Na podstawie art. 34 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.¹⁾) ustala się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się „Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury”, stanowiące załącznik do zarządzenia.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik do zarządzenia nr 5 Ministra Infrastruktury
z dnia 5 grudnia 2007 r. (poz. 1)

SZCZEGÓŁOWE ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH PODLEGŁYCH LUB NADZOROWANYCH PRZEZ MINISTRA INFRASTRUKTURY

§ 1

Kontrolę przeprowadza się w celu ustalenia stanu faktycznego dotyczącego działalności jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie określonym w przepisach prawa, rzetelnego jego udokumentowania i dokonania oceny działalności kontrolowanej jednostki pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

§ 2

1. Przeprowadzanie, nadzór i koordynację kontroli sprawuje komórka kontrolna Ministerstwa Infrastruktury, zwanego dalej „Ministerstwem”.

2. Komórka kontrolna Ministerstwa może przeprowadzać kontrole przy współpracy pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, właściwych ze względu na przedmiot prowadzonej kontroli.

§ 3

1. Pracownik komórki kontrolnej Ministerstwa przeprowadza kontrolę w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra na podstawie imiennego upoważnienia Ministra lub osoby przez niego upoważnionej, ważnego z legitymacją służbową.

2. Upoważnienie do kontroli, o którym mowa w ust. 1, określa kontrolowaną jednostkę oraz przedmiot kontroli.

3. Dyrektor komórki kontrolnej Ministerstwa uprawniony jest do przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych bez upoważnienia, o którym mowa w ust. 1.

4. Kontrolujący przeprowadza kontrolę zgodnie z programem kontroli, zatwierdzonym przez dyrektora komórki kontrolnej Ministerstwa.

5. Rejestr kontroli prowadzonych przez komórkę kontrolną Ministerstwa prowadzi komórka kontrolna Ministerstwa.

6. Ilekroć mowa jest o kierowniku kontrolowanej jednostki rozumie się przez to, w razie jego nieobecności, osobę pełniącą jego obowiązki.

§ 4

1. Kontrolującym nie może być małżonek, krewny i powinowaty kierownika kontrolowanej jednostki.

2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

3. O wyłączeniu pracownika z przyczyn wymienionych w ust. 2 decyduje dyrektor komórki kontrolnej Ministerstwa.

§ 5

1. Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie kontrolowanej jednostki w czasie wykonywania jej zadań, a jeżeli tego wymaga dobro kontroli, również poza godzinami pracy i w dniach wolnych od pracy.

2. Kontrola może być, w miarę potrzeby i możliwości, przeprowadzana również w siedzibie komórki kontrolnej Ministerstwa.

§ 6

1. Kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych powiadamia kierownika kontrolowanej jednostki o przedmiocie i zakresie kontroli.

2. Kontrolujący ma prawo do:

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej jednostki, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

2) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością kontrolowanej jednostki i innych materiałów dowodowych, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

3) uzyskiwania informacji związanych z tematyką prowadzonej kontroli od komórek organizacyjnych i jednostek wyodrębnionych Ministerstwa oraz jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra nieobjętych kontrolą;

4) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych kontrolowanej jednostki;

5) żądania od pracowników kontrolowanej jednostki ustnych i pisemnych wyjaśnień;

6) korzystania z pomocy biegłych i specjalistów;

7) zabezpieczania materiałów dowodowych.

§ 7

Kierownik kontrolowanej jednostki zapewnia kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania kontroli. Dotyczy to w szczególności niezwłocznego przedstawienia kontrolującemu dokumentów i materiałów, terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników kontrolowanej jednostki, udostępnienia urządzeń technicznych, umożliwienia swobodnego poruszania po terenie kontrolowanej jednostki.

§ 8

1. Kontrolujący dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, zabezpieczone rzeczy, opinie biegłych, wyniki oględzin, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Zebrane w toku kontroli materiały dowodowe kontrolujący odpowiednio zabezpiecza, w miarę potrzeby przez oddanie na przechowanie kierownikowi kontrolowanej jednostki za pokwitowaniem lub przechowuje w kontrolowanej jednostce w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu. Zabranie z kontrolowanej jednostki materiałów dowodowych następuje za pokwitowaniem. O zwolnieniu materiałów dowodowych spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący.

4. Kontrolujący może żądać od kierownika kontrolowanej jednostki sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

5. Zgodność odpisów i wyciągów z oryginałami oraz prawidłowość zestawień i obliczeń potwierdza kierownik komórki organizacyjnej, której one dotyczą.

§ 9

1. Kontrolujący może w razie potrzeby przeprowadzić oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej tej jednostki, odpowiedzialnego za przedmiot oględzin, a w razie jego nieobecności - pracownika pisemnie upoważnionego przez kierownika kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej tej jednostki.

3. Z przebiegu i wyniku oględzin kontrolujący sporządza protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba, o której mowa w ust. 2.

§ 10

1. Pracownicy kontrolowanej jednostki są zobowiązani udzielać, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujących sporządza, w razie potrzeby, notatkę.

2. Odmowa udzielenia wyjaśnień przez pracowników kontrolowanej jednostki może nastąpić jedynie w przypadkach, gdy wyjaśnienia mogą dotyczyć faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień, a także jego małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia bądź osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Kontrolujący przed przyjęciem wyjaśnień zobowiązany jest poinformować składającego wyjaśnienia o prawie do odmowy ich udzielania.

3. Każdy może złożyć kontrolującemu ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli.

4. Kontrolujący nie może odmówić przyjęcia oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

§ 11

Kontrolujący, w toku kontroli, w miarę potrzeby, informuje kierownika kontrolowanej jednostki o ustaleniach wskazujących na ujawnione nieprawidłowości i uchybienia w jej działalności.

§ 12

W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia kierownika komórki kontrolnej Ministerstwa, który zawiadamia Ministra, Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz organ powołany do ścigania przestępstw.

§ 13

Dostęp do dokumentów zaklasyfikowanych jako informacje niejawne oraz wstęp i przebywanie kontrolującego na terenie obiektów lub w pomieszczeniach, w których znajdują się takie dokumenty, wymaga posiadania przez kontrolującego odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.).

§ 14

1. Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawia w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli działalności kontrolowanej jednostki, w tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych.

3. Ponadto protokół kontroli powinien zawierać:

1) nazwę kontrolowanej jednostki w pełnym brzmieniu, jej adres, imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki, a w miarę potrzeby, także imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych tej jednostki oraz dzień objęcia przez nich stanowisk;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem przerw w kontroli;

3) imiona i nazwiska kontrolujących;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) opis załączników stanowiących część składową protokołu;

6) wzmiankę o poinformowaniu kierownika kontrolowanej jednostki o prawie zgłoszenia zastrzeżeń i składania wyjaśnień do protokołu, o którym mowa w § 15.

§ 15

1. Protokół kontroli podpisują kontrolujący i kierownik kontrolowanej jednostki.

2. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole.

3. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

4. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, kontrolujący jest zobowiązany dokonać ich analizy i w miarę potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń - zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu kontroli.

5. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, kontrolujący przekazuje na piśmie stanowisko zgłaszającemu zastrzeżenia.

6. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo złożenia wyjaśnień co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu.

§ 16

1. Kierownik kontrolowanej jednostki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania wyjaśnienie przyczyn tej odmowy.

2. O odmowie podpisania protokołu kontroli i złożenia wyjaśnienia kontrolujący czyni wzmiankę w protokole.

3. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej jednostki, nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli.

§ 17

1. W uzasadnionych okolicznościach kontrolujący może wnioskować o zwołanie narady pokontrolnej z pracownikami kontrolowanej jednostki dla omówienia kwestii związanych z przeprowadzoną kontrolą.

2. Naradę zarządza kierownik kontrolowanej jednostki.

§ 18

1. Komórka kontrolna Ministerstwa sporządza wystąpienie pokontrolne, które przekazuje kierownikowi kontrolowanej jednostki. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Minister lub osoba przez niego upoważniona.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w protokole kontroli, a także uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

3. Kierownik kontrolowanej jednostki zobowiązany jest w terminie wyznaczonym w wystąpieniu pokontrolnym do złożenia informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

§ 19

1. Kierownik kontrolowanej jednostki, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego może złożyć zastrzeżenia do Ministra do zawartych w wystąpieniu pokontrolnym ocen, uwag i wniosków.

2. Minister rozpatrzy zastrzeżenia w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania.

3. Stanowisko Ministra wraz z uzasadnieniem jest doręczane kierownikowi kontrolowanej jednostki.

§ 20

1. Kontrolę jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra, można przeprowadzić przy zastosowaniu trybu uproszczonego.

2. Do kontroli takiej stosuje się przepisy niniejszych szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli, z wyjątkiem § 14-16.

3. Tryb uproszczony może być stosowany w szczególności w razie potrzeby:

1) przeprowadzenia postępowań wyjaśniających;

2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg, wniosków i listów obywateli;

3) przeprowadzenia badań metodą analizy dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli.

4. Decyzję o zastosowaniu trybu uproszczonego podejmuje dyrektor komórki kontrolnej Ministerstwa.

5. Z kontroli przeprowadzonej przy zastosowaniu trybu uproszczonego, sporządza się sprawozdanie, które podpisuje kontrolujący. Do sprawozdania załącza się dowody związane z jego treścią.

6. Komórka kontrolna Ministerstwa informuje kierownika kontrolowanej jednostki o wynikach przeprowadzonej w tym trybie kontroli.