaty.

3. W celu zachowania czystości obrotów na kontach księgowych zespołów 1, 2, 4, 5 i 7 stosuje się zapis techniczny. Zapisu tego dokonuje się po obu stronach tego samego konta, tymi samymi kwotami oraz z tym samym znakiem.

4. Zapis techniczny ujemny można stosować do błędnych zapisów, zwrotu nadpłat bądź innych korekt.

§ 14. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, jednak nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald zawierające:

1) symbole i nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

§ 15. 1. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zasady klasyfikowania zdarzeń, tworzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi określa zakładowy plan kont UKE.

2. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

1) środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych;

2) rozrachunków z kontrahentami;

3) rozrachunków z pracownikami;

4) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów);

5) operacji gotówkowych.

3. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się według potrzeb.

4. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest:

1) dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku obrotowego;

2) dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.

5. Zapisów w księgach pomocniczych dokonuje się zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego z odniesieniem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

6. Forma zapisu dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

§ 16. 1. Konta pozabilansowe pełnią funkcję informacyjno-kontrolną oraz są podstawą dla sporządzenia sprawozdań w układzie budżetu zadaniowego.

2. Zdarzenia rejestrowane na kontach pozabilansowych nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów.

3. Z wykorzystaniem kont pozabilansowych prowadzona jest ewidencja operacji w zakresie planu i wykonania budżetu w układzie tradycyjnym i w układzie zadaniowym oraz zaangażowania środków budżetowych.

4. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem, a salda występujące na tych kontach na koniec roku obrotowego nie są ujmowane w bilansie.

§ 17. 1. Do ksiąg rachunkowych w danym okresie wprowadza się każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie.

2. Przyjmuje się, że w księgach rachunkowych danego miesiąca ujmuje się dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych w tym miesiącu, które wpłyną do BF opisane i zatwierdzone merytorycznie do 5 dnia miesiąca następnego, a jeżeli dzień ten przypada na dzień wolny od pracy, w tym sobotę - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Dowody księgowe, które wpłyną do BF po tym terminie ujmowane są w księgach rachunkowych miesiąca następnego.

§ 18. Dowody księgowe dotyczące zdarzeń danego roku wprowadza się do ewidencji księgowej tego roku:

1) jeżeli wpłyną do BF do 12 dnia stycznia roku następnego - są wykazywane w sprawozdaniach miesięcznych za grudzień;

2) jeżeli wpłyną do BF opisane i zatwierdzone merytorycznie do dnia 30 stycznia roku następnego - są wykazywane w sprawozdaniach rocznych;

3) jeżeli wpłyną do BF opisane merytorycznie do dnia 23 marca roku następnego - są wykazywane w sprawozdaniach finansowych i korekcie sprawozdań budżetowych rocznych.

§ 19. 1. W UKE stosowane są następujące uproszczenia:

1) koszty wynikające z faktur dotyczące usług telefonicznych wraz z abonamentem, zakupu energii i inne o zbliżonym charakterze z uwagi na cykliczność i porównywalność w poszczególnych miesiącach, księgowane są do danego roku w następujący sposób:

a) dowody księgowe za pełny okres rozliczeniowy i abonament za styczeń następnego roku zaliczane są do kosztów danego roku, w którym przypada okres rozliczeniowy,

b) dowody księgowe za okres rozliczeniowy przypadający w dwóch różnych rocznych okresach sprawozdawczych ujmowane są w koszty następnego roku.

2) opłaty i prowizje bankowe księguje się w koszty w oparciu o dane z wyciągu bankowego.

2. Przyjmuje się próg istotności w wysokości do 1% sumy bilansowej sprawozdania finansowego UKE. Wskaźnik ten nie zniekształca obrazu sytuacji majątkowej UKE.

§ 20. 1. W ciągu roku operacje sprzedaży lub kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań przelicza się odpowiednio według kursu kupna lub sprzedaży faktycznie zastosowanego przez NBP z dnia przeprowadzenia operacji gospodarczej.

2. Rozliczenie kosztów podróży służbowej poza granicami kraju może być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki, w innej walucie wymienialnej lub w walucie polskiej według średniego kursu NBP z dnia jej wypłacenia.

3. W przypadku rozliczania i ujmowania w księgach rachunkowych zaliczki na poczet podróży służbowej poza granicami kraju, gdy należność była uregulowana w innej walucie niż waluta otrzymanej zaliczki, do rozliczenia stosuje się średni kurs NBP z dnia wypłacenia zaliczki, a w przypadku jego braku ostatni średni kurs notowany przez NBP.

Rozdział 4

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 21. 1. Księgi rachunkowe UKE prowadzone są z zastosowaniem technik komputerowych. Za równoznaczne z księgami rachunkowymi uznaje się komputerowe zbiory danych tworzące system finansowo-księgowy.

2. Księgi rachunkowe UKE prowadzone są przy użyciu systemu komputerowego z wykorzystaniem Egerii w wersji 6.0.4.

3. Aktualizacja oprogramowania systemu finansowo-księgowego dokonywana jest odrębnym dokumentem Prezesa UKE dopuszczającym do stosowania kolejną wersję oprogramowania Egeria.

§ 22. Egeria obejmuje następujące moduły:

1) księga główna (KG);

2) należności - zobowiązania (NZ);

3) środki trwałe (ST);

4) rachunkowość zarządcza (CTL);

5) ewidencja kadrowa (EK);

6) płace (PL);

7) zarządzanie personelem (ZP);

8) generator raportów (GR);

9) centralny słownik systemu (CSS);

10) centralna kartoteka kontrahentów (CKK);

11) administrator Egerii (EA).

§ 23. Dokumentacja opisująca programy użytkownika zamieszczona jest na zasobie sieciowym Z:\Egeria_dokumentacja i zawiera:

1) oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji;

2) wykaz programów;

3) procedury i funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów;

4) opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;

5) wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w informatycznym systemie rachunkowości.

§ 24. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron i są one sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły, narastająco w roku obrotowym. Za równoważne z wydrukiem uznaje się zapisy do pliku z rozszerzeniem PDF.

Rozdział 5

Inwentaryzacja składników majątkowych

§ 25. Inwentaryzację w UKE przeprowadza się w trzech formach:

1) spisu z natury gotówki w kasie, papierów wartościowych i środków trwałych z wyłączeniem maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie oraz środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, polegającym na spisaniu z natury ilości, wycenie tych ilości, porównaniu wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic;

2) w drodze potwierdzenia (uzgodnienia) salda, polegającym na uzgodnieniu z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych UKE stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) porównywania danych i wery?kacji wartości składników aktywów zapisanych w księgach rachunkowych UKE z odpowiednimi dokumentami.

§ 26. 1. Główny księgowy UKE potwierdza podpisem zgodność stanów, o których mowa w § 25 pkt 2.

2. Główny Księgowy UKE dokonuje weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w szczególności w zakresie:

1) wartości niematerialnych i prawnych;

2) środków pieniężnych w drodze;

3) zobowiązań, dla których kontrahent nie przesłał potwierdzenia salda;

4) czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów;

5) należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz należności i zobowiązań publicznoprawnych;

6) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

7) gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych;

8) aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości oraz wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe;

9) funduszy własnych i funduszy specjalnych;

10) rezerw i przychodów przyszłych okresów;

11) innych rozliczeń międzyokresowych;

12) nieobjętych w danym roku obowiązkiem spisu z natury składników majątku.

§ 27. Spisowi z natury podlegają:

1) gotówka w kasie;

2) papiery wartościowe, w szczególności weksle, gwarancje, polisy ubezpieczeniowe i inne;

3) środki trwałe, w tym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów;

§ 28. 1. Inwentaryzacja za pomocą uzyskania potwierdzenia prawidłowości stanu ma zastosowanie do:

1) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych;

2) należności i zobowiązań, z wyłączeniem należności i zobowiązań, o których mowa w § 26 ust. 2;

3) rozliczenia z tytułu przekazanych lub otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych.

2. Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami oraz stan aktywów finansowych przechowywanych na rachunkach bankowych uzgadniane są przez wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.

§ 29. Terminy inwentaryzacji składników majątkowych oraz wartości niematerialnych ustala się:

1) raz w ciągu 4 lat w stosunku do środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym, w tym środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie oraz inwestycji;

2) na ostatni dzień każdego roku obrotowego w stosunku do gotówki w kasie i papierów wartościowych;

3) na ostatni dzień każdego roku obrotowego do 15 dnia następnego roku za dany rok obrotowy w stosunku do:

a) wartości niematerialnych i prawnych,

b) gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,

c) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

d) długoterminowych aktywów finansowych,

e) należności spornych i wątpliwych,

f) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

g) należności i zobowiązań wobec pracowników UKE,

h) należności publicznoprawnych;

4) w ostatnim kwartale roku budżetowego do 15 dnia następnego roku w stosunku do stanu należności budżetu państwa;

5) doraźnie w formie spisu z natury na skutek takich zdarzeń jak:

a) połączenie, podział, sprzedaż, przekształcenie w inny rodzaj jednostki lub inna zmiana formy prawnej,

b) likwidacja jednostki lub jej zorganizowanej części,

c) kontrola organów zewnętrznych,

d) wypadki i zdarzenia losowe, w szczególności powódź, pożar, kradzież - w sytuacji wystąpienia wypadków i zdarzeń losowych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku.

§ 30. 1. Proces przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jego wyniki są udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych.

2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, wyjaśnia się i rozlicza oraz ujmuje w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.

3. Szczegółowe zasady i tryb inwentaryzacji w UKE określa procedura w sprawie szczegółowych zasad i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku.

Rozdział 6

Zasady wyceny aktywów i pasywów na koniec roku obrotowego

§ 31. 1. Środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania w UKE wycenia się w przypadkach:

1) zakupu - według ceny nabycia lub ceny zakupu;

2) w budowie - w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem;

3) ich wytworzenia - w koszcie wytworzenia;

4) ujawnienia w trakcie inwentaryzacji - według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku, według wartości rynkowej lub wartości godziwej;

5) otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa - w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu lub według wartości rynkowej;

6) spadku lub darowizny - według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie przekazania;

7) otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego - w wysokości wynikającej z dowodu dostawy, z podaniem cech szczególnych nowego środka.

2. Na dzień bilansowy środki trwałe, z wyjątkiem gruntów, które nie podlegają umorzeniu, wycenia się w wartości netto z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.

§ 32. 1. Wartości niematerialne i prawne wycenia się w następujący sposób:

1) nabyte z własnych środków - w cenie nabycia;

2) otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji (protokołu) właściwego organu - w wartości określonej w tej decyzji (protokole) lub według wartości rynkowej;

3) otrzymane na podstawie darowizny - w wartości rynkowej na dzień nabycia lub wynikającej z dokumentu przekazania.

2. Wartość rynkową określa się na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia.

3. Programy komputerowe, do których UKE nie posiada praw majątkowych, nie stanowią wartości niematerialnych i prawnych. Niezależnie od wartości zakupu finansowane są one ze środków na wydatki bieżące i odnoszone bezpośrednio w koszty.

§ 33. 1. Długoterminowe aktywa finansowe na dzień przyjęcia do ewidencji wycenia się w cenie nabycia lub w cenie zakupu, w przypadku gdy koszty przeprowadzenia transakcji nie są istotne.

2. Na dzień bilansowy udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje długoterminowe wycenia się w cenie nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości bądź cenie rynkowej będącej wynikiem przeszacowania ceny nabycia.

3. Ewidencję długoterminowych aktywów finansowych prowadzi się na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe”.

§ 34. 1. Należności krótkoterminowe wycenia się w wartości nominalnej, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty łącznie z wymagalnymi odsetkami.

2. Należności długoterminowe obejmują należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego. Wycenione są one w kwocie wymagającej zapłaty zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasadą ostrożności.

3. Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec każdego kwartału zgodnie z zasadami obowiązującymi na dzień bilansowy według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez Prezesa NBP na ten dzień.

§ 35. 1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa przekracza kwotę 10.000 zł, podlegają umorzeniu lub amortyzacji metodą liniową zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. Ujmuje się je odpowiednio na koncie 011 „Środki trwałe” lub 020 „Wartości niematerialne i prawne z odpowiednią analityką”.

2. Umorzenie, o którym mowa w ust. 1, ujmuje się na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Odpisów umorzeniowych dokonuje się w korespondencji z kontem 400 „Amortyzacja”.

3. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków na wydatki bieżące o wartości początkowej powyżej 1.000 zł, ale nie wyższej niż 10.000 zł, traktuje się jako pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w 100% w miesiącu przyjęcia ich do używania. Ujmuje się je odpowiednio na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” lub 020 „Wartości niematerialne i prawne z odpowiednią analityką”.

4. Umorzenie, o którym mowa w ust. 3, ujmuje się na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w korespondencji z kontem 401 „Zużycie materiałów i energii”.

5. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości jednostkowej równej lub niższej niż 1.000 zł, ujmuje się w pozaksięgowej ewidencji ilościowej oraz wpisuje w koszty pod datą zakupu.

6. Nie umarza się gruntów.

§ 36. 1. Do środków trwałych w budowie finansowanych ze środków na inwestycje zalicza się koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych na dzień bilansowy lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym koszty z tytułu:

1) opłat notarialnych i sądowych;

2) dokumentacji projektowej;

3) nabycia gruntów i innych składników majątku związanych z budową;

4) badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu;

5) przygotowania terenu pod budowę;

6) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy;

7) założenia stref ochronnych i zieleni;

8) nadzoru autorskiego i inwestorskiego;

9) ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy;

10) innych kosztów bezpośrednio związanych z budową.

2. Do kosztów wytworzenia środków trwałych na inwestycje nie zalicza się kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień publicznych związanych z realizowaną inwestycją, w tym przetargów i ogłoszeń.

§ 37. 1. Środki trwałe finansowane ze środków na inwestycje umarza się metodą liniową na podstawie stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

2. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.

3. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja” na koniec roku obrotowego.

§ 38. 1. Nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości dla żadnych środków trwałych.

2. Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz UKE w zakresie aktualizacji środków trwałych.

3. Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji.

§ 39. 1. Z tytułu zaległych należności budżetu państwa zapłaconych po terminie w pierwszej kolejności pokrywane są koszty upomnień zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

2. Jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami podatkowymi za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty należności głównej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę.

§ 40. 1. Na koniec roku obrotowego dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów budżetowych. W zależności od charakteru należności, odpisy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych.

4. Odsetki od należności, ujmuje się w księgach rachunkowych w dacie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

5. Koszty upomnień wysłanych do dłużników na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1427 i 1492), które nie zostały przez nich zwrócone są należnościami budżetowymi o charakterze publicznoprawnym.

6. Przedawnione niepodatkowe należności publicznoprawne zdejmowane są z ksiąg rachunkowych na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki UKE wykazu należności, które uległy przedawnieniu.

7. Obowiązek zapłaty kosztów upomnienia przedawnia się z upływem 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł egzekwowany obowiązek, zgodnie z art. 15 § 3c ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

§ 41. 1. UKE prowadzi ewidencję księgową roszczeń spornych jako ewidencję uszczegóławiającą w ramach ewidencji rozrachunków na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”.

2. Powstanie roszczenia spornego księguje się w dacie skierowania, a jego zakończenie w dacie zasądzenia lub oddalenia powództwa danego roszczenia spornego. Ewidencja szczegółowa do konta analitycznego umożliwia wyodrębnienie roszczeń według poszczególnych podmiotów i pozwów sądowych na podstawie raportu z Egerii „Stan rozliczeń analiza księgowań”.

3. Na podstawie orzeczenia przez sąd nakazu zapłaty lub prawomocnego wyroku sądu, kwotę należności głównej objętą pozwem księguje się ponownie pod datą uprawomocnienia się nakazu lub prawomocnego wyroku sądu do należności bezspornych danego dłużnika, na koncie księgowym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”.

4. Zasądzone do zapłaty kwoty odsetek i kosztów postępowania sądowego księguje się na zwiększenie należności głównej z oddzielną analityką dla kwoty odsetek oraz kosztów sądowych odpowiednio w przychody finansowe i pozostałe przychody operacyjne.

5. W przypadku gdy odzyskanie zasądzonych na drodze sądowej na rzecz UKE odsetek i kosztów sądowych oraz należności głównych jest mało prawdopodobne, tworzy się odpis aktualizujący ich wartości na koniec roku obrotowego odpowiednio w poczet kosztów finansowych oraz pozostałych kosztów operacyjnych.

6. Jeżeli pomimo wyroku sądu lub orzeczenia nakazu zapłaty dłużnik nie spłaci roszczenia i należność skierowana zostanie do egzekucji, a właściwy organ postępowania egzekucyjnego wyda postanowienie o nieściągalności, to wydane postanowienie stanowić będzie podstawę do odpisania należności jako nieściągalnej. Wyksięgowanie należności nieściągalnych zmniejsza dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość. Jeżeli odpis aktualizujący nie był tworzony, to wartość takiej należności, zgodnie z art. 35b ust. 4 ustawy o rachunkowości, wyksięgowuje się w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe.

7. W przypadku uznania należności za nieściągalną, jeżeli była ona objęta odpisem aktualizującym, zostaje ona wyksięgowana zapisem: „Wn konto 290, Ma konto zespołu 2”.

8. W przypadku gdy nie był tworzony odpis aktualizujący, wartość należności, o której mowa w ust. 7, wyksięgowuje się w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe.

9. Na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” ewidencjonuje się należności skierowane do sądu w wyniku wniesienia odwołania od decyzji Prezesa UKE.

§ 42. 1. Należności budżetu z tytułu odsetek za zwłokę od niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym zaokrągla się do pełnych złotych.

2. W przypadku, gdy wpłata z tytułu należności nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę. Kwoty odsetek nie zaokrągla się zgodnie z art. 63 § 3 Ordynacji podatkowej.

3. Różnice z tytułu obniżenia lub podwyższenia wyegzekwowanych od podmiotu kwot należności, zaokrąglonych w tytułach wykonawczych do pełnych dziesiątek groszy, zalicza się:

1) dodatnie - do pozostałych przychodów operacyjnych;

2) ujemne - do pozostałych kosztów operacyjnych.

§ 43. Salda należności w kwocie do wysokości nieprzekraczającej kosztów wysłania upomnienia odpisuje się w pozostałe koszty operacyjne.

§ 44. Odsetek za zwłokę nie nalicza się jeżeli wysokość odsetek nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej.

§ 45. Środki pieniężne w kasie i na rachunku bankowym wycenia się według wartości nominalnej.

§ 46. 1. Uzyskane zwroty wydatków poniesionych w tym samym roku zmniejszają wykonanie wydatków w tym samym roku budżetowym.

2. Zwroty wydatków dokonanych w latach poprzednich zalicza się na dochody budżetowe roku bieżącego.

3. Należności spłacone po 31 grudnia a przed terminem ustalenia odpisów aktualizujących, nie podlegają aktualizacji wyceny.

§ 47. Oprocentowanie nadpłat należności budżetowych realizowanych przez UKE pomniejsza dochody budżetowe z tytułu odsetek za zwłokę.

§ 48. Walutę obcą na dzień bilansowy wycenia się po kursie średnim ogłoszonym na dzień wyceny dla danej waluty przez NBP.

§ 49. 1. Wycena bilansowa rozliczeń międzyokresowych czynnych kosztów przebiega na poziomie wartości nominalnej.

2. Przedmiotem rozliczeń kosztów czynnych są w szczególności:

1) koszty czynszów i dzierżawy płaconych z góry;

2) koszty energii opłaconej z góry;

3) koszty ubezpieczeń majątkowych;

4) koszty opłat za wieczyste użytkowanie gruntów;

5) podatek od nieruchomości.

3. Rozliczeń międzyokresowych czynnych nie rozlicza się w czasie, lecz powiększają one koszty działalności.

§ 50. Zobowiązania z tytułu dostaw wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od dostawców.

§ 51. Uzgodnienia obrotów i stanów (sald) środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oraz umorzeń z księgami rachunkowymi następują w okresach kwartalnych zgodnie z procedurą gospodarowania mieniem UKE.

Rozdział 7

Ustalanie wyniku finansowego

§ 52. Wynik finansowy ustala się zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

§ 53. Ewidencję kosztów działalności UKE prowadzi się w zespole 4 kont według rodzajów kosztów i jednocześnie w podziałkach klasyfikacji budżetowej wydatków oraz w zespole 5 „Koszty według typów działalności i komórek organizacyjnych” w podziałkach klasyfikacji budżetowej, typów działalności i komórek organizacyjnych.

§ 54. 1. Wykonanie budżetu UKE prezentuje się na bazie kasowej.

2. Wynik finansowy ustala się na bazie memoriałowej.

3. W księgach rachunkowych UKE ujmuje się każdy koszt i przychód niezależnie od daty jego opłacenia.

§ 55. 1. Sprawozdanie finansowe jednostki sporządza się w terminach wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

2. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje do dnia 30 kwietnia następnego roku. Po ostatecznym zamknięciu ksiąg rachunkowych wyłącza się możliwość dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

Rozdział 8

Przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów finansowo-księgowych

§ 56. 1. Dokumentację finansowo-księgową przechowuje się w Centrali UKE i zamiejscowych jednostkach organizacyjnych UKE z uwzględnieniem obowiązujących w UKE zasad ochrony danych oraz procedur bezpieczeństwa.

2. Dowody księgowe w wersji papierowej są na bieżąco porządkowane i układane w opisanych co do zawartości segregatorach enumeracyjnie, z podziałem na miesiące, w kolejności chronologicznej wynikającej z prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3. Zbiory dokumentacji przechowuje się w UKE przez okres 5 pełnych lat, przy czym w komórce organizacyjnej UKE przechowywane są dokumenty z 2 ostatnich lat, natomiast dokumenty starsze przekazywane są do archiwum zakładowego UKE.

§ 57. 1. Zapewnia się łatwy dostęp do dowodów księgowych osobom upoważnionym oraz uniemożliwia się go osobom nieposiadającym upoważnienia poprzez odpowiednie zabezpieczenie i zamykanie pomieszczeń oraz regałów służących do przechowywania dokumentacji.

2. Dokumentację finansowo-księgową chroni się przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

3. Prowadzenie ksiąg rachunkowych za pomocą systemów informatycznych podlega ochronie danych zgodnie z ustawą o rachunkowości i innymi przepisami, w szczególności z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247).

§ 58. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, udostępnienie zbiorów dokumentacji finansowo-księgowej lub ich części osobie trzeciej do wglądu następuje:

1) w Centrali UKE za zgodą Prezesa UKE;

2) poza Centralą UKE za pisemną zgodą Prezesa UKE oraz potwierdzonym spisem przyjętych dokumentów.

§ 59. Szczególnej ochronie poddane są:

1) księgowy system informatyczny;

2) kopie zapisów księgowych;

3) dowody księgowe;

4) dokumentacja inwentaryzacyjna.

§ 60. 1. Szczególną ochronę, o której mowa w § 59, zapewnia się poprzez stosowanie:

1) regularnego wykonywania kopii bezpieczeństwa, tzw. „backupów”, której zasady przeprowadzania określone są w Polityce Bezpieczeństwa Systemu w UKE;

2) odpowiedniego poziomu zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach m.in. poprzez imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwością różnicowania dostępu do baz danych w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika (profile w Egerii);

3) profilaktyki antywirusowej z zastosowaniem programu zabezpieczającego działającego w architekturze klient - serwer;

4) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. „firewalle”, oraz urządzenia klasy UTM różnych producentów;

5) zapewnienia systemu bezpiecznej transmisji danych w sieci WAN, niekorzystającej z sieci Internet, opartej na technologii MPLS;

6) systemów podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej - UPS centralne.

2. Egeria zainstalowana jest na infrastrukturze serwerowej UKE, baza danych posadowiona jest na serwerach IBM.

3. Bezpieczeństwem systemów po stronie serwerów zarządza Biuro Informatyki UKE.

4. Za bezpieczeństwo Egerii odpowiada administrator programu wyznaczony przez Prezesa UKE.

5. W celu zapewnienia ciągłości pracy systemu finansowo-księgowego zawarta jest umowa serwisowa z producentem oprogramowania, który czuwa na aktualizacją oprogramowania w stosunku do bieżących przepisów prawa oraz usuwa w terminach wskazanych w umowie błędy i awarie systemu.

6. Zabezpieczenie przed udostępnieniem danych osobom trzecim:

1) wprowadzono obowiązek niszczenia wszelkich wydruków programów finansowo-księgowych natychmiast po ich wykorzystaniu, chyba że wydruki ze względu na swój charakter podlegają archiwizacji;

2) użytkownicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych i przepisów o ochronie danych osobowych.

---

¹⁾ Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 1382 i 1952, z 2015 r. poz. 931, 1470 i 1978, z 2016 r. poz. 242, 524, 1121, 1504 i 2294, z 2017 r. poz. 73, 162, 580, 1421 i 2231, z 2018 r. poz. 767 i 1393, z 2019 r. poz. 257 i 1363 oraz z 2020 r. poz. 1340.