Załącznik do zarządzenia Nr 22
Ministra Infrastruktury
z dnia 13 października 2021 r.

REGULAMIN DZIAŁANIA PAŃSTWOWEJ KOMISJI BADANIA WYPADKÓW MORSKICH [1]

Rozdział 1

Obowiązki i uprawnienia członków Komisji

§ 1. Do obowiązków członków Komisji należy:

1) udział w badaniu wypadków i incydentów morskich;

2) pozostawanie w gotowości do podjęcia czynności badawczych podczas pełnionych dyżurów telefonicznych określonych w miesięcznym planie dyżurów;

3) uczestnictwo w posiedzeniach Komisji;

4) sporządzanie projektów uzasadnień o odstąpieniu od badania wypadku lub incydentu morskiego;

5) stosowanie podczas prowadzonego badania metod postępowania dotyczących sprawiedliwego traktowania marynarzy w przypadku wypadku lub incydentu morskiego, zalecanych w rezolucji Komitetu Prawnego Międzynarodowej Organizacji Morskiej (IMO) LEG.3(91) z dnia 27 kwietnia 2006 r. w sprawie przyjęcia wytycznych dotyczących sprawiedliwego traktowania marynarzy w przypadku wypadku morskiego (Dz. Urz. MI z 2011 r. poz. 44);

6) zapoznawanie się na bieżąco z materiałami krajowymi i zagranicznymi dotyczącymi badań wypadków i incydentów morskich;

7) podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w tym w szczególności uczestniczenie w szkoleniach i konferencjach;

8) udział w pracach organizacji krajowych i międzynarodowych zajmujących się tematyką badania wypadków morskich;

9) przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych zgodnie z Polityką Ochrony Danych Osobowych obowiązującą w Komisji;

10) zapewnienie poufności prowadzonego badania w sprawie wypadku lub incydentu morskiego zgodnie z art. 32 ustawy.

§ 2. 1. Członek Komisji jest uprawniony do:

1) wnioskowania o zwołanie posiedzenia Komisji;

2) wnioskowania o podjęcie uchwały w trybie obiegowym;

3) wnioskowania o wydanie wczesnego alertu, o którym mowa w art. 42 ust. 1 ustawy;

4) ubiegania się o finansowanie lub współfinansowanie ze środków przeznaczonych na działanie Komisji, kosztów związanych z utrzymaniem lub podwyższaniem kwalifikacji zawodowych.

2. Członkom Komisji na czas prowadzenia badania wypadku lub incydentu morskiego przysługuje wyposażenie w sprzęt specjalistyczny i odzież ochronną, zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy na statkach morskich oraz normami przydziału obuwia ochronnego, odzieży ochronnej i środków ochrony indywidualnej. Zakupy sprzętu, odzieży, obuwia i środków ochrony indywidualnej odbywają się zgodnie z zasadami udzielania zamówień publicznych, określonymi w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw gospodarki morskiej, zwanym dalej „Ministerstwem".

3. Członkowie Komisji korzystają z uprawnień, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem przepisów ustawy, uzgodnionych w ramach Międzynarodowej Organizacji Morskiej (IMO) norm, standardów i zalecanych metod postępowania, wiążących Rzeczpospolitą Polską, oraz przepisów niniejszego regulaminu.

§ 3. 1. Do obowiązków przewodniczącego Komisji należy:

1) wyznaczanie składu zespołu, o którym mowa w art. 17 ust. 3 ustawy, w tym kierującego zespołem;

2) ustalanie terminów i agendy posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie;

3) nadzór nad prowadzeniem spraw administracyjno-budżetowych Komisji;

4) nadzór nad wykorzystaniem środków transportu będących w dyspozycji Komisji;

5) dbanie o stałe podnoszenie kwalifikacji własnych i innych członków Komisji;

6) występowanie do ministra właściwego do spraw gospodarki morskiej z wnioskiem o nałożenie kary pieniężnej, o której mowa w art. 51 ustawy.

2. Przewodniczący Komisji jest uprawniony do:

1) zmiany składu zespołu prowadzącego czynności badawcze na każdym etapie prowadzonego badania;

2) podejmowania decyzji w sprawach wyjazdów służbowych członków Komisji, w tym o rodzaju środka transportu, zgodnie z zasadami dotyczącymi krajowych i zagranicznych podróży służbowych w Ministerstwie oraz określonymi w regulaminie;

3) (uchylony)

4) podejmowania decyzji o konieczności wykonania ekspertyz, ich zakresie oraz wyborze wykonawców, z uwzględnieniem przepisów obowiązujących w Ministerstwie;

5) organizowania współpracy, w tym zawierania porozumień z organami i instytucjami krajowymi i zagranicznymi w zakresie niezbędnym do realizacji zadań Komisji.

3. W razie nieobecności przewodniczącego działaniami Komisji kieruje zastępca przewodniczącego. Jeżeli przewodniczący i zastępca przewodniczącego są nieobecni, działaniami Komisji kieruje wyznaczony przez przewodniczącego inny członek Komisji.

§ 4. 1. Do obowiązków zastępcy przewodniczącego Komisji należy:

1) przygotowywanie miesięcznego planu dyżurów telefonicznych członków Komisji i ich rozliczanie;

2) nadzór nad wyposażeniem Komisji, w tym w sprzęt specjalistyczny, środki transportu, odzież ochronną i środki ochrony indywidualnej oraz nad korzystaniem z tego wyposażenia;

3) monitorowanie aktualności publikacji, wydawnictw oraz map nawigacyjnych posiadanych przez Komisję, wykorzystywanych do badania wypadków oraz ich wymiana na aktualne oraz zakup ze środków Komisji;

4) monitorowanie funkcjonowania i aktualizacja systemów elektronicznych i aplikacji wspomagających prowadzenie badania wypadków lub archiwizacji dokumentacji;

5) planowanie i przedstawianie propozycji szkoleń dla członków Komisji.

2. W razie nieobecności zastępcy przewodniczącego jego obowiązki wykonuje sekretarz Komisji. Jeżeli zastępca przewodniczącego i sekretarz są nieobecni, obowiązki zastępcy przewodniczącego wykonuje wyznaczony przez przewodniczącego inny członek Komisji.

§ 5. 1. Do obowiązków sekretarza Komisji należy:

1) prowadzenie rejestru wypadków i incydentów morskich;

2) prowadzenie ewidencji i monitorowanie zaleceń dotyczących bezpieczeństwa wydanych przez Komisję oraz terminów i sposobu ich wykonania;

2a) przygotowywanie wniosków o nałożenie kary pieniężnej, o której mowa w art. 51 ustawy, i przekazywanie ich do podpisu przewodniczącego Komisji;

3) prowadzenie ewidencji zatrzymań statków morskich;

4) na polecenie przewodniczącego Komisji powiadamianie, osób mających wziąć udział w posiedzeniu Komisji o jego terminie i agendzie;

5) przygotowanie uchwał Komisji i protokołów z jej posiedzeń, z uwzględnieniem § 6 ust. 5 pkt 7;

6) nadzór nad prowadzeniem dokumentacji z badania wypadków i incydentów morskich oraz ich archiwizacją;

7) nadzorowanie prawidłowego wprowadzania i uzupełniania informacji w Bazie Danych Komisji WIM (Wypadki i Incydenty Morskie).

2. W razie nieobecności sekretarza jego obowiązki wykonuje zastępca przewodniczącego. Jeżeli zastępca przewodniczącego i sekretarz są nieobecni, obowiązki sekretarza wykonuje wyznaczony przez przewodniczącego inny członek Komisji.

Rozdział 2

Obowiązki i uprawnienia zespołu prowadzącego czynności badawcze

§ 6. 1. Przed przystąpieniem do wykonywania czynności badawczych kierujący zespołem powiadamia, o ile jest to możliwe, kapitana, armatora lub agenta statku, który uczestniczył w wypadku lub incydencie morskim, o:

1) zamiarze podjęcia badania wypadku lub incydentu morskiego;

2) miejscu i czasie podjęcia czynności badawczych;

3) przepisach prawa, na podstawie których prowadzone będzie badanie;

4) celu prowadzonego badania;

5) prawach i obowiązkach osób oraz podmiotów, które będą poddane czynnościom badawczym;

6) uprawnieniach przysługujących członkom Komisji;

7) danych kontaktowych Komisji.

2. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 1, może zostać przesłane drogą elektroniczną.

3. Dla ułatwienia dostępu do miejsca wypadku morskiego, który wydarzył się w porcie, kierujący zespołem prowadzącym czynności badawcze, o ile jest to możliwe, powinien powiadomić w zakresie informacji określonych w ust. 1 pkt 1-7, z wyprzedzeniem, również podmiot zarządzający portem lub użytkownika infrastruktury portowej, których dotyczy wypadek morski.

4. Kierujący zespołem, w imieniu Komisji, wykonuje obowiązek określony w art. 34a ustawy przy pierwszej czynności skierowanej do osoby, której dane dotyczą, chyba, że posiada ona te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.

5. Kierujący zespołem prowadzącym czynności badawcze:

1) jest odpowiedzialny za organizację i nadzór nad właściwym przebiegiem badania wypadku lub incydentu morskiego;

2) jest odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie czynności mających na celu zebranie informacji niezbędnych do ustalenia okoliczności i przyczyn zaistnienia wypadku lub incydentu morskiego;

3) jest uprawniony do wnioskowania o wydanie decyzji o zatrzymaniu statku w porcie, w przypadkach o których mowa w art. 19 ust. 4 ustawy;

4) jest uprawniony do wnioskowania o rozszerzenie lub zmianę składu zespołu;

5) jest uprawniony do wnioskowania o sporządzenie ekspertyzy;

6) informuje przewodniczącego Komisji o postępach w prowadzonym badaniu;

7) jest odpowiedzialny za przygotowanie projektu raportu dotyczącego prowadzonego badania oraz projektu uchwały w sprawie tego badania oraz za zebranie i przygotowanie całości dokumentacji zespołu prowadzącego czynności badawcze;

8) informuje podmioty, których dotyczy treść raportu końcowego, o treści projektu raportu, analizuje zgłoszone przez te podmioty uwagi i przedstawia je na posiedzeniu Komisji wraz z sugestią co do ich uwzględnienia;

9) wprowadza i uzupełnia informacje w bazie danych Komisji WIM (Wypadki i Incydenty Morskie);

10) kompletuje dokumentację z badania wypadku lub incydentu morskiego i umieszcza ją w siedzibie Komisji w wyznaczonym przez przewodniczącego Komisji miejscu.

6. Wzór decyzji o zatrzymaniu statku w porcie, o której mowa w ust. 5 pkt 3, określa załącznik nr 1 do regulaminu.

7. Członkowie Komisji wchodzący w skład zespołu prowadzącego czynności badawcze obowiązani są posiadać w trakcie prowadzonego badania legitymację potwierdzającą uprawnienia do wykonywania obowiązków służbowych.

8. Osoby wyznaczone w skład zespołu prowadzącego czynności badawcze mogą zwracać się bezpośrednio do przewodniczącego Komisji o rozstrzygnięcie sporu, który powstał w trakcie badania między członkami zespołu.

Rozdział 3

Posiedzenia Komisji i podejmowanie uchwał

§ 7. 1. Posiedzenia Komisji odbywają się co najmniej raz w miesiącu stacjonarnie lub zdalnie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej przekazanych Komisji przez Ministerstwo.

2. W posiedzeniu Komisji biorą udział członkowie Komisji oraz mogą brać udział inne osoby za zgodą przewodniczącego Komisji.

3. Z posiedzenia Komisji sporządza się protokół.

4. Protokół zawiera:

1) listę uczestników posiedzenia;

2) wykaz rozpatrywanych spraw;

3) informację o przebiegu dyskusji;

4) podpisy protokołującego i prowadzącego posiedzenie;

5) datę posiedzenia.

§ 8. 1. Komisja podejmuje uchwały w trakcie posiedzeń w sprawach dotyczących w szczególności:

1) podjęcia albo odstąpienia od badania wypadku lub incydentu morskiego;

2) odstąpienia od prowadzonego badania wypadku morskiego;

3) przyjęcia raportu końcowego lub tymczasowego albo uproszczonego przed jego ogłoszeniem na stronie internetowej Komisji;

4) wyłączenia przewodniczącego Komisji z prac Komisji lub prac zespołu prowadzącego czynności badawcze na podstawie art. 18 ust. 3 ustawy;

5) wniosku o cofnięcie wyznaczenia członkowi Komisji na podstawie art. 3 ust. 8 ustawy.

2. Podjęcie uchwały następuje w drodze głosowania, zwykłą większością głosów, z uwzględnieniem ust. 8 pkt 1. Głosowanie jest jawne, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 5.

3. Głosowanie jest ważne, jeżeli bierze w nim udział co najmniej trzech członków Komisji.

4. W przypadku równej ilości głosów o podjęciu uchwały decyduje przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności lub w sprawie, o której mowa w ust. 1 pkt 4 -zastępca przewodniczącego.

5. W głosowaniu uczestniczą wyłącznie członkowie Komisji.

6. Uchwała ma formę pisemną i zawiera podpisy członków Komisji biorących udział w jej podejmowaniu.

7. Członek Komisji może zgłosić zdanie odrębne. Pisemne uzasadnienie zdania odrębnego, złożone w terminie dwóch dni roboczych od dnia posiedzenia Komisji, umieszcza się w załączniku do uchwały.

8. Uchwała, której przedmiotem jest cofnięcie wyznaczenia członkowi Komisji:

1) podejmowana jest bezwzględną większością głosów;

2) przekazywana jest niezwłocznie ministrowi właściwemu do spraw gospodarki morskiej.

9. W okresie pomiędzy kolejnymi posiedzeniami Komisja na wniosek członka Komisji może podejmować uchwały w trybie obiegowym w sprawach wymienionych w ust. 1 pkt 1-3.

10. W trybie obiegowym:

1) projekt uchwały przygotowuje sekretarz Komisji lub kierujący zespołem badawczym,

2) sekretarz Komisji rozsyła projekt uchwały pocztą elektroniczną do członków Komisji,

3) członek Komisji przesyła zwrotną odpowiedź do sekretarza Komisji zawierającą akceptację uchwały, brak akceptacji lub wstrzymanie się od głosu,

4) członek Komisji może zgłosić zdanie odrębne przesyłając je sekretarzowi Komisji w ciągu dwóch dni od daty otrzymania projektu uchwały

- ust. 2 zdanie pierwsze oraz ust. 3-5 i 7 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 4

Sporządzanie i ogłaszanie raportów

§ 9. 1. Komisja przesyła projekt raportu końcowego, w celu zgłoszenia uwag, organom powołanym do prowadzenia badania wypadków i incydentów morskich istotnie zainteresowanych państw co najmniej 30 dni przed upływem terminu wyznaczonego do ogłoszenia raportu końcowego, o którym mowa w art. 36 ust. 3 ustawy, wraz ze wskazaniem terminu na zgłaszanie tych uwag.

2. Komisja przesyła projekt raportu końcowego, w celu zgłoszenia uwag, innym niż wymienionym w ust. 1 podmiotom których dotyczy treść raportu, na co najmniej 3 tygodnie przed upływem terminu wyznaczonego do ogłoszenia raportu końcowego, o którym mowa w art. 36 ust. 3 ustawy, wraz ze wskazaniem terminu na zgłaszanie tych uwag.

3. Raport tymczasowy lub uproszczony Komisja ogłasza na swojej stronie internetowej bez wcześniejszego powiadamiania o tym podmiotów, których dotyczy treść raportu.

Rozdział 5

Dokumentacja wypadku lub incydentu morskiego

§ 10. 1. Dokumentacja wypadku lub incydentu morskiego obejmuje:

1) zgłoszenie wypadku lub incydentu, jeżeli takie otrzymano;

2) raport końcowy lub tymczasowy, albo uproszczony;

3) uchwały Komisji podjęte w związku z badaniem wypadku;

4) pozostałą dokumentację zgormadzoną w trakcie prowadzonego badania wypadku lub incydentu morskiego.

2. Komisja wytworzoną i zgromadzoną dokumentację przekazuje do archiwum zakładowego z uwzględnieniem przepisów kancelaryjnych i archiwalnych obowiązujących w Ministerstwie.

Rozdział 6

Czas pracy

§ 11. Członkowie Komisji wykonują pracę w systemie zadaniowego czasu pracy. Czas niezbędny do wykonywania powierzonych zadań ustalany jest po porozumieniu z członkiem Komisji przez Przewodniczącego Komisji.

Rozdział 7

Podróże służbowe

§ 12. 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie do podróży służbowych członków Komisji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące krajowych i zagranicznych podróży służbowych obowiązujące w Ministerstwie.

2. W przypadku podróży służbowej związanej z badaniem wypadku morskiego, w sytuacjach nagłych i uzasadnionych, rezerwacja miejsc hotelowych lub zakup biletów lotniczych mogą być dokonane indywidualnie, o czym należy niezwłocznie poinformować dyrektora generalnego Ministerstwa, komórkę organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za rozliczenie podróży służbowych oraz, w przypadku podróży zagranicznej, komórkę organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za organizację podróży zagranicznych.

3. W przypadku zagranicznej podróży służbowej związanej z badaniem wypadku lub incydentu morskiego nie sporządza się instrukcji udziału w spotkaniu międzynarodowym ani sprawozdania ze spotkania międzynarodowego. Delegowany sporządza notatkę służbową z wykonanych zadań służbowych, która zostaje włączona do dokumentów z badania wypadku.

Rozdział 8

Eksperci

§ 13. 1. Komisja prowadzi listę ekspertów.

2. Przewodniczący Komisji weryfikuje spełnianie przez kandydata wymagań, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy, i w przypadku spełniania wymagań - wpisuje go na listę ekspertów.

3. Ekspert wchodzący w skład zespołu prowadzącego czynności badawcze jest obowiązany posiadać w trakcie prowadzonego badania upoważnienie potwierdzające uprawnienia do wykonywania czynności służbowych, o którym mowa w art. 31 ust. 1 ustawy.

4. Ekspert biorący udział w pracach Komisji ma obowiązek przestrzegania ustawy, przepisów o ochronie danych osobowych i regulaminu Komisji.

5. Umowy cywilnoprawne z ekspertami lub innymi podmiotami zawierane są zgodnie z zasadami udzielania zamówień publicznych i wydatkowania środków publicznych obowiązującymi w Ministerstwie.

Załącznik nr 1 do Regulaminu działania
Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich

DECYZJA