Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z pożn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1

W Ministerstwie Infrastruktury wprowadza się do stosowania Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Infrastruktury, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2

Traci moc zarządzenie Nr 5 Ministra Transportu z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Transportu instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. MT Nr 1, poz. 4).

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik do zarządzenia nr 37 Ministra Infrastruktury
z dnia 30 kwietnia 2008 r. (poz. 46)

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1

W Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej „Ministerstwem”, działa archiwum zakładowe, zwane dalej „Archiwum”, utworzone zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).

§ 2

1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Ministerstwa, zwana dalej „Instrukcją archiwalną”, określa organizację, zadania i zakres działalności Archiwum, a w szczególności ustala zasady i tryb:

1) przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych Ministerstwa;

2) przechowywania i ewidencjonowania dokumentacji w Archiwum;

3) udostępniania dokumentacji przez Archiwum;

4) postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania w Archiwum.

2. Przez określenia użyte w Instrukcji archiwalnej należy rozumieć:

1) komórki organizacyjne - departamenty i biura Ministerstwa, a także Sekretariat Ministra i Gabinet Polityczny Ministra, Sekretariat Krajowej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego, Państwową Komisję Badania Wypadków Kolejowych oraz Państwową Komisję Badania Wypadków Lotniczych;

2) brakowanie - wydzielanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej w celu przekazania jej za zgodą Archiwum Państwowego na makulaturę bądź zniszczenie po upływie okresu jej przechowywania;

3) ekspertyza archiwalna - ocenę dokumentacji w celu określenia jej wartości historycznej, przydatności w pracach bieżących i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej;

4) kategorie archiwalne - grupy dokumentacji Ministerstwa, wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami A, B, BE i Bc i literowo-cyfrowymi np. B2, B5, B10, B15, B20, B50, BE5;

5) kwalifikacja archiwalna - zaliczanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych.

§ 3

Zasady przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentacji zawierającej informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

Rozdział 2

Podział dokumentacji na kategorie

§ 4

1. Archiwum gromadzi dokumentację powstającą w wyniku działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa, która dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

2. Materiały archiwalne, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, stanowią cześć składową państwowego zasobu archiwalnego, nie mogą być niszczone i podlegają przekazaniu, po obowiązującym 25-letnim okresie jej przechowywania w Archiwum, do Archiwum Akt Nowych. Materiały te oznacza się symbolem A.

3. Dokumentację niearchiwalną stanowią wszelkiego rodzaju dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym, które wymagają okresowego przechowywania. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat jej przechowywania (np. dokumentacja, którą należy przechowywać przez 5 lat, będzie miała oznaczenie B5). Dokumentacja ta po upływie obowiązującego okresu przechowywania w Archiwum podlega brakowaniu;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich określającym liczbę lat jej przechowywania. Dokumentacja ta po upływie obowiązującego okresu przechowywania w Archiwum podlega ekspertyzie Archiwum Akt Nowych, które może przekwalifikować ją do kategorii A;

3) symbolem „Bc” - dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, w której powstała, może być brakowana bezpośrednio w tej komórce, jednakże pod kontrolą pracownika Archiwum.

4. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oznaczające lata jej przechowywania liczy się od dnia 1 stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa została zakończona.

§ 5

1. Podziału dokumentacji na kategorie A i B dokonuje się zgodnie z obowiązującym w Ministerstwie jednolitym rzeczowym wykazem akt, zwanym dalej „wykazem akt Ministerstwa”.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa, w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych, może zmienić kwalifikację akt.

§ 6

Za właściwe postępowanie z dokumentacją w komórkach organizacyjnych Ministerstwa odpowiadają dyrektorzy tych komórek.

Rozdział 3

Organizacja i zadania Archiwum

§ 7

Archiwum jest wyodrębnioną jednostką stanowiącą część struktury organizacyjnej Ministerstwa.

§ 8

1. Za całokształt pracy Archiwum odpowiedzialny jest Kierownik Archiwum, wyznaczony przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa na wniosek Dyrektora Biura Administracyjnego.

2. Bezpośredni nadzór nad Kierownikiem Archiwum sprawuje Dyrektor Biura Administracyjnego.

§ 9

Do zadań Archiwum należy:

1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowywania ich do przekazania do Archiwum;

2) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych;

3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

4) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym w trybie i godzinach ustalonych przez Kierownika Archiwum;

5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami;

6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów na makulaturę bądź zniszczenie, po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych;

7) prowadzenie na potrzeby komórek organizacyjnych działalności szkoleniowo-konsultacyjnej i kontrolnej w zakresie prawidłowej archiwizacji;

8) współpraca z Archiwum Akt Nowych.

Rozdział 4

Pracownicy Archiwum

§ 10

1. Pracownicy Archiwum są w szczególności zobowiązani do przestrzegania postanowień zawartych w Instrukcji archiwalnej oraz w Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa.

2. Pracownicy Archiwum powinni być przeszkoleni teoretycznie i praktycznie w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

3. Pracownicy Archiwum są zobowiązani do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych we współpracy z Archiwum Akt Nowych i Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.

§ 11

Do podstawowych obowiązków pracowników Archiwum należy w szczególności:

1) wykonywanie zadań o których mowa w § 9;

2) sprawdzanie prawidłowości klasyfikowania i kwalifikowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed ich przejęciem z komórek organizacyjnych;

3) sporządzanie rocznego harmonogramu pracy Archiwum, obejmującego w szczególności ilość dokumentacji przeznaczonej do:

a) przejęcia z komórek organizacyjnych,

b) przekazania do Archiwum Akt Nowych,

c) wybrakowania.

Rozdział 5

Pomieszczenie Archiwum i jego wyposażenie

§ 12

1. Archiwum powinno dysponować pomieszczeniami, w których należy zorganizować miejsce pracy dla pracowników Archiwum, magazyny przeznaczone na przechowywanie akt i lokal przeznaczony na sprzęt gospodarczy i makulaturę.

2. Pomieszczenia biurowe powinny być tak wyposażone, aby spełniały warunki potrzebne pracownikom do wykonywania czynności, jak również stwarzały możliwości udostępniania akt osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

3. Wielkość pomieszczeń powinna być dostosowana do ilości zgromadzonej dokumentacji i jej przewidywanego przyrostu. Pomieszczenia magazynowe powinny być suche, widne, wolne od przewodów wodno-kanalizacyjnych i gazowych, równomiernie ocieplone w ciągu całego roku, nie narażone na bezpośrednie działanie promieni słonecznych, z oświetleniem sztucznym.

4. Magazyny Archiwum powinny być wyposażone w:

1) regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania dokumentacji, tak aby odstępy między regałami nie były mniejsze niż 70 cm;

2) drabinkę archiwalną z podestem;

3) stół do prac archiwalnych;

4) schemat topograficzny rozmieszczenia akt na regałach umieszczony w widocznym miejscu;

5) sprzęt do mierzenia temperatury w pomieszczeniach magazynowych (powinna utrzymywać się na poziomie 16-18 stopni C) i wilgotności (powinna utrzymywać się w granicach 55-65%);

6) sprzęt przeciwpożarowy sprawdzany w terminach gwarantujących pełną sprawność użytkową;

7) instrukcję przeciwpożarową dostosowaną do potrzeb Archiwum.

5. Regaty znajdujące się w Archiwum powinny być oznaczone cyframi rzymskimi, zaś półki kolejnymi cyframi arabskimi.

6. Magazyny archiwalne powinny posiadać drzwi metalowe i mocne zamki, zabezpieczające przed włamaniem. Jeden komplet kluczy do Archiwum posiada Kierownik Archiwum, a drugi powinien być odrębnie zabezpieczony.

7. Palenie tytoniu w pomieszczeniach Archiwum jest zabronione.

8. W pomieszczeniach Archiwum zabrania się przechowywania materiałów łatwopalnych i wybuchowych oraz przedmiotów nie będących wyposażeniem Archiwum.

§ 13

1. Prawo wstępu do Archiwum mają pracownicy Archiwum oraz inne upoważnione przez Dyrektora Generalnego osoby.

2. Po zakończeniu pracy pomieszczenia Archiwum powinny być zamykane i plombowane, a klucze przekazywane na portiernię, gdzie przechowywane są pod kontrolą ochrony.

Rozdział 6

Przyjmowanie dokumentacji

§ 14

1. Akta przekazywane do Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której zostały zgromadzone - zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Ministerstwa.

2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa, tj. sprawami, według spisu spraw w teczce, a w ramach spraw chronologicznie;

2) opisanie teczek, zgodnie z wzorem określonym w Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa, przez umieszczenie na stronie tytułowej:

a) na środku u góry - pełnej nazwy Ministerstwa i komórki organizacyjnej, w której akta powstały,

b) w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego hasła z wykazu akt Ministerstwa,

c) w prawym górnym rogu - kategorii akt, a przy kategorii B również okresu ich przechowywania, np. B5, B10, B15, B20, B50,

d) na środku - tytułu akt (hasła według wykazu akt Ministerstwa, z dokładnym określeniem zawartości teczki i rodzaju akt),

e) dat skrajnych akt znajdujących się w teczce - pod tytułem określającym zawartość teczki;

3) usunięcie elementów metalowych oraz wtórników pism z materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej o długim okresie przechowywania (kategorii B50);

4) zszycie dokumentów w teczkach z materiałami archiwalnymi (kategorii A) i dokumentację niearchiwalną o długim okresie przechowywania (kategorii B50) oraz spaginowanie stron zapisanych.

3. Archiwum przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych, w stanie uporządkowanym i kompletnymi rocznikami.

4. Przed przyjęciem dokumentacji do Archiwum pracownik Archiwum sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

§ 15

Kartoteki należy przejmować w pudełkach odpowiadających ich wielkości.

§ 16

1. W przypadku występowania braku niektórych dokumentów w teczce lub braku kartoteki, osoba przekazująca dokumentację składa pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj brakującego dokumentu, przyczynę braku i termin przekazania brakujących akt.

2. Archiwum może odmówić przejęcia dokumentacji w przypadku ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym akt albo stwierdzenia, że akta przekazywane nie odpowiadają temu spisowi lub akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami oraz ustalenia, że spis nie został sporządzony prawidłowo. O przyczynie nie przyjęcia akt Kierownik Archiwum zawiadamia dyrektora komórki organizacyjnej, która akta przygotowała do przekazania oraz swojego przełożonego.

§ 17

1. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta do Archiwum w pierwszym kwartale każdego roku, w układzie zgodnym z wykazem akt Ministerstwa, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt, sporządzonych na formularzach, których wzór przedstawia załącznik nr 1 do Instrukcji archiwalnej;

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w wersji elektronicznej oddzielnie dla:

1) akt kategorii A - z wydrukiem w 4 egzemplarzach;

2) akt kategorii B - z wydrukiem w 3 egzemplarzach.

3. Projekty spisów zdawczo-odbiorczych przesyła się w wersji elektronicznej Kierownikowi Archiwum w celu uzgodnienia ich treści.

4. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej;

2) osoba przekazująca akta;

3) Kierownik Archiwum.

5. Kopię spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje komórka organizacyjna zdająca akta.

6. Pozostałe egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, w tym oryginał, pozostają w Archiwum.

7. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych (kategorii A) przekazuje się do Archiwum Akt Nowych.

Rozdział 7

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

§ 18

1. Dokumentację w Archiwum przechowuje się w kolejności wpływu do Archiwum.

2. Dokumentację poszczególnych komórek organizacyjnych układa się na regałach wyłącznie w kolejności według spisów zdawczo-odbiorczych akt. Należy unikać zbyt ciasnego układania akt.

3. Na regałach układa się jednostki archiwalne w kolejności sygnatur, pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie.

4. Akta kategorii A układa się na wyodrębnionych regałach, zgodnie z układem określonym w ust. 1-3.

§ 19

1. Przed umieszczeniem akt na półce należy sprawdzić, czy na okładce naklejona jest etykieta zawierająca m.in. tytuł teczki i jej sygnaturę. Wzór etykiety określony jest w załączniku do Instrukcji kancelaryjnej.

2. Sygnatura teczki, o której mowa w ust. 1, składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego danej teczki, zarejestrowanego w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych oraz jej pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym.

3. Sporządzony przez przekazującego akta spis zdawczo-odbiorczy akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje się mu kolejny numer wynikający z liczby porządkowej tego wykazu.

4. Treść spisów zdawczo-odbiorczych akt uzupełnia się przez odnotowanie w kolumnie 6 („miejsce przechowywania akt”) załącznika nr 1 do Instrukcji archiwalnej, numeru magazynu, regału i półki, na której poszczególne teczki aktowe zostały złożone.

§ 20

1. Ewidencję zbioru dokumentacji w Archiwum stanowią formularze:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt sporządzane zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 1 do Instrukcji archiwalnej;

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt w którym rejestruje się poszczególne spisy w kolejności ich wpływu nadając im kolejny numer, sporządzane zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 do Instrukcji archiwalnej;

3) karta udostępniania akt, sporządzana zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 3 do Instrukcji archiwalnej;

4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, sporządzane zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4 do Instrukcji archiwalnej;

5) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę, sporządzane zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 5 do Instrukcji archiwalnej;

6) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, sporządzany zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 6 do Instrukcji archiwalnej;

7) protokoły braku lub zaginięcia akt.

2. Środki ewidencyjne wymienione w ust. 1 pkt 1, 2, 4, 5 i 6 stanowią materiały archiwalne (kategorię A). Nie mogą być one wynoszone z pomieszczeń Archiwum i są przechowywane w oddzielnych teczkach przez cały okres istnienia Archiwum.

§ 21

Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:

1) zbiór I stanowią egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych akt, ułożone w kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór II stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt, które przechowuje się w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa. Zbiór ten służy do udostępniania dokumentacji.

§ 22

Archiwum może stosować inne, dodatkowe pomoce ewidencyjne, jak np. skorowidze w zapisie na papierze i dodatkowe spisy zdawczo-odbiorcze w zapisie elektronicznym.

Rozdział 8

Udostępnianie dokumentacji

§ 23

1. Archiwum udostępnia materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną do celów służbowych i naukowo-badawczych w pomieszczeniu Archiwum.

2. Udostępnienie dla celów służbowych odbywa się za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, z której dokumenty pochodzą, w pomieszczeniu biurowym, pod stałym i ciągłym nadzorem pracownika Archiwum.

3. Wypożyczenie akt poza pomieszczenie Archiwum może nastąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach na podstawie pisemnego zezwolenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa na ściśle wyznaczony okres. Wówczas pracownik Archiwum zobowiązany jest paginować (ponumerować strony) akta kategorii A dotychczas nie spaginowane i akta kategorii B oraz sporządzić ich spis i opis stanu zachowania, braków, luzów itp.

4. Poza pomieszczenie Archiwum nie powinno wypożyczać się akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała, akt uszkodzonych oraz pomocy ewidencyjnych.

5. Udostępnia się całe teczki aktowe, nie należy wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.

6. Akta udostępnia pracownik Archiwum na podstawie karty udostępniania, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki.

7. Udostępnianie akt innym instytucjom wymaga zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa (dla placówek naukowych, środków masowego przekazu) stosownie do przepisów:

1) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.);

2) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.);

3) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);

4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4, poz. 36).

8. Akt nie należy wysyłać pocztą.

9. Przy zwrocie akt pracownik Archiwum sprawdza ich stan i fakt zwrotu odnotowuje na karcie udostępniania w obecności zwracającego - wypożyczającego. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden wkłada się w miejsce brakujących akt;

2) drugi przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczała, celem wyjaśnienia okoliczności sprawy i ustalenia osoby odpowiedzialnej;

3) trzeci przechowuje się w Archiwum w odrębnej teczce.

Protokół podpisuje pracownik Archiwum i wypożyczający.

10. Wypożyczający ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnione mu akta.

Rozdział 9

Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę

§ 24

1. W pierwszym kwartale każdego roku pracownicy Archiwum dokonują przeglądu i wydzielania akt w celu:

1) wyłączenia materiałów archiwalnych (kategorii A) - podlegających w danym roku przekazaniu do Archiwum Akt Nowych;

2) wyłączenia akt kategorii BE przeznaczonych do ekspertyzy przez Archiwum Akt Nowych (przekwalifikowanie i ponowne włączenie do zespołu akt);

3) wyłączenia na makulaturę akt kategorii B, których termin przechowywania upłynął.

2. Wydzielenia akt dokonuje Komisja, w skład której wchodzą:

1) Kierownik Archiwum jako przewodniczący Komisji;

2) pracownik Archiwum;

3) przedstawiciel komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą.

3. Termin brakowania ustala Kierownik Archiwum w harmonogramie.

4. Do zadań Komisji, o której mowa w ust. 2, należy:

1) wytypowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) do zniszczenia lub ustalenia dla niej dłuższego okresu przechowywania;

2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął, oraz spisu tej dokumentacji;

3) wytypowanie materiałów archiwalnych (kategoria A) do przekazania do Archiwum Akt Nowych.

5. Wydzielanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w układzie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Komisja, o której mowa w ust. 2, dokonuje sprawdzenia zgodności opisu teczek z ich faktyczną zawartością.

6. Komisja, o której mowa w ust. 2, nie może zmienić kwalifikacji akt zaliczonych do materiałów archiwalnych (kategorii A), może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) do materiałów archiwalnych za zgodą Archiwum Akt Nowych, a także przedłużyć okres przechowywania akt kategorii B.

7. Akta przeznaczone na makulaturę należy przechowywać w kolejności pozycji spisu tych akt do czasu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej z Archiwum Akt Nowych.

8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Administracyjnego i dyrektorowi komórki, z której dokumentacja pochodzi.

9. Jeden egzemplarz zatwierdzonego protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisu tej dokumentacji należy przedstawić archiwum państwowemu, w celu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

10. Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną przygotowanej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, może także zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania.

11. Ministerstwo otrzymuje z Archiwum Akt Nowych zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub zniszczenie w 2 egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w Archiwum wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, drugi jest przeznaczony dla zbiornicy surowców wtórnych lub podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie niszczenia dokumentacji.

12. Kierownik Archiwum, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych, dokonuje zniszczenia akt i przekazuje je na makulaturę oraz dokonuje stosownej adnotacji w spisach zdawczo-odbiorczych (kolumna 7).

Rozdział 10

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych

§ 25

1. Archiwum przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do Archiwum Akt Nowych po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia. Materiały archiwalne powinny być uporządkowane, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

2. Tryb przekazywania materiałów archiwalnych określa rozporządzenie, o którym mowa w ust. 1.

3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie sporządzonego (w trzech egzemplarzach) spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, który podpisuje Kierownik Archiwum oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa i Dyrektor Biura Administracyjnego. Dwa egzemplarze spisu przeznaczone są dla Archiwum Akt Nowych, jeden egzemplarz pozostaje w Archiwum.

4. Materiały archiwalne przed przekazaniem do Archiwum Akt Nowych należy zabezpieczyć zgodnie z wytycznymi Archiwum Akt Nowych, stosując do tego celu standardowe pudła archiwalne. Pudła powinny być zaopatrzone w etykiety z nazwą Ministerstwa i komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła oraz sygnaturami akt i pozycją spisu.

5. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych ponosi Ministerstwo.

Rozdział 11

Kontrola Archiwum

§ 26

1. Kontrolę Archiwum przeprowadzają przedstawiciele Archiwum Akt Nowych oraz inne organy powołane do kontroli.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa może zarządzić kontrolę wewnętrzną Archiwum, która obejmuje w szczególności:

1) terminowość przejmowania akt z komórek organizacyjnych;

2) przechowywanie akt;

3) udostępnianie akt i terminowość zwrotu wypożyczeń z Archiwum;

4) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed pożarem, kradzieżą, zagrożeniami przez szkodniki, wilgocią oraz innymi niekorzystnymi czynnikami mogącymi mieć wpływ na stan fizyczny akt.

3. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół, który podpisuje osoba kontrolująca i Kierownik Archiwum.

4. Za realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych odpowiedzialny jest Kierownik Archiwum.

Rozdział 12

Postępowanie z dokumentacją po likwidacji, reorganizacji i ustaniu działalności Ministerstwa

§ 27

1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej Ministerstwa lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, akta spraw zakończonych tej komórki przekazuje się do Archiwum zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa. Akta spraw będących w toku załatwiania przekazuje się następcy prawnemu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Jeden egzemplarz tego spisu przekazuje się do Archiwum.

2. Zasady postępowania z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa określa rozporządzenie, o którym mowa w § 25 ust. 1.

Rozdział 13

Postanowienia końcowe

§ 28

1. W przypadku stwierdzenia utraty materiałów archiwalnych lub włamania do pomieszczeń Archiwum, Dyrektor Biura Administracyjnego zobowiązany jest zawiadomić właściwe organy.

2. W przypadku zdarzeń losowych (np. zalanie wodą, pożar) w pomieszczeniach magazynowych Kierownik Archiwum zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie Dyrektora Biura Administracyjnego i spisać odpowiedni protokół strat, jeżeli jakieś akta uległy zniszczeniu.

3. Z dniem rozwiązania stosunku pracy z Kierownikiem Archiwum powinno być ono komisyjnie przekazane jego następcy.

4. W skład komisji zajmującej się sprawami przekazania Archiwum, wchodzą:

1) Przewodniczący - Dyrektor Biura Administracyjnego;

2) Członkowie:

a) przekazujący Archiwum,

b) przejmujący Archiwum.

5. Protokół przekazania Archiwum podpisany przez komisję, o której mowa w ust. 4, przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa.

§ 29

Archiwum ulega likwidacji po całkowitym zaprzestaniu działalności Ministerstwa.

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6