Na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553) zarządza się, co następuje:

§ 1.W zarządzeniu nr 232/10/BDG Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 2011 r. poz. 10, z późn. zm.¹⁾) wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku nr 1:

a) § 40 otrzymuje brzmienie:

"§ 40. 1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki na zewnątrz w postaci elektronicznej, bez względu na postać wykonywania czynności kancelaryjnych w sprawie oraz ich dokumentowania, akceptujący podpisuje pismo podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia innego podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy, w której czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci elektronicznej.

3. Jeżeli pismo podpisane podpisem, o którym mowa w ust. 1, stanowi część akt sprawy, w której w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, prowadzący sprawę drukuje to pismo z pełną datą, akceptacjami i uwierzytelnieniem podpisu, potwierdza zgodność tego wydruku z dokumentem elektronicznym, umieszcza na tym piśmie informację o sposobie jego wysyłki oraz włącza je do akt sprawy.",

b) po § 40 dodaje się § 40a-40b w brzmieniu:

"§ 40a. 1. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki na zewnątrz w postaci papierowej, bez względu na postać wykonywania czynności kancelaryjnych w sprawie oraz ich dokumentowania, akceptujący podpisuje podpisem odręcznym wydruk ostatecznie zaakceptowanej wersji elektronicznej tego pisma, nie opatrując jej uprzednio podpisem elektronicznym. Wydruk zawiera pełną treść pisma.

2. Odwzorowanie cyfrowe pisma, o którym mowa w ust. 1, prowadzący sprawę włącza do akt sprawy prowadzonych w systemie EZD.

3. Sporządza się co najmniej dwa egzemplarze pisma, o którym mowa w ust. 1, z których jeden stanowiący egzemplarz ad acta:

1) przechowuje się w składzie chronologicznym - w sprawie, w której czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci elektronicznej;

2) prowadzący sprawę włącza do akt sprawy oraz umieszcza na nim informację o sposobie wysyłki tego pisma - w sprawie, w której w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej.

§ 40b. 1. Jeżeli pismo jest akceptowane przez osobę działającą w zastępstwie osoby właściwej do podpisania lub akceptacji pisma, treść pieczątki lub nadruku poprzedza adnotacja zawierającą wyrażenie "w zastępstwie", jego skrót "wz." lub wyrażenie równoważne oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby zastępowanej.

2. Jeżeli pismo jest akceptowane na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez osobę właściwą na podstawie obowiązujących przepisów prawa do podpisania danego pisma, treść pieczątki lub nadruku poprzedza adnotacja zawierającą wyrażenie "z upoważnienia", jego skrót "z up." lub wyrażenie równoważne oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby, która udzieliła upoważnienia.",

c) § 43 otrzymuje brzmienie:

"§ 43. Bezpośrednio adresatowi lub osobie uprawnionej przesyłki doręcza się za pokwitowaniem odbioru na egzemplarzu, o którym mowa w § 40a ust. 3, lub odrębnym druku.",

d) tytuł rozdziału 10 otrzymuje brzmienie:

"Postępowanie z dokumentacją w przypadku przerwy w działaniu systemu EZD lub niemożności jego użytkowania",

e) w § 61 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się w przypadku wystąpienia:

1) okoliczności skutkujących przerwą w działaniu systemu EZD,

2) ważnych przyczyn technicznych uniemożliwiających użytkowanie systemu EZD w istotnym zakresie jego funkcjonalności w Ministerstwie lub niektórych jego komórkach organizacyjnych, stwierdzonego przez Dyrektora Generalnego

- trwających co najmniej 4 godziny w godzinach pracy Ministerstwa, chyba że Dyrektor Generalny postanowi inaczej.",

f) w § 62 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 61 ust. 1 pkt 1, przepisy rozdziałów 2-7 stosuje się odpowiednio do dokumentowania czynności kancelaryjnych w zastępczych ewidencjach, rejestrach i spisach spraw prowadzonych odręcznie lub na informatycznych nośnikach danych.",

g) § 63 otrzymuje brzmienie:

"§ 63. W przypadku wystąpienia w jednym roku kalendarzowym kolejnych okoliczności, o których mowa w § 61 ust. 1 pkt 1, element określony w § 62 ust. 3 stosuje się w ten sposób, że zamiast liczby "1" wstawia się kolejne liczby.",

h) w § 64 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Po usunięciu okoliczności, o których mowa w § 61 ust. 1 pkt 1, i potwierdzeniu przez administratora systemu EZD, że ma to charakter trwały, właściwe sekretariaty wprowadzają do systemu EZD dane zamieszczone w zastępczych spisach spraw, zastępczych rejestrach pism w sprawach, zastępczym rejestrze skarg i wniosków oraz zastępczym rejestrze wniosków o udostępnienie informacji publicznej.",

i) po § 64 dodaje się § 65 w brzmieniu:

"§ 65. W przypadku wystąpienia ważnych przyczyn technicznych, o których mowa w § 61 ust. 1 pkt 2, w systemie EZD wykonuje się czynności określone w instrukcji w zakresie:

1) przyjmowania i rejestracji przesyłek wpływających do Ministerstwa;

2) przygotowania do wysyłki i wysyłki przesyłek wychodzących z Ministerstwa;

3) rejestracji spraw i prowadzenia spisów spraw.";

2) w załączniku nr 2 w klasie 5082 hasło klasyfikacyjne otrzymuje brzmienie:

"Porozumienia z samorządem adwokackim i radcowskim, dotyczące szkolenia aplikantów adwokackich i radcowskich w sądach i prokuraturach".

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.