Załącznik do zarządzenia nr 11 Ministra Infrastruktury
z dnia 11 września 2018 r. (poz. 36)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY [2]

§ 1. Zakres zadań Komitetu Audytu

1. Komitet Audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra Infrastruktury, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz w jednostkach w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Infrastruktury, zwanych dalej „jednostkami w działach.

2. Do zadań Komitetu Audytu, zwanego dalej „Komitetem” należy w szczególności:

1) sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk;

2) sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie stanu ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego.

§ 2. Tryb pracy Komitetu

1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia są zwoływane z inicjatywy Przewodniczącego Komitetu lub na wniosek członka Komitetu.

3. Posiedzenia prowadzi Przewodniczący Komitetu.

4. Przewodniczącego Komitetu, w razie jego nieobecności na posiedzeniu, zastępuje osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.

5. Posiedzenia odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na 6 miesięcy.

5a. W szczególnych przypadkach Przewodniczący Komitetu Audytu może podjąć decyzję o organizacji posiedzenia lub udziale w posiedzeniu członków Komitetu lub innych uczestników posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej do bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

6. W przypadku braku możliwości udziału w posiedzeniu, członek Komitetu zawiadamia o tym Przewodniczącego Komitetu, podając przyczyny swojej nieobecności.

7. Członek Komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w zakresie objętym porządkiem obrad.

8. W posiedzeniu mogą brać udział pracownicy komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz osoby spoza składu Komitetu zaproszone z inicjatywy Przewodniczącego Komitetu lub na wniosek członka Komitetu.

9. Uczestnicy posiedzenia potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności.

10. W przypadku organizacji posiedzenia lub udziału członka Komitetu w sposób, o którym mowa w pkt 5a, potwierdzenie obecności następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

§ 3. Sposób podejmowania uchwał i innych rozstrzygnięć

1. Komitet w uzasadnionych przypadkach może podejmować uchwały.

2. Uchwały są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy obecności co najmniej 3 członków Komitetu, w tym Przewodniczącego Komitetu lub osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komitetu.

3. W przypadku równej liczby głosów podczas głosowania, decyduje głos Przewodniczącego Komitetu, a w razie jego nieobecności na posiedzeniu, głos osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komitetu.

4. Członek Komitetu wstrzymuje się od głosu, w przypadku wystąpienia okoliczności mogących budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

5. Uchwały podpisuje Przewodniczący Komitetu lub w przypadku jego nieobecności osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.

6. W sprawach niewymagających podjęcia uchwały, w przypadku różnicy stanowisk członków Komitetu dotyczących zgłoszonego wniosku lub opinii, decyzje podejmuje Przewodniczący Komitetu, a w razie jego nieobecności na posiedzeniu, osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.

7. Przewodniczący Komitetu może podjąć decyzję o wyrażeniu stanowiska przez Komitet poprzez podjęcie uchwały w trybie obiegowym drogą elektroniczną.

8. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy wszyscy członkowie Komitetu otrzymali jej projekt i został on uzgodniony.

9. W razie zgłoszenia uwag, które nie zostaną uwzględnione lub wyjaśnione, projekt uchwały, o której mowa w ust. 8, wymaga rozpatrzenia przez Komitet Audytu na posiedzeniu.

10. Treść uchwały, o której mowa w ust. 8, jest włączana do protokołu ustaleń z najbliższego posiedzenia.

10a. W przypadku organizacji posiedzenia lub udziału członka Komitetu w sposób, o którym mowa w § 2 w pkt 5a, Komitet Audytu może podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

11. Projekt uchwały, o której mowa w ust. 1, może być doręczony członkom Komitetu drogą elektroniczną.

§ 4. Sposób dokumentowania posiedzeń i sprawozdawczość Komitetu

1. Z posiedzenia Komitetu sporządza się protokół, który zawiera:

1) kolejny numer posiedzenia;

2) datę posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) imiona i nazwiska osób uczestniczących w posiedzeniu;

5) ustalenia Komitetu;

6) treść uchwał w przypadku ich podjęcia.

2. Projekt protokołu z posiedzenia sporządza komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Projekt protokołu z posiedzenia jest przesyłany za pośrednictwem poczty elektronicznej członkom Komitetu w celu zapoznania się z jego treścią oraz zgłoszenia ewentualnych uwag i uzupełnień.

4. Uzgodniony protokół z posiedzenia podpisuje Przewodniczący Komitetu, a w przypadku jego nieobecności osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.

5. Protokoły z posiedzeń Komitetu oraz dokumenty związane z funkcjonowaniem Komitetu przechowuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

6. Do końca lutego każdego roku Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu w roku poprzednim.

7. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 7, podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 5. Zadania i obowiązki Przewodniczącego i członków Komitetu

1. Przewodniczący Komitetu kieruje pracami Komitetu.

2. Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:

1) ustalanie planu pracy Komitetu;

2) zwoływanie posiedzeń i przewodniczenie posiedzeniom;

3) wyznaczanie terminów i miejsca oraz określanie porządku posiedzeń;

4) przekazywanie Ministrowi informacji o ustaleniach Komitetu;

5) podpisywanie uchwał, protokołów z posiedzeń oraz sprawozdań z realizacji zadań Komitetu.

3. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

§ 6. Wynagrodzenie członków Komitetu

1. Przewodniczący Komitetu i członkowie Komitetu, będący pracownikami Ministerstwa, nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zadań realizowanych w związku z powołaniem w skład Komitetu.

2. Członkowie niezależni Komitetu, w rozumieniu § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie powołania komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049), wykonują swoje obowiązki za wynagrodzeniem.

3. Wynagrodzenie członka niezależnego Komitetu jest ustalane po każdym posiedzeniu Komitetu w wysokości określonej zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w ust. 2.

§ 7. Sposób współpracy Komitetu z jednostkami w działach

1. Członkowie Komitetu mają prawo dostępu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w działach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2. Członkowie Komitetu otrzymują dokumenty, informacje i inne materiały, o których mowa w ust. 1, za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Współpracę członków Komitetu, w celu wykonania zadań Komitetu, z kierownikami i pracownikami jednostek w działach organizuje i koordynuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

4. Kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie ma prawo zwrócić się do kierowników komórek audytu wewnętrznego w działach o przekazanie dokumentów i informacji niezbędnych do realizacji zadań Komitetu.

§ 8. Obsługa organizacyjna Komitetu i związane z nią zadania komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie

1. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu, a także:

1) gromadzi plany, sprawozdania z wykonania planów oraz inne, niezbędne dla Komitetu informacje z jednostek w działach;

2) przygotowuje na potrzeby Komitetu zbiorcze informacje o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;

3) zawiadamia członków Komitetu oraz zaproszonych gości o terminie i miejscu oraz planowanym porządku posiedzenia Komitetu;

4) sporządza protokoły z posiedzeń Komitetu;

5) prowadzi listy obecności;

6) gromadzi i przechowuje dokumentację z prac Komitetu;

7) przygotowuje projekt sprawozdania z realizacji zadań Komitetu;

8) przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu;

9) prowadzi inne działania mające na celu wsparcie prac Komitetu.

§ 9. Tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego

1. Rozwiązanie stosunku pracy albo zmiana warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach nie może nastąpić bez zgody Komitetu.

2. Decyzję o wyrażeniu zgody lub niewyrażeniu zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, Komitet podejmuje w drodze uchwały.

3. Pisemny wniosek o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego wraz z uzasadnieniem, składa kierownik jednostki, w której jest zatrudniona osoba, której dotyczy wniosek, a w przypadku urzędów, w których utworzono stanowisko Dyrektora Generalnego, Dyrektor Generalny.

4. Komitet umożliwia kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek, oraz wnioskodawcy przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wniosku.