Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.^{2 )} ) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 5 Ministra Infrastruktury
z dnia 12 lutego 2021 r. (poz. 11)

REGULAMIN PRZYZNAWANIA I KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH ORAZ ROZLICZANIA DOKONYWANYCH PRZY ICH UŻYCIU OPERACJI FINANSOWYCH W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY ORAZ W JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH FUNKCJONUJĄCYCH W CZĘŚCIACH BUDŻETU PAŃSTWA 21, 22, 39 I 69.

§ 1.

Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Infrastruktury oraz w jednostkach budżetowych funkcjonujących w częściach budżetu państwa 21, 22, 39 i 69, zwany dalej "regulaminem", określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej, zwanej dalej "kartą";

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

§ 2.

Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej "użytkownikiem karty", może być:

1) w Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej "Ministerstwem":

a) minister, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny Ministerstwa, zwani dalej "członkami kierownictwa Ministerstwa" - w związku z realizacją zadań wynikających z ustalonego w Ministerstwie podziału pracy, zgodnie z odrębnymi przepisami,

b) dyrektor komórki organizacyjnej lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej - w związku z realizacją zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego komórki organizacyjnej,

c) przewodniczący lub zastępca przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Lotniczych, zwanej dalej "PKBWL", lub Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich, zwanej dalej "PKBWM" - w związku z realizacją zadań określonych w regulaminie działania PKBWL i PKBWM;

d) pracownik imiennie wskazany przez dyrektora generalnego Ministerstwa, zwanego dalej "dyrektorem generalnym", oraz członkowie PKBWL lub członkowie PKBWM wskazani odpowiednio przez przewodniczącego PKBWL lub przewodniczącego PKBWM, jeżeli zajmują stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których niezbędne jest dokonywanie płatności kartą;

2) w jednostce budżetowej, o której mowa w § 2 pkt 2-16 zarządzenia, funkcjonującej w części budżetowej 21, 22, 39 lub 69, zwanej dalej "jednostką":

a) kierownik jednostki - w związku z realizacją zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego jednostki,

b) zastępca kierownika jednostki - w związku z realizacją zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego jednostki,

c) pracownik imiennie wskazany przez kierownika jednostki, jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których niezbędne jest dokonywanie płatności kartą.

§ 3.

1. Karta może być przyznana tylko osobie będącej pracownikiem odpowiednio Ministerstwa albo jednostki, lub osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 265 i 285), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.

2. Karta może być przyznana jeżeli zakres obowiązków służbowych użytkownika karty uzasadnia przyznanie karty, w szczególności w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych.

3. Karta może być wykorzystywana wyłącznie w celach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji finansowej w innej formie. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

4. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

5. Wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty dopuszczalna jest tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej. Uzasadnienie konieczności wypłaty gotówki powinno być przedstawione w formie pisemnej a obowiązek udowodnienia takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku karty. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi na rachunek bankowy odpowiednio Ministerstwa Infrastruktury lub jednostki.

§ 4.

1. Miesięczny limit wydatków przy wykorzystaniu karty nie może przekroczyć kwoty:

1) 20.000 zł - dla użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a;

2) 10.000 zł - dla użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. b i c oraz pkt 2 lit. a i b;

3) 5.000 zł - dla użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. d i pkt 2 lit. c.

2. Limity wydatków, o których mowa w ust. 1, nie dotyczą rezerwacji miejsc hotelowych, zakupu biletów lotniczych i innych usług związanych z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa, kierownika jednostki, zastępcy kierownika jednostki, delegacji towarzyszącej, w tym saloniku VIP, usług meet & assist oraz usług transportowych.

3. Miesięczny limit wydatków przy wykorzystaniu karty, stanowiący dopuszczalną w okresie rozliczeniowym łączną kwotę wydatków dokonanych kartą, ustalany jest indywidualnie, na podstawie analizy dotychczas ponoszonych wydatków określonego rodzaju oraz przewidywanych potrzeb użytkownika karty.

§ 5.

1. W przypadku osób, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. b-d i pkt 2 lit. c, karta jest przyznawana na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 1 do regulaminu.

2. Decyzję o przyznaniu karty pracownikom, podejmuje odpowiednio:

1) dyrektor generalny - dla użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. b-d;

2) kierownik jednostki - dla użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. c.

3. Przyznanie karty następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o wydanie i korzystanie ze służbowej karty płatniczej, zwanej dalej ,,umową'', zawartej:

1) w Ministerstwie - pomiędzy użytkownikiem karty a dyrektorem generalnym lub osobą upoważnioną;

2) w jednostkach - pomiędzy użytkownikiem karty a kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną.

4. Umowa określa prawa i obowiązki użytkownika karty, a w szczególności:

1) okres, na jaki jest przyznawana karta;

2) miesięczny limit wydatków;

3) zakres wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzaj dozwolonych operacji finansowych;

4) tryb postępowania w przypadku naruszenia umowy lub regulaminu;

5) odpowiedzialność za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za powstałą szkodę z tego tytułu;

6) zobowiązuje użytkownika do przestrzegania regulaminu oraz ustalonego przez bank regulaminu korzystania z kart płatniczych.

5. Wzór umowy o wydanie i korzystanie ze służbowej karty płatniczej jest określony w załączniku nr 2 do regulaminu.

6. Umowy nie zawiera się z użytkownikami karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a i pkt 2 lit. a i b.

7. Użytkownicy karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a i pkt 2 lit. a i b, składają pisemne oświadczenia o korzystaniu z karty. Wzór oświadczenia członków kierownictwa Ministerstwa o korzystaniu ze służbowej karty płatniczej jest określony w załączniku nr 3 do regulaminu. Wzór oświadczenia kierownika jednostki i zastępcy kierownika jednostki o korzystaniu ze służbowej karty płatniczej jest określony w załączniku nr 4 do regulaminu.

8. Wraz z zawarciem umowy lub złożeniem oświadczenia o korzystaniu z karty, użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty oraz oświadczenie o zapoznaniu się z ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart i niniejszym regulaminem. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej jest określony w załączniku nr 5 do regulaminu. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z bankowym regulaminem korzystania z kart oraz regulaminem przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Infrastruktury oraz w jednostkach budżetowych funkcjonujących w częściach budżetu państwa 21, 22, 39 i 69, jest określony w załączniku nr 6 do regulaminu.

§ 6.

1. Kartą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności:

1) usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa, kierowników jednostek i ich zastępców oraz delegacji towarzyszącej;

2) usługi transportowe;

3) opłaty z tytułu uczestnictwa, m.in. w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;

4) wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby Ministerstwa i jednostki;

5) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą.

2. Wydatki dokonane przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym, wystawionymi odpowiednio na Ministerstwo lub jednostkę. Należy także dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji (wydruk z terminala) lub wydruk z Internetu potwierdzający dokonanie operacji, a w przypadku usługi gastronomicznej, także specyfikację usługi.

3. Faktury oraz dokumenty, o których mowa w ust. 2, należy przekazać:

1) w Ministerstwie - do Biura Administracyjno-Finansowego - w przypadku użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 1,

2) w jednostce - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo-księgową tej jednostki - w przypadku użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 2

- niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.

4. Użytkownik karty jest zobowiązany opisać merytorycznie dokument, o którym mowa w ust. 2, potwierdzając operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

5. Użytkownik karty, w przypadku naruszenia przepisów dotyczących dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty, w szczególności:

1) braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dokumentu,

2) braku pełnego opisu merytorycznego faktury, rachunku lub innego równoważnego dokumentu,

3) dokonania wydatku o charakterze prywatnym

- jest zobowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją na podstawie noty obciążeniowej wystawionej odpowiednio przez Biuro Administracyjno-Finansowe - w przypadku użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 1, albo komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę finansowo-księgową jednostki - w przypadku użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 2.

6. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota zostaje potrącona z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 1 i 2, odpowiednio dyrektor generalny albo kierownik jednostki, mogą zatwierdzić wydatek na umotywowany wniosek użytkownika karty.

§ 7.

1. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub regulaminem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. W przypadku ustania przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w szczególności odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty, wypowiedzenia stosunku pracy, użytkownik karty jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania korzystania z karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pisemnym pokwitowaniem.

3. Użytkownik karty, o którym mowa w:

1) § 2 pkt 1 - zwraca kartę do Biura Administracyjno-Finansowego;

2) § 2 pkt 2 - zwraca kartę do komórki finansowo-księgowej wskazanej w umowie.

§ 8.

1. Ewidencję wydanych użytkownikom kart, o których mowa w:

1) § 2 pkt 1 - prowadzi Biuro Administracyjno-Finansowe;

2) § 2 pkt 2 - prowadzi komórka organizacyjna zapewniająca obsługę finansowo-księgową jednostki.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, miesięczny limit wydatków, okres na który karta została przyznana, numer karty.

3. W terminie 7 dni od dnia każdorazowej aktualizacji ewidencji kart Biuro Administracyjno-Finansowe oraz komórki organizacyjne jednostek zapewniających ich obsługę finansowo-księgową, przesyłają kopię prowadzonej ewidencji do Departamentu Budżetu w Ministerstwie.

Załącznik nr 1 do regulaminu

WZÓR - WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 2 do regulaminu

WZÓR - UMOWA O WYDANIE I KORZYSTANIE ZE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 3 do regulaminu

WZÓR - OŚWIADCZENIE O KORZYSTANIU ZE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 4 do regulaminu

WZÓR - OŚWIADCZENIE O KORZYSTANIU ZE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 5 do regulaminu

WZÓR - OŚWIADCZENIE O WYRAŻENIU ZGODY NA POTRĄCANIE Z WYNAGRODZENIA ZA PRACĘ NALEŻNOŚCI Z TYTUŁU NIEPRAWIDŁOWEGO WYKORZYSTANIA SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 6 do regulaminu

WZÓR - OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z REGULAMINEM