Na podstawie art. 19 ust. 1 oraz art. 21 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 70 Ministra Środowiska
z dnia 23 lipca 2008 r. (poz. 94)

REGULAMIN KOMISJI PRZETARGOWEJ

§ 1

Niniejszy regulamin określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, zwanej dalej „Komisją”, powołanej zarządzeniem Nr 70 Ministra Środowiska z dnia 23 lipca 2008 r. zwanego dalej „kierownikiem zamawiającego”, zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655), zwanej dalej „Ustawą”.

§ 2

(obowiązki członków Komisji)

1. Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach Komisji;

2) wykonywanie poleceń przewodniczącego Komisji dotyczących prac Komisji;

3) niezwłoczne informowanie przewodniczącego Komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji.

3. Członkowie Komisji nie mogą, bez zgody przewodniczącego Komisji, ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z pracami Komisji.

§ 3

(prawa i obowiązki członków Komisji)

1. Członkowie Komisji mają obowiązek uczestniczenia we wszystkich pracach Komisji.

2. Członkowie Komisji mają prawo do wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców i opinii biegłych.

3. Członkowie Komisji mają prawo do zgłoszenia przewodniczącemu Komisji pisemnych zastrzeżeń do pracy Komisji.

§ 4

(oświadczenia o bezstronności)

Członkowie Komisji składają pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 Ustawy, niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

§ 5

(odwołanie członka Komisji)

1. Odwołanie członka Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie z przyczyn określonych w ust. 2 i 3.

2. W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 Ustawy, niezłożenia takiego oświadczenia w terminie lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza członka Komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Przewodniczący Komisji wnioskuje do kierownika zamawiającego o odwołanie członka Komisji w przypadku:

1) wyłączenia członka Komisji z jej prac;

2) nieusprawiedliwionej nieobecności na dwóch kolejnych posiedzeniach Komisji;

3) naruszenia przez członka Komisji obowiązków, o których mowa w § 2 ust. 1 niniejszego regulaminu;

4) zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej udział członka Komisji w pracach Komisji;

5) gdy członek Komisji przestał być pracownikiem jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych lub Ministerstwa Środowiska.

§ 6

(przewodniczący Komisji)

1. Pracami Komisji kieruje przewodniczący Komisji.

2. Do zadań przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

1) wyznaczenie miejsc i terminów posiedzeń Komisji;

2) prowadzenie posiedzeń Komisji;

3) informowanie członków Komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów Ustawy lub niniejszego regulaminu;

4) odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w § 4;

5) podział prac pomiędzy członkami Komisji;

6) przedkładanie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia dokumentów przygotowanych przez Komisję;

7) nadzorowanie prawidłowego opracowania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

8) informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

9) nadzór nad przechowywaniem protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 7

(sekretarz Komisji)

Do obowiązków sekretarza Komisji należy:

1) prowadzenie protokołu postępowania;

2) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym Komisji, posiedzeń Komisji;

3) opracowanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję, w zakresie zleconym przez przewodniczącego Komisji;

4) obsługa techniczno-organizacyjna Komisji;

5) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego Komisji;

6) przesyłanie wniosków, ogłoszeń i innych dokumentów przygotowanych przez Komisję;

7) przyjmowanie i rejestracja ofert;

8) wydawanie zainteresowanym Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej „SIWZ”;

9) przyjmowanie i rejestracja zapytań dotyczących SIWZ;

10) w razie zwołania zebrania wykonawców - prowadzenie protokołu zebrania;

11) przechowywanie protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, w trakcie jego trwania;

12) po zakończeniu postępowania zarchiwizowanie całości dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

§ 8

(tryb pracy Komisji)

1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.

2. Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania.

3. Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy jej członków.

4. Komisja podejmuje decyzje w drodze uzgodnienia, głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków Komisji.

5. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego Komisji.

6. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, przewodniczący Komisji zwraca się do kierownika zamawiającego z pisemnym wnioskiem o zasięgnięcie opinii biegłego (rzeczoznawcy).

7. Przepisy dotyczące praw i obowiązków członków Komisji stosuje się odpowiednio do biegłych (rzeczoznawców).

§ 9

(protokół postępowania o udzielenie zamówienia)

1. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 96 ust. 1 Ustawy, sporządza na bieżąco sekretarz Komisji, a po jego zakończeniu - podpisują wszyscy członkowie Komisji.

2. Przewodniczący Komisji przedkłada protokół postępowania kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia.

§ 10

(informowanie o pracach Komisji)

Do udzielania wyjaśnień i informowania o pracach Komisji uprawnieni są przewodniczący Komisji lub osoba przez niego upoważniona.

§ 11

(czynności wstępne)

Komisja:

1) ustala szacunkową wartość zamówienia;

2) sporządza ogłoszenie o zamówieniu;

3) sporządza SIWZ.

§ 12

(otwarcie ofert)

Przewodniczący Komisji zobowiązany jest:

1) zapewnić, aby otwarcie ofert nastąpiło w miejscu i terminie, o którym poinformowano wykonawców;

2) bezpośrednio przed otwarciem ofert podać kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3) przed otwarciem każdej z ofert, sprawdzić i okazać obecnym na posiedzeniu stan zabezpieczenia ofert;

4) po otwarciu każdej z ofert ogłosić: nazwę (firmę) i adres (siedzibę) wykonawcy, a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji, warunków płatności;

5) zapewnić, aby oferty, które zostały złożone po wyznaczonym terminie ich składania nie były otwierane, a po upływie terminu na wniesienie protestu zostały zwrócone.

§ 13

(badanie i ocena ofert)

Po otwarciu ofert Komisja:

1) ocenia wykonawców pod kątem spełniania warunków udziału w postępowaniu i - w razie potrzeby - wzywa ich do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów;

2) bada oferty złożone przez wykonawców niewykluczonych z postępowania i - w razie potrzeby - przygotowuje pisma o odrzuceniu oferty;

3) żąda, jeżeli to niezbędne, udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

4) poprawia oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w tekście ofert oraz przygotowuje projekt zawiadomienia o poprawieniu omyłek;

5) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu;

6) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania.

§ 14

(wybór oferty najkorzystniejszej)

1. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie oceny ofert dokonanej przez członków Komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych (jeżeli byli powołani).

2. Ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w SIWZ.

§ 15

(zawiadomienie o wyniku postępowania)

1. Jeżeli kierownik zamawiającego zatwierdzi propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, sekretarz Komisji niezwłocznie przesyła informację o dokonanym wyborze wykonawców, którzy złożyli oferty.

2. Jeżeli kierownik zamawiającego podejmie decyzję o unieważnieniu postępowania, sekretarz Komisji niezwłocznie przesyła informację równocześnie do wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, w przypadku unieważnienie postępowania przed terminem składania ofert, lub do wykonawców, którzy złożyli oferty, w przypadku gdy unieważnienie nastąpi po upływie terminu składania ofert.

§ 16

(czynności końcowe)

Jeżeli nie wniesiono protestu na wybór oferty, przewodniczący Komisji przedkłada do podpisu kierownikowi zamawiającego umowę, zakończony protokół postępowania, oraz ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.

§ 17

(postępowanie w przypadku wniesienia protestu)

1. W przypadku wniesienia protestu przewodniczący Komisji niezwłocznie zwołuje posiedzenie Komisji.

2. Sekretarz Komisji wysyła kopię protestu wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu.

3. Wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu zobowiązane są, na wezwanie Komisji, udzielić pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska Komisji w sprawie rozstrzygnięcia protestu.

4. Protest, wraz ze stanowiskiem Komisji, przewodniczący Komisji przekazuje do rozpatrzenia kierownikowi zamawiającego.

§ 18

(rozstrzygnięcie protestu)

1. Kierownik zamawiającego rozstrzyga protest w terminie 10 dni od dnia jego wniesienia lub upływu ostatniego z terminów na wniesienie protestu. Protesty, o których mowa w art. 183 ust. 1 Ustawy, rozstrzyga się jednocześnie.

2. Sekretarz Komisji przekazuje rozstrzygnięcie protestu podmiotowi, który wniósł protest oraz wykonawcom, którzy przystąpili do postępowania protestacyjnego.

3. W przypadku uwzględnienia protestu Komisja powtarza oprotestowaną czynność lub dokonuje czynności bezprawnie zaniechanej, informując o tym niezwłocznie wszystkich wykonawców.

§ 19

(postępowanie w przypadku wniesienia odwołania)

1. W przypadku wniesienia odwołania przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje o tym kierownika zamawiającego, wskazując jednocześnie nazwiska proponowanych pełnomocników do występowania przed Krajową Izbą Odwoławczą.

2. W terminie 2 dni od otrzymania kopii odwołania, sekretarz Komisji przekazuje ją jednocześnie wszystkim uczestnikom postępowania protestacyjnego.

3. Niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia od Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, sekretarz Komisji przesyła do Urzędu Zamówień Publicznych kopię dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia.

4. W dniu wyznaczonym na rozpoznanie odwołania sekretarz Komisji dostarcza do siedziby Urzędu Zamówień Publicznych oryginał dokumentacji postępowania wraz z ofertami.