TYTUŁ I

PRZEPISY WSTĘPNE

§ 1. Zarządzenie określa organizację i zakres działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, sposób zapewnienia obsługi kancelaryjnej postępowań sądowych, w tym stosowane urządzenia ewidencyjne i podział spraw na kategorie, a także kategorie pracowników sądowych obowiązanych do noszenia stroju urzędowego lub oznak i warunki ich przydziału.

§ 2. 1. Użyte w przepisach zarządzenia skróty oznaczają:

1) k.c. - ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360, 2337 i 2339);

2) k.p.c. - ustawę z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 1805, z późn. zm.);

3) k.k. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1138, 1726, 1855, 2339 i 2600);

4) k.p.k. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 1375, 1855, 2582 i 2600);

5) k.k.w. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. z 2021 r. poz. 53, z późn. zm.);

6) k.p.w. - ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2022 r. poz. 1124);

7) u.s.p. - ustawę z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2072, z 2021 r. poz. 1080 i 1236 oraz z 2022 r. poz. 655, 1259, 1933 i 2642);

8) KRS - ustawę z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 1683 i 2436);

9) p.u. - ustawę z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 1520);

10) p.r. - ustawę z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2022 r. poz. 2309);

11) u.w.r.n. - ustawę z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich (Dz. U. poz. 1700);

12) u.s.n.p.s. - ustawę z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. z 2018 r. poz. 75 oraz z 2019 r. poz. 1349);

13) r.u.s.p. - rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. -Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2514);

14) ETPC - Europejski Trybunał Praw Człowieka;

15) [st] - odniesienie do danych, które stanowią podstawę do sporządzania sprawozdań statystycznych.

2. Przez użyte w zarządzeniu określenia należy rozumieć:

1) odnotowanie jako wydany dokument w systemie teleinformatycznym - czynność polegającą na odnotowaniu (zatwierdzeniu) w sądowym systemie teleinformatycznym dokumentu, jako właściwie sporządzonego, zatwierdzonego oraz - jeżeli wymagane jest jego podpisanie - właściwie podpisanego; dokument odnotowany jako wydany podlega udostępnieniu zainteresowanym, a przed uzyskaniem takiego statusu traktowany jest jako projekt i nie może być udostępniany za pomocą ogólnodostępnych sieci informatycznych osobom biorącym udział w postępowaniu oraz ich pełnomocnikom; jeżeli postępowanie odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, odnotowanie dokumentu jako wydanego może następować automatycznie przy wykorzystaniu funkcjonalności systemu teleinformatycznego, po jego zatwierdzeniu albo - jeżeli wymagane jest podpisanie dokumentu - po podpisaniu;

2) transkrypcja, o której mowa w art. 158 § 4 k.p.c. oraz art. 329 k.p.c. - również przekład, o którym mowa w art. 37 § 6 k.p.w., art. 82 § 7 k.p.w. oraz art. 147 § 3a k.p.k., o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej;

3) ustne uzasadnienie - uzasadnienie, o którym mowa w art. 328 § 11 k.p.c. oraz uzasadnienie wyroku, o którym mowa w art. 82 § 6 k.p.w.;

4) protokół sporządzony pisemnie - protokół sporządzony zgodnie z przepisem art. 158 § 1 k.p.c. oraz zgodnie z treścią art. 37 § 2 k.p.w.;

5) odnotowanie nazwy gminy, z której obszaru wpłynęła sprawa - czynność polegającą na wskazaniu pochodzenia terytorialnego danej sprawy sądowej, zgodnie z zasadami właściwości sądu określonymi w k.p.c., k.p.k., k.p.w. albo u.w.r.n.;

6) data wpływu - datę przyjęcia korespondencji przez biuro podawcze sądu lub pracownika upoważnionego do odbioru korespondencji w sądzie albo - w przypadku składania korespondencji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego - datę automatycznej rejestracji korespondencji w tym systemie;

7) czas trwania mediacji - okres, jaki upłynął od dnia wydania postanowienia o skierowaniu stron do mediacji do dnia oświadczenia o braku zgody na mediację lub złożenia protokołu z przebiegu mediacji lub upływu wyznaczonego terminu na przeprowadzenie mediacji;

8) SLPS - system teleinformatyczny , o którym mowa w § 2 pkt 16 r.u.s.p.

TYTUŁ II

SEKRETARIATY SĄDOWE

DZIAŁ I

ORGANIZACJA I ZAKRES DZIAŁANIA SEKRETARIATÓW SĄDOWYCH

§ 3. Sekretariatem sądowym jest powołany w każdym wydziale zespół urzędników i pracowników sądowych wykonujących czynności biurowe w sprawach sądowych powierzonych do rozpoznania temu wydziałowi (sekretariat wydziału).

§ 4. Zakres zadań sekretariatu obejmuje: wszystkie czynności związane z prowadzeniem akt spraw sądowych oraz urządzeń ewidencyjnych służących do ich rejestrowania, wykonywaniem wydanych w sprawach sądowych zarządzeń prezesa sądu, przewodniczącego wydziału, sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych, sporządzaniem protokołów rozpraw i posiedzeń sądu oraz sprawozdań statystycznych, a także innych czynności przewidzianych w r.u.s.p. i przepisach szczególnych.

§ 5. 1. Kierownik sekretariatu współpracuje z przewodniczącym wydziału i jest odpowiedzialny przed nim za prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań podległego mu sekretariatu oraz przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez wszystkich pracowników tego sekretariatu.

2. W zakresie czynności administracyjnych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

1) planowanie i organizowanie pracy sekretariatu, w tym opracowywanie podziału czynności między podległych pracowników, przy przestrzeganiu zasady równomiernego obciążenia obowiązkami poszczególnych osób;

2) bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych oraz kontrolowanie wykonywania innych czynności przez podległych pracowników;

3) informowanie przewodniczącego wydziału o stanie i biegu spraw znajdujących się w wydziale, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o sprawach, w których postępowanie przedłuża się;

4) udostępnianie powierzonej wydziałowi pieczęci urzędowej sądu oraz osobisty nadzór nad jej wykorzystywaniem;

5) opracowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu działania wydziału;

6) stwarzanie podległym pracownikom warunków organizacyjnych do stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz bieżące zaznajamianie ich z wszelkimi zmianami przepisów regulaminowych i instrukcyjnych dotyczących pracy sekretariatu, a także przedstawianie przewodniczącemu wydziału propozycji wniosków w przedmiocie awansowania, nagradzania i karania tych pracowników;

7) prowadzenie ewidencji oraz akt w sprawach z zakresu administracji i nadzoru, wpływających do przewodniczącego wydziału;

8) czuwanie nad odpowiednim zaopatrzeniem sekretariatu w materiały piśmienne i urządzenia biurowe oraz nad racjonalnym ich wykorzystaniem;

9) informowanie przewodniczącego wydziału o stanie działania systemu teleinformatycznego .

3. Kierownik sekretariatu współpracuje z osobą kierującą czynnościami związanymi z transkrypcją.

§ 6. Jeżeli w sekretariacie wyodrębniono sekcję sekretariatu dla określonego rodzaju spraw, jej kierownikiem jest jeden z pracowników sekcji, który organizacyjnie podlega bezpośrednio kierownikowi sekretariatu i odpowiada przed nim za całość pracy sekcji.

§ 7. 1. W przypadku uzasadnionym odpowiednimi warunkami organizacyjnymi w sekretariacie może być wyodrębniony zespół protokolantów, podlegających bezpośrednio kierownikowi sekretariatu lub kierownikowi sekcji sekretariatu.

2. W sekretariacie o szczególnie dużej liczbie protokolantów kierownik sekretariatu może wyznaczyć kierownika zespołu protokolantów, który koordynuje pracę protokolantów, prowadzi zbiór wokand oraz nadzoruje terminowość zwracania akt spraw po odbytych posiedzeniach.

§ 8. 1. Pracownicy sekretariatu wydziału (sekcji, zespołu) wykonują powierzone im zadania zgodnie z podziałem czynności ustalonym przez kierownika sekretariatu i zatwierdzonym przez przewodniczącego wydziału.

2. Pracownicy oddziału Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, ekspozytury Centralnej Informacji o Zastawach Rejestrowych oraz ekspozytury Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych utworzonych przy wydziałach tworzą wyodrębniony zespół podległy kierownikowi sekretariatu wydziału.

§ 9. 1. W zakresie czynności w sprawach sądowych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

1) przyjmowanie nadchodzących do wydziału pism oraz przedstawianie ich przewodniczącemu wydziału lub referentowi, w razie potrzeby wraz z aktami lub z odpowiednią notatką, o ile załatwienie pism wykracza poza zakres samodzielnego działania kierownika sekretariatu;

2) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, udostępnianie akt do przejrzenia lub samodzielnego utrwalenia ich obrazu pod swoją kontrolą osobom do tego uprawnionym oraz udzielanie informacji pisemnych;

3) udostępnianie akt spraw, a w szczególności protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz udzielanie informacji osobie kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją w sprawach wymagających dokonania transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk;

4) wydawanie innym sądom akt spraw zakończonych prowadzonych w postaci papierowej lub przyznawanie dostępu do akt prowadzonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wydawanie kopii, odpisów, wyciągów, zaświadczeń, a na zarządzenie przewodniczącego wydziału, przewodniczącego posiedzenia, sędziego sprawozdawcy, asesora sądowego lub referendarza sądowego także innych dokumentów, uwierzytelnianie odpisów pism lub dokumentów wydanych z akt znajdujących się w sekretariacie, jak również przekazanych do archiwum zakładowego;

5) przedkładanie przewodniczącemu wydziału lub referentowi wniosków o wydanie kopii lub odpisu dokumentu z akt w celu rozstrzygnięcia czy wniosek został wniesiony przez uprawnioną osobę albo czy została od niego uiszczona opłata w prawidłowej wysokości - w przypadku wątpliwości w tym zakresie;

6) sporządzanie wezwań i zawiadomień;

7) sporządzanie pism o nadesłanie danych z ksiąg stanu cywilnego, o nadesłanie akt, o wyznaczenie adwokata lub radcy prawnego ustanowionego dla strony, o dostarczenie dokumentów lub przedmiotów przez osoby trzecie oraz o dokonanie ogłoszeń;

8) sporządzanie pism o uiszczenie grzywien (kar pieniężnych) i kosztów sądowych, pism w sprawie egzekucji należności sądowych, jak również innych pism kierowanych na podstawie zarządzeń prezesa sądu, przewodniczącego wydziału, przewodniczącego posiedzenia, sędziego sprawozdawcy, asesora sądowego lub referendarza sądowego do oddziału finansowego w związku z wypłatą wynagrodzeń biegłych, tłumaczy i świadków, zaliczek, zwrotem opłat od pism procesowych, poleceń wypłaty czy przeksięgowania kwot stanowiących zabezpieczenie majątkowe lub depozyt wartościowy oraz innych należności;

9) zwracanie, na zarządzenie przewodniczącego wydziału lub innego sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego pism procesowych albo - w przypadku pism złożonych za pośrednictwem sytemu teleinformatycznego - ograniczanie dostępu do nich w tym systemie;

10) przedstawianie pism i akt przewodniczącemu wydziału, innemu sędziemu, asesorowi sądowemu lub referendarzowi sądowemu, jeżeli z powodu upływu terminu należy wydać orzeczenie lub zarządzenie oraz niezwłoczne przedstawianie akt do wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych, kosztów sądowych lub co do zaliczenia tymczasowego aresztowania;

11) wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem orzeczeń, ich anonimizacją oraz skierowaniem ich do publikacji na Portalu Orzeczeń Sądów Powszechnych;

12) sprawdzanie, odpowiednio wcześnie, przed terminem posiedzenia, czy w sprawie wyznaczonej na posiedzenie zostały doręczone wezwania i zawiadomienia, a w przypadku braku dowodu doręczenia lub stwierdzenia, że adresat nie otrzymał przesyłki albo oskarżony nie będzie doprowadzony na posiedzenie lub którakolwiek z osób wezwanych nie stawi się na posiedzenie - przedstawianie akt przewodniczącemu posiedzenia lub przewodniczącemu wydziału w celu wydania dodatkowych zarządzeń, które zapobiegłyby odroczeniu posiedzenia;

13) dbałość o zachowanie i kulturę osobistą podległych pracowników.

2. Kierownik sekretariatu może upoważnić określonych pracowników do wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 5-7 i 9-10, a za zgodą przewodniczącego wydziału - także do wykonywania innych czynności wymienionych w ust. 1.

§ 10. Jeżeli sekretariat jest podzielony na sekcje, kierownik sekretariatu w uzgodnieniu z przewodniczącym wydziału przekazuje kierownikowi sekcji sekretariatu czynności wymienione w § 9 ust. 1 w zakresie spraw objętych działaniem powierzonej mu sekcji.

§ 11. Stały nadzór nad pracą sekretariatu, w tym funkcjonowaniem systemów teleinformatycznych, sprawuje przewodniczący wydziału.

DZIAŁ II

ORGANIZACJA I ZAKRES DZIAŁANIA OSÓB DOKONUJĄCYCH TRANSKRYPCJI

§ 12. 1. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją jest odpowiedzialna przed prezesem sądu za prawidłowe i terminowe wykonanie transkrypcji.

2. Do obowiązków osoby kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją należy planowanie i organizowanie pracy osób dokonujących transkrypcji, we współpracy z kierownikiem jednostki, w której są one zatrudnione, w tym podział czynności osób dokonujących transkrypcji, przy zapewnieniu równomiernego obciążenia obowiązkami poszczególnych osób.

3. W zakresie obsługi portalu transkrypcyjnego osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją współpracuje z komórką informatyczną w sądzie.

§ 13. 1. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją oraz osoby odpowiedzialne za kontakt z osobą kierującą czynnościami związanymi z transkrypcją, prowadzą kontrolkę transkrypcji „T” do ewidencji transkrypcji protokołów oraz do ewidencji transkrypcji ustnych uzasadnień.

2. W kontrolce transkrypcji „T” wpisuje się w szczególności: sąd i wydział zlecający transkrypcję, datę zarządzenia przewodniczącego lub prezesa sądu o dokonaniu transkrypcji, jeżeli zostało wydane, datę przekazania protokołu albo ustnego uzasadnienia do osoby kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją, sygnaturę akt sprawy, w której protokół albo uzasadnienie zostały sporządzone, oznaczenie strony, która złożyła wniosek o doręczenie wyroku z ustnym uzasadnieniem, datę sporządzenia protokołu albo ustnego uzasadnienia, datę złożenia wniosku przez stronę o doręczenie wyroku z ustnym uzasadnieniem, długość zapisu przekazanego do transkrypcji, ilość pojedynczych plików do scalenia, datę scalenia transkrypcji częściowych i datę udostępnienia transkrypcji, w rubryce „uwagi” wpisuje się powody wydłużenia czasu trwania transkrypcji, jeżeli takie wystąpiły.

3. Kontrolka transkrypcji „T” jest prowadzona przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego . W kontrolce transkrypcji „T” prowadzi się osobny wykaz transkrypcji protokołów sporządzonych za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk oraz transkrypcji ustnych uzasadnień; § 61 stosuje się odpowiednio.

DZIAŁ III

BIUROWOŚĆ W SPRAWACH SĄDOWYCH - PRZEPISY WSPÓLNE

Rozdział 1

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

§ 14. 1. Pismo wpływające do sądu znakuje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i zamieszcza się adnotację zawierającą datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo w postaci papierowej .

2. Jeżeli załączniki stanowią złożone w oryginale papiery wartościowe albo testament, należy to także odnotować na piśmie, o którym mowa w ust. 1.

3. Kopertę, w której nadesłano pismo w postaci papierowej, załącza się do pisma.

4. Pismo w postaci papierowej adresowane imiennie doręcza się bez otwierania koperty.

§ 15. Na żądanie osoby wnoszącej pismo w postaci papierowej do sądu, biuro podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.

§ 16. 1. Kierownik sekretariatu przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu (innemu sędziemu lub asesorowi sądowemu) w celu wydania zarządzenia co do sposobu załatwienia pisma lub we własnym zakresie w zależności od treści pisma wydaje inne zarządzenia o charakterze administracyjnym.

2. Czynności poprzedzające założenie akt sprawy podlegającej przydziałowi na podstawie § 77 ust. 2 r.u.s.p., wykonuje się w wydziale wyznaczonym przez prezesa sądu.

3. Adnotację o wykonaniu zarządzenia pracownik sekretariatu zamieszcza obok zarządzenia.

3a. W przypadku postępowań prowadzonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego adnotację o wykonaniu zarządzenia zamieszcza się w tym systemie wyłącznie w przypadkach, gdy wykonanie zarządzenia przez pracownika nie jest automatycznie rejestrowane przy wykorzystaniu funkcjonalności tego systemu.

4. Zarządzenia i adnotacje związane z obiegiem pism i sposobem ich załatwiania powinny być opatrzone datą i czytelnym podpisem bądź skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego.

5. Zarządzenia i adnotacje, o których mowa w ust. 4, wytwarzane w systemie teleinformatycznym opatruje się datą oraz wskazuje imię i nazwisko osoby sporządzającej, a jeżeli przepis szczególny tego wymaga - również podpisem elektronicznym.

§ 17. 1. Przesyłki wysyła z sądu biuro podawcze lub pracownik wyznaczony do przyjmowania i wysyłania korespondencji.

2. Datę przekazania biuru podawczemu (wyznaczonemu pracownikowi) pisma lub przesyłki przeznaczonej do wysłania pracownik sekretariatu wydziału odnotowuje we właściwych aktach i księgach biurowych.

3. Przesyłki wysyłane do instytucji mieszczących się w tym samym budynku przekazuje się bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru, bez udziału biura podawczego.

§ 17a. Przesyłki doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe wysyła upoważniony pracownik sekretariatu przy wykorzystaniu funkcjonalności tego systemu.

§ 18. 1. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom w kopertach za potwierdzeniem odbioru, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U. poz. 819 oraz z 2022 r. poz. 2350) oraz do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 553 oraz z 2020 r. poz. 608). Potwierdzenie odbioru po doręczeniu pisma dołącza się bezzwłocznie do akt sprawy. Także elektroniczny formularz potwierdzenia odbioru, w razie doręczenia adresatowi pisma w sposób wskazany w § 14-16 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym oraz § 11-13 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym, podlega niezwłocznemu wydrukowaniu i dołączeniu do akt sprawy.

1a. W przypadku akt sprawy prowadzonych w systemie teleinformatycznym, elektroniczny formularz potwierdzenia odbioru dołącza się do tych akt. Jeżeli potwierdzenie odbioru ma postać papierową, sporządza się jego elektroniczną kopię i dołącza do akt sprawy. Potwierdzenie odbioru w postaci papierowej dołącza się do właściwego zbioru dokumentów. Przepisu § 18 ust. 1 zdanie trzecie nie stosuje się.

2. W przypadku odmowy odbioru pisma przez adresata (art. 139 § 2 k.p.c., art. 136 § 1 k.p.k.) bądź w sytuacjach określonych w § 10 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym oraz w § 7 ust. 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym, ust. 1 zdanie drugie i trzecie stosuje się. Przewodniczący może zarządzić założenie teczki oznaczonej sygnaturą akt, w której po odnotowaniu na odpowiednich potwierdzeniach odbioru umieszczana jest zawartość przesyłek nieodebranych przez adresatów. Jeżeli rozmiar zawartości teczki na to pozwala, przechowuje się ją w ostatnim tomie akt sprawy. W razie konieczności powtórnego doręczenia adresatowi nieodebranej korespondencji wykorzystuje się dokumenty i pisma znajdujące się w teczce dokumentów, co odnotowuje się w teczce oraz w aktach sprawy.

3. Określenie rodzaju wysyłanego pisma na potwierdzeniu odbioru nie może zawierać żadnych informacji o jego treści merytorycznej.

§ 18a. 1. O ile przepis ustawy przewiduje doręczanie pism sądowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego służącego udostępnianiu tych pism, dowód doręczenia pisma odbiorcy, wygenerowany przez ten system teleinformatyczny, podlega niezwłocznemu wydrukowaniu i dołączeniu do akt sprawy.

1a. Doręczeń, o których mowa w ust. 1 dokonuje się przez udostępnienie pisma w zakładce „Moje doręczenia”.

1b. Pisma podlegające doręczeniu Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej udostępnia się wyłącznie za pośrednictwem konta instytucjonalnego tego podmiotu.

2. Jeżeli zachodzi potrzeba doręczenia orzeczenia wraz z uzasadnieniem za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, treść tych dokumentów udostępnia się w formie scalonego pliku.

3. Treść zarządzenia przewodniczącego o odstąpieniu od doręczenia pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, udostępnia się wraz z tym pismem w formie scalonego pliku.

§ 19. 1. Niezależnie od sytuacji, gdy właściwe przepisy przewidują doręczenie elektroniczne, dopuszcza się przesyłanie pism sądowych i realizowanie w ten sposób doręczeń podmiotom innym niż: strony (z wyjątkiem oskarżycieli publicznych), uczestnicy postępowań, pełnomocnicy, obrońcy, świadkowie i biegli - drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jeżeli zawarte zostanie porozumienie pomiędzy tym podmiotem, a sądem, przewidujące możliwość wymiany informacji tą drogą.

2. W przypadku wskazanym w ust. 1 dowodem doręczenia pisma jest potwierdzenie nadania pisma, pochodzące z systemu teleinformatycznego obsługującego doręczenie pism.

§ 20. Poza doręczaniem korespondencji wskazanym w § 18 ust. 1 i § 19 ust. 1 dopuszcza się doręczanie korespondencji na wskazany przez odbiorcę pisma adres e-mail, z pouczeniem, że doręczenie to ma charakter informacyjny i nie wywołuje skutków procesowych.

§ 21. 1. W piśmie wysyłanym przez sąd podaje się nazwę sądu, sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie imienia i nazwiska może być zastąpione odpowiednim skrótem, gdy podpisujący potwierdzi to pieczęcią imienną.

2. Po lewej stronie pisma pod sygnaturą akt podaje się, w miarę potrzeby, określenie przedmiotu sprawy.

3. W odpowiedzi na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

3a. W pierwszym piśmie wysyłanym w sprawie przez sąd do stron i uczestników postępowania, podaje się sygnaturę, pod którą sprawa jest zarejestrowana w SLPS oraz informację o składzie rozpoznającym sprawę.

3b. W każdym kolejnym piśmie wysyłanym w sprawie przez sąd do stron i uczestników postępowania podaje się informację o składzie rozpoznającym sprawę, jeżeli skład rozpoznający sprawę uległ zmianie.

4. Pisma sądowe, które mogą być wysyłane bez podpisu, określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. (uchylony)

6. (uchylony)

7. (uchylony)

7a. (uchylony)

8. Pisma wysyłane bez podpisu zgodnie z § 100a ust. 1-3 r.u.s.p. powinny być opatrzone informacją o treści: „Niniejsze pismo nie wymaga podpisu na podstawie § 100a ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. - Regulamin urzędowania sądów powszechnych jako właściwie zatwierdzone w sądowym systemie teleinformatycznym.

§ 22. 1. Z wyłączeniem pism sądowych wskazanych w załączniku nr 3 pisma wychodzące z wydziału są podpisywane wraz ze wskazaniem funkcji lub stanowiska służbowego osoby podpisującej, a w przypadku ich sporządzania z upoważnienia przewodniczącego wydziału lub kierownika sekretariatu - ze wskazaniem upoważnienia.

2. Pisma w poszczególnych sprawach sporządzane w wykonaniu zarządzenia sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego są podpisywane przez kierownika sekretariatu, sekretarza sądowego lub asystenta sędziego ze wskazaniem, że czyni on to na zarządzenie sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego, chyba że na podstawie odrębnych przepisów jest wymagany podpis sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego. Pisma w sprawie nadesłania dokumentów i przedmiotów podpisuje kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik.

3. Inne pisma wychodzące z wydziału podpisuje kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik, chyba że przewodniczący wydziału określi odmienne reguły podpisywania pism.

§ 23. 1. Podpisaną kopię pisma wysyłanego przez sąd pozostawia się w aktach sprawy, umieszczając na niej adnotację o dacie wysłania pisma (§ 17 ust. 2).

2. W przypadku pisma wysłanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przepisu ust. 1 nie stosuje się. Data wysłania pisma rejestrowana jest automatycznie w systemie teleinformatycznym.

§ 24. Do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności.

§ 25. Karty pisma wysyłanego przez sąd należy trwale połączyć, opatrując w razie potrzeby miejsca połączeń pieczęcią.

§ 26. 1. Dopuszcza się stosowanie drukowanych na piśmie informacji, zastępujących pieczęcie imienne lub pieczęcie z danymi sądu lub jego komórek organizacyjnych.

2. Dane drukowane zamiast pieczęci imiennej powinny określać stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję oraz imię i nazwisko podpisującego.

3. Dane drukowane zamiast pieczęci oznaczającej sąd lub jego komórkę organizacyjną powinny wskazywać co najmniej nazwę sądu lub komórki organizacyjnej wraz z adresem siedziby. W miarę możliwości powinny być zamieszczane również kontaktowe numery telefonu, adres strony internetowej sądu i kontaktowy adres poczty elektronicznej.

§ 27. Dopuszcza się drukowanie na wydawanych odpisach treści klauzuli wykonalności zamiast pieczęci z treścią tej klauzuli, stwierdzenia prawomocności lub innych podobnych informacji.

Rozdział 2

Sporządzanie dokumentów (wokandy, protokoły, transkrypcje i orzeczenia) oraz udostępnianie transkrypcji

§ 28. 1. Z rozprawy albo posiedzenia jawnego sekretariat sądu sporządza wokandę w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.

2. (uchylony)

§ 29. 1. Wydrukowane egzemplarze wokandy otrzymują przewodniczący posiedzenia i protokolant.

2. Na wokandzie protokolant wpisuje godzinę faktycznego rozpoczęcia i ukończenia posiedzenia, przyczynę ewentualnej zmiany planowanego czasu rozpoczęcia posiedzenia, liczbę przesłuchanych osób oraz wyniki rozpoznania spraw wymienionych na wokandzie.

§ 30. 1. W protokołach i orzeczeniach sporządzanych zgodnie z przepisami postępowania sądowego wymienia się sygnaturę akt, imiona i nazwiska sędziów, asesorów sądowych lub referendarzy sądowych, oskarżyciela publicznego i protokolanta, a także imiona i nazwiska ławników. Jeżeli wyrok jest zaoczny w całości lub w stosunku do niektórych tylko osób, należy zaznaczyć to na wstępie wyroku.

2. Liczby wymienione w orzeczeniach określające wymiar kary i kwoty pieniężne oznacza się cyframi arabskimi i określa się słownie.

3. Na oryginałach orzeczeń można czynić tylko adnotacje wynikające z przepisu ustawy oraz wzmianki o stwierdzeniu prawomocności orzeczenia i o wydaniu tytułu wykonawczego.

3a. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym adnotacje oraz wzmianki, o których mowa w ust. 3, dokonywane są przez upoważnionego pracownika w tym systemie.

4. Protokół sporządzony pisemnie dołącza się do akt, a zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku umieszcza się w aktach bezpośrednio za protokołem sporządzonym pisemnie albo w systemie teleinformatycznym sądu. Przepis § 45 stosuje się odpowiednio.

4a. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym protokół sporządzony pisemnie dołącza się do zbioru dokumentów. Do akt sprawy dołącza się jego elektroniczną kopię. Przepis § 45 stosuje się odpowiednio.

5. Informację o wygłoszeniu uzasadnienia na posiedzeniu poprzez zamieszczenie skrótu literowego „u.w.”, odnotowuje się w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym przeznaczonym do rejestracji spraw, przy protokole pisemnym.

6. W sprawach, w których sporządzono protokół w postaci zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku lub wygłoszono ustne uzasadnienie orzeczenia zamieszcza się na okładce akt sprawy, obok sygnatury sprawy, stosowne oznaczenie literowe „ep”.

7. Informację o sporządzeniu transkrypcji odpowiedniego fragmentu protokołu bądź uzasadnienia, sporządzonego za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk umieszcza się na protokole sporządzonym pisemnie z podaniem numeru karty, na której została ona dołączona do akt. Postać elektroniczna transkrypcji jest umieszczana w systemie teleinformatycznym sądu.

8. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym informacje, o których mowa w ust. 5-7, odnotowuje się w osobnym dokumencie, który dołącza się do zbioru dokumentów, chyba że na zamieszczenie ich w tym systemie pozwalają jego funkcjonalności. W systemie teleinformatycznym zamieszcza się elektroniczną kopię dokumentu.

§ 31. 1. Odpisy dokumentów z akt sądowych sporządza się poprzez wykonanie ich kopii i opatrzenie pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 21 ust. 1.

1a. Odpisy w postaci elektronicznej dokumentów, które zostały złożone do akt sądowych w postaci papierowej, sporządza się poprzez wykonanie ich elektronicznej kopii i opatrzenie podpisem elektronicznym osoby uwierzytelniającej. Przepisu ust. 1 nie stosuje się.

2. Tytuły wykonawcze, orzeczenia podlegające wykonaniu na podstawie przepisów k.p.k. i k.p.w. oraz pisma określone w przepisach szczególnych, uwierzytelnia się poprzez opatrzenie ich pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 21 ust. 1.

3. Wydawane na wniosek odpisy orzeczeń, protokołów i zaświadczeń sporządzane na podstawie akt i ksiąg biurowych, odpisy ksiąg wieczystych, zaświadczenia z ksiąg wieczystych zamkniętych, które nie podlegały migracji oraz z ksiąg wieczystych dawnych uwierzytelnia się poprzez opatrzenie ich pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 21 ust. 1.

4. Pisma sądowe i ich wysyłane odpisy, sporządzone w danej sprawie, inne niż wskazane w ust. 2, uwierzytelnia się poprzez opatrzenie ich podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 21 ust. 1.

5. Wysyłane pisma i odpisy, określone w § 100a ust. 1-3 r.u.s.p. i w załączniku nr 3 do zarządzenia, jak również przesyłane drogą elektroniczną, nie wymagają do uwierzytelnienia podpisu i pieczęci.

6. Na polecenie przewodniczącego wydziału lub kierownika sekretariatu pieczęć urzędowa (okrągła) może być zamieszczona również na innych pismach niż wskazane w ust. 1 i 2.

7. Wydawane z akt sądowych kopie pism, co do których wnioskujący o ich wydanie nie żąda poświadczenia, nie wymagają uwierzytelnienia w sposób wskazany w ust. 1-4.

8. W przypadku protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, odpis zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku wraz z adnotacjami, podpisany przez upoważnionego pracownika sądu bezpiecznym podpisem elektronicznym, jest wydawany na informatycznych nośnikach danych albo udostępniany za pomocą konta w systemie teleinformatycznym. Przepisu ust. 2 nie stosuje się.

§ 32. 1. W przypadku sporządzenia protokołu ustnego zgłoszenia powództwa, wniosku o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych, o ustanowienie adwokata lub radcy prawnego z urzędu lub innego ustnego wniosku, poza wskazaniem czasu i miejsca sporządzenia protokołu oraz osób uczestniczących w jego spisaniu, należy zamieścić w protokole oznaczenie stron, dokładnie określone żądanie, istotne okoliczności faktyczne sprawy i zawnioskowane dowody na poparcie poszczególnych twierdzeń, a przy roszczeniach majątkowych niepieniężnych również wartość przedmiotu sprawy. Protokół podpisuje osoba zgłaszająca żądanie oraz pracownik sporządzający protokół.

2. Protokół należy sporządzić w miarę potrzeby z odpowiednią liczbą odpisów dla osób uczestniczących w sprawie.

§ 33. 1. W celu sporządzenia transkrypcji protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk lub ustnego uzasadnienia, zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku jest przesyłany osobie kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, a w okolicznościach uzasadnionych względami technicznymi przekazywany na informatycznych nośnikach danych.

2. Transkrypcja odbywa się w miarę możliwości za pośrednictwem portalu transkrypcyjnego, tj. portalu sieciowego posadowionego i utrzymywanego w sądzie na bazie istniejącej infrastruktury serwerowej i sieciowej, który zapewnia:

1) gromadzenie i dzielenie zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku;

2) rejestrację osób dokonujących transkrypcji;

3) udostępnianie osobom dokonującym transkrypcji zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku;

4) scalanie transkrypcji częściowych;

5) nadzór nad pracą osób dokonujących transkrypcji;

6) udostępnianie transkrypcji.

3. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją dokonuje, przy użyciu udostępnionych jej narzędzi, podziału zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku na pliki częściowe i udostępnia je osobom dokonującym transkrypcji w celu dokonania transkrypcji.

4. Transkrypcja jest dokonywana zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1 do zarządzenia. Transkrypcje częściowe są przekazywane osobie kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją.

5. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją, po zapoznaniu się ze sporządzoną transkrypcją może ją odebrać albo zwrócić osobie dokonującej transkrypcji w celu dokonania ponownej transkrypcji całego przydzielonego zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku bądź jego części.

6. W przypadku zwrotu transkrypcji częściowej, osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją wskazuje osobie dokonującej transkrypcji zakres niezbędnych zmian i określa termin ich wprowadzenia.

7. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją niezwłocznie informuje odpowiedniego przewodniczącego lub prezesa sądu o powodach niesporządzenia transkrypcji w terminie.

8. Scalenia transkrypcji częściowych dokonuje osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją przy użyciu dedykowanego oprogramowania.

9. Wydruk transkrypcji odebranej przez osobę kierującą czynnościami związanymi z transkrypcją jest umieszczany w aktach zgodnie z przepisami § 30 ust. 4 i 7.

§ 33a. 1. Pracownik sekretariatu może dokonać korekty sporządzonej transkrypcji protokołu posiedzenia albo uzasadnienia orzeczenia w zakresie graficznego opracowania tekstu oraz oczywistych błędów, w szczególności interpunkcyjnych.

2. Na oryginale sporządzonej transkrypcji należy zamieścić informację o dokonaniu korekty, o której mowa w ust. 1 i o rodzaju wprowadzonych zmian.

§ 34. Transkrypcje udostępnia się uprawnionym lub upoważnionym podmiotom w postaci wydruku komputerowego, na informatycznym nośniku danych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym.

Rozdział 3

Akta

§ 35. 1. Akta zakłada się na podstawie wydanego przez przewodniczącego wydziału zarządzenia, o którym mowa w § 16 ust. 1, a w przypadku, o którym mowa w § 16 ust. 2, akta zakłada się po zarejestrowaniu sprawy w wydziale, w którym orzeka jej referent.

2. Akta prowadzone w systemie teleinformatycznym mogą być zakładane automatycznie przy wykorzystaniu funkcjonalności systemu teleinformatycznego w momencie zarejestrowania sprawy.

§ 36. 1. Zarządzenie dotyczące sposobu załatwienia pisma wszczynającego postępowanie w sprawie oraz wydruk raportu z losowania, o którym mowa w § 49 ust. 1 r.u.s.p., albo zarządzenie o przydziale sprawy stanowią odrębne karty dołączane do akt bezpośrednio przed pismem wszczynającym postępowanie, zgodnie z chronologią ich sporządzenia.

2. W sprawach, o których mowa w § 16 ust. 2, zarządzenie dotyczące sposobu załatwienia pisma wszczynającego postępowanie w sprawie zamieszcza się na tym piśmie. Zarządzenie obejmuje wyłącznie rodzaj urządzenia ewidencyjnego, w którym należy dokonać przydziału sprawy poprzedzone literą „L”, rodzaj składu sądu oraz symbol w sprawie cywilnej, a w sytuacjach, o których mowa w § 96 ust. 5, także kategorię sprawy.

3. Podział spraw na kategorie określa załącznik numer 6.

§ 37. 1. Akta sprawy powinny być umieszczone w oddzielnej okładce sporządzonej według ustalonego wzoru, oznaczonej sygnaturą. Okładki akt poszczególnych rodzajów spraw powinny różnić się kolorem.

2. Akta sprawy są łączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, z wyłączeniem zszywania przy użyciu igły i nici. Poszczególne karty akt powinny być ponumerowane. Czynności łączenia akt i numerowania kart należy przeprowadzać na bieżąco, w miarę przybywania nowych kart.

3. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart - na pierwszej z nich.

4. Akta prowadzone w systemie teleinformatycznym są uporządkowane według zasad przewidzianych dla tego systemu.

§ 38. 1. Sygnatura akt składa się z cyfry rzymskiej oznaczającej wydział, a jeżeli wydział dzieli się na sekcje - również z cyfry arabskiej oznaczającej sekcję, oznaczenia repertorium lub wykazu, numeru porządkowego, pod którym sprawa jest wpisana do odpowiedniej księgi, oraz - po znaku łamania - dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone.

2. W przypadku zmiany sygnatury akt sprawy nową sygnaturę wpisuje się na okładce akt obok sygnatury dotychczasowej, którą przekreśla się w sposób umożliwiający jej odczytanie. Jeżeli akta sprawy, której sygnaturę zmieniono, umieszczono w nowej okładce, należy wpisać na niej również pierwotną sygnaturę i przekreślić ją w sposób wyżej określony.

2a. Prezes sądu może zarządzić zamieszczanie dodatkowego oznaczenia w sygnaturze akt sprawy, zamieszczanego po dwóch ostatnich cyfrach roku, w którym akta zostały założone oraz po znaku łamania.

§ 39. 1. Dla spraw rozpoznawanych łącznie prowadzi się jedne akta pod jedną sygnaturą. Jeżeli dla poszczególnych spraw rozpoznawanych łącznie były założone osobne akta, należy je połączyć i prowadzić pod sygnaturą akt najwcześniej założonych. Sygnatury spraw dołączonych należy zaznaczyć na okładce w nawiasie.

2. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym połączenie spraw następuje poprzez automatyczne przeniesienie z akt spraw dołączonych dokumentów do akt sprawy najwcześniej założonej przy wykorzystaniu funkcjonalności tego systemu.

§ 40. 1. W razie rozłączenia spraw zakłada się osobne akta dla sprawy wyłączonej, stosując przepis § 82. Na okładce założonych akt należy zaznaczyć w nawiasie sygnaturę akt sprawy, która uległa rozłączeniu.

2. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym akta sprawy wyłączonej zakłada się przy wykorzystaniu funkcjonalności tego systemu.

§ 41. W miarę potrzeby należy wyłączyć poszczególne karty niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy, kserokopie lub kopie protokołów sporządzonych za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk.

§ 42. 1. Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

2. W przypadku przekroczenia liczby 200 kart należy założyć następny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

3. Jeżeli akta sprawy tworzy więcej niż jeden tom, na okładce pierwszego tomu zamieszcza się pod sygnaturą informację o łącznej liczbie tomów.

§ 43. 1. Przewodniczący wydziału może zarządzić sporządzenie karty przeglądowej, na której wpisuje się kolejno pisma zawarte w aktach i numery ich kart.

2. Kartę przeglądową umieszcza się na początku każdego tomu akt.

§ 44. 1. Pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt według kolejności wpływu. Pisma złożone na rozprawie lub posiedzeniu sądu oraz dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem rozprawy lub posiedzenia, którego dotyczą.

2. W przypadku gdy dowodu doręczenia pisma wysłanego przez sąd nie dołączono do akt bezpośrednio po piśmie, którego dotyczy, na piśmie tym odnotowuje się numer karty, na której znajduje się dowód jego doręczenia.

3. Dowody doręczenia wezwań świadkom, biegłym i tłumaczom, którzy stawili się na rozprawę lub posiedzenie, podlegają zniszczeniu, jeżeli przewodniczący rozprawy lub posiedzenia nie zarządzi inaczej. Zniszczeniu podlegają również koperty w przypadku gdy data stempla pocztowego nie stanowi podstawy ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się skutki procesowe.

4. Dokumenty nadesłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego mogą być dołączane do akt prowadzonych w tym systemie automatycznie przy wykorzystaniu funkcjonalności systemu teleinformatycznego według kolejności wpływu albo przez osoby do tego uprawione. Dołączając dokument uzupełnia się wymagane informacje niezbędne do jego oznaczenia w systemie teleinformatycznym.

5. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do dokumentów przetwarzanych na postać elektroniczną oraz dołączanych do akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym. Dokument w postaci papierowej składa się do zbioru dokumentów. Do prowadzenia zbioru dokumentów stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące prowadzenia akt sprawy w postaci papierowej chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej.

§ 45. Koperty, w których mieszczą się przedmioty przechowywane w aktach sprawy, należy opatrzyć pieczęcią w miejscu sklejenia. W razie otwarcia koperty osoba otwierająca zaznacza datę tej czynności i składa swój podpis, a następnie ponownie ją zapieczętowuje.

§ 46. Do akt sprawy nie dołącza się pism dotyczących czynności nadzorczych.

§ 47. O wydaniu z akt przedmiotów lub dokumentów należy w odpowiednim miejscu akt uczynić wzmiankę, podając imię i nazwisko odbiorcy. Na pokwitowaniu odbioru przedmiotu lub dokumentu należy odnotować numer dowodu tożsamości osoby otrzymującej przedmiot lub dokument wyłączony z akt sprawy.

§ 48. 1. Kopię zarządzenia wypłaty należności przyznanych świadkom, biegłym, tłumaczom lub stronom należy dołączyć do akt sprawy ze wzmianką o przekazaniu oryginału do właściwej komórki finansowej w celu dokonania wypłaty.

2. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym kopię dokumentów stanowiących podstawę wypłaty należności, o których mowa w ust. 1, składa się do zbioru dokumentów, a ich elektroniczną kopię dołącza się do akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym.

§ 49. Po uprawomocnieniu się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie kierownik sekretariatu ustala, czy sędzia, asesor sądowy lub referendarz sądowy rozpoznający sprawę w pierwszej instancji albo wyznaczony do tej czynności przez prezesa sądu referendarz sądowy lub asystent sędziego dokonał zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii, a w razie stwierdzenia braku kwalifikacji przedstawia im akta, chyba że sam został przez prezesa sądu wyznaczony do tej czynności.

§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego po ukończeniu czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia albo zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie albo po uprawomocnieniu się orzeczenia albo zarządzenia, jeśli nie zachodzi potrzeba wykonania takich czynności.

§ 51. 1. Przed przekazaniem do archiwum zakładowego zakończonych akt spraw sądowych w postaci papierowej , pracownik (pracownicy) komórki organizacyjnej, zamierzającej przekazać akta do archiwum zakładowego, dokonuje (dokonują) uporządkowania tych akt.

2. Uporządkowanie akt spraw sądowych polega w szczególności na:

1) usunięciu z akt zbędnych identycznych kopii dokumentów;

2) usunięciu z okładki (okładek) akt i złożonych w aktach kart dokumentacji części metalowych oraz opakowań foliowych, które nie stanowią dowodów rzeczowych w sprawie;

3) złożeniu arkuszy papieru o wymiarach większych od formatu A-4 równolegle do brzegów pozostałych kart;

4) ułożeniu chronologicznym tomów w ramach akt sprawy wielotomowej;

5) ułożeniu akt w podziale na:

a) materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną,

b) urządzenia ewidencyjne, w których sprawy zostały zarejestrowane, i zgodnie z kolejnością wpisu w urządzeniu ewidencyjnym pisma wszczynającego postępowanie w danej sprawie.

3. W przypadku akt spraw sądowych stanowiących dokumentację niearchiwalną przechowywanych przez okres 10 lat i krótszy dopuszcza się możliwość odstąpienia od czynności, o której mowa w ust. 2 pkt 2.

4. Uporządkowanie, o którym mowa w ust. 2, oznacza również sprawdzenie czy wszystkie dokumenty złożone w aktach spraw sądowych zostały połączone i ponumerowane zgodnie z § 37 ust. 2, a w przypadku akt spraw sądowych stanowiących materiały archiwalne - dodatkowo sprawdzenie czy informacja o ilości kart w tomie, o której mowa w § 42 ust. 1 jest zgodna ze stanem faktycznym.

§ 52. 1.Przekazanie akt spraw sądowych w postaci papierowej do archiwum zakładowego następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy zawiera w szczególności następujące dane:

1) nazwa jednostki organizacyjnej oraz nazwa i numer komórki orzeczniczej, która przekazuje akta;

2) nazwa jednostki organizacyjnej oraz nazwa i numer komórki orzeczniczej, która wytworzyła akta, o ile nie jest to jednostka organizacyjna i komórka orzecznicza, o której mowa w § 51 ust. 1;

3) datę i miejsce sporządzenia spisu;

4) spis przekazywanych akt;

5) imię, nazwisko i podpis kierownika sekretariatu komórki orzeczniczej, która przekazuje akta oraz pracownika przygotowującego spis, jeśli nie jest nim kierownik sekretariatu;

6) imię, nazwisko i podpis członka personelu archiwum zakładowego przejmującego akta;

7) datę przyjęcia przez archiwum spisu wraz z aktami.

3. Przy każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego powinna istnieć możliwość odnotowania w szczególności następujących danych:

1) liczba porządkowa;

2) sygnatura sprawy;

3) pełen tytuł teczki zgodnie z wpisem w urządzeniu ewidencyjnym, w którym sprawę zarejestrowano;

4) rok, w którym zarejestrowano sprawę oraz rok najpóźniejszego pisma w sprawie, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem, w którym sprawę zarejestrowano;

5) informacja o wszystkich dokumentach innych niż w postaci papierowej zgromadzonych w sprawie;

6) informacja o wszystkich dowodach rzeczowych zgromadzonych w sprawie;

7) informacja o liczbie tomów akt przekazanych w ramach jednej pozycji spisu;

8) oznaczenie kategorii archiwalnej;

9) informacja o miejscu przechowywania akt;

10) informacja o aktach wykonawczych związanych z daną sprawą;

11) data wybrakowania albo przekazania do archiwum państwowego;

12) uwagi.

4. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza pracownik (pracownicy) komórki organizacyjnej, która przekazuje materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną do archiwum zakładowego, przy czym odnotowanie danych wymienionych w § 52 ust. 2 pkt 6 i 7 oraz § 52 ust. 3 pkt 9-11 należy do wyłącznej kompetencji pracownika (pracowników) archiwum zakładowego.

5. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w szczególności oddzielnie dla dokumentacji zakwalifikowanej do kategorii A i kategorii B oraz każdego urządzenia ewidencyjnego, w którym zarejestrowano sprawę, której akta podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego. Spis zdawczo-odbiorczy dla akt kategorii A sporządza się w czterech, a dla akt kategorii B - w trzech egzemplarzach.

§ 53. Datę przekazania akt w postaci papierowej do archiwum zakładowego oraz numer spisu zdawczo-odbiorczego odnotowuje się w repertorium i wykazie.

§ 54. Akta w sekretariatach powinny być ułożone według podziału na grupy odpowiadające poszczególnym fazom postępowania w sprawach (akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, tych, w których postępowanie zawieszono itd.), a w ramach grup - rocznikami, według kolejności numerów sygnatur.

§ 55. 1. Zakończenie postępowania w sądzie pierwszej instancji w sprawach, w których wniesiono środek odwoławczy, zaznacza się przez włączenie do akt specjalnej karty, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt sądowi drugiej instancji, a następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego sądu.

2. Do akt sprawy przekazywanych sądowi drugiej instancji wskutek wniesienia środka odwoławczego dołącza się akta tych spraw, z których dowód przeprowadził sąd pierwszej instancji.

3. W sprawach prowadzonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego informacje o zakończeniu postępowania w sądzie pierwszej instancji w sprawach, w których wniesiono środek odwoławczy, wskazanie przyczyny przedstawienia akt sądowi drugiej instancji, a następnie datę wpływu akt do tego sądu, zamieszcza się w tym systemie. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do zbioru dokumentów.

§ 55a. 1. Przedstawiając akta sprawy prowadzonej w systemie teleinformatycznym sądowi drugiej instancji lub Sądowi Najwyższemu albo udostępniając je innym uprawnionym podmiotom, pracownik sekretariatu na zarządzenie przewodniczącego wydziału lub sądu przyznaje dostęp do tych akt oraz przekazuje podmiotom wskazanym w treści zarządzenia informacje niezbędne do korzystania z przyznanego uprawnienia.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku przedstawienia akt sądowi, przed którym postępowanie odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

§ 56. 1. Przedstawiając akta sprawy sądowi drugiej instancji na skutek wniesienia środka odwoławczego, do akt dołącza się odpis zaskarżonego orzeczenia.

2. Przedstawiając akta Sądowi Najwyższemu lub Trybunałowi Konstytucyjnemu, w związku z przekazaniem pytania prawnego, należy dołączyć do akt - bez wszywania - dwa odpisy tego pytania.

3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się w przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym.

§ 57. 1. Przedstawiając postanowienie o skierowaniu wniosku o wydanie orzeczenia w trybie prejudycjalnym do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, przekazuje się odpis tego postanowienia w wersji pełnej oraz odpis w wersji po dokonaniu anonimizacji danych dotyczących osób lub podmiotów wymienionych w postanowieniu, wraz z informacją, która stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Anonimizacji danych dotyczących osób lub podmiotów wymienionych w postanowieniu, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się zgodnie z regułami anonimizacji określonymi w załączniku nr 5 do zarządzenia.

§ 58. Sąd drugiej instancji prowadzi w systemie teleinformatycznym zbiór własnych orzeczeń.

§ 59. 1. Zakończenie postępowania w sądzie drugiej instancji w sprawach, w których wniesiono kasację albo skargę kasacyjną, zaznacza się przez włączenie do akt specjalnej karty, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt Sądowi Najwyższemu, a następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego Sądu.

2. W sprawach prowadzonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego informacje o zakończeniu postępowania w sądzie drugiej instancji w sprawach, w których wniesiono skargę kasacyjną, wskazanie przyczyny przedstawienia akt Sądowi Najwyższemu, a następnie datę wpływu akt do tego Sądu zamieszcza się w tym systemie. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do zbioru dokumentów.

§ 59a. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym, po zakończeniu postępowania w sądzie drugiej instancji lub Sądzie Najwyższym, które nie było prowadzone w systemie teleinformatycznym, z dokumentów znajdujących się w aktach tego postępowania sporządza się elektroniczne kopie, oznacza się je metadanymi wymaganymi przez system teleinformatyczny i załącza chronologicznie do akt prowadzonych w tym systemie, a następnie oryginały dokumentów składa się do zbioru dokumentów.

Rozdział 4

Urządzenia ewidencyjne - przepisy ogólne

§ 60. 1. W sądach prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy;

3) zbiory wokand;

4) księgi pomocnicze.

2. Do prowadzenia każdego z urządzeń ewidencyjnych wymienionych w ust. 1 może zostać wyznaczony pracownik sekretariatu.

3. Urządzenia ewidencyjne prowadzi się w systemie teleinformatycznym , a w uzasadnionych przypadkach w postaci papierowej według ustalonych wzorów.

4. Dopuszcza się częściowe prowadzenie biurowości według regulacji określonych w niniejszym zarządzeniu dla urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w postaci papierowej, a częściowo w systemie teleinformatycznym .

§ 61. 1. Prezes sądu zarządza prowadzenie urządzeń ewidencyjnych przez sekretariaty sądów przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych , zastępujących tradycyjne urządzenia ewidencyjne.

2. Zarządzenie prezesa określa w szczególności system teleinformatyczny, przy którego pomocy mają być prowadzone urządzenia ewidencyjne, niezbędne warunki techniczne, zasady tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa przechowywania danych, osobę odpowiedzialną za prowadzenie biurowości w systemie teleinformatycznym z uwagi na kwestie techniczno-organizacyjno-wdrożeniowe, obowiązek raportowania o problemach jej funkcjonowania oraz obowiązek dokonywania przynajmniej raz w roku pisemnych ocen funkcjonowania, wskazania kierunku rozwoju oraz wykazania zalet wdrożonego programu.

3. W przypadku zarządzenia prowadzenia urządzeń ewidencyjnych przez sekretariaty sądów przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych zastępujących tradycyjne urządzenia ewidencyjne, dotychczasowe urządzenia ewidencyjne muszą być prowadzone do zakończenia ostatniej wpisanej w nich sprawy lub zgodnie z § 75 należy sporządzić w nich adnotację o dalszym prowadzeniu sprawy w systemie teleinformatycznym.

4. W wydziale, w którym zarządzono prowadzenie przez sekretariaty sądowe urządzeń ewidencyjnych w systemie teleinformatycznym , stosuje się zasady określone w § 60-70.

§ 62. 1. Kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik:

1) sprawuje systematyczną kontrolę nad właściwym zabezpieczeniem danych;

2) odpowiada za przechowywanie korespondencji dotyczącej wersji oprogramowania, zaistniałych awarii i serwisowania;

3) informuje właściwe organy o wykonaniu zaleceń technicznych.

2. Wskazane w ust. 1 obowiązki dotyczące dwóch lub większej liczby wydziałów mogą być powierzone upoważnionemu pracownikowi sądu.

§ 63. 1. Minimalny zakres danych, które należy wprowadzić do systemu obejmuje wszystkie informacje odnotowywane w biurowości tradycyjnej, a więc służące kontroli obiegu akt i terminowości podejmowania czynności następujące dane:

1) funkcję, stanowisko lub wykonywany charakter pracy oraz nazwisko i imię osoby, której są przedkładane lub wysyłane akta o konkretnej sygnaturze [prezes; przewodniczący; zastępca przewodniczącego; sędzia; asesor sądowy; referendarz sądowy; asystent sędziego; kierownik sekretariatu; pracownik sekretariatu; inna osoba];

2) miejsce aktualnego położenia akt lub zbioru dokumentów w sekretariacie lub sądzie;

3) datę przedłożenia, wysłania, odłożenia akt lub zbioru dokumentów we właściwym miejscu sekretariatu lub sądu;

4) datę planowanego podjęcia czynności w aktach oczekujących bądź datę planowanego zwrotu wysłanych akt lub zbioru dokumentów;

5) określenie w oknie „opisu” celu przedłożenia lub przesłania akt lub zbioru dokumentów konkretnej osobie bądź instytucji, bądź odłożenia ich w przeznaczonym miejscu sekretariatu lub sądu.

2. Dane dotyczące sędziów, asesorów sądowych, referendarzy sądowych, asystentów sędziów i osób wykonujących czynności w sekretariatach oraz miejsca przeznaczone do przechowywania akt lub zbioru dokumentów , odnotowuje się z utworzonej w tym celu i na bieżąco uaktualnianej listy:

1) prezes sądu; przewodniczący wydziału; zastępca przewodniczącego wydziału; sędzia, asesor sądowy: nazwisko, imię [jeżeli w dostępnych oprogramowaniach istnieje możliwość wygenerowania danych dotyczących konkretnego sędziego (z imienia i nazwiska) z zestawienia zbiorczego z wykazu czynności jest dopuszczalne wpisanie pozycji „sędzia” bez wskazania nazwiska i imienia];

2) referendarz sądowy: nazwisko, imię; asystent sędziego: nazwisko, imię; kierownik sekretariatu; zastępca kierownika sekretariatu; pracownik: nazwisko, imię [dla wszystkich kategorii pracowników i stanowisk z wyłączeniem wymienionych wyżej];

3) inna osoba: nazwisko, imię [dla innych osób wykonujących czynności w sekretariacie, dla osób wykonujących czynności w sekretariacie na podstawie prawnej innej niż umowa o pracę];

4) miejsce aktualnego położenia akt lub zbioru dokumentów .

3. Sposób odnotowywania danych musi zapewniać możliwość ich dowolnego sortowania według kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu akt lub zbioru dokumentów i ewentualnych opóźnieniach w dokonywaniu czynności. W szczególności sortowanie następuje według kryteriów [rozdzielnie i łącznie]:

1) referenta sprawy; funkcji, stanowiska bądź charakteru wykonywanej pracy i nazwiska osoby, której przedkłada bądź przesyła się akta lub zbiór dokumentów; repertorium; sygnatury; daty przedłożenia bądź wysłania akt lub zbioru dokumentów konkretnej osobie lub instytucji; daty przewidywanego zwrotu akt lub zbioru dokumentów bądź daty przewidywanego terminu podjęcia w sprawie czynności przez konkretną osobę;

2) referenta sprawy, repertorium; sygnatury; daty i miejsca położenia akt lub zbioru dokumentów ; daty przewidywanego terminu podjęcia czynności w aktach oczekujących.

4. Odnotowując zmianę położenia akt lub zbioru dokumentów zakreśla się poprzednie położenie.

5. Niedopuszczalne jest usuwanie jakichkolwiek danych.

§ 64. Dopuszczalne jest prowadzenie w systemie teleinformatycznym kolejnej numeracji spraw niezależnej od prowadzonych repertoriów (informatycznego wykazu spraw), którą nadaje się przy rejestracji pisma wszczynającego postępowanie lub po zwrocie akt sprawy wskutek uchylenia orzeczenia i przekazania do ponownego rozpoznania. Nadany w ten sposób numer sprawy jest niezmienny podczas rozpoznawania sprawy w danym wydziale, nawet w sytuacji zmiany sygnatury sprawy związanej ze zmianami repertorium. Numer ten - w przypadku jego nadania - należy podać osobie wnoszącej pismo.

§ 65. Przy dekretacji spraw oraz zamieszczaniu adnotacji o wykonaniu dekretacji mogą być stosowane techniki automatyczne.

§ 66. 1. Do użytkowanego systemu mogą być wprowadzane dane zawarte w pismach inicjujących postępowanie oraz inne dane przydatne w trakcie postępowania, które zostały uzyskane w postaci elektronicznej:

1) z Systemu Informatycznego Prokuratury „LIBRA”;

2) od podmiotów wnoszących pisma wszczynające postępowanie;

3) od innych niż wskazane w pkt 2 - strony i uczestników postępowania;

4) z systemów teleinformatycznych innych wydziałów sądów, otrzymanych wraz z danymi przekazanej sprawy lub wraz z przekazanym środkiem odwoławczym;

5) z SLPS.

2. Zestawienia statystyczne mogą być przygotowywane wyłącznie na podstawie danych zgromadzonych w systemie teleinformatycznym .

§ 67. 1. Przy pomocy wykorzystywanego systemu teleinformatycznego kontroluje się informacje o aktualnym stanie sprawy oraz dokonuje sprawdzania dotychczasowego przebiegu postępowania, a w szczególności sygnalizuje brak czynności innych niż polegające na rejestracji sprawy lub brak czynności przez określony czas w poszczególnych grupach spraw i co do poszczególnych referentów.

2. Przy pomocy wykorzystywanego systemu teleinformatycznego mogą być realizowane także następujące zadania:

1) rejestracja dokumentów inicjujących (pozwów, wniosków, aktów oskarżenia) wpływających do sądu w repertoriach prowadzonych w wydziale przy pomocy systemu teleinformatycznego ;

2) niezależnie od opisanej w pkt 1 rejestracji możliwe jest nadanie sprawie stałego i niezmiennego podczas rozpoznawania sprawy w wydziale - numeru sprawy w informatycznym wykazie spraw danego wydziału;

3) rejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie: powoda, pozwanego, obwinionego, pokrzywdzonego, wnioskodawcy, świadka itp.;

4) dekretacja spraw dokonywanych przy pomocy technik automatycznych w oparciu o wcześniej wprowadzone założenia lub dekretacji dokonywanej indywidualnie, co do każdej sprawy (dekretacja ręczna);

5) prowadzenie terminarzy rozpraw i posiedzeń, wspomaganych przez wyszukiwanie wolnego terminu określonego sędziego lub asesora sądowego i wolnej sali, w celu uniknięcia ryzyka nakładania się terminów;

6) automatyczne przygotowywanie wokandy na podstawie ustalonych sal i terminów rozpraw;

7) automatyczne generowanie wezwań i powiadomień osób o terminie rozprawy (posiedzenia) na podstawie danych zawartych w repertorium oraz zapisów w terminarzu rozpraw (posiedzeń);

8) automatyczne generowanie i ewidencjonowanie korespondencji seryjnej (koperty i zwrotki);

9) tworzenie i rejestrowanie dokumentów powstających w trakcie prowadzenia sprawy (orzeczeń, zarządzeń oraz pism), wypełnianych danymi dostępnymi w sprawie;

10) sporządzanie protokołów rozpraw i posiedzeń na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie teleinformatycznym ;

11) sporządzanie orzeczeń, zarządzeń, wezwań i innych pism na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie teleinformatycznym ;

12) rejestrowanie wpływających do sądu środków zaskarżenia;

13) automatyczne sortowanie spraw w repertorium zgodnie z sygnaturą sprawy lub innymi wprowadzonymi sposobami przeszukiwania;

14) wyszukiwanie konkretnej sprawy w oparciu o: sygnaturę, nazwisko/nazwę (lub jej część) podmiotów występujących w sprawie, sędziego lub asesora sądowego prowadzącego sprawę itp.

15) prowadzenie księgi podawczej;

16) prowadzenie wykazu podmiotów współpracujących z sądem, w szczególności biegłych sądowych, tłumaczy przysięgłych, kandydatów na syndyków, mediatorów, stałych mediatorów oraz instytucji i osób uprawnionych do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;

17) rejestrowanie powracających dowodów doręczenia, z ewentualnym wykorzystaniem kodów kreskowych, oraz przechowywanie przy każdej sprawie informacji o zarejestrowaniu dowodu doręczenia;

18) automatyczne wykonywanie raportów z urządzeń ewidencyjnych;

19) udostępnianie za pomocą ogólnodostępnych sieci informatycznych osobom biorącym udział w postępowaniu oraz ich pełnomocnikom danych dotyczących ich spraw;

20) oznaczanie osób podpisujących pisma wydrukiem danych zastępujących pieczęcie imienne oraz wydziałów sądowych wydrukiem danych zastępujących pieczęcie wydziałowe;

21) drukowanie informacji zastępujących treść stosowanych pieczęci innych niż wskazane w pkt 20, jeżeli z treści przepisów nakazujących zamieszczenie informacji wynika możliwość wykonywania tego inaczej niż przez zamieszczenie pieczęci.

§ 68. 1. W wykorzystywanym systemie teleinformatycznym zamieszcza się orzeczenia (wraz z uzasadnieniami), protokoły, pisma i wychodzące z wydziału na zewnątrz zarządzenia ze spraw, o których dane gromadzi się w systemie. Treść innych zarządzeń może być zamieszczana w systemie.

2. Dokumenty sądowe, o których mowa w ust. 1 mogą być tworzone w sposób wskazany w § 67 ust. 2 pkt 9-11 lub też tworzone poza systemem i dołączane do niego w formie plików w formatach identycznych jak dokumenty tworzone w systemie lub też możliwych do odczytania przez powszechnie dostępne oprogramowanie.

3. Dokumenty uważa się za zgodne ze znajdującymi się w aktach po ich odnotowaniu w systemie teleinformatycznym. Do czasu odnotowania dokument posiada status projektu.

4. W razie potrzeby wydania odpisu dokumentu sądowego znajdującego się w aktach sprawy, możliwe jest wydanie jako odpisu z akt sądowych wydruku dokumentu uzyskanego z sądowego systemu teleinformatycznego .

5. Wydanie odpisu w sposób wskazany w ust. 4 jest dopuszczalne w odniesieniu do dokumentów zatwierdzonych przez użytkowników i odnotowanych. Nie jest dopuszczalne wydanie jako odpisu dokumentu sądowego wyłącznie na podstawie zapisu w systemie teleinformatycznym znajdującego się w aktach dokumentu dopiero w systemie tworzonego lub też będącego projektem.

6. Jeżeli w systemie teleinformatycznym znajduje się dokument inny niż dokument sądowy, który jest zdigitalizowaną postacią dokumentu znajdującego się w aktach sądowych, możliwe jest wydanie jego wydruku jako odpisu z akt sądowych. Czynność taka jest dopuszczalna, jeżeli dokument ten jest odnotowany w systemie jako złożony i znajduje się w formacie PDF lub zbliżonym. Nie jest dopuszczalne wydawanie dokumentów zdigitalizowanych przy wykorzystaniu technik OCR do edytowalnego pliku edytora tekstu.

§ 69. Osoby występujące w sprawie należy w miarę możliwości dodatkowo oznaczać w systemie teleinformatycznym numerem PESEL (jeżeli są to osoby fizyczne), numerem NIP i/lub numerem KRS, jeżeli są to podmioty inne niż osoby fizyczne. Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi powinni być oznaczani w miarę możliwości numerami NIP, REGON i PESEL.

§ 70. 1. W każdym dniu należy zapewnić zabezpieczenie danych.

2. Zasady bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych w biurowości sądowej prowadzonej w systemie teleinformatycznym określa zarządzenie prezesa właściwego sądu uwzględniające przepisy:

1) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.¹⁾)

2) ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz.1000 i 1669);

3) ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.

3. Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

4. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.

5. Jeżeli dla czynności sądu podejmowanych w sprawie w określonym urządzeniu ewidencyjnym brak odpowiedniej pozycji, ewidencjonuje się je w pozycji „Uwagi”.

§ 71. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej „księgami biurowymi”, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku, z wyłączeniem wyjątków wymienionych w niniejszych przepisach. Można używać tej samej księgi, z zastrzeżeniem ksiąg prowadzonych w systemie teleinformatycznym , w latach następnych, rozpoczynając numerację wpisów od początku roku następnego, jeżeli liczba pustych stron wystarczy co najmniej na okres półroczny.

§ 72. W księdze biurowej, oprócz nazwy księgi, należy oznaczyć w polu tytułowym nazwę sądu i wydziału oraz rok kalendarzowy.

§ 73. 1. Księga biurowa, z zastrzeżeniem ksiąg prowadzonych w systemie teleinformatycznym , powinna być oprawiona, a strony w księdze ponumerowane. Liczbę stron poświadcza się na ostatniej stronie księgi.

2. Po upływie roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału zamyka księgę, o której mowa w ust. 1, wymieniając pod ostatnim wpisem liczbę pozycji zamieszczonych w księdze i podpisując tę adnotację.

3. W przypadku ksiąg biurowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym , księgę zamyka się zgodnie z funkcjonalnością danego systemu.

§ 74. 1. Załatwienie sprawy uwidacznia się w księdze biurowej przy numerze porządkowym tej sprawy [st].

2. Sprawę, w której występuje kilka osób (żądań), uważa się za załatwioną, gdy załatwienie dotyczy wszystkich osób (żądań).

§ 75. W przypadku przeniesienia wpisu do innej księgi biurowej należy w każdej z ksiąg sporządzić adnotację o poprzednim i obecnym wpisie.

§ 76. 1. Omyłkowy wpis sprawy do księgi biurowej, z zastrzeżeniem ust. 3, poprawia się przez przekreślenie go, bez zmiany numerów porządkowych dalszych spraw, chyba że skreśla się ostatni wpis. Inne zapisy dokonane omyłkowo lub niewłaściwie należy przekreślić, czyniąc o tym wzmiankę, i wpisać obok nich właściwe dane.

2. Osoba dokonująca przekreślenia omyłkowego wpisu, o którym mowa w ust. 1, opatruje tę czynność datą i podpisem.

3. Omyłkowy wpis w księdze biurowej prowadzonej w systemie teleinformatycznym poprawia się i odnotowuje zgodnie z funkcjonalnością danego systemu.

Rozdział 5

Repertoria i wykazy

§ 77. 1. Zarejestrowanie sprawy następuje przez zamieszczenie we właściwym repertorium wpisu o piśmie wszczynającym postępowanie, a jeżeli przydział sprawy został dokonany przed rejestracją, zamieszcza się także sygnaturę lub numer nadany przez SLPS, pod którymi dokonano przydziału.

2. Zarejestrowanie sprawy w SLPS następuje przez wprowadzenie:

1) sygnatury sprawy lub akceptację kolejnego numeru nadanego przez SLPS poprzedzonego odpowiednim oznaczeniem;

2) symbolu sprawy cywilnej lub kategorii sprawy, jeśli w danym urządzeniu ewidencyjnym sprawy są podzielone na kategorie;

3) rodzaju składu sądu.

3. Sprawy, o których mowa w § 36 ust. 2, rejestruje się w systemie teleinformatycznym do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych pod numerem nadanym przez SLPS przed losowaniem referenta, jeżeli warunki techniczne pozwalają na automatyczne przeniesienie zarejestrowanych danych do odpowiedniego urządzenia ewidencyjnego w odpowiednim wydziale po wylosowaniu referenta.

§ 78. 1. Sprawy niepodlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.

2. Przy zakładaniu repertorium lub wykazu na początku roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału sporządza na pierwszej stronie nowej księgi spis spraw niezałatwionych, wpisując w kolejności niezakreślone numery porządkowe z repertoriów lub wykazów z ostatnich pięciu lat, oddzielnie dla każdego roku. Załatwienie tych spraw należy uwidocznić przez zakreślenie numeru porządkowego w dawnym repertorium lub wykazie i przekreślenie numeru w spisie mieszczącym się na początku nowej księgi.

3. Sprawy niezakreślone z okresu wcześniejszego niż ostatnie pięć lat - a w przypadku spraw o wykroczenia - ostatnie dwa lata, przenosi się do nowego repertorium lub wykazu na stronach początkowych oddzielnie dla każdego roku, nie zmieniając numeracji tych spraw. Przenieść należy także zapisy dotyczące biegu danej sprawy w zakresie niezbędnym do dalszego postępowania w sprawie.

4. Przepisy ust. 2 i 3 nie dotyczą repertoriów lub wykazów prowadzonych w systemie teleinformatycznym .

§ 79. 1. Jeżeli w rejestrowanej sprawie występuje więcej osób w charakterze stron lub przewiduje się dokonanie obszerniejszych wpisów, należy zająć w repertorium taką liczbę następnych wierszy, aby dalsze wpisy były przejrzyste.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku prowadzenia repertorium w systemie teleinformatycznym .

§ 80. 1. Sprawę rejestruje się w repertorium lub wykazie pod nowym numerem wyłącznie w następujących przypadkach:

1) uchylenia zaskarżonego orzeczenia przez sąd drugiej instancji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji;

1a) uchylenia przez inny skład sądu zaskarżonego orzeczenia kończącego postępowanie w danej instancji;

2) podjęcia zawieszonego postępowania w sprawie, której numer poprzednio zakreślono;

3) wznowienia postępowania w sprawie karnej;

4) prawidłowego wniesienia skargi na orzeczenie referendarza sądowego co do istoty sprawy lub kończące postępowanie w sprawie;

5) przekazania sprawy do ponownego rozpoznania w wyniku uwzględnienia skargi kasacyjnej (kasacji);

6) gdy sprawę uprzednio połączoną z inną sprawą do łącznego rozpoznania na podstawie art. 219 k.p.c. ponownie wyłączono do odrębnego rozpoznania;

7) gdy strona wniesie o dalsze prowadzenie sprawy zakończonej prawomocnym, choć niewykonanym zarządzeniem o zwrocie pisma wszczynającego postępowanie, równocześnie uzupełniając braki będące przyczyną zarządzenia o zwrocie;

8) przywrócenia terminu do wniesienia sprzeciwu od wyroku zaocznego i sprzeciwu od wyroku nakazowego;

9) podjęcia postępowania warunkowo umorzonego;

10) gdy przewiduje to przepis szczególny.

2. Rejestrując sprawę pod nowym numerem, należy pod nową datą wpływu umieścić również datę pierwotnego wpływu a pod nowym numerem - poprzedni numer sprawy. Przy wpisie poprzednim należy odnotować numer, pod jakim sprawa została ponownie zarejestrowana w repertorium.

3. W razie uchylenia zaskarżonego orzeczenia przez sąd drugiej instancji wobec części oskarżonych i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji, rejestrując sprawę pod nowym numerem należy, w razie potrzeby, wyłączyć poszczególne karty niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy lub kserokopie, w trybie § 31.

§ 81. Połączenie spraw należy uwidocznić w repertorium przez wpisanie numeru porządkowego tej sprawy, z którą sprawę połączono.

§ 82. 1. Sprawę wyłączoną do odrębnego rozpoznania rejestruje się pod nowym numerem porządkowym repertorium, czyniąc o tym wzmiankę przy poprzednim wpisie [st]. Przepis § 80 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym sprawę wyłączoną do odrębnego rozpoznania rejestruje się przy wykorzystaniu funkcjonalności tego systemu oraz zamieszcza się informację z jakiej sprawy dokument został przeniesiony. Jeżeli system teleinformatyczny przewiduje taką funkcjonalność przepis § 80 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 83. 1. Numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium wyłącznie w następujących przypadkach:

1) gdy wydano orzeczenie kończące postępowanie w sprawie w danej instancji;

2) gdy referendarz sądowy wydał orzeczenie co do istoty sprawy lub kończące postępowanie w sprawie;

3) gdy sprawę przeniesiono do innej księgi lub połączono z inną sprawą;

4) gdy przekazano sprawę innemu sądowi lub wydziałowi w tym samym sądzie;

5) gdy przewiduje to przepis szczególny;

6) gdy sprawę na skutek ponownego przydziału w trybie § 77 ust. 2 i 5 r.u.s.p. przekazano do rozpoznania referentowi orzekającemu w innym wydziale objętym wspólnym przydziałem spraw.

2. Przepis § 74 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 84. Przepis § 83 stosuje się odpowiednio do zakreślania numerów porządkowych w wykazach.

§ 84a. 1. W sytuacjach, o których mowa w § 83 ust. 1, należy w SLPS sprawę oznaczyć jako zakończoną, chyba że sprawa nadal jest w toku i prowadzi ją ten sam referent lub nowy referent został wyznaczony w SLPS pod zakreślonym numerem.

2. Jeżeli sprawę oznaczoną w SLPS jako zakończoną, na podstawie § 45 r.u.s.p. ponownie prowadzi ten sam referent, należy w SLPS oznaczyć sprawę jako w toku.

§ 85. 1. O fakcie sprawdzenia repertorium lub wykazu przez przewodniczącego wydziału czyni się w sprawdzonej księdze odpowiednią adnotację.

2. Jeśli zamieszczenie informacji, o której mowa w ust. 1, nie jest możliwe w systemie teleinformatycznym - z przeprowadzonej kontroli sporządza się notatkę, którą zamieszcza się w zbiorze pism wewnętrznych wydziału.

§ 85a. 1. W przypadku zniesienia wydziału urządzenia ewidencyjne zamyka się, a sprawy rejestruje i w dalszym ciągu prowadzi w urządzeniach ewidencyjnych wydziałów, którym przekazano sprawy zniesionego wydziału.

2. Sprawy przekazane ze zniesionego wydziału nie podlegają ponownej rejestracji w SLPS, chyba że wymagany jest ponowny przydział sprawy.

Rozdział 6

Księgi pomocnicze

§ 86. 1. Prowadzi się kontrolkę wysyłanych akt lub zbiorów dokumentów oraz udostępnionych akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym, zwaną dalej „kontrolką”, zawierającą w szczególności następujące informacje:

1) numer porządkowy;

2) oznaczenie sprawy;

3) datę wysłania akt albo zbioru dokumentów lub udostępnienia akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym;

4) oznaczenie adresata albo podmiotu, któremu udostępniono akta prowadzone w systemie teleinformatycznym;

5) przewidywany czas zwrotu akt albo zbioru dokumentów lub zakończenia udostępnienia akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym;

6) daty wysłanych ponagleń o zwrot akt albo zbioru dokumentów;

7) datę zwrotu akt albo zbioru dokumentów lub zakończenia udostępnienia akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym;

8) uwagi.

2. Do czasu zwrotu akt albo zbioru dokumentów pisma w postaci papierowej wpływające do sprawy przechowuje się w przeznaczonej do tego celu teczce.

3. Kierownik sekretariatu dokonuje przeglądu wpisów w kontrolce w odstępach miesięcznych i wysyła w miarę potrzeby ponaglenia o zwrot akt lub zbioru dokumentów, o czym zawiadamia przewodniczącego wydziału.

§ 86a. 1. Sprawy, w których sąd dopuścił dowód z opinii biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów, instytutu naukowego lub instytutu naukowo-badawczego, zakładu leczniczego lub innej właściwej placówki oraz sprawy kierowane do tłumacza w celu wykonania tłumaczenia rejestruje się w kontrolce „Wab” po wydaniu postanowienia w tym przedmiocie.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku wezwania do udziału w czynnościach sądowych biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów, instytutu naukowego, instytutu naukowo-badawczego, zakładu leczniczego lub innej właściwej placówki albo tłumacza po wydaniu postanowienia lub zarządzenia w tym przedmiocie.

3. Dla wyróżnienia sporządzających opinię albo wykonujących tłumaczenie, w kontrolce „Wab” zamieszcza się następujące oznaczenia:

1) „biegły sądowy” - biegły ustanowiony przy sądzie okręgowym przez prezesa tego sądu;

2) „biegły” - biegły spoza listy biegłych sądowych;

3) „ozss” - opiniodawczy zespół sądowych specjalistów;

4) „instytut” - instytut naukowy, instytut naukowo-badawczy;

5) „tłumacz” albo „T” - tłumacz.

4. W przypadku zarządzenia przez sąd poddania odpowiednim badaniom osoby uzależnionej od alkoholu (art. 27 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, Dz. U. z 2019 r. poz. 2277, ze zm.), w kontrolce umieszcza się oznaczenie „alk”.

5. Kierownik sekretariatu przegląda wpisy w kontrolce w odstępach dwutygodniowych i w miarę potrzeby wysyła ponaglenia oraz zawiadamia przewodniczącego wydziału o tym, że mimo ponaglenia akta nie zostały zwrócone.

§ 86b. 1. W kontrolce „Wab” wpisuje się w szczególności:

1) datę wysłania akt do biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów, instytutu naukowego, instytutu naukowo-badawczego, zakładu leczniczego lub innej właściwej placówki albo tłumacza;

2) datę czynności, do której wezwano biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczy zespół sądowych specjalistów, instytut naukowy, instytut naukowo-badawczy, zakład leczniczy lub inną właściwą placówkę albo tłumacza;

3) imię i nazwisko biegłego sądowego, biegłego lub tłumacza, nazwę opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów, instytutu naukowego, instytutu naukowo-badawczego, zakładu leczniczego lub innej właściwej placówki;

4) ustalony termin złożenia opinii lub tłumaczenia;

5) daty wysłanych ponagleń;

6) datę postanowienia i wysokość grzywny;

7) datę zwrotu akt przez biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczy zespół sądowych specjalistów, instytut naukowy, instytut naukowo-badawczy, zakład leczniczy lub inną właściwą placówkę albo lub tłumacza;

8) informację o zwróceniu akt przez biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczy zespół sądowych specjalistów, instytut naukowy lub naukowo-badawczy wraz z opinią („opinia”), a przez tłumacza - wraz z tłumaczeniem („tłumaczenie”);

9) datę złożenia i wysokość rachunku (rachunków);

10) datę wezwania do uzupełnienia braków złożonego rachunku;

11) datę uzupełnienia braków złożonego rachunku;

12) datę postanowienia o przyznaniu wynagrodzenia;

13) datę uprawomocnienia się postanowienia o przyznaniu wynagrodzenia;

14) datę skierowania rachunku do właściwej komórki organizacyjnej administracji sądowej w celu realizacji;

15) informację o źródle płatności wynagrodzenia za sporządzoną opinię lub tłumaczenie („SP” - Skarb Państwa, „poz. dep.” - zaliczka wpłacona przez stronę).

1a. Jeżeli akta prowadzone są w systemie teleinformatycznym w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zamiast daty wysłania akt oznacza się datę udostępnienia akt, a w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 7 i 8, zamieszcza się odpowiednio datę zakończenia udostępniania akt oraz informację o zakończeniu udostępniania akt wraz z informacją o dołączeniu opinii lub tłumaczenia.

2. Jeżeli akta sprawy zostały zwrócone przez biegłego sądowego, biegłego, opiniodawczy zespół sądowych specjalistów, instytut naukowy lub naukowo-badawczy, zakład leczniczy lub inną właściwą placówkę bez wydania opinii albo przez tłumacza bez tłumaczenia, lub upłynął termin udostępnienia akt w systemie teleinformatycznym, przekazanie akt sprawy lub udostępnienie w systemie teleinformatycznym innemu podmiotowi w celu wydania opinii lub sporządzenia tłumaczenia należy wpisać w odrębnym wierszu pod tym samym numerem porządkowym, dodając do numeru cyfrę rzymską przy kolejnym podmiocie, któremu przesłano akta sprawy. Przepis ust. 3 i 4 stosuje się.

3. Jeżeli w wykonaniu postanowienia, o którym mowa w § 86a ust. 1, sporządzono więcej niż jedną opinię, należy wpisać każdą opinię w odrębnym wierszu kontrolki „Wab” pod wspólnym numerem porządkowym, dodając do numeru wielkie litery alfabetu przy każdej z nich. Przepis ust. 4 stosuje się.

4. Jeżeli w wykonaniu postanowienia, o którym mowa w § 86a ust. 1, dopuszczony został dowód z opinii uzupełniającej lub sąd zażądał ustnych wyjaśnień do opinii, ust. 3 stosuje się odpowiednio.

5. Jeżeli w wykonaniu postanowienia, o którym mowa w § 86a ust. 1, opinię sporządziło wspólnie dwa lub więcej podmiotów, należy odnotować oznaczenie każdego z nich w odrębnym wierszu kontrolki „Wab” pod wspólnym numerem porządkowym, dodając do numeru małe litery alfabetu przy każdym z nich.

6. Numer porządkowy w kontrolce „Wab” zakreśla się po odnotowaniu skierowania rachunku, a jeśli w sprawie zgłoszono więcej niż jeden rachunek - wszystkich rachunków, do właściwej komórki organizacyjnej administracji sądowej w celu realizacji, po upływie terminu do złożenia rachunku przez biegłego (tłumacza), po uprawomocnieniu się orzeczenia w przedmiocie odmowy przyznania wynagrodzenia biegłemu (tłumaczowi) w całości, także w przypadku przekazania sprawy do rozpoznania do innego sądu.

7. Sąd, któremu przekazano do rozpoznania sprawę, w której pozostają niezakończone czynności ewidencjonowane w kontrolce „Wab”, rejestruje sprawę i prowadzi kontrolkę „Wab” w zakresie tych czynności.

§ 87. 1. Prowadzi się „Kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych i środków zaskarżenia” [st]. Kontrolkę prowadzi się oddzielnie dla każdego wydziału; w wydziałach podzielonych na sekcje - oddzielnie dla każdej sekcji, a w wydziałach sądów okręgowych rozpatrujących sprawy w pierwszej i drugiej instancji - oddzielnie dla każdego rodzaju spraw.

2. W kontrolce odnotowuje się także uzasadnienia sporządzane z urzędu, co do których wpłynął środek odwoławczy (art. 445 § 2 k.p.k.).

3. Ustne uzasadnienia odnotowuje się w kontrolce jeżeli wpłynął wniosek o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem lub środek odwoławczy.

§ 88. 1. W kontrolce, o której mowa w § 87, ewidencjonuje się wszystkie czynności sądu podejmowane w fazie postępowania odwoławczego i postępowania ze skargi na orzeczenie referendarza sądowego, oraz czynności podejmowane na skutek złożenia wniosku o sporządzenie uzasadnienia orzeczenia, w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonywania.

2. W wyniku złożenia wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem lub środka odwoławczego albo środka zaskarżenia złożonego bez uprzedniego wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem, do kontrolki wpisuje się w szczególności:

1) numer porządkowy;

2) sygnaturę akt sprawy, której wniosek bądź złożony środek odwoławczy albo środek zaskarżenia dotyczy;

3) zakres wniosku strony;

4) datę orzeczenia;

5) datę wpływu do właściwego sądu wniosku lub środka odwoławczego albo środka zaskarżenia, w tym powodującego obowiązek sporządzenia uzasadnienia oraz datę wpływu kolejnych wniosków o uzasadnienie w sprawie;

6) datę doręczenia akt sędziemu, asesorowi sądowemu lub referendarzowi sądowemu, a w przypadku, o którym mowa w § 87 ust. 3, datę przekazania uzasadnienia do transkrypcji;

7) decyzję sądu o ewentualnym ograniczeniu uzasadnienia do tych części wyroku, których wniosek (wnioski) dotyczy (art. 423 § 1a k.p.k.);

8) datę wezwania strony do uzupełnienia braków formalnych;

9) datę uzupełnienia braków formalnych;

10) datę zarządzenia o odmowie przyjęcia wniosku lub postanowienia o odrzuceniu wniosku;

11) datę uprawomocnienia się zarządzenia o odmowie przyjęcia wniosku lub postanowienia o odrzuceniu wniosku;

12) datę zwrotu akt przez sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego, a w przypadku, o którym mowa w § 87 ust. 3, datę otrzymania transkrypcji uzasadnienia;

13) datę przesłania stronie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem;

14) datę wpływu środka odwoławczego lub datę zawiadomienia przez sąd drugiej instancji o wniesieniu środka odwoławczego i żądania przedstawienia akt sprawy;

15) datę przesłania akt lub zbioru dokumentów do sądu II instancji albo udostępnienia temu sądowi akt w systemie teleinformatycznym;

16) datę oraz zwięzłą informację o treści innego załatwienia;

17) datę zwrotu akt przez sąd II instancji w celu uzupełnienia uzasadnienia w trybie art. 449a § 1 k.p.k.;

18) zakres uzupełnienia uzasadnienia w trybie art. 449a § 1 k.p.k.;

19) datę przesłania sądowi odwoławczemu lub w przypadku rozpoznania kasacji Sądowi Najwyższemu uzasadnienia uzupełnionego w trybie art. 449a § 1 k.p.k.;

20) datę przesłania stronie odpisu uzasadnienia uzupełnionego w trybie art. 449a § 1 k.p.k.;

21) datę zwrotu akt lub zbioru dokumentów z sądu drugiej instancji albo zakończenia udostępnienia temu sądowi akt w systemie teleinformatycznym oraz zwięzłą informację o treści wydanego orzeczenia.

3. Jeżeli w jednej sprawie wpłynęło kilka wniosków o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem (w tym wniosków, o których mowa w art. 423 § 1a k.p.k. albo art. 328 § 3 k.p.c), sprawę rejestruje się w kontrolce tylko raz, na podstawie wpływu wniosku najwcześniej złożonego. Kolejne wnioski rejestruje się w odrębnych wierszach pod tym samym numerem porządkowym, dodając do numeru kolejną cyfrę rzymską przy każdym z nich.

4. W przypadku ustnego uzasadnienia, w kontrolce zamieszcza się dodatkowe oznaczenie „uzasadnienie wygłoszone”.

5. W przypadku gdy środek odwoławczy lub środek zaskarżenia został złożony bez uprzedniego wniosku o doręczenie odpisu uzasadnienia, w kontrolce zamieszcza się skrót „b.z.”

6. Jeżeli w zarejestrowanej już sprawie nie wniesiono apelacji albo jeśli postępowanie odwoławcze zakończyło się w sądzie pierwszej instancji, w kontrolce, należy odnotować datę uprawomocnienia się orzeczenia lub decyzji powodującej nieprzedstawienie sprawy sądowi drugiej instancji.

7. W sądzie drugiej instancji odnotowuje się ponadto w kontrolce datę wpływu wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia tego sądu z uzasadnieniem i oznaczenie składającego wniosek oraz datę doręczenia orzeczenia sądu odwoławczego.

8. W kontrolce zamieszcza się również wzmiankę o przedłużeniu terminu do sporządzenia uzasadnienia i przyczynę usprawiedliwionego przedłużenia.

9. Pozycję w kontrolce zakreśla się po dokonaniu ostatniego z przewidzianych dla niej zapisów. W przypadku odrzucenia apelacji w sprawie cywilnej lub nieprzyjęcia apelacji w sprawie karnej pozycję w kontrolce zakreśla się po upływie terminu do złożenia zażalenia na odrzucenie apelacji (nieprzyjęcie apelacji).

§ 89. 1. Przedmioty niedające dołączyć się do akt sprawy ewidencjonuje się w „Księdze depozytów”.

2. W księdze, o której mowa w ust. 1, należy dokładnie oznaczyć cechy charakteryzujące dany przedmiot, datę złożenia przedmiotu do depozytu i sygnaturę akt sprawy, w której został złożony oraz datę i sposób likwidacji przedmiotu. Przedmioty przekazane w tej samej sprawie i w tym samym czasie wpisuje się pod jednym numerem.

3. Wpis w księdze, o której mowa w ust. 1, zakreśla się po wykonaniu orzeczenia dotyczącego przechowywanego przedmiotu.

§ 90. 1. Wydanie przechowywanego przedmiotu następuje przez wysłanie, wydanie osobie uprawnionej za pokwitowaniem lub na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

2. (uchylony)

3. Dokumenty i korespondencję dotyczącą przechowywanych przedmiotów, a w szczególności dowody wysłania przedmiotów, potwierdzenia odbioru, protokoły zdawczo-odbiorcze i protokoły zniszczenia przedmiotów, przechowuje się w umieszczonej w aktach sprawy kopercie.

§ 91. 1. Kierownik sekretariatu wydziału, do którego zgodnie z ustalonym podziałem czynności przydzielony jest koordynator do spraw współpracy międzynarodowej i praw człowieka (art. 16b albo art. 16d u.s.p.) prowadzi „Kontrolkę KWMPC”. Przewodniczący wydziału może na wniosek kierownika sekretariatu powierzyć prowadzenie kontrolki innemu pracownikowi sekretariatu. Jeśli koordynator przydzielony jest do więcej niż jednego wydziału, kontrolkę prowadzi się w wydziale wskazanym przez prezesa właściwego sądu okręgowego.

2. Kierownik sekretariatu wydziału lub inny pracownik, któremu powierzono prowadzenie „Kontrolki KWMPC” wykonuje czynności związane z obsługą spraw koordynatora.

3. Kontrolka zawiera informacje o aktach nadesłanych do koordynatora i może zawierać informacje o wnioskach nadesłanych do koordynatora bez akt. Kontrolka zawiera w szczególności:

1) numer porządkowy;

2) oznaczenie sądu nadsyłającego akta lub wniosek oraz ich sygnaturę;

3) datę nadesłania akt albo wniosku;

4) datę zwrotu akt albo odpowiedzi na wniosek;

5) uwagi.

4. Kopie wniosków nadesłanych do koordynatora i kopie odpowiedzi można przechowywać w przeznaczonej do tego celu teczce.

§ 91a. 1. Prowadzi się kontrolkę nałożonych kar porządkowych w celu bieżącego nadzorowania czynności sądu związanych z egzekwowaniem nałożonych kar porządkowych, [st].

2. W kontrolce odnotowuje się w szczególności sygnaturę akt sprawy, datę wydania postanowienia o nałożeniu kary porządkowej, rodzaj kary porządkowej, datę uprawomocnienia się postanowienia, datę skierowania postanowienia do wykonania, datę wydania postanowienia o uchyleniu kary porządkowej.

§ 92. 1. W sekretariatach wydziałów mogą być prowadzone inne, niewymienione w niniejszym rozdziale księgi pomocnicze, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do wykonywania zadań wydziału.

2. Ksiąg pomocniczych nie prowadzi się, jeżeli dane, o których mowa w rozdziale 6, są utrwalane w systemie teleinformatycznym, a system ten umożliwia pobranie ich w formie zbiorczego zestawienia, w tym danych, które są niezbędne do wypełnienia sprawozdania statystycznego.

DZIAŁ IV

BIUROWOŚĆ W SPRAWACH CYWILNYCH

Rozdział 1

Repertoria

Oddział 1

Przepisy ogólne

§ 92a. Przepisy niniejszego działu stosuje się odpowiednio do spraw, o których mowa w działach V-XIII i XV.

§ 93. 1. W wydziałach cywilnych sądów rejonowych prowadzi się repertoria [st]:

1) „Nc” - dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym;

2) „C” - dla pozostałych spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w procesie wszczętych na skutek pozwu, w tym podlegających rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym, a także w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń;

3) „Ns” - dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nieprocesowym;

4) „Co” - dla innych spraw cywilnych, w szczególności: o odtworzenie akt, wniosków o wyłączenie sędziego, o zwolnienie od kosztów sądowych (także w postępowaniu wieczystoksięgowym), podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucyjnym, w tym wniosków dotyczących Europejskiego Tytułu Egzekucyjnego, ze skargi na czynności komornika, rejestracji protokołów i wniosków przeznaczonych dla innych sądów lub dla sądu właściwego, lecz zgłoszonych przed wytoczeniem powództwa, wniosków o wyjawienie majątku, o nadanie klauzuli wykonalności oraz wniosków stron o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w sprawach, w których została zawarta umowa o mediację;

5) „Cz” - dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu pierwszej instancji oraz dla zażaleń na wydanie przez funkcjonariusza Policji albo żołnierza Żandarmerii Wojskowej nakazu i zakazu, zakazu zbliżania, zakazu kontaktowania lub zakazu wstępu (art. 15aj ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2023 r. poz. 171, z późn. zm.) i art. 18j ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. o Żandarmerii Wojskowej i wojskowych organach porządkowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1266 i 1860).

2. Jeżeli w sprawie zarejestrowanej w repertorium „C” stwierdzono istnienie podstaw do wydania nakazu zapłaty, wydanie tego orzeczenia następuje pod dotychczasowym numerem, bez rejestrowania sprawy w repertorium „Nc”.

3. Skargi o wznowienie postępowania podlegają rejestracji w tym samym repertorium, co sprawa, której wznowienie miałoby dotyczyć; w przypadku uwzględnienia skargi, stosowną adnotację czyni się we właściwym repertorium oraz w aktach sprawy, której dotyczy skarga, a na okładce tych akt umieszcza się oznaczenie literowe „wzn”.

4. Sprawy rozpoznawane w postępowaniu uproszczonym wyróżnia się w repertorium „C” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „upr” lub „uproszczone”; stosowne oznaczenie literowe zamieszcza się również na okładce akt sprawy, po oznaczeniu repertorium.

5. Ewidencjonowane w repertorium „Ns” wnioski o kompensatę składane przez cudzoziemców wyróżnia się dodatkowym oznaczeniem „Cu”.

5a. Sprawy o roszczenia konsumenta przeciwko przedsiębiorcy oraz o roszczenia przedsiębiorcy przeciwko konsumentowi, o ile konsument ten jest stroną postępowania, wyróżnia się w repertorium „C” dodatkowym oznaczeniem „kons”.

6. Sprawy rozpoznawane w europejskim postępowaniu nakazowym wyróżnia się w repertorium „Nc” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „En”, a sprawy rozpoznawane w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń wyróżnia się w repertorium „C” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „Ed”; stosowne oznaczenie literowe zamieszcza się również na okładce akt sprawy, po oznaczeniu repertorium.

7. W przypadku zmiany rodzaju postępowania w sprawie rozpoznawanej dotąd w trybie uproszczonym lub w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń, aktualne oznaczenie należy odnotować w repertorium „C” i na okładce akt sprawy, a dotychczasowe przekreślić lub oznaczyć w inny sposób jako nieaktualne.

§ 94. 1. W wydziałach cywilnych sądów okręgowych prowadzi się repertoria [st]:

1) „Nc” - dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym;

2) „C” - dla pozostałych spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w procesie wszczętych na skutek pozwu, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń;

3) „Ns” - dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nieprocesowym;

4) „Co” - dla innych spraw cywilnych, a w szczególności: o wyznaczenie sądu, odtworzenie akt, nadanie klauzuli wykonalności, wniosków o wyłączenie sędziego, uznanie orzeczenia sądu państwa obcego lub stwierdzenie jego wykonalności oraz o stwierdzenie reprezentatywności związku zawodowego;

5) „Ca” - dla spraw cywilnych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;

6) „Cz” - dla spraw cywilnych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi oraz z zażaleniami na odmowę dokonania czynności notarialnej, a także dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu pierwszej instancji i dla zażaleń rozpoznawanych przez inny skład sądu drugiej instancji.

2. Jeżeli w sprawie zarejestrowanej w repertorium „C” stwierdzono istnienie podstaw do wydania nakazu zapłaty, wydanie tego orzeczenia następuje pod dotychczasowym numerem, bez rejestrowania sprawy w repertorium „Nc”.

2a. Zażalenia rozpoznawane przez inny skład sądu pierwszej instancji wyróżnia się w repertorium „Cz” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „p-I”, a zażalenia rozpoznawane przez inny skład sądu drugiej instancji wyróżnia się w repertorium „Cz” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „p-II”; oznaczenia te zamieszcza się również na okładce akt sprawy, obok sygnatury.

2b. W przypadku, gdy strona wniosła ośrodek odwoławczy bezpośrednio do sądu drugiej instancji, sprawę rejestruje się w repertorium „Ca” albo „Cz” z datą wpływu środka odwoławczego do sądu drugiej instancji.

3. (uchylony)

4. Przepis § 93 ust. 3 stosuje się, a odpowiednio stosuje się przepis § 93 ust. 5a, 6 i 7.

§ 95. 1. W wydziałach cywilnych sądów rejonowych i okręgowych, do których wpływają sprawy z zakresu przepisów prawa geologicznego i górniczego dla rejestracji tych spraw prowadzi się repertorium „CG-G” [st].

2. W przypadku gdy wpływ spraw, o których mowa w ust. 1, jest niewielki, dopuszcza się możliwość rejestrowania ich w repertorium „C”, z obowiązkiem zamieszczenia oznaczenia dodatkowego „CG-G”.

§ 96. 1. Sprawy cywilne wpisywane do repertoriów oznacza się symbolami przewidzianymi w wykazie, który stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Symbol sprawy ustala przewodniczący wydziału równocześnie z wydaniem pierwszego zarządzenia dotyczącego pisma wszczynającego postępowanie, sprawdzając przy tym, czy strona prawidłowo określiła przedmiot sprawy.

3. Symbol sprawy odnotowuje się w repertorium i na okładce akt, obok sygnatury sprawy.

4. W przypadku połączenia w jednym piśmie wszczynającym postępowanie kilku roszczeń lub wniosków stanowiących samodzielne części postępowania, należy oznaczyć sprawę wszystkimi symbolami przewidzianymi dla tych roszczeń lub wniosków, wyróżniając symbol tego roszczenia (wniosku), które ma najistotniejsze znaczenie.

5. Jeżeli roszczenie lub wniosek nie jest objęte wykazem symboli, sprawę oznacza się skrótem „b.s.” (bez symbolu). W sprawach podlegających rejestracji w SLPS, przewodniczący wydziału oznaczając sprawę skrótem „b.s.” oznacza jednocześnie kategorię sprawy, jeśli w danym urządzeniu ewidencyjnym sprawy są podzielone na kategorie.

6. Przewodniczący wydziału może upoważnić pracownika sekretariatu lub asystenta sędziego do czynności, o których mowa w ust. 2 i 5.

7. Sprawy wpisywane do repertoriów dla zażaleń w sprawach cywilnych oznacza się symbolem właściwym dla przedmiotu zażalenia.

§ 97. W sądzie drugiej instancji odnotowuje się w repertorium symbol tego roszczenia (wniosku), które jest przedmiotem postępowania odwoławczego.

§ 98. Sprawy, w których cudzoziemcy nabyli nieruchomość, wyróżnia się w repertorium dodatkowym oznaczeniem skrótem literowym „CuN”.

§ 98a. Sprawy o odebranie osoby podlegającej władzy rodzicielskiej lub pozostającej pod opieką, prowadzone na podstawie konwencji haskiej z 1980 r., w których na skutek porozumienia uczestników postępowania (art. 5691 § 11 k.p.c.) sąd orzeka w przedmiocie władzy rodzicielskiej, opieki, kontaktów lub alimentów, wyróżnia się w repertorium poprzez dodatkowe oznaczenie skrótem literowym „POR.”.

§ 99. 1. (uchylony)

2. Jeśli skarga na orzeczenie referendarza sądowego, której wniesienie nie powoduje ponownej rejestracji sprawy, ma zostać przydzielona sędziemu albo asesorowi sądowemu przez SLPS, na okładce akt umieszcza się kolejny numer nadany przez to narzędzie informatyczne.

3. Numer, o którym mowa w ust. 2, odnotowuje się również w repertorium przy oznaczeniu rodzaju środka odwoławczego.

4. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do przydziału na podstawie § 64 ust. 1 r.u.s.p. spraw zakończonych, z wyłączeniem spraw wymagających rozstrzygnięcia co do istoty sprawy.

5. W przypadku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym kolejny numer nadany przez SLPS umieszcza się w aktach sprawy przy wykorzystaniu funkcjonalności tego systemu.

§ 100. 1. Jeżeli mimo wszczęcia postępowania w trybie niewłaściwym sąd rozpoznał sprawę w trybie właściwym i wydał orzeczenie kończące postępowanie bez odroczenia posiedzenia, nie przenosi się sprawy do innego repertorium. Zmianę trybu postępowania odnotowuje się w repertorium.

2. W przypadku odroczenia posiedzenia w sprawie, w której zmieniony został tryb postępowania, z chwilą uprawomocnienia się postanowienia o podjęciu sprawy w innym trybie sprawę przenosi się do właściwego repertorium, a jeżeli rozpoznanie sprawy w nowym trybie należy do innego wydziału danego sądu - przekazuje się akta właściwemu wydziałowi.

§ 101. W przypadku skierowania przez sąd stron do mediacji, orzeczenie co do zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem wydaje się pod numerem porządkowym sprawy zawisłej w sądzie.

Oddział 2

Repertorium „C”

§ 102. 1. W repertorium „C” odnotowuje się w szczególności:

1) numer porządkowy sprawy;

2) datę wpływu sprawy;

3) oznaczenie podmiotów występujących w sprawie (zarejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie);

4) informację o powództwie wytoczonym przez prokuratora, organizację społeczną, powiatowego (miejskiego) rzecznika praw konsumentów lub Rzecznika Praw Obywatelskich na rzecz oznaczonej osoby oraz datę wstąpienia oznaczonej osoby do sprawy [st];

5) datę wezwania do udziału w sprawie dalszych osób i datę ich wstąpienia do sprawy, datę przystąpienia do sprawy dalszych osób;

6) datę wstąpienia do postępowania prokuratora, Rzecznika Praw Obywatelskich, organizacji społecznej lub powiatowego (miejskiego) rzecznika praw konsumentów;

7) oznaczenie przedmiotu sporu;

7a) wartość przedmiotu sporu;

8) oznaczenie rodzaju postępowania i daty zmiany;

9) datę oraz rodzaj czynności podejmowanych w toku postępowania;

10) daty oraz wyniki posiedzeń;

11) czas trwania mediacji (zarejestrowanie dat zdarzeń skrajnych);

12) datę zarządzenia wydanego na podstawie art. 130 k.p.c. oraz art. 130¹ k.p.c;

13) datę zwrotu pisma wszczynającego postępowanie;

14) daty orzeczeń oraz zwięzłe oznaczenie bądź zwięzłą informację o treści orzeczenia;

15) datę zawieszenia postępowania;

16) datę podjęcia postępowania;

17) wynik postępowania sądu I instancji (data wydania orzeczenia, zwięzłe oznaczenie bądź zwięzłą informację o treści orzeczenia);

18) datę wpływu oraz rodzaj środka odwoławczego;

19) datę odrzucenia środka odwoławczego;

20) datę przesłania akt do sądu II instancji;

21) datę zwrotu akt z II instancji;

22) wynik postępowania sądu II instancji (datę i zwięzłą informację o rozstrzygnięciu postępowania w sądzie II instancji);

23) datę uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie;

24) numer karty dłużnika;

25) nazwę gminy, z której obszaru wpłynęła sprawa.

2. (uchylony)

3. W przypadkach określonych w § 93 ust. 2 i § 94 ust. 2 w repertorium „C” odnotowuje się ponadto:

1) datę wpływu zarzutów lub sprzeciwu od nakazu zapłaty;

2) datę odrzucenia zarzutów lub sprzeciwu.

4. W przypadku, gdy powództwo składa się z kilku roszczeń i w razie różnego sposobu załatwienia poszczególnych roszczeń należy w repertorium „C” odrębnie odnotować wynik postępowania względem każdego z nich.

5. W przypadku dokonywania w repertorium „C” zmiany danych, wpis aktualizacyjny winien być uwidoczniony w systemie w głównym polu danej funkcji. Stosownych zmian należy dokonać na okładce akt sprawy.

6. W repertorium „C” należy zamieścić adnotację o przyczynach dokonania każdej zmiany w ewidencji.

7. W repertorium „C” sprawy rozpoznane w postępowaniu upominawczym wyróżnia się dodatkowo oznaczeniem „up” lub „upominawcze”, zaś sprawy rozpoznawane w postępowaniu nakazowym wyróżnia się dodatkowo oznaczeniem „nak” lub „nakazowe”.

§ 103. Przepisy niniejszego oddziału stosuje się odpowiednio do prowadzenia innych repertoriów dla spraw cywilnych, w zakresie nieunormowanym w przepisach poniższych.

Oddział 3

Repertorium „Ns”

§ 104. 1. W repertorium „Ns” odnotowuje się w szczególności:

1) numer porządkowy sprawy;

2) datę wpływu sprawy. W sprawach wszczętych z urzędu należy wpisać datę wpływu zawiadomienia będącego podstawą wszczęcia postępowania, a w braku takiego zawiadomienia - datę faktycznego wszczęcia postępowania;

3) wzmiankę o wszczęciu postępowania z urzędu;

4) oznaczenie podmiotów występujących w sprawie (zarejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie);

5) datę wezwania do udziału w sprawie dalszych osób i datę ich wstąpienia do sprawy, datę przystąpienia do sprawy dalszych osób;

6) datę wstąpienia do postępowania prokuratora;

7) oznaczenie przedmiotu sprawy, w tym powiązanie przedmiotu sprawy z określoną osobą;

7a) wartość przedmiotu sporu;

8) datę oraz rodzaj czynności podejmowanych w toku postępowania;

9) datę wydania i wykonania zarządzeń przygotowawczych w tym zarządzenia z art. 130 § 1 k.p.c. (datę rzeczywistego wskazania dowodów) mających na celu usunięcie braków i przygotowanie postępowania dowodowego;

10) datę zwrotu wniosku;

11) daty oraz wyniki posiedzeń;

12) czas trwania mediacji (zarejestrowanie dat zdarzeń skrajnych);

13) daty orzeczeń oraz zwięzłe oznaczenie bądź zwięzłą informację o treści orzeczenia;

14) datę zawieszenia postępowania;

15) datę podjęcia postępowania;

16) wynik postępowania sądu I instancji (data wydania orzeczenia, zwięzłe oznaczenie bądź zwięzła informacja o treści orzeczenia);

17) datę wpływu oraz rodzaj środka odwoławczego;

18) datę odrzucenia środka odwoławczego;

19) datę przesłania akt do II instancji;

20) datę zwrotu akt z II instancji;

21) wynik postępowania sądu II instancji (datę i zwięzłą informację o rozstrzygnięciu postępowania w sądzie II instancji);

22) datę uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie;

23) numer karty dłużnika;

24) nazwę gminy, z której obszaru wpłynęła sprawa.

2. (uchylony)

3. W przypadku, gdy postępowanie składa się z kilku samodzielnych części objętych jednym wnioskiem, w repertorium „Ns” odnotowuje się wszystkie poszczególne części postępowania. Sprawę uważa się za sprawę odrębną tylko wówczas, gdy została objęta oddzielnym wnioskiem. Za samodzielne części postępowania spadkowego uważa się np. sprawy dotyczące:

1) wyjawienia przedmiotów spadkowych;

2) ogłoszenia testamentu;

3) zarządu spadku nieobjętego;

4) odebrania oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku;

5) wykonawcy testamentu;

6) stwierdzenia nabycia spadku;

7) działu spadku;

8) uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku;

9) zezwolenia na dokonanie czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu majątkiem dziecka lub osoby pozostającej pod opieką w postaci prostego przyjęcia lub odrzucenia spadku.

4. W przypadku, gdy postępowanie w danej sprawie składa się z kilku samodzielnych części należy w repertorium „Ns” odnotować wynik końcowego załatwienia każdej samodzielnej części.

5. Jeżeli w toku postępowania zachodzi potrzeba dokonania z urzędu czynności przekraczających pierwotny zakres sprawy, należy odpowiednio uzupełnić oznaczenie przedmiotu sprawy w repertorium i na okładce akt.

6. W przypadku, gdy sprawa, o której mowa w ust. 3 pkt 9 jest sprawą odrębną, do akt sprawy głównej dołącza się odpis prawomocnego postanowienia sądu w tym przedmiocie.

Oddział 4

Repertorium „Nc”

§ 105. 1. Sprawy rozpoznane w postępowaniu upominawczym wyróżnia się w repertorium „Nc” dodatkowo oznaczeniem „up” lub „upominawcze”.

2. Sprawę wpisaną w repertorium „Nc”, w której stwierdzono brak podstaw do wydania nakazu zapłaty albo uchylono nakaz zapłaty (art. 480¹ § 2 k.p.c.) albo prawidłowo wniesiono zarzuty bądź sprzeciw wobec nakazu zapłaty albo sprzeciw wobec europejskiego nakazu zapłaty, rejestruje się w repertorium „C”.

3. W razie wydania europejskiego nakazu zapłaty tylko co do części roszczenia (art. 505¹⁸ k.p.c), sprawę w pozostałym zakresie rejestruje się w repertorium „C” wraz z odnotowaniem numeru sprawy nadanego w repertorium „Nc”.

4. W repertorium „Nc” odnotowuje się w szczególności:

1) numer porządkowy sprawy;

2) datę wpływu sprawy;

3) oznaczenie podmiotów występujących w sprawie (zarejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie);

4) oznaczenie przedmiotu sporu;

4a) wartość przedmiotu sporu;

5) oznaczenie rodzaju postępowania i daty zmiany;

6) daty oraz wyniki posiedzeń;

7) datę zarządzenia wydanego na podstawie art. 130 k.p.c. oraz art. 130¹ k.p.c.;

8) datę zwrotu pozwu;

9) daty orzeczeń oraz zwięzłe oznaczenie bądź zwięzłą informację o treści orzeczenia;

10) datę zawieszenia postępowania;

11) datę podjęcia postępowania;

12) wynik postępowania sądu I instancji (data wydania orzeczenia, zwięzłe oznaczenie bądź zwięzła informacja o treści orzeczenia);

13) datę wpływu zarzutów lub sprzeciwu od nakazu zapłaty;

14) datę odrzucenia zarzutów lub sprzeciwu;

15) datę oraz przyczynę przekazania sprawy do postępowania zwykłego;

16) datę wpływu oraz rodzaj środka odwoławczego;

17) datę odrzucenia środka odwoławczego;

18) datę przesłania akt do sądu II instancji;

19) datę zwrotu akt z sądu II instancji;

20) wynik postępowania sądu II instancji (datę i zwięzłą informację o rozstrzygnięciu postępowania w sądzie II instancji;

21) datę uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie;

22) numer karty dłużnika.

5. Rejestrując sprawę w repertorium „Nc”, za wyjątkiem sądu rejonowego rozpoznającego sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym, odnotowuje się, ponad to co wskazane w ust. 4, nazwę gminy, z obszaru której wpłynęła sprawa.

Oddział 5

Repertorium „Co”

§ 106. 1. Wnioski o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych oraz o ustanowienie adwokata lub radcy prawnego z urzędu, jak również wnioski o udzielenie zabezpieczenia rejestruje się w repertorium „Co” wówczas, gdy wpłynęły przed wszczęciem postępowania [st]. Akta „Co” należy następnie dołączyć do właściwych akt. Wnioski złożone w toku postępowania przed tym samym sądem dołącza się do właściwych akt bez odrębnego rejestrowania. Zwolnienie od kosztów sądowych należy odnotować obok pierwszego zarządzenia dotyczącego pisma wszczynającego postępowanie.

2. Wnioski o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu rejestruje się w repertorium „Co”, z wyłączeniem spraw o nadanie z urzędu klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu. W innych sprawach niż te, w których klauzula ma być nadana na rzecz osoby lub przeciwko osobom, które nie są wymienione w tytule egzekucyjnym jako uprawnione lub zobowiązane, wniosek o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu, stanowiącemu orzeczenie sądu powszechnego lub ugodę zawartą przed takim sądem, dołącza się do właściwych akt sprawy, zamieszczając na ich okładce stosowne oznaczenie; w pozostałych przypadkach zakłada się akta sprawy.

3. W wydziale rozpoznającym sprawy pierwszej i drugiej instancji, sprawy „Co” rozpoznawane przez sąd drugiej instancji wyróżnia się w repertorium poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „II”; oznaczenie to zamieszcza się również na okładce akt sprawy, obok sygnatury.

§ 106a. Akta sprawy zakłada się dla wniosków o wyłączenie sędziego przekazanych z innego wydziału lub sądu, w pozostałych przypadkach wniosek o wyłączenie sędziego, po zarejestrowaniu w repertorium „Co”, dołącza się do właściwych akt sprawy, zamieszczając na ich okładce stosowne oznaczenie.

§ 107. Do repertorium „Co” nie należy wpisywać pism o udzielenie informacji i innych pism niewymagających postępowania sądowego, załatwianych w trybie administracyjnym.

§ 108. 1. W repertorium „Co” odnotowuje się w szczególności:

1) numer porządkowy sprawy;

2) datę wpływu wniosku;

3) oznaczenie podmiotów występujących w sprawie (zarejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie);

4) oznaczenie przedmiotu sprawy (zwięzła treść żądania);

5) datę oraz rodzaj czynności podejmowanych w toku postępowania;

6) daty oraz wyniki posiedzeń;

7) datę zarządzenia wydanego na podstawie art. 130 k.p.c.;

8) datę zwrotu wniosku;

9) daty orzeczeń oraz zwięzłe oznaczenie bądź zwięzłą informację o treści orzeczenia;

10) datę zawieszenia postępowania;

11) datę podjęcia postępowania;

12) wynik postępowania sądu I instancji (data wydania orzeczenia, zwięzłe oznaczenia bądź zwięzła informacja o treści orzeczenia;

13) datę wpływu oraz rodzaj środka odwoławczego;

14) datę odrzucenia środka odwoławczego; datę przesłania akt do sądu II instancji;

15) datę zwrotu akt z II instancji;

16) wynik postępowania sądu II instancji (datę i zwięzłą informację o rozstrzygnięciu postępowania w sądzie II instancji);

17) datę uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie;

18) numer karty dłużnika;

19) nazwę gminy, z której obszaru wpłynęła sprawa.

2. (uchylony)

Oddział 6

Repertoria „Ca” i „Cz”

§ 109. 1. W repertorium „Ca” i „Cz” w szczególności odnotowuje się:

1) numer porządkowy sprawy;

2) datę wpływu sprawy;

3) oznaczenie sądu I instancji wraz z sygnaturą akt;

4) oznaczenie podmiotów występujących w sprawie (zarejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie);

5) oznaczenie przedmiotu sporu;

6) oznaczenie skarżącego;

7) czas trwania mediacji (zarejestrowanie dat zdarzeń skrajnych) w postępowaniu przed sądem pierwszej instancji;

8) datę oraz rodzaj czynności podejmowanych w toku postępowania;

9) daty oraz wyniki posiedzeń;

10) czas trwania mediacji (zarejestrowanie dat zdarzeń skrajnych) w postępowaniu przed sądem drugiej instancji;

11) datę zawieszenia postępowania;

12) datę podjęcia zawieszonego postępowania;

13) datę orzeczenia wraz z informacją czy apelację oddalono, orzeczenie uchylono lub uchylono i przekazano do sądu I instancji, zmieniono, odrzucono, postępowanie umorzono: zawarto ugodę, cofnięto środek odwoławczy;

14) datę wpływu zażalenia i sposób rozpoznania;

15) datę zwrotu akt do sądu I instancji.

1a. W repertorium „Cz” prowadzonym w sądzie pierwszej instancji odnotowuje się informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 4-6, 8, 9 i 14.

2. W wypadku zwrotu akt sądowi pierwszej instancji, o którym mowa w ust. 1 zd. 1, numeru porządkowego sprawy w repertorium „Ca” i „Cz” nie zakreśla się.

3. Jeżeli po zwrocie akt sąd pierwszej instancji wydał orzeczenie kończące postępowanie w sprawie, numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium „Ca” i „Cz” po uprawomocnieniu się tego orzeczenia.

4. Kierownik sekretariatu sądu pierwszej instancji zawiadamia sąd odwoławczy na piśmie o uprawomocnieniu się orzeczenia, o którym mowa w ust. 3.

5. W przypadku umorzenia postępowania w repertorium „Ca” i „Cz” odnotowuje się również przyczynę umorzenia.

6. W repertorium „Ca” odnotowuje się ponadto informację o postanowieniach sądu odwoławczego o przedstawieniu zagadnienia prawnego Sądowi Najwyższemu w trybie art. 390 § 1 k.p.c., w tym datę wysłania akt Sądowi Najwyższemu oraz datę zwrotu akt z Sądu Najwyższego. W przypadku przejęcia przez Sąd Najwyższy sprawy do rozpoznania we własnym zakresie należy niezwłocznie po zwrocie akt odnotować w repertorium „Ca” wzmiankę o treści: „sprawę przejął SN” i zakreślić w repertorium numer porządkowy sprawy.

7. Przepis ust. 6 stosuje się odpowiednio do notowania analogicznych informacji dotyczących spraw wpisanych do repertorium „Cz”.

8. (uchylony)

9. Ewidencjonowane w repertoriach „Ca” i „Cz” sprawy rozpoznane przez sądy rejonowe z zachowaniem przepisów o postępowaniu uproszczonym wyróżnia się przez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „upr.” lub „uproszczone”.

10. Akta sprawy „Cz” w przedmiocie rozpoznania zażalenia na wydany przez funkcjonariusza Policji albo żołnierza Żandarmerii Wojskowej nakaz i zakaz, zakaz zbliżania, zakaz kontaktowania lub zakaz wstępu dołącza się do akt sprawy z zakresu przeciwdziałania przemocy domowej (art. 11a i art. 11aa ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy domowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1249 oraz z 2023 r. poz. 289, 535 i 1606)).

§ 110. 1. Załatwienie sprawy wykazuje się w repertoriach „Ca” i „Cz” przez odnotowanie daty orzeczenia sądu drugiej instancji [st].

2. W przypadku, gdy orzeczenie w tej samej sprawie zostaje uchylone po raz drugi należy odnotować ten fakt w repertorium [st].

3. W przypadku zmiany orzeczenia przez sąd apelacyjny w sprawie o rozwód (separację) należy odnotować datę orzeczenia zmieniającego oraz zwięzłą informację o jego treści, np. „orzeczono rozwód”, „oddalono powództwo o rozwód” [st].

4. Oprócz daty orzeczenia należy również określić skrótowo sposób załatwienia sprawy.

Rozdział 2

Wykazy i inne urządzenia ewidencyjne

Oddział 1

Wykaz „Cps”

§ 111. W sądach rejonowych dla spraw cywilnej pomocy sądowej prowadzi się wykaz „Cps” [st].

§ 112. W wykazie należy odnotować w szczególności:

1) datę wpływu wniosku;

2) nazwę gminy, z której obszaru wpłynęła sprawa;

3) oznaczenie i sygnaturę sądu wzywającego;

4) oznaczenie stron;

5) termin posiedzenia i jego wynik;

6) datę załatwienia końcowego;

7) sposób załatwienia sprawy oraz datę zwrotu akt sądowi wzywającemu lub datę przesłania akt bezpośrednio sądowi właściwemu do udzielenia pomocy sądowej, zamieszczając jednocześnie nazwę sądu wzywającego;

8) datę i przyczynę zwrotu akt bez wykonania.

§ 113. Wynik posiedzenia wyznaczonego w celu dokonania czynności w ramach pomocy sądowej odnotowuje się w wykazie „Cps” wówczas, gdy sprawa o udzielenie pomocy sądowej została zakończona (wykonano żądanie, zarządzono przesłanie akt sprawy sądowi właściwemu). Częściowe udzielenie pomocy sądowej wykazuje się tylko wtedy, gdy jednocześnie zarządzono zwrot akt sądowi wzywającemu.

Oddział 2

Wykaz skarg kasacyjnych i skarg o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia „WSC”

§ 114. 1. W sądzie rejonowym i sądzie okręgowym prowadzi się wykaz skarg „WSC”.

2. W wykazie „WSC” w sądzie rejonowym ewidencjonuje się skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, wydanego przez sąd pierwszej instancji.

3. Do ewidencji skarg, o których mowa w ust. 2, prowadzi się wykaz „WSC” także w wydziale cywilnym sądu okręgowego, rozpoznającym tylko sprawy pierwszoinstancyjne.

4. W sądzie okręgowym jako odwoławczym w wykazie wymienionym w ust. 1 ewidencjonuje się skargi kasacyjne oraz skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, wydanego przez ten sąd; skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w wykazie „WSC” wyróżnia się dodatkowym oznaczeniem „no”.