TYTUŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

§ 1. 1. Zarządzenie określa organizację i zakres działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, zwanych dalej jednostkami.

2. Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają:

1) administracja prokuratora – czynności realizowane przez pracowników sekretariatu i innych działów administracji w zakresie spraw ewidencjonowanych w oparciu o instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt;

2) administrowanie prokuraturą – zarządzanie i inne czynności związane z zapewnieniem właściwych warunków dla realizacji ustawowych zadań prokuratury i prokuratorów;

3) bezdziennikowy system kancelaryjny – system ewidencjowania spraw, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, polegający na ich rejestracji w spisie spraw na podstawie dekretacji rozpoczynającej sprawę; wszystkie pisma dotyczące tej samej sprawy oznacza się tym samym znakiem;

4) biurowość – zespół czynności pracowników sekretariatu oraz pracowników innych działów administracji, związany z realizacją ustawowych zadań prokuratury i prokuratorów oraz zadań dotyczących administrowania prokuraturą, polegający w szczególności na obsłudze korespondencji, ewidencjonowaniu spraw, materiałów i dokumentów, prowadzeniu urządzeń ewidencyjnych i akt, realizacji zadań z zakresu statystyki i sprawozdawczości oraz przygotowaniu innych danych i informacji dotyczących działalności prokuratury i prokuratorów;

5) digitalizacja – tworzenie cyfrowego odwzorowania akt, dokumentów i danych, w tym konwersja określona zarządzeniem Prokuratora Generalnego w sprawie trybu i zasad wdrażania digitalizacji akt – SDA w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury;

6) inne działy administracji – działy realizujące zadania z zakresu spraw: kadrowych, budżetowych, finansowych i administracyjnych, informatycznych, analitycznych, ochrony informacji niejawnych i danych osobowych, spraw obronnych, bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli wewnętrznej i zarządczej, audytu, prowadzenia bibliotek, archiwów zakładowych, przyjmowania i wysyłania korespondencji, przechowywania dowodów rzeczowych oraz wspomagania działalności wydawniczej, a także czynności z zakresu biurowości nienależące do zadań sekretariatu;

7) instrukcja archiwalna – przepisy normujące organizację i zakres działania archiwów zakładowych w jednostkach;

8) instrukcja kancelaryjna – przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum zakładowego;

9) instrukcja sprawozdawczo-statystyczna – przepisy normujące tryb i zasady przetwarzania danych i informacji o działalności jednostek dla celów statystyki publicznej, sprawozdawczości Prokuratora Generalnego i realizacji bieżących zadań w jednostkach;

10) jednolity rzeczowy wykaz akt – klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku działalności jednostek, zawierająca kwalifikację archiwalną i niezależna od struktury organizacyjnej jednostki;

11) pracownicy – urzędnicy i inni pracownicy w rozumieniu ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratur (Dz. U. z 2018 r. poz. 577);

12) statystyka i sprawozdawczość – czynności określone w przepisach ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 649, 730 i 2294) i aktów wykonawczych, a także czynności związane ze sprawozdawczością Prokuratora Generalnego i kierowników jednostek;

13) sekretariat – dział administracji jednostki prowadzący biurowość w oparciu o zasady rejestracji i sposób prowadzenia spraw dotyczących ustawowych zadań prokuratury i prokuratorów, a także z zakresu administracji prokuratora, w jakim nie dotyczy administrowania prokuraturą;

14) sprawa, w ujęciu:

a) ustawowych zadań prokuratury i prokuratorów – czyn lub zdarzenie wymagające rozstrzygnięcia w odniesieniu do każdej z osób, której interesów dotyczy ten czyn lub zdarzenie,

b) instrukcji kancelaryjnej (administracja prokuratora) – zdarzenie, stan rzeczy lub zespół okoliczności wymagający rozpatrzenia będące przedmiotem zainteresowania osoby lub podmiotu.

c) ewidencyjnym – postępowanie, czynności lub dokumenty prowadzone pod jedną sygnaturą, znakiem lub numerem;

15) system informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;

16) ustawowe zadania prokuratury i prokuratorów, zwane dalej ustawowymi zadaniami prokuratora – czynności realizowane przez prokuratorów: w formie prowadzenia, nadzorowania i udziału w postępowaniach karnych, cywilnych i administracyjnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także zadania realizowane w związku z tymi postępowaniami, z zakresu strzeżenia praworządności, kontroli oraz odpowiedzialności służbowej i dyscyplinarnej.

3. Użyte w przepisach zarządzenia skróty oznaczają:

1) k.k. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1950 i 2128);

2) k.p.k. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 30);

3) k.k.w. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. z 2019 r. poz. 676, 679, 1694, 2020 i 2070);

4) k.k.s. – ustawę z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r. poz. 19);

5) k.w. –ustawę z dnia 20 maja 1971 r. –Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2019 r. poz. 821 i 1238);

6) k.p.w. – ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2019 r. poz. 1120, 1123, 1556 i 1694);

7) ustawa – ustawę z dnia 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze.

§ 2. 1. Czynności pracowników sekretariatu z zakresu ustawowych zadań prokuratora oraz pracowników innych działów administracji z zakresu administrowania prokuraturą realizowane są w jednostkach w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy, przepisy niniejszego zarządzenia i innych zarządzeń Prokuratora Generalnego, w tym dotyczących wprowadzenia systemów informatycznych oraz instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i sprawozdawczo-statystycznej, a także zarządzeń kierowników jednostek.

2. Biurowość z zakresu administracji prokuratora prowadzona jest według zasad obowiązujących w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym.

3. Szczegółowe zasady bezdziennikowego systemu kancelaryjnego opartego na jednolitym rzeczowym wykazie akt reguluje instrukcja kancelaryjna.

4. Czynności z zakresu administracji prokuratora w Prokuraturze Krajowej, prokuraturach regionalnych oraz prokuraturach okręgowych wykonują pracownicy sekretariatu i pracownicy innych działów administracji, a w prokuraturach rejonowych pracownicy sekretariatu.

5. Szczegółowe zasady dotyczące przechowywania akt spraw prokuratorskich oraz urządzeń ewidencyjnych jednostek, a także ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia określają odrębne przepisy.

§ 3. Przepisów niniejszego zarządzenia nie stosuje się do czynności pracowników realizujących zadania w ramach obsługi finansowo-administracyjnej i kancelaryjnej Krajowej Rady Prokuratorów przy Prokuratorze Generalnym.

§ 4. 1. Czynności opisane w niniejszym zarządzeniu, w zakresie w jakim dotyczą danych osobowych oraz informacji niejawnych, realizuje się stosownie do powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz informacji niejawnych.

2. Każdorazowe udostępnienie danych osobowych, majątkowych i innych prawnie chronionych, przekazywanych przez pracowników jednostek z tytułu zatrudnienia osobom nie zajmującym się ich bieżącym przetwarzaniem w ramach podziału czynności następuje po odnotowaniu informacji o podstawie, sposobie i zakresie udostępnienia oraz osobie, której zostały udostępnione.

3. Pracownik, któremu udostępniono dane wskazane w ust. 2 zobowiązany jest do ich wykorzystywania tylko w zakresie w jakim zostały udostępnione i z zachowaniem zasad wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów.

§ 5. Pracownicy sekretariatu i innych działów administracji niezwłocznie wykonują pisemne zarządzenia, polecenia i decyzje prokuratora oraz przełożonych, dokumentując wykonanie przez zamieszczenie pod ich treścią zapisu „wykonano”, opatrzonego imienną pieczątką, podpisem i datą lub czytelnym podpisem i datą.

§ 6. 1. Pracownicy innych działów administracji wykonują czynności związane z przyjmowaniem i ekspediowaniem korespondencji, przechowywaniem dowodów rzeczowych, gromadzeniem zasobu archiwalnego i prowadzeniem bibliotek w ramach połączonych lub wydzielonych stanowisk:

1) biura podawczego;

2) składnicy dowodów rzeczowych;

3) archiwum zakładowego;

4) biblioteki.

2. Pracownicy sekretariatu mogą wykonywać zadania związane z udzielaniem informacji z zakresu ustawowych zadań prokuratora w ramach biura obsługi interesantów.

3. Stanowiska wymienione w ust. 1 pkt 1–4 oraz w ust. 2 mogą być wydzielone dla kilku jednostek łącznie na podstawie zarządzenia kierownika jednostki nadrzędnej, wyznaczającego jednocześnie do sprawowania nadzoru nad prawidłowością ich działania kierownika komórki organizacyjnej innego działu administracji lub kierownika sekretariatu jednej z tych jednostek.

DZIAŁ I

Biurowość

Rozdział 1

Korespondencja

§ 7. 1. Wpływ i ekspedycję korespondencji z zakresu ustawowych zadań prokuratora oraz z zakresu administrowania prokuraturą ewidencjonuje się w jednostkach w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym.

2. W celu zapewnienia sprawnej rejestracji korespondencji wpływającej do jednostki drogą elektroniczną z pominięciem biura podawczego w poszczególnych komórkach organizacyjnych można nadać wyznaczonym pracownikom uprawnienia do rejestrowania tej korespondencji w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym.

§ 8. 1. Na każdym piśmie wpływającym do jednostki, niezależnie od sposobu jego dostarczenia, umieszcza się prezentatę zawierającą nazwę jednostki, datę odebrania pisma i liczbę załączników, imienną pieczątkę lub czytelny podpis pracownika przyjmującego pismo oraz numer nadany w rejestrze „D”.

2. Jeżeli otwarcie przesyłki jest wyłączone z kompetencji biura podawczego lub sekretariatu, adnotacje o których mowa w ust. 1 umieszcza się na adresowanej stronie opakowania nie naruszając stempla pocztowego.

§ 9. 1. W przypadku wpływu korespondencji adresowanej imiennie, z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych”, dostarcza się ją adresatowi za potwierdzeniem odbioru.

2. Decyzję o otwarciu przesyłki adresowanej do adresata nieobecnego w pracy podejmuje kierownik jednostki lub osoba przez niego wyznaczona, potwierdzając jednocześnie odbiór korespondencji.

3. W przypadku wpływu korespondencji dotyczącej ofert składanych w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), na kopercie umieszcza się prezentatę, odnotowując datę oraz dokładny czas (godzina i minuta) dostarczenia przesyłki i przekazuje właściwej komórce organizacyjnej.

4. Stwierdzone uszkodzenia korespondencji wskazanej w ust. 1–3 odnotowuje się na kopercie lub innym opakowaniu, bądź w notatce urzędowej.

§ 10. 1. Przekazywanie korespondencji i akt pomiędzy jednostkami oraz komórkami organizacyjnymi, zespołami i samodzielnymi stanowiskami danej jednostki odbywa się przy wykorzystaniu dedykowanych łączy transmisji danych (Intranet, VPN itp.), chyba że przepisy powszechnie obowiązujące, bądź treść polecenia prokuratora lub przełożonego stanowią inaczej.

2. Potwierdzenie nadania korespondencji, o której mowa w ust. 1, stanowi potwierdzenie transmisji danych.

3. Ponowne przesłanie korespondencji w inny sposób, niż określony w ust. 1, następuje tylko na żądanie odbiorcy określające także sposób jej przekazania.

§ 10a. 1. Korespondencję w sprawach z zakresu administracji prokuratora, jeżeli nie jest dostarczana przez pracownika prokuratury lub drogą elektroniczną, przesyła się za pośrednictwem operatora pocztowego jako przesyłkę nierejestrowaną (list zwykły), a w przypadku wskazania przez autora, jako ważną, za pośrednictwem operatora pocztowego jako przesyłkę listową poleconą.

2. Jeżeli warunki techniczne operatora pocztowego oraz ogólnokrajowego systemu teleinformatycznego na to pozwalają, korespondencja z zakresu ustawowych zadań prokuratora oraz z zakresu administrowania prokuraturą może być przesyłana z wykorzystaniem elektronicznego formularza pokwitowania odbioru, zgodnie z zasadami określonymi w § 11–13 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym (Dz. U. poz. z 2018 r. poz. 553).

§ 11. 1. Pracownicy otwierają wpływającą do jednostki korespondencję za wyjątkiem przesyłek niejawnych oraz wskazanych w § 9 ust. 1 i 3.

2. Zasady postępowania z przesyłkami, o których mowa w ust. 1 określają odrębne przepisy, przepisy § 9 ust. 1–3 niniejszego zarządzenia oraz zarządzenia kierownika jednostki.

§ 12. Na żądanie osoby składającej pismo, pracownik potwierdza jego odbiór na przedłożonej kopii umieszczając prezentatę, zawierającą dane, o jakich mowa w § 8 ust. 1.

§ 13. 1. Korespondencję wpływającą do jednostki drogą elektroniczną (platforma e-PUAP, e-mail, fax itp.) po godzinach urzędowania lub w dniach wolnych od pracy, rejestruje się w rejestrze „D” następnego dnia urzędowania przypadającego po dacie wpływu korespondencji.

2. Korespondencję skierowaną równocześnie do więcej niż jednej komórki organizacyjnej w tej samej jednostce rejestruje się tylko raz, w komórce właściwej do rozpatrzenia sprawy, bądź nadania korespondencji dalszego biegu.

§ 14. 1. Korespondencję wpływającą do jednostki lub komórki organizacyjnej przekazuje się do dekretacji bez zbędnej zwłoki.

2. Korespondencję dostarcza się adresatowi w dniu dekretacji lub najpóźniej w godzinach rannych dnia następnego.

§ 15. 1. Pisma w sprawach niecierpiących zwłoki oznacza się adnotacją „PILNE”, a w terminowych „TERMINOWE” – ze wskazaniem daty upływu terminu lub udzielenia odpowiedzi.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 przekazuje się do dekretacji niezwłocznie, umieszczając je w odrębnych teczkach lub zakładkach.

§ 16. Pisma o tożsamej treści, mogą być sporządzane w jednym egzemplarzu, a o wysłaniu takiego pisma czyni się wzmiankę w aktach sprawy.

§ 17. 1. W pismach dotyczących spraw zarejestrowanych w jednostce sygnaturę lub znak umieszcza się w lewym górnym rogu.

2. Sygnaturę lub znak sprawy adresata umieszcza się bezpośrednio pod sygnaturą lub znakiem nadawcy i poprzedza zwrotem „dotyczy”.

§ 18. 1. Pismo sporządzone w jednostce oznacza się inicjałami osoby merytorycznie je opracowującej, które umieszcza się w lewym dolnym rogu ostatniej strony dokumentu.

2. Za inicjałami wskazanymi w ust. 1 można również umieścić inicjały osoby przepisującej pismo.

§ 19. (uchylony).

§ 20. 1. W korespondencji dopuszcza się możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego zaewidencjonowanego w jednostce.

2. Użycie podpisu elektronicznego dopuszcza się wyłącznie przy wykonywaniu obowiązków służbowych.

3. Kierownicy jednostek określają sposób prowadzenia rejestru podpisów elektronicznych oraz ustalają zasady korzystania z podpisu elektronicznego, stosownie do zasad określonych w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. poz. z 2019 r. poz. 162 i 1590).

§ 21. 1. W pismach wychodzących z jednostek używa się pieczątek nagłówkowych jednostki lub komórki organizacyjnej oraz pieczątki imiennej.

2. Pieczątka nagłówkowa jednostki lub komórki organizacyjnej zawiera co najmniej nazwę jednostki i adres jej siedziby.

3. Do odbicia pieczątek nagłówkowych w prokuraturach regionalnych, okręgowych i rejonowych stosuje się tusz koloru czerwonego, a w Prokuraturze Krajowej – koloru niebieskiego.

4. Pieczątka imienna zawiera imię i nazwisko, stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję.

5. Użycie pieczątek określonych w ust. 1 można zastąpić ich odwzorowaniem elektronicznym w zakresie treści.

§ 22. 1. Pieczęć urzędową okrągłą odciska się na:

1) postanowieniach prokuratora o: zastosowaniu środka zapobiegawczego, uchyleniu tymczasowego aresztowania i innych środków zapobiegawczych, poszukiwaniu podejrzanego listem gończym i odwołaniu listu gończego, zabezpieczeniu majątkowym, zatrzymaniu rzeczy i przeszukaniu, o żądaniu wydania rzeczy, zatrzymaniu prawa jazdy oraz wydanym liście gończym;

2) na zarządzeniach prokuratora o wyrażeniu zgody na jednorazowe widzenie z osobą tymczasowo aresztowaną, zarządzeniach o zgodzie na korzystanie z aparatu telefonicznego przez tymczasowo aresztowanego, nakazach doprowadzenia, wydania i zwolnienia osób tymczasowo aresztowanych oraz pismach dotyczących przekazania tymczasowo aresztowanych do dyspozycji sądu lub do innej jednostki prokuratury, protokołach przyjęcia poręczenia majątkowego, przekazania ścigania za granicę, na wnioskach o zagraniczną pomoc prawną oraz na uwierzytelnionych dokumentach wydawanych stronom procesowym i na pełnomocnictwach udzielanych do występowania przed sądami w sprawach określonych w art. 67 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1460, z późn. zm.);

3) pismach przewodnich kierowanych do organów państw obcych, a także na decyzjach Prokuratora Generalnego w sprawach dotyczących przekazania ścigania;

4) postanowieniach Prokuratora Generalnego wydanych na podstawie art. 328 k.p.k.;

5) postanowieniach Prokuratora Generalnego w toku postępowania o ułaskawienie oraz wyciągach postanowień Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

6) w sprawach osobowych: na legitymacjach służbowych, świadectwach pracy oraz innych dokumentach dotyczących stosunku pracy;

7) uchwałach, orzeczeniach lub zarządzeniach kończących postępowanie Sądu Dyscyplinarnego przy Prokuratorze Generalnym i Odwoławczego Sądu Dyscyplinarnego przy Prokuratorze Generalnym.

2. O potrzebie odciśnięcia pieczęci urzędowej na innych dokumentach decyduje kierownik jednostki.

3. W przypadku uwierzytelnienia odpisów dokumentów należy na każdej stronie dokumentu odcisnąć pieczęć urzędową okrągłą, pieczątkę o treści „za zgodność” oraz pieczątkę imienną, uzupełnioną podpisem osoby uprawnionej. Nie dotyczy to uwierzytelniania odpisów dokumentów z akt zdigitalizowanych w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym wdrożonym przez Prokuratora Generalnego, na których odciska się wyłącznie pieczęć urzędową okrągłą.

4. Odcisk pieczęci urzędowej okrągłej umieszcza się na pismach uprzednio podpisanych przez osobę upoważnioną, po lewej stronie podpisu.

§ 23. 1. Wymiary i treść, sposób używania i zabezpieczenia pieczątek, a także tryb zamawiania, sposób przechowywania i niszczenia, określa zarządzenie kierownika danej jednostki, a w odniesieniu do prokuratur rejonowych – właściwego prokuratora okręgowego.

2. Pieczątki tożsamej treści, w tej samej jednostce, zawierają obok danych wskazanych w § 21 ust. 2 także kolejne numery porządkowe.

3. Ewidencja pieczęci urzędowych i pieczątek w Prokuraturze Krajowej oraz w prokuraturach regionalnych i okręgowych prowadzona jest w spisach spraw właściwego hasła klasyfikacyjnego, w komórce organizacyjnej odpowiadającej za sprawy administracyjno-finansowe, a w prokuraturach rejonowych w sekretariacie prokuratora rejonowego.

4. Kierownik sekretariatu jednostki lub zastępcy kierownika, o których mowa w § 58 ust. 3 i 4 lub osoba, której zarządzeniem o podziale czynności powierzono nadzór nad pieczęciami, odpowiadają za prawidłowe przechowywanie pieczęci, o których mowa w ustawie z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1509).

§ 24. W przypadkach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem, szczegółowe zasady przyjmowania, obiegu i ekspedycji korespondencji w jednostce reguluje instrukcja kancelaryjna.

Rozdział 2

Urządzenia ewidencyjne

§ 25. Rejestracja korespondencji, dokumentów, spraw i postępowań, zwana dalej ewidencjonowaniem, prowadzona jest w urządzeniach ewidencyjnych.

§ 26. W jednostkach prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) rejestry:

a) samodzielne,

b) uzupełniające;

3) wykazy kontrolne:

a) samodzielne,

b) uzupełniające;

4) spisy spraw.

§ 27. Urządzenia ewidencyjne służą do gromadzenia danych i informacji z zakresu zadań ustawowych prokuratora oraz administrowania prokuraturą, w celu ich dokumentowania, generowania danych, w tym statystycznych, sporządzania sprawozdań, odtwarzania podstawowych informacji o sprawach oraz kontrolowania ich biegu, a także stanowią podstawę ich oznaczania.

§ 28. 1. Urządzenia ewidencyjne w jednostkach prowadzone są w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym, wdrożonym przez Prokuratora Generalnego, w zakresie na jaki pozwala funkcjonalność systemu, a w pozostałym zakresie w tradycyjnym systemie papierowym.

2. W przypadku awarii systemu informatycznego, ewidencję prowadzi się w tradycyjnym systemie papierowym. Po usunięciu awarii dane z tradycyjnego systemu papierowego należy przenieść bez zbędnej zwłoki do systemu informatycznego.

3. Po zakończeniu okresu statystycznego należy sporządzić kopię systemu informatycznego na zewnętrznym informatycznym nośniku danych. Zasady tworzenia kopii oraz jej przechowywania określają odrębne przepisy.

§ 29. Urządzenia prowadzone w tradycyjnym systemie papierowym, prowadzi się według wzorów, których zbiór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia oraz załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej odrębnym zarządzeniem.

§ 30. W odniesieniu do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w tradycyjnym systemie papierowym dopuszcza się prowadzenie urządzeń pomocniczych.

§ 31. Urządzeniami pomocniczymi, o których mowa w § 30 są:

1) kontrolki;

2) skorowidze;

3) terminarze.

4) wykazy pomocnicze.

§ 32. 1. Prowadzenie urządzeń pomocniczych wskazanych w § 31 i innych urządzeń nie będących urządzeniami ewidencyjnymi, które zawierają dane osobowe, zarządza kierownik jednostki, po uzyskaniu zgody kierownika jednostki bezpośrednio nadrzędnej.

2. W zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, określa się cel, zakres i sposób przetwarzania danych oraz wskazuje okres przechowywania takich urządzeń, uzgodniony wcześniej z właściwym miejscowo archiwum państwowym.

3. Odpis zarządzenia przekazuje się niezwłocznie do komórki właściwej do spraw organizacji pracy w Prokuraturze Krajowej.

§ 33. Urządzeń ewidencyjnych i urządzeń pomocniczych, a także innych urządzeń przetwarzających dane i informacje w jednostkach nie prowadzi się, jeżeli ogólnokrajowy system teleinformatyczny umożliwia wygenerowanie danych i informacji odpowiadających ich zakresowi.

§ 34. 1. Kierownik jednostki może zarządzić prowadzenie urządzeń ewidencyjnych przy wykorzystaniu innych niż ogólnokrajowe systemy teleinformatyczne systemów informatycznych, zastępujących urządzenia ewidencyjne, prowadzone w tradycyjnym systemie papierowym, o ile spełniają minimalne wymagania dla systemów informatycznych, określone przez Prokuratora Generalnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa, zwłaszcza dotyczące ochrony danych osobowych i interoperacyjności systemów informatycznych.

2. Systemy informatyczne, o których mowa w ust. 1 nie mogą zastępować ani powielać ewidencjonowania danych w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym.

3. Zarządzenie kierownika jednostki, o którym mowa w ust. 1, określa zakres i sposób przetwarzania danych, wykorzystywane narzędzia, archiwizację danych oraz zasady organizacji pracy i bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie informatycznym, w tym osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji systemu informatycznego.

§ 35. 1. W przypadku wydania zarządzenia skutkującego wdrożenie w jednostce urządzeń ewidencyjnych przy wykorzystaniu systemów informatycznych, urządzenia w tradycyjnym systemie papierowym, które mają zostać zastąpione, prowadzone są do zakończenia ostatniej zarejestrowanej sprawy.

2. Urządzenia ewidencyjne prowadzone w sposób określony w ust. 1 po zakończeniu roku drukuje się, łączy w trwały sposób i dokonuje czynności określonej w § 41.

3. Przy pozycjach niezakończonych spraw, dokonuje się stosownych adnotacji po ich zakończeniu.

§ 36. 1. Sprawy wpisuje się do odpowiedniego urządzenia ewidencyjnego na podstawie dekretacji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, ze wskazaniem daty wpływu i uwzględnieniem kolejności wpływu pism.

2. Ewidencja spraw zadekretowanych odbywa się niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od daty dekretacji.

§ 37. W przypadku, gdy we właściwym urządzeniu prowadzonym w tradycyjnym systemie papierowym lub ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym, dla istotnej czynności w danej sprawie nie przewidziano odpowiedniej rubryki, niezbędną informację wpisuje się w rubryce „uwagi”.

§ 38. Omyłkowy wpis w ewidencji prowadzonej w tradycyjnym systemie papierowym przekreśla się, zachowując przekreślony tekst z adnotacją o dacie oraz czytelny podpis osoby dokonującej tej czynności, a w systemie informatycznym, zgodnie z funkcjonalnością systemu, w którym wpis został dokonany.

§ 39. 1. Sprawę w urządzeniu ewidencyjnym wykreśla się na podstawie pisemnego zarządzenia kierownika jednostki, osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy lub innej upoważnionej osoby, o ile przepisy niniejszego zarządzenia nie stanowią inaczej.

2. Wykreślenia dokonuje się z datą wydania zarządzenia lub datą wskazaną w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1.

§ 40. Urządzenia ewidencyjne prowadzi się do wykreślenia ostatniego wpisu.

§ 41. Zamknięcie urządzenia ewidencyjnego, prowadzonego w tradycyjnym systemie papierowym, następuje poprzez podkreślenie ostatniej pozycji wpisu i odnotowanie danych dotyczących liczby pozycji w danym urządzeniu ewidencyjnym, z datą i podpisem dokonującego wpisu pracownika.

§ 42. Inne dane i informacje przetwarzane są w oparciu o formularze sprawozdawczo-statystyczne.

DZIAŁ II

Inne czynności

§ 43. Czynności pracowników z zakresu ustawowych zadań prokuratora oraz administrowania prokuraturą, nie stanowiące czynności z zakresu biurowości, realizowane są na podstawie przepisów szczególnych regulujących dany obszar działalności, a także odpowiednio zarządzeń i poleceń kierownika jednostki, prokuratorów, bądź innych przełożonych.

§ 44. Zasady przetwarzania danych kadrowych i finansowych, obieg dokumentacji finansowej, realizację czynności z zakresu zamówień publicznych i innych niezbędnych do prawidłowego wypełniania zadań z zakresu innych działów, określają przepisy odrębne oraz zarządzenia kierownika jednostki.

DZIAŁ III

Sprawozdawczość i statystyka

§ 45. W Prokuraturze Krajowej zadania dotyczące sprawozdawczości i statystyki z zakresu ustawowych zadań prokuratora, realizują pracownicy komórki organizacyjnej do spraw sprawozdawczości i statystyki, a w razie potrzeby inspektor do spraw biurowości.

§ 46. 1. W prokuraturach regionalnych i okręgowych zadania, o których mowa w § 45, dotyczące jednostki własnej, realizują kierownicy sekretariatów, a w zakresie uwzględniającym dane jednostek podległych – inspektorzy do spraw biurowości (sprawozdania i dane statystyczne o charakterze zbiorczym).

2. Zadania, o których mowa w ust. 1, w wydziałach zamiejscowych Departamentu do Spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej wykonuje zastępca kierownika sekretariatu, o którym mowa w § 58 ust. 4.

§ 47. W prokuraturach regionalnych i okręgowych, w których nie utworzono stanowiska inspektora do spraw biurowości oraz prokuraturach rejonowych, zadania określone w § 45 i § 46, w całości realizują kierownicy sekretariatów.

§ 48. Zadania dotyczące sprawozdawczości i statystyki, wykonywane przez inne działy administracji, realizują wyznaczeni pracownicy tych działów.

§ 49. Szczegółowe zasady sporządzania sprawozdawczości i statystyki z zakresu ustawowych zadań prokuratora określa instrukcja sprawozdawczo-statystyczna.

§ 50. Zakres i sposób wykonywania sprawozdawczości i statystyki z zakresu administrowania prokuraturą określają odrębne przepisy.

§ 51. Zakres i sposób gromadzenia danych i informacji dotyczących administracji prokuratora określa zarządzenie kierownika danej jednostki.

DZIAŁ IV

Kontrola biurowości

§ 52. 1. Okresowe kontrole biurowości sekretariatu prowadzi inspektor do spraw biurowości.

2. Kontrole, o których mowa w ust. 1 inspektor do spraw biurowości wykonuje w jednostkach bezpośrednio niższego szczebla, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych oraz jednostce, w której jest zatrudniony – w zakresie wynikającym z zarządzenia lub innej decyzji kierownika tej jednostki.

3. W prokuraturach regionalnych i okręgowych, w których nie utworzono stanowiska inspektora do spraw biurowości, kontrolę biurowości wykonują kierownicy sekretariatów lub ich zastępcy.

§ 53. Okresowe kontrole dotyczące czynności wykonywanych przez pracowników innych działów administracji w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, inspektor do spraw biurowości wykonuje na podstawie zarządzenia kierownika danej lub nadrzędnej jednostki.

§ 54. Inspektor do spraw biurowości w prokuratorach regionalnych oraz prokuraturach okręgowych podlega kierownikowi komórki do spraw organizacji pracy, a w Prokuraturze Krajowej – dyrektorowi komórki właściwej do spraw organizacji pracy.

§ 55. (uchylony).

TYTUŁ II

SEKRETARIAT

DZIAŁ I

Organizacja sekretariatów

§ 56. 1. Kierownik sekretariatu jest bezpośrednim przełożonym pracowników jednostki, realizujących zadania sekretariatu.

2. Kierownik sekretariatu kieruje całością pracy sekretariatu jednostki w zakresie spraw organizacyjnych oraz sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością realizacji jego zadań.

3. Kierownik sekretariatu oraz pracownicy sekretariatu w prokuratorach regionalnych oraz prokuraturach okręgowych podlegają kierownikowi komórki do spraw organizacji pracy, a w Prokuraturze Krajowej – dyrektorowi komórki właściwej do spraw organizacji pracy. Zastępca kierownika sekretariatu, o którym mowa w § 58 ust. 4 oraz pracownicy tego sekretariatu, w zakresie obsługi Wydziału Zamiejscowego Departamentu do Spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej podlegają Naczelnikowi tego Wydziału.

4. W prokuraturach rejonowych kierownik sekretariatu oraz pracownicy sekretariatu podlegają prokuratorowi rejonowemu lub jego zastępcy.

5. Pracownicy sekretariatu prokuratury regionalnej wykonują czynności związane z obsługą Wydziału Zamiejscowego Departamentu do spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej.

§ 57. 1. Pracownicy sekretariatu wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności określonym w zarządzeniu kierownika jednostki. Projekt tego zarządzenia sporządza kierownik sekretariatu i przedstawia prokuratorowi pełniącemu funkcję, o której mowa w § 56 ust. 3.

2. Pracownicy sekretariatu realizujący czynności w poszczególnych komórkach organizacyjnych, wykonują polecenia kierowników tych komórek, za wyjątkiem spraw organizacyjnych i innych pozostających w kompetencji kierownika sekretariatu, wynikających z niniejszego zarządzenia i zarządzenia kierownika jednostki.

§ 58. 1. W jednostce, w której zadania sekretariatu realizuje co najmniej 25 pracowników, może być powołany zastępca kierownika sekretariatu, a gdy zadania realizuje co najmniej 50 pracowników – dwóch zastępców kierownika sekretariatu.

2. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może wyznaczyć koordynatora zespołu pracowników wykonujących czynności w danej komórce organizacyjnej.

3. W ośrodkach zamiejscowych jednostek powołuje się zastępcę kierownika sekretariatu, niezależnie od liczby pracowników realizujących tam zadania.

4. W Wydziałach Zamiejscowych Departamentu do Spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej, powołuje się zastępcę kierownika sekretariatu prokuratury regionalnej, niezależnie od liczby pracowników realizujących tam zadania.

§ 59. 1. W sekretariacie jednostki przechowuje się w formie kserokopii zbiór obowiązujących w jednostkach zarządzeń, instrukcji, wytycznych i poleceń Prokuratora Generalnego oraz obowiązujących zarządzeń, instrukcji i poleceń kierowników danej jednostki i jednostek wyższego stopnia oraz ich ewidencję.

2. Jeżeli zarządzenie, instrukcja, wytyczne lub polecenie zostały zmienione lub uchylone, należy na oryginałach dokumentów dokonać adnotacji zawierającej datę i numer zarządzenia oraz znak aktu zmieniającego oraz usunąć kserokopię uchylonego dokumentu ze zbioru, o którym mowa w ust. 1, czyniąc stosowną adnotację w ewidencji.

§ 60. W przypadku utworzenia biura obsługi interesantów do zadań sekretariatu należy w szczególności:

1) udzielanie informacji stronom procesowym oraz ich obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym w toku postępowania przygotowawczego w zakresie sygnatury sprawy, kwalifikacji prawnej czynu, zastosowania środków zapobiegawczych;

2) udostępnianie akt sprawy oraz sporządzanie z nich odpisów i kopii za zgodą prokuratora prowadzącego sprawę.

§ 61. Szczegółowy zakres zadań biura obsługi interesantów określa zarządzenie kierownika jednostki.

DZIAŁ II

Zakres działania sekretariatów

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Oddział 1

Korespondencja

§ 62. Akta spraw zarejestrowanych w repertorium „Ds”, Pc” i Pa” i rejestrach samodzielnych, akta sądowe, akta administracyjne oraz inną korespondencję wpływającą do jednostki wpisuje się do rejestru „D”.

§ 63. 1. Przy korespondencji wpływającej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. –Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 oraz z 2019 r. poz. 1051, 1495 i 2005), koperty lub inne opakowania pozostawia się tylko dla udokumentowania zachowania terminu. Jeżeli w kopercie lub innym opakowaniu przesłano kilka pism lub akta kilku spraw, kopertę lub inne opakowanie dołącza się do jednego z tych pism lub sprawy z odnotowaniem tego faktu na pozostałych pismach lub w notatce urzędowej.

2. Prokurator prowadzący sprawę decyduje, czy koperta lub inne opakowanie stanowi dowód mający znaczenie dla toczącego się postępowania lub podejmowanych czynności i podlega włączeniu do akt sprawy.

§ 64. Uprawnienia pracownika sekretariatu do podpisywania korespondencji określa zarządzenie kierownika jednostki o podziale zadań i czynności lub pisemne, imienne upoważnienie.

Oddział 2

Urządzenia ewidencyjne

§ 65. 1. W poszczególnych jednostkach dla ewidencjonowania spraw z zakresu ustawowych zadań prokuratury prowadzi się urządzenia ewidencyjne, o których mowa w § 26 pkt 1–3.

2. W Prokuraturze Krajowej prowadzi się następujące urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: „Ds”,

b) administracyjnej: Pa”,

c) cywilnej: Pc”;

2) rejestry samodzielne z zakresu działalności:

a) karnej: „Ak”, „Di”, „Dsn”, „Ko”, „Ksk”, „Kw”, „Ntk”, „Opk”, „Oz.o”, „Oz.w”, Pp” i „Sn”,

b) administracyjnej: Ip” i „Ko”,

c) cywilnej: „Ko” i „Sn”,

d) strzeżenia praworządności: „Cor”, „TK”, „U”, „Zp” i „Zt”,

e) kontroli i odpowiedzialności dyscyplinarnej/służbowej: „RD”, „SD” i „Wl”,

f) „DE”;

3) rejestry uzupełniające do „Ds”: „Archiwum”, „Drz”, „Ds.u”, „Nps”, „Opz”, Ps”, Psz”, „Ta”, „Rz”, „Zm” i „Zpj”;

4) wykazy kontrolne samodzielne: Pk”, „W”;

5) wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds”: ENA.P.w”, ENO.P.w”, Pm”, „Oz.w”;

6) wykaz kontrolny „Wz.s”, uzupełniający do „SD”.

3. W prokuraturach regionalnych prowadzi się urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: „Ds”,

b) administracyjnej: Pa”,

c) cywilnej: Pc”;

2) rejestry samodzielne z zakresu działalności:

a) karnej: „Ak”, „Di”, „Dsn”, „Ko”, „Kw”, „Ntk”, „Opk”, „Osn”, „Oz.o” i Pp”,

b) administracyjnej: ,Ip”, „Ko” i „Pp”,

c) cywilnej: „Ko”, „Osn” i „Pp”,

d) strzeżenia praworządności: „Cor” i „Zt”,

e) kontroli i odpowiedzialności dyscyplinarnej /służbowej:, JUD” i „Wl”,

f) „DE”;

3) rejestry uzupełniające do „Ds”: „Archiwum”, „Drz”, „Ds.u”, „Nps”, „Opz”, „Ps”, Psz”, „Ta”, „Rz”, „Zm” i „Zpj”;

4) wykaz kontrolny samodzielny: „W”;

5) wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds”: JNA.P.w”, ENO.P.w”, „Pm”, „Oz.w”, „Wu”.

4. W prokuraturach okręgowych prowadzi się urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: „Ds”,

b) administracyjnej: Pa”,

c) cywilnej: Pc”;

2) rejestry samodzielne z zakresu działalności:

a) karnej: „Ak”, „Di”, „Dsn”, „ENA.P.r”, „ENA.UE”, „ENO.P.r”, „ENO.UE”, „Ko”, „Kw”, „Ns”, „Ntk”, „Opk”, „Osn”, „Oz.o”, „Oz.r”, „Pn” i„Pp”,

b) administracyjnej: ,Ip”, „Ko” i „Pp”,

c) cywilnej: „Ko”, „Osn” i „Pp”,

d) strzeżenia praworządności: „Cor” i „Zt”,

e) kontroli: „Wl”,

f) „DE”;

3) rejestry uzupełniające do „Ds”: „Archiwum”, „Drz”, „Ds.u”, „Nps”, „Opz”,„Ps”, Psz”, „Ta”, „Rz”, „Zm” i „Zpj”;

4) wykaz kontrolny samodzielny: „W”;

5) wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds”: „ENA.P.w”, ENO.P.w”, „Pm”, Oz.w”, „Wu”.

5. W prokuraturach rejonowych prowadzi się urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: „Ds”,

b) administracyjnej: Pa”,

c) cywilnej: Pc”;

2) rejestry samodzielne z zakresu działalności:

a) karnej: „Di”, „ENO.UE.r”, „Ko”, „Kw”, „Ntk”, „Opk”, „Osn”, „Oz”, „Pn” i „Pp”,

b) administracyjnej: „Ip”, „Ko” i „Pp”,

c) cywilnej: „Ko”, „Osn” i „Pp”,

d) strzeżenia praworządności: „Cor”, „Zo” i „Zt”,

e) „DE”;

3) rejestry uzupełniające do „Ds”: „Archiwum”, „Drz”, „Ds.u”, „Nps”, „Opz”, „Ps”, Psz”, „Ta”, „Rz”, „Zm” i „Zpj”;

4) wykaz kontrolny samodzielny: „W”;

5) wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds”: ENO.P.w”, „Pm”, „Wu”.

§ 66. 1. 1. Karty urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w tradycyjnym systemie papierowym powinny być przed rozpoczęciem wpisów ponumerowane, a ich liczba odnotowana na ostatniej stronie, ostatniej karty urządzenia, z podaniem daty tej czynności i podpisem osoby wykonującej.

2. Ewidencjonowanie spraw w każdym, kolejnym roku kalendarzowym rozpoczyna się od nr 1 i dokonywana jest z zachowaniem kolejności zapisów. Niewykorzystane karty urządzeń ewidencyjnych należy wykorzystać w roku następnym, poprzedzając dokonanie wpisu bieżących spraw w kolejnym roku, odnotowaniem sygnatur spraw niezakończonych w latach poprzednich. Sygnatury te wykreśla się systematycznie, po zakończeniu danej sprawy.

§ 67. W sytuacjach tego wymagających, np. zmiany zakresu i sposobu zapisów w urządzeniach ewidencyjnych prowadzi sieje tylko do końca roku kalendarzowego, niezależnie od liczby zarejestrowanych w nich spraw.

Oddział 3

Ewidencjonowanie spraw

§ 68. 1. Sprawa wpisana do repertorium prowadzona jest do jej zakończenia pod tą samą sygnaturą, nawet wówczas, gdy została przejęta do dalszego prowadzenia przez inną komórkę organizacyjną tej samej jednostki i tam zakończona. Sprawy przejęte ze zlikwidowanej komórki podlegają rejestracji w komórce, która przejęła je do dalszego prowadzenia.

2. Sprawę przejętą z innej jednostki, po zaewidencjonowaniu w rejestrze „D”, wpisuje się do repertorium tylko wówczas, gdy nie podlega ona połączeniu ze sprawą pozostającą w biegu.

3. Akta sprawy wpływające z innej jednostki w celu łącznego prowadzenia ze sprawą zarejestrowaną w repertorium, a pozostającą w biegu, po zaewidencjonowaniu w rejestrze, „D”, podlegają włączeniu do akt postępowania, bez uprzedniego rejestrowania w repertorium, bądź innym urządzeniu ewidencyjnym.

§ 69. W urządzeniach ewidencyjnych jednostek, w tym w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii tajnych prowadzonych na podstawie odrębnych przepisów, rejestracji podlegają pisma uprawnionych organów skierowane do właściwego prokuratora w sprawach czynności operacyjno-rozpoznawczych.

Oddział 4

Akta

§ 70. 1. Akta z zakresu ustawowych zadań prokuratora lub administracji prokuratura zakłada się na podstawie dekretacji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

2. Wzory obwolut dla poszczególnej kategorii akt określa dyrektor komórki organizacyjnej Prokuratury Krajowej właściwej do spraw organizacji pracy.

§ 71. 1. Sygnatura akt w Prokuraturze Krajowej, prokuraturach regionalnych oraz prokuraturach okręgowych składa się z:

1) symbolu literowego jednostki: PK – Prokuratura Krajowa, RP – prokuratura regionalna, PO – prokuratura okręgowa;

2) cyfry rzymskiej oznaczającej komórkę organizacyjną lub sprawę zawieszoną przejętą z innej jednostki, o której mowa w § 98 ust. 1;

3) oznaczenia literowego urządzenia ewidencyjnego, do którego sprawa została wpisana;

4) kolejnego numeru sprawy i czterech cyfr roku oddzielonych od siebie kropką, np. PK II Dsn 200.2016, RP V Ds 100.2016, PO II Ko 123.2016.

2. Symbol literowy, cyfrę rzymską i oznaczenie literowe urządzenia ewidencyjnego wskazane w ust. 1 pkt 1–3 oddziela się spacją.

3. W przypadku wydziałów zamiejscowych Departamentu do Spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej dodaje się po symbolu literowym jednostki PK, oznaczenie „WZ”, przed którym wpisuje się cyfrę rzymską oznaczającą numer wydziału zamiejscowego np. PK I WZ Ds 100.2016.

4. W przypadku konieczności utworzenia w ramach departamentu/biura/ wydziału/działu kolejnego urządzenia ewidencyjnego z zakresu określonej działalności, sygnaturę akt sprawy należy oznaczyć poprzez wskazanie:

1) symbolu literowego jednostki;

2) cyfry rzymskiej, oznaczającej komórkę organizacyjną:

3) cyfry arabskiej oznaczającej numer kolejnego prowadzonego w tym zakresie urządzenia ewidencyjnego;

4) oznaczenia literowego urządzenia ewidencyjnego, do którego sprawa została wpisana;

5) kolejnego numeru sprawy i czterech cyfr roku oddzielonych od siebie kropką, np. PK III 1 Ds 2.2016, PO VIII 1 Ds 22.2016.

5. Symbol literowy, cyfrę rzymską, cyfrę arabską, oznaczenie literowe urządzenia ewidencyjnego wskazane w ust. 4 pkt 1–4 oddziela się spacją.

6. Sygnatura akt w prokuraturach rejonowych składa się z:

1) symbolu literowego jednostki – PR;

2) oznaczenia literowego urządzenia ewidencyjnego, do którego sprawa została wpisana;

3) kolejnego numeru sprawy oraz czterech cyfr roku oddzielonych od siebie kropką, np. PR Ds 300.2016.

7. Symbol literowy i oznaczenie literowe urządzenia ewidencyjnego wskazane w ust. 6 pkt 1 i 2 oddziela się spacją.

8. W prokuraturach rejonowych, w których wyodrębniono działy, lub w których prowadzi się kolejne urządzenie ewidencyjne z zakresu określonej działalności, sygnaturę akt poprzedza cyfra arabska oznaczająca numer urządzenia ewidencyjnego lub cyfra rzymska oznaczająca sprawę zawieszoną, przejętą z innej jednostki, o której mowa w § 98 ust. 1, np. PR 5 Ds 300.2016, PR X Ds 123.1999.

9. Sygnaturę akt sprawy zarejestrowanej w repertorium „Ds” można rozbudować o liczbę czynów, pokrzywdzonych, podejrzanych i zarzutów, np. RP V Ds 300.2016.2.1.3.

10. W przypadku ewidencjonowania nadzoru nad sprawami w jednostkach podległych sygnaturę akt uzupełnia się dodatkowo skrótem literowym nazwy miejscowości nadzorowanej jednostki, np. RP I Dsn 450.2016.GD, zgodnie z symbolami jednostek prokuratur w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym.

§ 72. 1. Akta wysyłane z jednostki powinny być połączone w sposób zapewniający, trwałość, kompletność i integralność, a karty ponumerowane. Na każdej karcie przeglądowej akt podkreśla się pozycje pod którą zarejestrowano ostatni dokument z datą oraz podpisem osoby dokonującej tę czynność.

2. (uchylony).

§ 73. 1. Akta spraw zakończonych znajdujące się w sekretariatach układa się i przechowuje według rodzaju spraw i kolejności numerów.

2. Akta spraw niezakończonych układane są w oparciu o przyjętą w jednostce organizację pracy.

§ 74. 1. Wdrożenie w jednostce lub jednostkach podległych systemu informatycznego, przeznaczonego do prowadzenia akt spraw lub ich digitalizacji wymaga zarządzenia kierownika jednostki, chyba że system został wprowadzony zarządzeniem Prokuratora Generalnego.

2. W zarządzeniu wskazuje się nazwę i opis systemu informatycznego, jego autora, funkcjonalność oraz sposób i zakres czynności, jakie mogą być w nim realizowane, a także archiwizację.

§ 75. Sposób zakładania i prowadzenia akt spraw z zakresu administracji prokuratora określa instrukcja kancelaryjna.

Oddział 5

Sprawozdawczość i statystyka

§ 76. W jednostkach, w zakresie ustawowej działalności prokuratora, w systemie półrocznym i rocznym sporządza się sprawozdania statystyczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 31 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.

§ 77. Departamenty i biura w Prokuraturze Krajowej sporządzają sprawozdania PK-1PK z ewidencji spraw i czynności podejmowanych w sprawach karnych, cywilnych i administracyjnych.

§ 78. 1. Prokuratury nadrzędne, po otrzymaniu formularzy statystycznych z podległych jednostek, sprawdzają prawidłowość ich sporządzenia pod względem formalnym i merytorycznym, a w razie potrzeby polecają dokonanie korekty przez jednostkę sporządzającą.

2. Sposób, tryb i termin wypełnienia formularzy statystycznych, określają przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 18 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.

3. Przekazywanie wymienionych formularzy statystycznych następuje w terminie i w sposób określony przez dyrektora komórki Prokuratury Krajowej właściwej w tej kategorii spraw.

§ 79. Szczegółowe zasady dotyczące sprawozdawczości i statystyki, w tym dotyczące sprawozdawczości Prokuratora Generalnego, określa instrukcja sprawozdawczo-statystyczna.

Rozdział 2

Sprawy karne

Oddział 1

Korespondencja

§ 80. 1. Akty oskarżenia, wnioski w trybie 335 § 1 k.p.k., wnioski o warunkowe umorzenie postępowania karnego, wnioski z art. 324 k.p.k. o umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego, wnioski o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym, wnioski o ukaranie za wykroczenie do sądu wojskowego, wnioski w przedmiocie tymczasowego aresztowania, zarządzenia i postanowienia podlegające zaskarżeniu, zarządzenia niepodlegające zaskarżeniu, skargi na wyroki sądów odwoławczych, apelacje, zażalenia, sprzeciwy, kasacje, odpowiedzi na kasacje, skargi nadzwyczajne, postanowienia o uchyleniu tymczasowego aresztowania, wytyczne, wystąpienia i inne pisma w postępowaniu karnym, jeżeli nie są dostarczane przez pracownika prokuratury, przesyła się za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym.

2. Nakazy zwolnienia przekazuje się do aresztu śledczego lub zakładu karnego, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 czerwca 2015 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności (Dz. U. poz. 927, z 2016 r. 1341, z 2017 r. poz. 1925 oraz z 2018 r. poz. 1800).

§ 81. Korespondencję ogólną dotyczącą spraw podlegających wpisowi do rejestru „Ko”, wskazaną przez ich autora jako ważną, jeżeli nie jest dostarczana przez pracownika prokuratury lub drogą elektroniczną, przesyła się za pośrednictwem operatora pocztowego jako przesyłki polecone. Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo przesyła się jako przesyłkę nierejestrowaną (list zwykły).

§ 82. Wnioski prokuratora o zastosowanie tymczasowego aresztowania wraz z aktami sprawy przekazuje się do sądu przez uprawnionego pracownika prokuratury lub upoważnionego funkcjonariusza organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze.

§ 83. W sposób wskazany w § 82 przekazuje się do sądu także wnioski prokuratora:

1) o wydanie europejskich nakazów aresztowania na podstawie art. 607a k.p.k. oraz europejskie nakazy aresztowania wystawione przez organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej wraz ze stosownymi materiałami w tych sprawach;

2) o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym.

§ 84. (uchylony).

§ 85. Pisma w sprawach osób tymczasowo aresztowanych kierowane do sądów, organów prowadzących postępowanie przygotowawcze i Krajowego Rejestru Karnego oznacza się napisem, „Areszt”.

§ 86. 1. Na kopercie i zwrotnym pokwitowaniu odbioru nie zamieszcza się żadnych informacji o treści merytorycznej pisma.

2. Rodzaj wysyłanej korespondencji oznacza się liczbami arabskimi z katalogu symboli określonymi w załączniku nr 2 do zarządzenia (np. postanowienie o wszczęciu śledztwa/dochodzenia symbol 01).

§ 87. Korespondencja w sprawach karnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi, jednostkami lub organami prowadzącymi postępowanie przygotowawcze może być przekazywana za pośrednictwem telefaksu lub pocztą elektroniczną, w sposób zapewniający poufność i integralność przekazywanych danych.

Oddział 2

Urządzenia ewidencyjne

§ 88. 1. Postępowania i czynności wykonywane w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzone przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań (z wyłączeniem czynności ewidencjonowanych w „Di”, postępowań przed sądem I i II instancji oraz środków odwoławczych) rejestrowane są w repertorium „Ds”.

2. Poza repertorium „Ds” prowadzi się rejestry oraz wykazy kontrolne.

3. Rejestry i wykazy kontrolne mają charakter samodzielny lub uzupełniający w stosunku do prowadzonego w tej samej jednostce repertorium „Ds”.

§ 89. 1. Rejestrami samodzielnymi w zakresie czynności w sprawach karnych są:

1) „Ak” – dla wykonywanych analiz kryminalnych;

2) „Di” – dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds” podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy;

3) „Dsn” – dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;

4) „ENA.P.r” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;

5) „ENA.UE” – dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;

6) „ENO.P.r” – dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;

7) ENO.UE” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;

8) „ENO.UE.r” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;

9) „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych. W Prokuraturze Krajowej przyjmuje się dodatkowe rozróżnienie korespondencji ogólnej w sprawach karnych na korespondencję w sprawach o wznowienie postępowania (wp), wykonawczych (w) i kasacyjnych (ka);

10) „Ksk” – dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167a k.k.s.;

11) (uchylony);

12) „Kw” – dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;

13) „Ns” – dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, odszkodowanie lub zadośćuczynienie;

14) „Ntk” – dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;

15) „Opk” – dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych i udziału prokuratora w tych sprawach oraz dla środków odwoławczych prokuratora w postępowaniu wykonawczym, apelacji prokuratora od wyroku łącznego;

15a) „Osn” – dla ocen i stanowisk w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej;

16) „Oz” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;

17) „Oz.o” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych;

18) „Oz.r” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych;

19) „Oz.w” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych;

20) „Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich oraz środków odwoławczych w tych sprawach;

21) „Pp” – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);

22) (uchylony);

23) „Sn” – dla pism o wystąpienie Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną i wystąpień Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną oraz udziału prokuratora w postępowaniach w przedmiocie skargi nadzwyczajnej.

2. Rejestrami uzupełniającymi w zakresie czynności w sprawach karnych rejestrowanych w repertorium „Ds” tej samej jednostki są rejestry:

1) „Archiwum” – dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce;

2) „Drz” – dla dowodów rzeczowych;

2a) „Ds.u” – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 396a § 1 k.p.k.;

3) „Nps” – dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki;

4) „Opz” – dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;

5) „Ps” – dla orzeczeń sądu I i II instancji oraz orzeczeń Sądu Najwyższego;

6) „Psz” – dla przedmiotów środka zapobiegawczego;

7) „Rz” – dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;

8) „Ta” – dla osób tymczasowo aresztowanych;

9) „Zm” – dla zabezpieczeń majątkowych;

10) „Zpj” – dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.

3. Samodzielnymi wykazami kontrolnymi są:

1) „Pk” – dla spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniach: kasacyjnym, o wznowienie postępowania i w przedmiocie skargi na wyrok sądu odwoławczego z udziałem prokuratora;

2) „W” – dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.

4. Uzupełniającymi wykazami kontrolnymi do repertorium „Ds” są:

1) „ENA.P.w” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych;

2) „ENO.P.w. – dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych;

3) „Oz.w” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych;

4) „Pm” – dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;

5) „Wu” – dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższego stopnia w postępowaniu odwoławczym;

6) (uchylony).

Oddział 3

Ewidencjonowanie spraw

§ 90. 1. W repertorium „Ds” gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:

1) datę i podstawę rejestracji sprawy, przedmiot sprawy;

2) kwalifikację prawną czynu lub zarzutu;

3) uczestników postępowania, w tym stron, ich pełnomocników oraz ich przedstawicieli procesowych i ustawowych, zawiadamiających o popełnieniu przestępstwa, składających poręczenia, a także podmiotów zobowiązanych do zwrotu na rzecz Skarbu Państwa korzyści majątkowych uzyskanych z przestępstwa – imię i nazwisko osoby bądź nazwę instytucji, charakteru, w jakim uczestniczą w postępowaniu karnym oraz innych informacji identyfikujących te podmioty;

4) środki przymusu i zatrzymania osób, środki zapobiegawcze, listy gończe, listy żelazne, europejskie nakazy aresztowania, poręczenia majątkowe, zabezpieczenia majątkowe – w zakresie daty i treści podjętych w tym przedmiocie decyzji procesowych;

5) wyłączenia materiałów do odrębnego postępowania, połączenia postępowań lub dołączenia materiałów do prowadzonego postępowania;

6) nadzór prokuratora nadrzędnego (data decyzji o objęciu nadzorem oraz wykonywanych w tym zakresie czynności, daty i sygn. akt nadzoru);

7) postępowanie mediacyjne;

8) czynności profilaktyczne;

9) opinie biegłych;

10) koszty ponoszone w postępowaniu przygotowawczym;

11) formę postępowania przygotowawczego, w tym datę wszczęcia śledztwa lub dochodzenia, bądź dokonania pierwszej czynności procesowej przed wszczęciem;

12) prokuratora prowadzącego lub nadzorującego postępowanie;

13) wskazanie organu prowadzącego postępowanie;

14) datę podjęcia decyzji będącej podstawą jej dalszego prowadzenia;

15) o sprawie uprzednio zakończonej, w zakresie wskazanym w punktach 1–14;

16) procesowy okres trwania postępowania;

17) przekazanie, bądź udostępnienie akt sprawy;

18) sposób zakończenia sprawy;

19) w przypadku przetwarzania danych w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym informacje o wygenerowanych z systemu plikach eksportu i importu zawierających gromadzone dane opisane w ust. 1 pkt 1–18.

2. W rejestrach samodzielnych gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:

1) „Ak” – datę wpływu, sygnaturę sprawy „Ds” i nazwisko referenta, datę sporządzenia wniosku, przedmiot wniosku, dane w zakresie otrzymanych do analizy materiałów, datę realizacji wniosku o analizę i nazwisko analityka, datę przekazania analizy;

1a) „Di” – datę wpływu, podmiot składający wniosek, przedmiot wniosku, datę i sposób załatwienia;

2) „DE” – korespondencję wchodzącą, w tym jej datę, rodzaj, nadawcę, sposób doręczenia, dekretację oraz w zakresie identyfikacji ekspediowanej korespondencji, w tym jej rodzaju, adresata, sposobu ekspedycji, zwrotnego potwierdzenia odbioru;

3) „Dsn” – datę wpływu i przedmiot sprawy, datę wdrożenia i zakończenia nadzoru służbowego, datę i sposób załatwienia sprawy;

4) „ENA.P.r” – datę wpływu, osobę wobec której wystąpiono w wnioskiem o wydane europejskiego nakazu aresztowania, jednostkę wnioskującą, w tym datę i sygnaturę wniosku, datę i treść rozstrzygnięcia w przedmiocie rozpoznania wniosku, sposób realizacji;

5) „ENA.UE” – datę wpływu, osobę na którą wystawiono europejski nakaz aresztowania, państwo i organ wnioskujący, w tym datę wniosku, datę i treść rozstrzygnięcia w przedmiocie rozpoznania wniosku;

6) „ENO.P.r” – datę wpływu, nazwę jednostki występującej z wnioskiem i sygnaturę sprawy, datę wpływu wniosku pokrzywdzonego, datę zastosowania i rodzaj środka zapobiegawczego/karnego lub obowiązku nałożonego wobec podejrzanego, datę wystąpienia przez prokuratora z europejskim nakazem ochrony, rodzaj środka ochrony, państwo wykonania nakazu, sposób przekazania, datę zawiadomienia państwa wykonania o zmianie lub uchyleniu środka zapobiegawczego/środka karnego lub obowiązku nałożonego na podejrzanego;

7) „ENO.UE” – datę wpływu, państwo wydania nakazu (w tym sygnaturę orzeczenia i nazwę organu), dane identyfikujące osobę, wobec której mają być zastosowane środki ochrony, dane identyfikujące osobę przeciwko której prowadzono postępowanie, rodzaj środka ochrony i pomocy, datę i rodzaj podjętych czynności w związku z realizacją wystąpienia, datę i treść postanowienia w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę wpływu, rozpoznania zażalenia na postanowienie w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę i sposób wykonania nakazu lub innego sposobu załatwienia sprawy;

8) „ENO.UE.r” – datę wpływu, sygnaturę jednostki nadrzędnej, dane identyfikujące osobę pokrzywdzoną, wobec której mają być zastosowane środki ochrony, dane identyfikujące osobę przeciwko której prowadzono postępowanie, rodzaj środka ochrony i pomocy, datę i rodzaj podjętych czynności w związku z realizacją wystąpienia, datę i treść postanowienia w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę wpływu, rozpoznania zażalenia na postanowienie w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę i sposób wykonania nakazu lub innego sposobu załatwienia sprawy;

9) „Ko” – datę wpływu, nadawcę pisma i datę pisma, przedmiot korespondencji, datę i sposób załatwienia;

10) „Ksk” – datę wpływu, podmiot wnioskujący o wywiedzenie kasacji, podstawę prawną wywiedzenia kasacji, oznaczenie orzeczenia, osoby skazanej, której kasacja dotyczy i kierunku zaskarżenia, datę i sposób załatwienia sprawy, udział prokuratora, datę rozstrzygnięcia i orzeczenie Sądu Najwyższego;

11) (uchylony);

12) „Kw” – datę wpływu, podmiot składający wniosek o kasację lub wniosek o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych lub o wniesienie skargi na wyrok sądu odwoławczego, datę i czynności podjęte przez prokuratora w związku z wnioskiem, udział prokuratora w postępowaniu sądowym, datę udzielenia odpowiedzi na kasację, wniosek lub skargę, datę i treść orzeczenia sądu;

13) „Ntk” – datę wpływu, wnioskodawcę, datę i stanowisko prokuratora w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;

14) „Ns” – datę wpływu, osobę lub organ składający wniosek, datę wniosku lub datę zgłoszenia udziału prokuratora w postępowaniu, oznaczenie jednostki, prowadzącej sprawę z którą związane jest roszczenie odszkodowawcze, datę i treść orzeczenia, w tym wskazanie kwoty zasądzonego odszkodowania, dane dotyczące wniesionych środków odwoławczych i skargi nadzwyczajnej, w tym oznaczenia sądu, daty rozstrzygnięcia, oznaczenia podmiotu składającego środek odwoławczy, nadzwyczajny środek odwoławczy lub skargę nadzwyczajną;

15) „Opk” – datę wpływu, dane identyfikujące wnioski z jednostek w zakresie wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym, rodzaj złożonego środka odwoławczego, w tym jego datę, podmiot wnoszący środek odwoławczy oraz datę i sposób rozstrzygnięcia środka odwoławczego przez sąd, udział prokuratora;

15a) „Osn” – datę wpływu, datę pisma i sygnaturę, nazwę jednostki i sygnaturę sprawy w zakresie, której ma zostać dokonana ocena lub przedstawione stanowisko w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej, oznaczenie sądu, w którym zapadło prawomocne orzeczenie, w tym datę, treść/opis orzeczenia, przedmiot sprawy osądzonej, datę i rodzaj czynności podjętych przez prokuratora, datę i sposób zakończenia sprawy, w tym ocenę/stanowisko w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej;

16) „Oz” – datę wpływu, nazwę i sygnaturę jednostki przekazującej wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób realizacji, datę przekazania materiałów po wykonaniu pomocy prawnej;

17) „Oz.o” – datę wpływu, podmiot składający wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób realizacji;

18) „Oz.r” – datę wpływu, nazwę i sygnaturę jednostki przekazującej wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób załatwienia wniosku;

19) „Oz.w” – datę wpływu, nazwę i sygnaturę jednostki przekazującej wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób załatwienia wniosku;

20) „Pn” – datę i podstawę rejestracji, przedmiot sprawy, uczestników postępowania, w tym stron, ich pełnomocników oraz przedstawicieli procesowych i ustawowych, sposób załatwienia, datę, sygnaturę sądu i treść orzeczenia sądu, dane dotyczące wniesionych środków odwoławczych, nadzwyczajnych środków odwoławczych i skargi nadzwyczajnej, w tym oznaczenia sądu, datę rozstrzygnięcia, oznaczenia podmiotu składającego środek odwoławczy, nadzwyczajny środek odwoławczy lub skargę nadzwyczajną;

21) „Pp” – datę wpływu, nadawcę, przedmiot i datę wniosku, sposób realizacji wniosku o pomoc prawną z zakresu spraw administracyjnych, cywilnych, karnych, dla innych – datę zakończenia sprawy;

22) (uchylony);

23) „Sn” – datę wpływu, podmiot składający i datę pisma, przedmiot sprawy osądzonej, symbol sprawy, dane identyfikujące stronę, której dotyczy orzeczenie, kwalifikację prawną, oznaczenie sądu, w którym zapadło prawomocne orzeczenie, jego datę i treść, datę zawiadomienia autora pisma o pozostawieniu pisma bez biegu, datę wniesienia skargi nadzwyczajnej przez Prokuratora Generalnego, datę, sygnaturę i treść orzeczenia Sądu Najwyższego.

3. W rejestrach uzupełniających, poza odwołaniem się do sygnatury sprawy zarejestrowanej w repertorium, której wpis dotyczy gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:

1) „Archiwum” – datę informacji o udostępnieniu, wy rejestrowaniu i zmianie miejsca przechowywania akt, datach skrajnych, kategorii archiwalnej;

2) „Drz” – dowód rzeczowy, w tym jego rodzaj, miejsce przechowywania oraz decyzje podejmowane w związku z dowodem rzeczowym;

2a) „Ds.u” – datę wpływu, sygnaturę akt sądowych, oznaczenie sądu, termin do wykonania czynności i datę przekazania sprawy do sądu;

3) „Nps” – datę wpływu, stronę wnoszącą skargę, stanowisko prokuratora i datę przekazania prokuratorowi nadrzędnemu, datę i rozstrzygnięcie w zakresie rozpoznanej skargi w postępowaniu sądowym, w tym zasądzoną kwotę i czynności zlecone przez sąd do wykonania;

4) „Opz” – datę podjęcia decyzji o złożeniu wniosku, datę i treść orzeczenia, sygn. akt sądowych, oznaczenie podmiotu zbiorowego, osoby fizycznej, pokrzywdzonego, datę złożenia wniosku przez prokuratora, czynności prokuratora, datę i treść orzeczenia sądu I i II instancji, datę i przedmiot apelacji, udział prokuratora;

5) „Ps” – dotyczące postępowania przed sądem I i II instancji oraz Sądem Najwyższym w przypadku wniesienia nadzwyczajnego środka odwoławczego lub skargi nadzwyczajnej, w tym oznaczenie sądu, datę rozstrzygnięcia, oznaczenie podmiotu składającego środek odwoławczy, nadzwyczajny środek odwoławczy, skargę nadzwyczajną, datę środka, sygnaturę sądową, rodzaj czynności do wykonania, datę i organ wykonujący, datę i sposób wykonania, datę i ocenę wykonanych czynności, datę przekazania materiałów do sądu;

6) „Psz” – przedmioty stanowiące poręczenie majątkowe lub zatrzymany paszport lub inny dokument uprawniający do przekroczenia granicy oraz podjęte decyzje procesowe w tym zakresie i datę ich realizacji;

7) „Rz” – środki odwoławcze na decyzje wydane w postępowaniu przygotowawczym (data wpływu, strona), datę przekazania prokuratorowi/ prokuratorowi nadrzędnemu/sądowi, datę i rozstrzygnięcie rozpoznanego zażalenia lub pozostawienia przez sąd zażalenia bez rozpoznania;

8) „Ta” – osobę tymczasowo aresztowaną i oraz podjęte decyzje procesowe w tym zakresie i datę ich realizacji;

9) „Zm” – rzeczy, wierzytelności i inne prawa majątkowe stanowiące przedmiot zabezpieczenia majątkowego oraz datę i podjęte decyzje procesowe w tym zakresie, datę ich realizacji, w tym datę zajęcia i nazwę organu, który tej czynności dokonał;

10) „Zpj” – rodzaj dokumentu, datę zatrzymania, datę i podjęte decyzje procesowe w tym zakresie i datę ich realizacji.

4. W samodzielnych wykazach kontrolnych gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:

1) „Pk” – datę wpływu zawiadomienia i sygnaturę Sądu Najwyższego, identyfikujące osobę skazaną i kwalifikację karną, datę i oznaczenie strony wnoszącej kasację, wniosek o wznowienie lub skargę na wyrok sądu odwoławczego, sygnatury akt sądu I i II instancji, termin rozprawy lub posiedzenia, referenta, datę i treść orzeczenia Sądu Najwyższego;

2) „W” – datę wpływu wokandy, termin wokandy, sygnaturę postępowania, rodzaj postępowania, sposób, terminy rozpraw i posiedzeń oraz ich obsadę i wynik.

5. W wykazach kontrolnych uzupełniających, poza odwołaniem się do sygnatury sprawy zarejestrowanej w repertorium, której wpis dotyczy, gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:

1) „ENO.P.w” – datę wpływu, nazwisko i imię podejrzanego, datę wniosku, datę decyzji sądu, sygnaturę i rodzaj decyzji, miejsce pobytu podejrzanego, państwo wezwane do realizacji wniosku, datę i sposób realizacji wniosku,

2) „ENO.P.w” – datę wpływu, datę zastosowania środka zapobiegawczego/karnego lub obowiązku nałożonego na podejrzanego, datę wystąpienia z europejskim nakazem ochrony, rodzaj środka ochrony i pomocy, państwo wykonania środka, sposób przekazania wniosku, datę zawiadomienia o zmianie/uchyleniu środka wobec podejrzanego;

3) „Oz.w” – datę sporządzenia wniosku, datę przesłania do jednostki nadrzędnej, datę i sygn. przekazanego wniosku, państwo realizujące wniosek, datę i inny sposób załatwienia, datę wpływu materiałów z wykonanej pomocy prawnej;

4) „Pm” – datę skierowania do mediacji, datę i sposób zakończenia mediacji;

5) „Wu” – datę wysłania wniosku o udział w postępowaniu odwoławczym, datę i sposób rozpoznania wniosku, datę, sygnaturę i nazwę sądu oraz sposób rozpoznania środka odwoławczego;

6) (uchylony).

§ 91. 1. Do spraw nowych, poza wpływającymi po raz pierwszy, zalicza się:

1) materiały wyłączone do odrębnego prowadzenia postępowania przygotowawczego ze spraw wcześniej zarejestrowanych;

2) sprawy, które uprzednio zostały prawomocnie zakończone, a następnie, postępowanie w nich podjęto na nowo lub wznowiono;

3) sprawy, w których uchylono postanowienie o odmowie wszczęcia śledztwa lub dochodzenia, bądź ich umorzeniu;

4) zwrócone lub przekazane przez sąd, także w celu usunięcia braków, jeżeli braki w ustawowym terminie nie zostały usunięte;

5) materiały lub sprawy przekazane innym jednostkom lub komórkom organizacyjnym, w celu wykonania czynności w trybie art. 327 § 3 k.p.k.

2. Nie wpisuje się jako nowe spraw wyłączonych z prowadzonych postępowań przygotowawczych i przekazywanych według właściwości innym jednostkom prokuratury lub innym organom oraz spraw podjętych na nowo i podlegających połączeniu z innymi postępowaniami pozostającymi w toku.

§ 92. Rejestracja w repertorium „Ds” i innych urządzeniach ewidencyjnych materiałów zgromadzonych podczas stosowania czynności operacyjno-rozpoznawczych, przekazanych z wnioskiem o wszczęcie postępowania, odbywa się na podstawie pisemnej dekretacji kierownika jednostki lub prokuratora prowadzącego postępowanie. Wpis obejmuje adnotację o miejscu przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne.

§ 93. 1. Połączone dwie lub więcej spraw prowadzonych w formie śledztwa lub spraw prowadzonych w formie dochodzenia, wpisanych do repertorium, „Ds”, prowadzi się dalej pod sygnaturą sprawy najwcześniej wszczętej. Dołączone sprawy należy wykreślić, z datą postanowienia o połączeniu, wskazując w rubryce „załatwiono w inny sposób” datę i sygnaturę wydanego w tym przedmiocie postanowienia.

2. Niezależnie od kryteriów przyjętych w ust. 1, materiały dochodzenia lub innych postępowań dołącza się do akt śledztwa.

3. Jeżeli połączeniu podlega sprawa, w której zastosowano tymczasowe aresztowanie, należy dołączyć do niej wszystkie inne sprawy, bez względu na datę ich rejestracji.

4. Przepisów ust. 1, 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli względy procesowe przemawiają za odmiennym sposobem zarejestrowania sprawy.

5. Akta podręczne sprawy, przekazanej innej jednostce prokuratury do dalszego prowadzenia przekazuje się po wpłynięciu postanowienia o połączeniu postępowań lub zawiadomienia o przejęciu sprawy.

6. Przy łączeniu spraw wpisanych do innych repertoriów i rejestrów stosuje się zasady określone w ust. 1.

§ 94. 1. Wykreślenie sprawy jako zakończonej następuje z datą podpisania przez prokuratora decyzji kończącej postępowanie w formie wymaganej dla doręczeń stronom procesowym.

2. Wszystkie czynności związane z wydaniem decyzji, o której mowa w ust. 1, w tym zawiadomienie stron procesowych i innych osób uprawnionych o jej wydaniu (art. 305 § 4 k.p.k.), a także przesłanie odpisu tej decyzji stronom, ich obrońcom i pełnomocnikom oraz innym osobom wskazanym w zarządzeniu prokuratora, wykonywane są niezwłocznie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty podpisania tej decyzji.

3. Wykreślenie spraw przekazanych do dalszego prowadzenia innej jednostce lub organowi następuje z datą zarządzenia prokuratora wydanego po otrzymaniu z jednostki/organu przejmującego sprawę postanowienia/zawiadomienia lub informacji o przejęciu lub dołączeniu sprawy. W przypadku spraw ewidencjonowanych w repertorium „Ds”, przekazywanych poza Ośrodek Przetwarzania Danych Regionu (OPDR), konieczne jest również przed ich wykreśleniem uzyskanie potwierdzenia prawidłowego importu sprawy z ogólnokrajowego systemu teleinformatycznego.

4. Wykreślenie spraw jako zakończonych w rejestrze „Dsn” następuje:

1) na podstawie i z datą wydania zarządzenia prokuratora w związku z:

a) zakończeniem analizy, kontroli lub badania aktowego postępowania przygotowawczego,

b) rozpoznaniem zażalenia złożonego po zakończeniu postępowania przygotowawczego w sprawie uprzednio nie rejestrowanej w rejestrze „Dsn”,

c) rozstrzygnięciem sporu kompetencyjnego,

d) przekazaniem postępowania do dalszego prowadzenia inne jednostce poza obszar jednostki nadrzędnej,

e) połączeniem sprawy wpisanej do rejestru „Dsn” z innym postępowaniem zarejestrowanym w tym rejestrze,

f) nieuwzględnieniem wniosku o podjęcie albo wznowienie postępowania przygotowawczego oraz nieuwzględnieniem wniosku o wydanie decyzji w trybie art. 328 § 1 k.p.k.;

2) na podstawie i z datą wydania zarządzenia prokuratora w sprawach dotyczących: sprawowania zwierzchniego nadzoru służbowego, rozpoznania zażalenia w przedmiocie kosztów postępowania w toku trwania śledztwa lub dochodzenia, uwzględnienia wniosku o podjęcie albo wznowienie postępowania przygotowawczego oraz podjęcia decyzji na podstawie art. 328 § 1 k.p.k. oraz w których wydano postanowienie o przedłużeniu czasu trwania śledztwa, po uzyskaniu informacji o:

a) zakończeniu postępowania i skierowaniu do sądu aktu oskarżenia, wniosku na podstawie art. 335 § 1 k.p.k., wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego albo wniosku z art. 324 k.p.k. o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających,

b) uprawomocnieniu się decyzji o umorzeniu postępowania,

c) uprawomocnieniu się decyzji o zawieszeniu postępowania.

§ 95. (uchylony).

§ 96. Sprawę zaewidencjonowaną w rejestrach „Opz” i „Pn” wykreśla się, jeżeli postępowanie zostało zawieszone przez właściwy organ, a prokurator nie podejmuje w czasie zawieszenia tego postępowania własnych czynności.

§ 97. 1. Jako zakończone wykreśla się w repertorium lub rejestrze sprawy, w których:

1) skierowano do sądu: akt oskarżenia, wniosek w trybie art. 335 § 1 k.p.k. zamiast aktu oskarżenia, wniosek o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym, wniosek o warunkowe umorzenie postępowania karnego, wniosek o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających, wniosek o zastosowanie amnestii, pozew, wniosek lub inny środek prawny o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu sądowym;

2) skierowano do sądu wniosek o pociągnięcie podmiotu zbiorowego do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary;

3) umorzono śledztwo lub dochodzenie, bez względu na podstawę tego umorzenia;

4) wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania;

5) odmówiono wszczęcia śledztwa lub dochodzenia;

6) sąd odmówił wydania europejskiego nakazu aresztowania lub uzyskano informację o jego realizacji przez państwo wezwane, uzyskano informację o przekazaniu osoby objętej europejskim nakazem aresztowania państwa obcego albo o innym wykonaniu tego nakazu.

7) zakończono czynności będące podstawą wpisu.

2. Wykreślenie sprawy w repertorium jako zakończonej w sposób określony w ust. 1 pkt 1–2 następuje z datą pokwitowania przyjęcia jej przez sąd lub datą nadania jej u operatora pocztowego.

3. Wykreślenie spraw wskazanych w ust. 1 pkt 7 następuje z datą pisemnego zarządzenia prokuratora.

§ 98. 1. Sprawy zawieszone przejęte z innej jednostki organizacyjnej do dalszego prowadzenia ewidencjonuje się w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym w repertorium „Ds” o symbolu cyfrowym „X”, z zachowaniem ich dotychczasowej liczby porządkowej z repertorium „Ds” i roku ich rejestracji.

2. W przypadku powtórzenia się sygnatury sprawy zawieszonej przejętej z innej jednostki organizacyjnej podlegającej zaewidencjonowaniu we wskazanym w ust. 1 repertorium, należy dla drugiej/kolejnej sprawy wybrać kolejny wolny w danym roku numer porządkowy z repertorium „X Ds”.

3. Czynności wskazane w ust. 1 dokonuje się przy wykorzystaniu funkcjonalności ogólnokrajowego sytemu teleinformatycznego prokuratury w zakresie rejestracji spraw z pozycji „sprawa w toku” w oparciu o dane zgromadzone w aktach sprawy.

§ 99. Do rejestru „Drz” wpisuje się i wykreśla dowody rzeczowe na podstawie decyzji prokuratora.

§ 100. Zbiorczo wpisuje się do rejestru „Drz” dowody rzeczowe stanowiące wielokrotność egzemplarza tego samego rodzaju i zawartości, podając liczbę egzemplarzy i cechy identyfikacyjne.

§ 101. 1. Jeżeli na polecenie prokuratora przedmioty wpisane pod jedną pozycją w rejestrach, Drz” ulegają podzieleniu, ich wyłączoną część zapisuje się pod odrębną pozycją rejestrów „Drz”, czyniąc o tym wzmiankę w rubryce „uwagi” pod pozycją pierwotnego wpisu.

2. W przypadku rejestracji dowodu rzeczowego w sprawie zarejestrowanej w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym w trybie uzupełniającym, nowy numer z rejestru „Drz” uzupełnia się w rubryce „uwagi” urządzenia prowadzonego w formie papierowej.

§ 102. Wykreślenie dowodu rzeczowego z rejestru „Drz” następuje z datą:

1) wydania uprawnionej osobie dowodów rzeczowych przechowywanych w prokuraturze lub wydania dokumentów upoważniających do odebrania dowodów rzeczowych przechowywanych poza prokuraturą;

2) przekazania dowodów rzeczowych innej jednostce do sprawy przejętej przez tę jednostkę do dalszego prowadzenia;

3) przekazania innemu organowi dowodów rzeczowych przechowywanych w prokuraturze;

4) przekazania sądowi dowodów rzeczowych, w tym także kwot pozostających na rachunkach depozytowych;

5) otrzymania zawiadomienia o dokonaniu przelewu na rachunek pomocniczy sum depozytowych sądu kwot pozostających na koncie sum depozytowych Prokuratury Krajowej, prokuratury regionalnej lub prokuratury okręgowej;

6) zarejestrowania rozdzielonego dowodu rzeczowego pod nowymi pozycjami rejestru „Drz”;

7) prawomocnego umorzenia postępowania o fałszowanie znaków pieniężnych w przypadku, gdy z ekspertyzy Narodowego Banku Polskiego wynika, iż przekazane do badań banknoty lub monety zostały tam zatrzymane jako fałszywe;

8) zniszczenia dowodu rzeczowego z przyczyn losowych, potwierdzonego stosownym protokołem;

9) przekazania depozytu rzeczowego naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego po orzeczeniu przez sąd jego likwidacji;

10) prawomocnego orzeczenia przez sąd przepadku dowodu rzeczowego;

11) przekazania dowodów rzeczowych organowi państwa obcego;

12) zniszczenia dowodu rzeczowego, po uzyskaniu zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Oddział 4

Akta

§ 103. 1. Dokumenty dotyczące tej samej sprawy łączy się w akta z uwzględnieniem przepisów art. 148a w zw. z art. 156a k.p.k.

2. Akta sprawy układa się w porządku chronologicznym według kolejności wpływu dokumentów, chyba że prokurator zarządzi inaczej.

3. Załączniki adresowe mogą być prowadzone odrębnie dla dokumentów wytworzonych w toku postępowania, a odrębnie dla dokumentów ,których kopie wykonano w celu usunięcia danych o miejscu zamieszkania lub pracy.

§ 104. (uchylony).

§ 105. (uchylony).

§ 106. 1. Tomy akt oznacza się cyframi rzymskimi za wyjątkiem tomów załącznika adresowego, które oznacza się cyframi arabskimi.

2. W przypadku układania akt wątkami, każdy z wątków oznacza się cyframi rzymskimi. Jeżeli liczba tomów akt w poszczególnych wątkach jest większa niż jeden, należy je oznaczać dodatkowo wielkimi literami alfabetu.

3. Akta połączonych postępowań dołącza się jako kolejne tomy sprawy lub jako odrębny wątek.

§ 107. 1. W aktach podręcznych prokuratora gromadzi się materiały określone w ustawie, rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości – Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, a także pisma przewodnie pomiędzy organami prowadzącymi i nadzorującymi postępowanie i inną podobną, ogólną korespondencję. W aktach podręcznych można przechowywać kopie materiałów zawartych w aktach głównych oraz dane osobowe świadków i pokrzywdzonych utrwalone w inny sposób, dane osobowe wrażliwe, notatki prowadzącego i przełożonych oraz wydruki i kopie danych z urządzeń ewidencyjnych.

2. Tomy akt podręcznych układa się w porządku chronologicznym według kolejności wpływu dokumentów, chyba że prokurator zarządzi inaczej.

§ 108. (uchylony).

§ 109. W sprawach niewymagających gromadzenia protokołów przesłuchań świadków lub danych osobowych świadków i pokrzywdzonych podlegających ochronie, czy też innych danych osobowych zastrzeżonych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów nie wyodrębnia się załącznika adresowego.

§ 110. (uchylony).

§ 111. Do akt podręcznych dołącza się również materiały związane z postępowaniem sądowym, w szczególności w zakresie czynności realizowanych przez sąd.

§ 112. 1. Do akt spraw dołącza się wraz z opisem nośniki, na których utrwalono:

1) obraz z przeprowadzonej czynności procesowej zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 242 k.p.k.;

2) obraz lub dźwięk dla celów procesowych, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 147 § 5 k.p.k.

2. Nośniki, o których mowa w ust. 1, przed dołączeniem do akt zabezpiecza się przed ich uszkodzeniem.

§ 113. Wyłączenie materiałów do odrębnego postępowania następuje na podstawie postanowienia prokuratora.

§ 114. (uchylony).

§ 115. Wykonanie i uwierzytelnienie kopii dokumentów lub ich części wskazane w art. 148a k.p.k. następuje w zakresie określonym adnotacją lub decyzją prokuratora poprzez poświadczenie, iż „kopię sporządzono w trybie art. 148a k.p.k.”.

§ 116. (uchylony).

§ 117. 1. Jeden tom akt sprawy nie zawiera więcej niż 200 kart. Odstąpienie od tej zasady możliwe jest tylko w razie uzasadnionej potrzeby.

2. Jeżeli w materiałach postępowania przygotowawczego znajdują się dokumenty dotyczące działalności podmiotów gospodarczych objętych postępowaniem, a w szczególności faktur, innych dokumentów księgowych, dokumentów celnych oraz innej dokumentacji, dla dokumentów tych zakłada się odrębne teczki, które stanowią załączniki do akt sprawy.

§ 118. 1. W załączniku adresowym bezpośrednio po kopii każdego postanowienia lub zarządzenia, które podlega doręczeniu pokrzywdzonym i świadkom załącza się zwrotne pokwitowanie odbioru.

2. Na oryginale postanowienia lub zarządzenia wskazanego w ust. 1 dokonuje się adnotacji o zakresie i dacie dokonanego doręczenia.

§ 119. (uchylony).

§ 120. 1. Na obwolutach akt sprawy zarejestrowanej w repertorium „Ds” umieszcza się obok sygnatury akt symbol, którym oznaczono sprawę w repertorium, np. PR 5 Ds 300.2016.S.

2. Na obwolutach akt podręcznych poza oznaczeniem sygnatury sprawy umieszcza się nazwy lub symbole literowe wskazujące na stosowane środki przymusu i sposób merytorycznego zakończenia postępowania (np. akt oskarżenia – a.o.) oraz cyfrę rzymską, wskazującą liczbę tomów akt postępowania przygotowawczego.

§ 121. (uchylony).

§ 122. (uchylony).

§ 123. 1. W przypadku układania akt w porządku chronologicznym według kolejności wpływu dokumentów, kolejne tomy zachowują ciągłość numeracji kart. W przypadku, układania akt wątkami ciągłość numeracji kart należy zachować w ramach tego samego wątku.

2. Załączniki adresowe mają odrębną numerację.

§ 124. 1. Prowadzenie akt zawierających materiały niejawne, gromadzenie dokumentów, miejsce przechowywania akt, bądź ich części lub poszczególnych dokumentów zawierających takie informacje, a także sposób udostępniania ich osobom uprawnionym określają przepisy, o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszego zarządzenia.

2. Informacje o pozycji wpisu i miejscu przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne wpisuje się w urządzeniach ewidencyjnych w rubryce „uwagi”, a także na drugiej stronie obwoluty akt podręcznych i akt nadzoru.

§ 125. 1. Tworzenie elektronicznych obrazów akt lub niektórych dokumentów, w tym ich digitalizacja, bądź kopiowanie wymaga zarządzenia prokuratora prowadzącego lub bezpośrednio nadzorującego postępowanie. Nie dotyczy to digitalizacji akt w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym wdrożonym przez Prokuratora Generalnego.

2. W przypadku wykonywania czynności w ramach nadzoru służbowego jeżeli udostępniono obrazy elektroniczne akt lub poszczególnych dokumentów na nośniku, dołącza się go do akt sprawy, w ramach której były badane akta. Nie dotyczy to digitalizacji akt w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym wdrożonym przez Prokuratora Generalnego.

3. O utworzeniu elektronicznych obrazów, bądź skopiowaniu poszczególnych dokumentów lub akt, sporządza się adnotację na drugiej stronie obwoluty akt podręcznych lub notatkę urzędową połączoną z drugą stroną obwoluty akt podręcznych.

§ 126. 1. Przeglądanie przez osoby uprawnione akt sprawy w toku postępowania przygotowawczego i po jego zakończeniu oraz sporządzanie z nich odpisów, kopii i fotokopii odbywa się pod nadzorem wyznaczonego przez prokuratora pracownika, asystenta lub uprawnionego funkcjonariusza Policji lub innego organu uprawnionego do prowadzenia postępowań przygotowawczych lub w specjalnie przygotowanym pomieszczeniu wyposażonym w monitoring (wówczas bez konieczności uczestnictwa wyznaczonego pracownika). Informację w tym przedmiocie odnotowuje na drugiej stronie obwoluty akt podręcznych lub w notatce urzędowej połączonej z drugą stroną obwoluty akt podręcznych, wyznaczony przez prokuratora pracownik, ze wskazaniem osoby uprawnionej, czasu i sposobu zapoznania się z aktami. Informacja zawiera również dane dotyczące wykonanych fotokopii.

1a. Udostępnienie przeglądania akt w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym reguluje odrębne zarządzenie Prokuratora Generalnego.

2. Przed udostępnieniem do wglądu akt sprawy sprawdza się tożsamość osoby uprawnionej.

3. Ujawnienie i udostępnienie danych adresowych w trybie art. 148a i art. 156a k.p.k. następuje w zakresie i w sposób określony w pisemnym zarządzeniu prokuratora prowadzącego lub nadzorującego postępowanie prowadzone przez inne organy.

§ 127. 1. W razie udostępnienia zapisu obrazu lub dźwięku nie dopuszcza się samodzielnego kopiowania tego zapisu przez stronę lub inną osobę uprawnioną.

2. Zapis obrazu lub dźwięku z adnotacjami na informatycznym nośniku danych wydaje się na podstawie pisemnego zarządzenia prokuratora.

§ 128. 1. Na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora, po dokonaniu opłat kancelaryjnych na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości opłaty za wydanie kopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy wydanego na podstawie art. 156 § 6 k.p.k., sekretariat wydaje uwierzytelnione odpisy, zaświadczenia oraz inne dokumenty sporządzone na podstawie akt sprawy.

2. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora kopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłaty kancelaryjne w wysokości określonej przepisami rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1.

3. Opłaty kancelaryjnej nie pobiera się od osoby, której należy doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia z urzędu (art. 100 § 4 k.p.k. w zw. z art. 16 k.p.k.), bądź na żądanie (art. 157 § 1 k.p.k.).

4. O wydaniu dokumentów, uwierzytelnionych ich odpisów lub kopii z akt sprawy oraz o wysokości pobranych opłat sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych lub notatkę urzędową trwale połączoną z drugą stroną okładki akt podręcznych.

5. Osoba otrzymująca uwierzytelniony odpis lub kopię dokumentu lub innego pisma ich odbiór potwierdza podpisem i datą.

§ 129. Wokandy rozpraw i posiedzeń sądowych gromadzi się w teczkach zakładanych na każdy rok kalendarzowy.

Oddział 5

Dowody rzeczowe

§ 130. Zasady postępowania z dowodami rzeczowymi określone zostały w przepisach: Kodeksu postępowania karnego, innych ustaw wymienionych w § 1 ust. 3 z zakresu postępowania z depozytami, niniejszego oddziału oraz innych przepisach szczególnych.