§ 1

Wprowadza się do użytku w Ministerstwie Skarbu Państwa:

1) instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 2

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Skarbu Państwa są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

§ 3

Wdrażając system elektronicznego zarządzania dokumentacją pracownik prowadzący sprawę z dokumentacją spraw niezakończonych prowadzonych zgodnie z dotychczasowymi zasadami postępuje następująco:

1) zakłada nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw, albo

2) prowadzi akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jako dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

§ 4

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie Skarbu Państwa przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 5

Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w Ministerstwie Skarbu Państwa kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem.

§ 6

Traci moc zarządzenie Nr 43 Ministra Skarbu Państwa z dnia 29 grudnia 2008 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Ministerstwie Skarbu Państwa.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.