Na podstawie art. 148 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2062) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 5, poz. 22, z późn. zm.¹⁾) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 62 w ust. 1 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

„§ 62. 1. Sprawę rejestruje się w repertorium lub wykazie pod nowym numerem wyłącznie w następujących przypadkach:”;

2) w § 84 w ust. 1 pkt 4 otrzymuje brzmienie:

„4) „Co” – dla innych spraw cywilnych, a w szczególności: o wyznaczenie sądu, odtworzenie akt, nadanie klauzuli wykonalności, wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu, uznanie orzeczenia sądu państwa obcego lub stwierdzenie jego wykonalności oraz o stwierdzenie reprezentatywności związku zawodowego;”;

3) w § 120d ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. W wykazie „Med” odnotowuje się w szczególności: sygnaturę akt sprawy, w której sąd skierował strony do mediacji, datę postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji, oznaczenie mediatora i stron mediacji, datę, do której mediacja ma być zakończona, datę złożenia protokołu przez mediatora i wynik mediacji, a jeżeli strony wnosiły o przedłużenie czasu mediacji – datę wniosku, datę, do której przedłużono mediację, datę postanowienia zatwierdzającego ugodę zawartą przed mediatorem lub datę nadania klauzuli wykonalności.”;

4) w § 123b ust. 5 otrzymuje brzmienie:

„5. W przypadku prowadzenia kontrolki spraw zawieszonych w systemie informatycznym odnotowuje się w szczególności: datę wpisu sprawy, sygnaturę akt, oznaczenie stron, datę podjęcia postępowania lub umorzenia sprawy, podstawę zawieszenia, a poszczególne pozycje kontrolki wpisywane są z podziałem na sędziów i asesorów sądowych. Ust. 4 stosuje się odpowiednio.”;

5) w § 128 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 128. 1. W sprawach egzekucyjnych toczących się według przepisów o egzekucji z nieruchomości numer porządkowy sprawy zakreśla się po ukończeniu postępowania w sądzie albo po otrzymaniu zawiadomienia komornika o umorzeniu egzekucji.”;

6) w § 164 w ust. 1 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) w wydziałach gospodarczych rejestru zastawów prowadzi się wykaz „Ns-Rej. Za” – dla spraw o wpis do rejestru zastawów oraz dla innych spraw rozpoznawanych przez sąd rejestrowy, których przedmiotem nie są wnioski o wpis;”;

7) po § 167 dodaje się § 167a i 167b w brzmieniu:

„§ 167a. 1. W celu bieżącej kontroli sprawności postępowania w sprawach przekazanych biegłym do wydania opinii prowadzi się kontrolkę „Wab” [st].

2. Do prowadzenia kontrolki „Wab” stosuje się przepisy § 122 i § 123.

§ 167b. W sprawach zawieszonych stosuje się odpowiednio § 123b.”;

8) po § 206a dodaje się § 206b i 206c w brzmieniu:

„§ 206b. 1. W celu bieżącej kontroli sprawności postępowania w sprawach przekazanych biegłym do wydania opinii prowadzi się kontrolkę „Wab” [st].

2. Do prowadzenia kontrolki „Wab” stosuje się przepisy § 122 i § 123.

§ 206c. W sprawach zawieszonych stosuje się odpowiednio § 123b.”;

9) po § 259 dodaje się § 259a w brzmieniu:

„259a. 1. W wykorzystywanym systemie informatycznym zamieszcza się orzeczenia (wraz z uzasadnieniami), pisma i wychodzące z wydziału na zewnątrz zarządzenia ze spraw podlegających rejestracji w dzienniku ksiąg wieczystych (Dz. Kw.), o których dane gromadzi się w systemie. Treść innych zarządzeń może być zamieszczana w systemie.

2. Dokumenty sądowe, o których mowa w ust. 1, mogą być tworzone w sposób wskazany w § 82g ust. 2 pkt 9–11 lub też tworzone poza systemem i dołączane do niego w formie plików w formatach identycznych jak dokumenty tworzone w systemie lub też możliwych do odczytania przez powszechnie dostępne oprogramowanie.

3. Dokumenty uważa się za zgodne ze znajdującymi się w aktach księgi wieczystej po ich odnotowaniu w systemie teleinformatycznym. Do czasu odnotowania dokument posiada status projektu.

4. W wykorzystywanym systemie informatycznym zamieszcza się cyfrowe odwzorowanie pisma procesowego wniesionego w postaci papierowej, jeżeli podlega ono doręczeniu elektronicznemu.”;

10) w § 278 ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:

„§ 278. 1. Jeżeli w toku postępowania zachodzi potrzeba skierowania sprawy do mediacji, sprawę wpisuje się do wykazu „Med”.

2. W wykazie „Med” wpisuje się w szczególności: sygnaturę akt właściwej sprawy, datę przesłania stosownych dokumentów do postępowania mediacyjnego, oznaczenie uczestników mediacji, oznaczenie instytucji lub osoby godnej zaufania przeprowadzającej mediację, określenie terminu do sporządzenia sprawozdania z przebiegu i wyników postępowania mediacyjnego oraz datę nadesłania sprawozdania i jego wynik [st].”;

11) w § 356 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Sądy okręgowe prowadzą rejestr postanowień dotyczących kontroli operacyjnej na podstawie przepisów szczególnych oraz rejestr sprawozdań z kontroli w zakresie uzyskiwania danych telekomunikacyjnych, pocztowych i internetowych; do rejestracji spraw stosuje się przepisy ustalone dla postępowania z informacjami niejawnymi.”;

12) w § 360a w ust. 1 pkt 22 otrzymuje brzmienie:

„22) datę wraz z oznaczeniem rodzaju środka odwoławczego oraz oznaczeniem wnoszącego [st];”;

13) w § 371 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 371. 1. W przypadku zwrócenia oskarżycielowi aktu oskarżenia w trybie art. 337 § 1 k.p.k. numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium po upływie terminu do wniesienia zażalenia na podstawie art. 337 § 2 k.p.k.”;

14) w Tytule II w Dziale XII w Rozdziale 2 tytuł Oddziału 1 otrzymuje brzmienie:

„Wykazy „Ko”, „Kp” i „Med””;

15) w § 387:

a) ust. 1–3 otrzymują brzmienie:

„1. W sądzie prowadzi się w systemie informatycznym wykaz „Med” [st]. Stosuje się § 82a–82j.

2. Do wykazu „Med” wpisuje się sprawy, które sąd lub referendarz sądowy postanowił skierować do postępowania mediacyjnego (art. 339 § 4 k.p.k. i art. 489 § 2 k.p.k.).

3. W wykazie „Med” wpisuje się w szczególności: sygnaturę akt właściwej sprawy, datę przesłania stosownych dokumentów do postępowania mediacyjnego, datę postanowienia sądu o skierowaniu sprawy do postępowania mediacyjnego, oznaczenie uczestników postępowania mediacyjnego, oznaczenie instytucji lub osoby do tego uprawnionej przeprowadzającej mediację, datę, do której mediacja ma być zakończona, datę nadesłania sprawozdania z wyników postępowania mediacyjnego oraz jego wynik.”,

b) dodaje się ust. 3a w brzmieniu:

„3a. Numer porządkowy w wykazie „Med” zakreśla się z datą złożenia protokołu przez mediatora lub złożenia przez stronę oświadczenia o braku zgody na mediację.”,

c) ust. 4 otrzymuje brzmienie:

„4. Do spraw ewidencjonowanych w wykazie „Med” nie stosuje się przepisu § 71.”;

16) w § 401 w ust. 1 pkt 4 otrzymuje brzmienie:

„4) podstawę prawną orzeczonej kary ograniczenia wolności, formę orzeczonej kary ograniczenia wolności (art. 34 § 1a pkt 1 lub 4 k.k., art. 21 § 1 lub 2 k.w.);”;

17) w § 405a ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 405a. 1. Do wykazu „NF” wpisuje się w szczególności nazwiska i imiona skazanych, w stosunku do których sąd zasądził nawiązkę lub świadczenie pieniężne, sygnaturę akt, sąd orzekający, datę uprawomocnienia się orzeczenia, datę nadania klauzuli wykonalności, datę wezwania do uiszczenia nawiązki lub świadczenia, datę ich uiszczenia, datę skierowania sprawy do egzekucji, datę umorzenia postępowania egzekucyjnego, wpłaconą lub ściągniętą w drodze egzekucji Kwotę świadczenia lub nawiązki.”;

18) w § 423 w ust. 1 pkt 19 otrzymuje brzmienie:

„19) datę skierowania orzeczenia do wykonania;”;

19) w § 429a ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 429a. 1. Załącznikadresowy, o którym mowa w art. 148a § 3 k.p.k. stanowi załącznik do akt sprawy, prowadzi się go z zachowaniem odrębnej numeracji i zgodnie z § 35 ust. 2.”;

20) w § 545 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 545. 1. Obowiązującym systemem kancelaryjnym stosowanym w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru jest system bezdziennikowy-rejestrowy oparty na rzeczowym wykazie akt, ustalonym przez prezesa sądu w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.”;

21) § 546–548 otrzymują brzmienie:

„§ 546. 1. Akta spraw objętych poszczególnymi hasłami klasyfikacyjnymi ewidencjonowane są w odrębnych spisach spraw.

2. Zbiór wszystkich spisów spraw załatwianych w komórce organizacyjnej stanowi rejestr spraw.

§ 547. Zarejestrowanie sprawy z zakresu administracji i nadzoru polega na odnotowaniu tej sprawy pod kolejną pozycję spisu spraw dotyczących określonego przedmiotu sprawy, zgodnie z odpowiednim hasłem klasyfikacyjnym ustalonym w rzeczowym wykazie akt, oraz nadaniu jej znaku.

§ 548. Znak sprawy składa się z następujących elementów:

1) symbolu literowego oznaczającego komórkę organizacyjną, w której sprawa jest rejestrowana;

2) oddzielonego znakiem interpunkcyjnym w postaci myślnika symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt;

3) oddzielonego znakiem interpunkcyjnym w postaci myślnika kolejnego numeru porządkowego, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4) oddzielonego znakiem interpunkcyjnym w postaci ukośnika dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została zarejestrowana.”;

22) § 550–551 otrzymują brzmienie:

„§ 550. Sprawę rejestruje się w spisie spraw tylko raz na podstawie pisma, które wpłynęło do komórki organizacyjnej albo zostało sporządzone przez nią z urzędu.

§ 551. 1. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowuje się w spisie spraw przy numerze porządkowym, pod którym sprawa została zarejestrowana, oraz zamieszcza się skrótową informację o sposobie załatwienia.

2. Przy załatwieniu wstępnym lub częściowym – z wyznaczeniem terminu dalszego załatwienia – odnotowuje się w spisie spraw wyznaczony termin wykonania dalszych czynności. Adnotację tę należy usunąć z chwilą odnotowania ostatecznego załatwienia sprawy. Przy załatwieniach częściowych, odręcznych sporządza się nadto kartę informacyjną zastępującą akta sprawy.”;

23) § 554 otrzymuje brzmienie:

„§ 554. Każde wydanie z akt oraz potwierdzenie odbioru albo wysłania dokumentu, wypisu, odpisu lub zaświadczenia podlega odnotowaniu w aktach sprawy.”;

24) po § 554 dodaje się § 554a w brzmieniu:

„§ 554a. 1. Rejestr spraw i inne urządzenia ewidencyjne, akta spraw i pisma mogą być tworzone przy wykorzystaniu systemu informatycznego.

2. System informatyczny, o którym mowa w ust. 1, określa prezes sądu.

3. Częściowe prowadzenie urządzeń ewidencyjnych innych niż rejestr spraw, akt spraw oraz tworzenie pism w formie tradycyjnej, a częściowo w systemie informatycznym lub równoczesne prowadzenie rejestru spraw i innych urządzeń ewidencyjnych, akt spraw oraz tworzenie pism w formie tradycyjnej i w systemie informatycznym jest dopuszczalne jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach.”;

25) § 555–561 otrzymują brzmienie:

„§ 555. Rejestr spraw i inne urządzenia ewidencyjne, akta spraw i pisma przechowuje się w taki sposób, aby nie były dostępne dla osób niepowołanych.

§ 556. 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych, objęte wspólnym hasłem klasyfikacyjnym, prowadzone w formie tradycyjnej przechowuje się w teczce aktowej.

2. Każdemu spisowi spraw odpowiada odrębna teczka aktowa oznaczona słownie i cyfrowo na zewnętrznej stronie okładki hasłem klasyfikacyjnym odpowiadającym rodzajowi spraw w niej zawartych.

3. Przepis ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do akt spraw prowadzonych w formie elektronicznej.

§ 557. 1. Teczki aktowe zakłada się na każdy rok kalendarzowy.

2. Teczka aktowa, której zawartość nie przekracza 250 kart stanowi jeden tom. W przypadku przekroczenia liczby 250 kart należy założyć następny tom teczki aktowej. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

3. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od roku następnego po roku, w którym teczkę założono, a następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego.

4. Przepisy ust. 1 i 3 stosuje się odpowiednio do akt spraw prowadzonych w formie elektronicznej.

§ 558. 1. Przekazanie teczki aktowej do archiwum zakładowego odnotowuje się w spisie spraw odpowiadającym przekazywanej teczce, wskazując datę przekazania oraz numer wykazu i pozycji, pod którą teczkę odnotowano w spisie zdawczo-odbiorczym.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do akt spraw prowadzonych w formie elektronicznej.

§ 559. Spisy spraw przechowywane są przez komórki organizacyjne przez okres 15 lat, a następnie przekazywane do archiwum zakładowego.

§ 560. 1. W przypadku gdy przygotowywana do przekazania archiwum zakładowemu teczka aktowa nie zawiera wszystkich akt spraw objętych odpowiadającym jej spisem spraw wobec niezałatwienia ostatecznego niektórych z nich, należy:

1) sprawy niezałatwione wpisać ponownie do założonego na rok bieżący spisu spraw i nadać im nowe znaki;

2) pod odpowiednimi pozycjami poprzedniego spisu spraw odnotować ponowne zarejestrowanie sprawy.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do akt spraw prowadzonych w formie elektronicznej.

§ 561. Z wyjątkiem sytuacji, o której mowa w § 560, sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego są załatwiane w latach następnych bez zmiany dotychczasowych znaków i bez ponownego ich rejestrowania w nowych spisach spraw.”;

26) w § 562 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„§ 562. 1. Poza prowadzeniem spisów spraw, dla kontroli załatwienia szczególnie ważnych lub terminowych spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzi się terminarze.”;

27) § 564 otrzymuje brzmienie:

„§ 564. 1. Szczegółowe zasady wewnętrznego obiegu pism i akt oraz podziału czynności kancelaryjnych, a w szczególności wskazania komórek organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w przepisach działu I, określa instrukcja kancelaryjna wydana przez prezesa sądu w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwum Państwowego.

2. Instrukcja kancelaryjna, o której mowa w ust. 1, zawiera również przepisy wyjaśniające zasady korzystania z rzeczowego wykazu akt, stanowiąc tym samym jego uzupełnienie.”;

28) załącznik nr 2 do zarządzenia otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem z dniem 1 stycznia 2017 r.

Załącznik do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 30 grudnia 2016 r. (poz. 218)

WYKAZ SPRAW PODLEGAJĄCYCH SYMBOLIZACJI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj