§ 1. 1. Zarządzenie wskazuje:

1) [1] centralnego zamawiającego prowadzącego działalność w zakresie wybranych zamówień publicznych na potrzeby sądów powszechnych oraz okręgowych ośrodków wychowawczych, zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich;

2) wyznaczonych zamawiających właściwych do przeprowadzenia wybranych postępowań o udzielenie zamówień publicznych lub udzielenia zamówień;

3) jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Sprawiedliwości zobowiązane do nabywania dostaw lub usług od centralnego zamawiającego lub od wykonawców przez niego wybranych oraz do udzielania zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego;

4) jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Sprawiedliwości, na rzecz których prowadzone są postępowania o udzielnie zamówienia publicznego lub udzielane zamówienia.

2. [2] Zarządzenie określa sposób współdziałania jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1 pkt 4, z centralnym zamawiającym lub wyznaczonym zamawiającym.

3. Zarządzenie określa zasady organizacji przez sądy powszechne realizacji dostaw i usług niezbędnych do ich funkcjonowania.

4. Zamówienia na dostawy i usługi określone w § 2, § 3 i § 9 ust. 1 na rzecz sądów oraz dostawy i usługi określone w § 8 i § 9 ust. 2 na rzecz innych jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Sprawiedliwości dokonywane są, niezależnie od ich wartości, zgodnie z przepisami zarządzenia, z zastrzeżeniem, iż zarządzenie nie dotyczy zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa oraz z zastrzeżeniem § 13 dotyczącego wszystkich rodzajów zamówień udzielanych przez sądy.

5. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) sądach - należy przez to rozumieć sądy powszechne;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Sprawiedliwości;

3) centralnym zamawiającym - należy przez to rozumieć centralnego zamawiającego w rozumieniu art. 44-46 i 48 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;

4) jednostce zamawiającej - należy przez to rozumieć odpowiednio Sąd Apelacyjny w Krakowie, sądy apelacyjne lub Ministerstwo;

5) jednostkach - należy przez to rozumieć odpowiednio sądy powszechne oraz pozostałe jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Sprawiedliwości;

6) CSZ - należy przez to rozumieć Centralny System Zakupów jako centralny system informatyczny wspierający procesy zakupowe;

7) ustawie PZP - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.

§ 2. 1. Wyznacza się Sąd Apelacyjny w Krakowie jako centralnego zamawiającego oraz poleca się sądom, a w przypadkach, o których mowa w pkt 1 lit. g oraz pkt 2 lit. k, l oraz m również Ministerstwu, nabywanie zamówień od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego oraz udzielanie zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego, w zakresie następujących rodzajów zamówień: [3]

1) dostaw:

a) energii elektrycznej,

b) paliw napędowych do samochodów z wykorzystaniem kart flotowych,

c) białego papieru A4 do wydruków i kopiowania,

d) prasy,

e) samochodów osobowych i ciężarowych,

f) [4] kopert przeznaczonych do kopertowania maszynowego wykorzystywanych w Centrum Cyfryzacji Obsługi Druku,

g) centralnego oprogramowania gotowego o ustalonych standardach oraz infrastruktury techniczno-informatycznej o ustalonych standardach;

2) usług:

a) telefonii stacjonarnej,

b) telefonii komórkowej,

c) ubezpieczeń majątkowych,

d) ubezpieczeń komunikacyjnych,

e) ubezpieczeń następstw nieszczęśliwych wypadków,

f) ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej,

g) pocztowych,

h) kurierskich,

i) prasy elektronicznej,

j) [5] (uchylona)

k) [6] towarzyszących związanych z centralnym oprogramowaniem gotowym, o którym mowa w pkt 1 lit. g, w tym usług szkoleniowych,

l) [7] operatora płatności elektronicznych związanych z centralnymi systemami informatycznymi,

m) [8] utrzymaniowych lub wsparcia związanych z centralnymi systemami informatycznymi.

2. Wyznacza się Sąd Apelacyjny w Krakowie jako centralnego zamawiającego oraz poleca się sądom udzielanie zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego, w zakresie dostaw:

1) aparatów do telefonii komórkowej, smartfonów i tabletów;

2) sprzętu komputerowego i biurowego:

a) komputerów stacjonarnych,

b) monitorów,

c) laptopów,

d) serwerów,

e) sprzętu sieciowego,

f) pamięci masowych,

g) systemów backupów danych,

h) drukarek,

i) urządzeń wielofunkcyjnych,

j) skanerów,

k) projektorów,

l) wokand,

m) terminali (typu zero client oraz thin client),

n) systemów wideokonferencyjnych.

§ 4. [9] W przypadku konieczności wykonywania przez sąd apelacyjny czynności powierzonych przez Ministra Sprawiedliwości związanych z projektowaniem, wdrażaniem i utrzymywaniem systemów informatycznych obsługujących sądy powszechne, na podstawie protokołów podpisywanych w imieniu Ministra Sprawiedliwości, w których wskazane są dostawy i usługi niezbędne dla wykonywania powierzonych czynności, sąd ten przeprowadza w powierzonym zakresie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz udziela zamówień na rzecz sądów.

§ 5. 1. Zakupów dostaw i usług określonych w § 2 oraz § 3 ust. 1 dokonuje się w oparciu o katalogi zawierające orientacyjne ceny dostaw i usług, ustalone w sposób umożliwiający dokonanie planowania rzeczowego i finansowego w zakresie zamówień o charakterze centralnym. Katalogi dostaw i usług są przygotowywane z uwzględnieniem parametrów, standaryzacji i zidentyfikowanych potrzeb sądów oraz stanowią element analizy potrzeb i wymagań dla postępowań o charakterze centralnym. Katalogi dostaw i usług stanowią podstawę do planowania dostaw i usług o charakterze centralnym objętych postępowaniami prowadzonymi w roku budżetowym, w którym katalogi są zatwierdzane, umożliwiającymi realizację dostaw i usług od momentu udzielenia zamówienia oraz w kolejnym roku budżetowym lub latach następnych.

2. W celu ustalenia parametrów, standaryzacji i zidentyfikowanych potrzeb sądy apelacyjne przekazują Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie zagregowane potrzeby sądów z obszaru danej apelacji w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a-f i pkt 2 lit. a-i oraz § 3 ust. 1 pkt 1, w terminie od dnia 1 października do dnia 30 listopada roku poprzedzającego przygotowanie katalogu, o którym mowa w ust. 1.

3. Katalogi, o których mowa w ust. 1, przygotowują i przekazują Ministrowi Sprawiedliwości do zatwierdzenia, za pośrednictwem komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne, do dnia 15 stycznia roku poprzedzającego rok budżetowy:

1) Sąd Apelacyjny w Krakowie - w zakresie określonym w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a-f i pkt 2 lit. a-i oraz § 3 ust. 1 pkt 1;

2) komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości - w zakresie określonym w § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1 pkt 2 i 3, z wyszczególnieniem asortymentu objętego postępowaniami prowadzonymi przez centralnego zamawiającego;

3) [10] komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości po uzgodnieniu treści katalogu z Sądem Apelacyjnym w Krakowie - w zakresie określonym w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. g oraz pkt 2 lit. k-m.

4. W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku budżetowego katalogi dostaw i usług są zatwierdzane przez Ministra Sprawiedliwości.

5. Zatwierdzone przez Ministra Sprawiedliwości katalogi, w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a-f, pkt 2 lit. a-b i lit. g-i, § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1, są wprowadzane do CSZ w terminie do dnia 5 lutego każdego roku budżetowego i stanowią podstawę do planowania dostaw i usług o charakterze centralnym.

6. [11] W celu sporządzania katalogów dostaw i usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. g i pkt 2 lit. k-m, § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1 pkt 2 i 3, dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości powołuje decyzją zespół złożony z kierowników oddziałów informatycznych sądów apelacyjnych lub wyznaczonych przez nich osób oraz ewentualnie innych osób. Zespołowi przewodniczy przedstawiciel komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości.

§ 8. Wyznacza się Sąd Apelacyjny w Krakowie jako centralnego zamawiającego oraz poleca się okręgowym ośrodkom wychowawczym, zakładom poprawczym i schroniskom dla nieletnich nabywanie zamówień od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego oraz udzielanie zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego, w zakresie następujących rodzajów zamówień: [12]

1) dostaw:

a) energii elektrycznej,

b) samochodów osobowych i ciężarowych;

2) usług:

a) ubezpieczeń majątkowych,

b) ubezpieczeń komunikacyjnych,

c) ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej,

d) ubezpieczeń następstw nieszczęśliwych wypadków.

§ 9. 1. Sąd Apelacyjny w Krakowie może przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, pod warunkiem złożenia wniosku w zakresie i terminie wyznaczonym przez Sąd Apelacyjny w Krakowie oraz akceptacji wniosku przez Sąd Apelacyjny w Krakowie, na rzecz sądów obszaru danej apelacji - na podstawie wniosku właściwego sądu apelacyjnego w zakresie zamówień, o których mowa w § 3 ust. 1.

2. [13] Sąd Apelacyjny w Krakowie może przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego lub w celu zawarcia umowy ramowej lub w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, pod warunkiem złożenia wniosku w zakresie i terminie wyznaczonym przez Sąd Apelacyjny w Krakowie i po akceptacji wniosku przez Sąd Apelacyjny w Krakowie, na rzecz:

1) Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury - na podstawie wniosku Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, w zakresie zamówień, o których mowa w § 2 oraz § 3 ust. 1,

2) państwowych jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości, prowadzących działalność naukową i badawczo-rozwojową, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 498) - na podstawie wniosku jednostki, w zakresie zamówień, o których mowa w § 2 oraz § 3 ust. 1,

3) okręgowych ośrodków wychowawczych, zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich - na podstawie wniosków tych jednostek w zakresie zamówień, o których mowa w § 2 ust. 1 oraz § 3 ust. 1

- z zastrzeżeniem § 8 oraz po zawarciu stosownych porozumień na podstawie art. 38 ustawy PZP, z zastrzeżeniem § 12.

3. W szczególnych przypadkach zasady przeprowadzania przez Sąd Apelacyjny w Krakowie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub w celu zawarcia umowy ramowej lub w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, na rzecz innych podmiotów oraz w innym zakresie, niż wskazane w ust. 1 i 2, mogą regulować porozumienia i dokumenty odrębne.

§ 10. 1. W przypadku wystąpienia klęski żywiołowej lub innego nadzwyczajnego zdarzenia na obszarze działania danej jednostki, jednostka może udzielać zamówień publicznych z pominięciem jednostki zamawiającej, informując o tym niezwłocznie Ministra Sprawiedliwości oraz jednostkę zamawiającą.

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne może udzielić, w wyjątkowej sytuacji, zgody w formie pisemnej na samodzielną realizację zamówienia w zakresie dostaw i usług objętych tym zarządzeniem wszystkim lub wybranym sądom, z zastrzeżeniem ust. 3. Wniosek o samodzielną realizację zamówienia w formie pisemnej składany jest za pośrednictwem właściwego sądu apelacyjnego i musi zawierać uzasadnienie.

3. W przypadku dostaw wskazanych w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. g i pkt 2 lit. j-k, ust. 2 oraz § 3 ust. 1 pkt 2 i 3 zgodę, o której mowa w ust. 2, udziela komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości oraz przekazuje ją do wiadomości komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne.

4. [14] Komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za zwierzchni nadzór nad okręgowymi ośrodkami wychowawczymi, zakładami poprawczymi i schroniskami dla nieletnich może udzielić, w wyjątkowej sytuacji, zgody na samodzielną realizację zamówienia w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 8, wszystkim lub wybranym nadzorowanym jednostkom.

§ 11. 1. Jednostka zamawiająca współpracuje z jednostkami przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowań oraz realizacji zamówień dotyczących dostaw i usług, o których mowa w § 2, § 3, § 8 oraz § 9, w tym:

1) niezwłocznie udostępnia informacje o wszczęciu postępowania;

2) niezwłocznie udostępnia informacje o wyborze wykonawcy lub unieważnieniu postępowania;

3) udostępnia kopie umów nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich podpisania;

4) sprawuje nadzór formalny nad prawidłowym wykonywaniem umów zawartych w wykonaniu niniejszego zarządzenia;

5) udziela wyjaśnień i informacji;

6) sporządza raporty na potrzeby Ministerstwa.

2. Jednostki współpracują z jednostką zamawiającą, w tym:

1) udzielają wyjaśnień i informacji niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia postępowań oraz dotyczących realizacji i nadzoru zawartych umów oraz umów wykonawczych;

2) dokonują odbioru dostaw i usług oraz zapłaty za dostawy i usługi zgodnie ze złożonymi zapotrzebowaniami i w terminach określonych w umowach;

3) prowadzą ewidencję realizacji umów, w szczególności poprzez:

a) przekazywanie danych z faktur, a w przypadku sądów wprowadzanie tych danych do CSZ dla umów wprowadzonych do CSZ,

b) przekazywanie informacji o terminach dostaw, a w przypadku sądów wprowadzanie tych informacji do CSZ dla umów wprowadzonych do CSZ,

c) przekazywanie informacji o realizacji gwarancji, serwisu i napraw, a w przypadku sądów wprowadzanie tych informacji do CSZ dla umów wprowadzonych do CSZ,

d) przekazywanie informacji o dochodzonych karach umownych,

e) sporządzanie raportów na potrzeby jednostek zamawiających,

f) przekazywanie innych informacji niezbędnych do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa lub treści umów.

3. [15] W komunikacji oraz wykonywaniu zadań określonych w ust. 1 i 2, sąd apelacyjny pośredniczy między jednostką zamawiającą, a sądami z obszaru danej apelacji, natomiast komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za zwierzchni nadzór nad okręgowymi ośrodkami wychowawczymi, zakładami poprawczymi i schroniskami dla nieletnich pośredniczy między jednostką zamawiającą, a okręgowymi ośrodkami wychowawczymi, zakładami poprawczymi i schroniskami dla nieletnich.

4. Jednostki ponoszą odpowiedzialność z tytułu roszczeń wykonawców w przypadku niewykonania umowy zawartej w ich imieniu lub na ich rzecz, z przyczyn leżących po ich stronie.

5. Jednostki wykonują obowiązki i uprawnienia wynikające dla nich z umowy zawartej z wykonawcą, w tym również uprawnienia wynikające z gwarancji i rękojmi, z zastrzeżeniem zadań pozostających w kompetencji właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa.

6. Jednostki ponoszą odpowiedzialność za przeprowadzenie postępowania w celu zawarcia umowy wykonawczej na podstawie umowy ramowej lub objętej dynamicznym systemem zakupów.

7. Sąd Apelacyjny w Krakowie przygotowuje i przekazuje do Ministerstwa sprawozdanie efektywności ekonomicznej w zakresie przeprowadzonych zamówień centralnych za rok poprzedni w terminie do końca pierwszego kwartału danego roku.