§ 1

1. Zarządzenie określa sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart kredytowych, debetowych, obciążeniowych lub innych kart płatniczych., zwanych dalej „służbowymi kartami płatniczymi”, w Ministerstwie Środowiska oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Środowiska, a w szczególności:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej;

2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

§ 2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Środowiska;

2) kierownictwie Ministerstwa Środowiska - rozumie się przez to Ministra Środowiska, sekretarza stanu w Ministerstwie Środowiska, podsekretarza stanu w Ministerstwie Środowiska;

3) jednostkach organizacyjnych podległych - rozumie się przez to państwowe jednostki budżetowe podległe Ministrowi Środowiska jako dysponentowi części budżetowej, ustanowione przez Ministra Środowiska dysponentami środków budżetu państwa drugiego lub trzeciego stopnia;

4) kierowniku jednostki organizacyjnej - rozumie się przez to kierownika jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi Środowiska;

5) dyrektorze generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska;

6) upoważnionym pracowniku - rozumie się przez to pracownika, który na podstawie umowy upoważniony jest do korzystania ze służbowej karty płatniczej.

§ 3

1. Do korzystania ze służbowej karty płatniczej upoważnieni są:

1) członkowie kierownictwa Ministerstwa Środowiska;

2) Szef Gabinetu Politycznego Ministra Środowiska;

3) kierownicy jednostek organizacyjnych;

4) dyrektor generalny Ministerstwa;

5) pracownicy Ministerstwa oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Środowiska, którzy w ramach powierzonych obowiązków służbowych:

a) dokonują zaopatrzenia jednostki organizacyjnej w materiały biurowe, spożywcze i przemysłowe;

b) dokonują zakupu paliwa do służbowego sprzętu specjalistycznego;

c) posiadają upoważnienie dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej do kierowania służbowymi środkami transportu;

d) na polecenie dyrektora generalnego lub kierownika jednostki uczestniczą w delegacjach krajowych i zagranicznych;

e) zostali wyznaczeni do obsługi delegacji krajowych i zagranicznych;

f) realizują samodzielnie zadania związane z realizacją projektu poza siedzibą jednostki

- zwani dalej „Użytkownikami”.

2. Za pomocą służbowej karty płatniczej mogą być dokonywane wyłącznie operacje finansowe związane z wykonywaniem obowiązków służbowych.

3. Przyznanie służbowej karty płatniczej osobom, o których mowa w ust. 1, powinno zostać uzasadnione charakterem obowiązków służbowych, wynikającym z regulaminu organizacyjnego jednostki organizacyjnej lub określonym w imiennym zakresie obowiązków służbowych lub opisie stanowiska pracy.

4. Służbowa karta płatnicza może być przyznana wyłącznie osobie będącej pracownikiem Ministerstwa lub jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi, która nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

5. Do korzystania ze służbowej karty płatniczej uprawniony jest wyłącznie Użytkownik, którego imię i nazwisko znajduje się na karcie.

§ 4

1. Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej:

1) podlega akceptacji przez kierownika komórki organizacyjnej zatrudniającej Użytkownika;

2) składany jest przez Użytkownika do dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) funkcję lub stanowisko;

2) zakres obowiązków służbowych Użytkownika;

3) limit i rodzaj wydatków;

4) okres, na jaki ma zostać przyznana służbowa karta płatnicza.

3. Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na podstawie umowy zawartej między dyrektorem generalnym lub kierownikiem jednostki organizacyjnej lub upoważnionym przez niego kierownikiem komórki właściwej w sprawach finansowych jednostki a Użytkownikiem.

4. Umowę z członkami kierownictwa Ministerstwa oraz Szefem Gabinetu Politycznego Ministra Środowiska zawiera dyrektor generalny lub upoważniony przez niego kierownik komórki właściwej w sprawach finansowych jednostki.

5. Umowę z kierownikiem jednostki organizacyjnej zawiera, kierownik komórki właściwej w sprawach finansowych jednostki.

6. Umowa określa prawa i obowiązki Użytkownika.

7. Wzór urnowy jest określony w załączniku do Zarządzenia.

8. Przed zawarciem umowy Użytkownik wypełnia formularz wymagany przez bank do wydania służbowej karty płatniczej, podając niezbędne dane osobowe.

9. Za ochronę danych osobowych niezbędnych do wydania oraz korzystania ze służbowych kart płatniczych odpowiada kierownik komórki właściwej w sprawach finansowych jednostki.

10. Umowa, o której mowa w ust. 6, określa w szczególności:

1) okres, na jaki jest przyznawana służbowa karta płatnicza;

2) miesięczny limit wydatków dla służbowej karty płatniczej;

3) określenie rodzajów towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata z użyciem służbowej karty płatniczej;

4) tryb postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie służbowej karty płatniczej, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu;

6) zobowiązanie Użytkownika do przestrzegania zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej, określonych niniejszym Zarządzeniem oraz do przestrzegania bankowego regulaminu korzystania z kart płatniczych.

11. Ustala się następujące miesięczne limity transakcji bezgotówkowych z użyciem służbowych kart płatniczych:

1) dla członków kierownictwa Ministerstwa - do 20 000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych);

2) dla Szefa Gabinetu Politycznego Ministra Środowiska, dyrektora generalnego, kierowników jednostek organizacyjnych - do 15 000,00 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych);

3) dla pracowników odpowiednio Ministerstwa - do 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych);

4) dla pracowników jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi - do 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych).

12. Na umotywowany wniosek Użytkownika, Minister Środowiska może ustalić inny niż określony w ust. 11 miesięczny limit transakcji bezgotówkowych.

13. Przy ustalaniu indywidualnego miesięcznego limitu transakcji bezgotówkowych dla Użytkownika należy kierować się w szczególności charakterem obowiązków służbowych, w tym częstotliwością wyjazdów służbowych, świadczeniem pracy poza miejscowością w której znajduje się jednostka, częstotliwością zakupów i rodzajem towarów i usług, które należy nabywać w celu prawidłowego funkcjonowania jednostki lub prowadzonego projektu.

14. Użytkownik ponosi odpowiedzialność materialną za:

1) transakcje dokonane przez osoby, którym udostępnił służbową kartę płatniczą lub ujawnił numer PIN;

2) zgubienie lub zniszczenie służbowej karty płatniczej;

3) transakcje realizowane przy użyciu służbowej karty płatniczej.

15. Użytkownikowi służbowej karty płatniczej zabrania się:

1) udostępniania karty i numeru PIN innym osobom;

2) przechowywania karty razem z numerem PIN.

16. W razie utraty lub zniszczenia służbowej karty płatniczej Użytkownik jest obowiązany do niezwłocznego zgłoszenia tej okoliczności do banku, a także powiadomienia kierownika komórki właściwej w sprawach finansowych jednostki organizacyjnej o zaistniałym fakcie,

17. Służbową kartę płatniczą przyznaje się na czas określony.

18. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko nie uprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek natychmiastowego zwrotu karty.

19. Wraz z zawarciem umowy Użytkownik składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej, a także o zapoznaniu się z niniejszym Zarządzeniem oraz z ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych.

§ 5

1. Określa się następujące rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata z użyciem służbowej karty płatniczej:

1) zakup usług transportowych podczas wyjazdu w delegacje krajowe i zagraniczne;

2) zakup usług hotelowych podczas wyjazdu w delegacje krajowe i zagraniczne;

3) zakup usług gastronomicznych związanych z odbywaniem lub przyjmowaniem delegacji krajowych i zagranicznych;

4) zakup paliwa do służbowego sprzętu specjalistycznego i środków transportu;

5) opłaty za autostrady dla służbowych środków transportu;

6) opłaty parkingowe dla służbowych środków transportu;

7) opłaty za korzystanie z myjni dla służbowych środków transportu;

8) opłaty za naprawę służbowego środka transportu;

9) zakup materiałów biurowych;

10) zakup artykułów spożywczych i przemysłowych na potrzeby jednostki;

11) zakup publikacji i czasopism specjalistycznych.

2. Dopuszcza się możliwość dokonywania innych wydatków służbowych z użyciem służbowej karty płatniczej pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej.

3. W sytuacji gdy przy dokonywaniu opłaty za nocleg w hotelu, pozostają do uregulowania inne należności, stanowiące prywatne wydatki Użytkownika służbowej karty płatniczej, w szczególności opłaty za prywatne rozmowy telefoniczne, płatną telewizję, czyszczenie lub pranie odzieży, powinny być one uregulowane przez Użytkownika z jego własnych środków. W tym celu należy zwrócić się o wystawienie oddzielnych faktur, a jeżeli nie jest to możliwe, o opłacenie faktury w dwóch częściach: wydatki służbowe - służbową kartą płatniczą, wydatki prywatne - prywatną kartą płatniczą lub gotówką.

§ 6

1. Wypłata gotówki przy użyciu służbowej karty płatniczej jest niedopuszczalna, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Możliwość wypłaty gotówki z użyciem służbowej karty płatniczej dopuszczalna jest:

1) w krajach lub miejscowościach, w których nie ma polskich placówek zagranicznych;

2) na skutek niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych, takich jak odwołanie wylotu w przewidzianym terminie, zmiana trasy lub przebiegu podróży przez przewoźnika.

3. Ciężar dowodu zaistnienia zdarzenia losowego i konieczność wypłaty gotówki z użyciem służbowej karty płatniczej spoczywa na Użytkowniku.

4. Jeżeli konieczność wypłaty gotówki nie zostanie potwierdzona przez dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej, Użytkownik jest obowiązany do zwrotu wypłaconej kwoty wraz z kosztami i prowizjami bankowymi w terminie 7 dni od dnia otrzymania odmowy uznania konieczności wypłaty gotówki.

5. Jeżeli konieczność wypłaty gotówki zostanie potwierdzona przez dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej, Użytkownik jest obowiązany do zwrotu niewykorzystanej kwoty w terminie 7 dni od dnia wypłaty lub zakończenia podróży służbowej.

§ 7

1. Służbowe karty płatnicze przekazuje Użytkownikom, prowadzi ich ewidencję i zwraca do banku komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych.

2. Ewidencja służbowych kart płatniczych, o której mowa w ust. 1, prowadzona jest w formie elektronicznej i obejmuje w szczególności:

1) numer karty;

2) termin ważności karty;

3) dane Użytkownika;

4) funkcję lub stanowisko Użytkownika;

5) zakres upoważnienia do dokonywania wydatków;

6) przyznany miesięczny limit wydatków;

7) wysokość wydatków dokonanych w danym miesiącu wraz z adnotacją czy zostały one poniesione prawidłowo.

§ 8

1. Każdą operację finansową dokonaną z użyciem służbowej karty płatniczej Użytkownik dokumentuje rachunkiem, fakturą, fakturą VAT lub fakturą VAT korygującą bądź innym równoważnym dowodem księgowym stwierdzającym dokonanie lub powstanie operacji gospodarczej, zawierającym co najmniej cechy, o których mowa w ust. 2.

2. Dowody księgowe powinny zawierać w szczególności:

1) określenie rodzaju dowodu;

2) numer identyfikacyjny;

3) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

4) opis operacji gospodarczej;

5) cenę jednostkową bez podatku, stawkę i kwotę podatku, kwotę ogółem wraz z należnym podatkiem;

6) datę dokonania operacji;

7) datę sporządzenia dowodu, gdy dowód został sporządzony w innej dacie niż data dokonania operacji;

8) w przypadku faktur w walutach obcych - kurs wymiany.

3. Wydatki dokonywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej Użytkownik dokumentuje wydrukiem potwierdzającym dokonanie wydatku, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu dostarczenia właściwego dokumentu księgowego.

4. Użytkownik jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną z użyciem służbowej karty płatniczej w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

5. Dowód księgowy wskazujący na dokonanie wydatku z użyciem służbowej karty płatniczej wraz z dołączonym potwierdzeniem dokonania transakcji powinien na odwrocie zawierać wyraźne wskazanie imienia i nazwiska posiadacza karty, a w przypadku wyjazdów służbowych ponadto opis wyjazdu, którego dotyczą wraz z poleceniem wyjazdu.

6. Dowody księgowe, o których mowa w ust. 1-3, opisane w sposób określony w ust. 4 i 5, z adnotacją „Opłacono kartą płatniczą nr...” Użytkownik jest obowiązany przedłożyć w komórce organizacyjnej właściwej do merytorycznego zatwierdzenia wydatków, niezwłocznie po dokonaniu wydatku, nie później jednak niż w terminie 7 dni od jego dokonania. Jeśli wydatku dokonano w czasie podróży służbowej, rozliczenie następuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

7. Dowody księgowe po zatwierdzeniu przez komórkę merytoryczną przekazywane są do komórki finansowej celem rozliczenia.

8. Komórka finansowa rozlicza wydatki dokonywane z użyciem służbowych kart płatniczych na podstawie wyciągów bankowych lub miesięcznych, bankowych zestawień transakcji, zgodnie z procedurą kontroli finansowej.

9. Niezwłocznie po otrzymaniu przez jednostkę organizacyjną miesięcznego wyciągu bankowego lub zestawienia z wykazem operacji dokonanych z użyciem służbowych kart płatniczych. Użytkownika obciąża się równowartością wydatków wyrażoną w złotych przeliczoną według kursu zastosowanego przez bank oraz kosztami i operacji bankowych i odsetkami ustawowymi, w stosunku do których nie złożył dowodów księgowych, o których mowa w ust. 6.

10. Obciążeń, o których mowa w ust. 9, dokonuje komórka właściwa w sprawach finansowych jednostki organizacyjnej, przez wystawienie odpowiedniego dokumentu księgowego.

11. W razie braku merytorycznego uzasadnienia dokonania operacji finansowej z użyciem służbowej karty płatniczej, kierownik komórki organizacyjnej właściwej do zatwierdzenia wydatków lub kierownik komórki właściwej w sprawach finansowych jednostki organizacyjnej, niezwłocznie informuje o tym na piśmie dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej.

12. Powiadomienie, dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej odbywa się za pośrednictwem kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych jednostki.

13. Dyrektor generalny lub kierownik jednostki organizacyjnej podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od Użytkownika zwrotu równoważności kwoty wydatku wraz z kosztami i prowizjami bankowymi.

14. W razie wydania przez dyrektora generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej pisemnego polecenia uznania wydatku za związany z wykonywaniem obowiązków służbowych, dowód dokonania wydatku przekazuje się do komórki właściwej w sprawach finansowych jednostki. Operacja finansowa zostaje rozliczona na podstawie dokumentu własnego.

15. Przepisy ust. 11-14 stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy dokonanie wydatku nie zostało potwierdzone za pomocą dowodów księgowych określonych w ust. 6.

§ 9

Dyrektor generalny oraz kierownicy jednostek organizacyjnych dostosują regulaminy i procedury wewnętrzne w zakresie sposobu dokonywania wydatków z użyciem służbowych kart płatniczych do postanowień niniejszego zarządzenia w terminie 3 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.