Na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.¹⁾) ustala się szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej – sprawiedliwość.

§ 2. 1. Minister Sprawiedliwości zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanym przez niego dziale administracji rządowej, w zakresie spraw niezastrzeżonych odrębnymi przepisami do kompetencji innych organów państwowych i z uwzględnieniem zasady niezawisłości sędziowskiej oraz niezależności prokuratury, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na I poziomie należy do obowiązków:

1) w Ministerstwie Sprawiedliwości – Ministra Sprawiedliwości za pośrednictwem Dyrektora Generalnego;

2) w Prokuraturze Generalnej – Prokuratora Generalnego;

3) w jednostkach organizacyjnych sądownictwa powszechnego – prezesa i dyrektora sądu w zakresie zadań przypisanych w ustawie z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 133, z późn. zm.²⁾);

4) w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, z wyłączeniem Prokuratury Generalnej – prokuratora apelacyjnego oraz prokuratora okręgowego w zakresie zadań przypisanych w ustawie z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2011 r. Nr 270, poz. 1599, z późn. zm.³⁾);

5) w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej – Dyrektora Generalnego Służby Więziennej;

6) w zakładach poprawczych i schroniskach dla nieletnich – dyrektora;

7) w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej, z wyłączeniem Centralnego Zarządu Służby Więziennej – kierownika jednostki;

8) w Instytucie Wymiaru Sprawiedliwości, Instytucie Ekspertyz Sądowych im. prof. dra Jana Sehna w Krakowie, Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury – dyrektora.

3. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na II poziomie należy do obowiązków:

1) prezesa sądu nadrzędnego – w zakresie zadań przypisanych temu organowi w ustawie – Prawo o ustroju sądów powszechnych – wobec sądów podległych;

2) dyrektora sądu apelacyjnego – w zakresie zadań przypisanych temu organowi w ustawie – Prawo o ustroju sądów powszechnych – wobec sądów podległych;

3) Prokuratora Generalnego – wobec prokuratur podległych, zgodnie z ustawą o prokuraturze;

4) prokuratorów apelacyjnych – wobec prokuratur podległych, zgodnie z ustawą o prokuraturze;

5) Dyrektora Generalnego Służby Więziennej – wobec podległych jednostek organizacyjnych Służby Więziennej;

6) dyrektorów okręgowych Służby Więziennej – wobec podległych zakładów karnych i aresztów śledczych;

7) Dyrektora Departamentu Wykonania Orzeczeń i Probacji – wobec zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich.

§ 3. Podmioty wymienione w § 2 ust. 2–3 na bieżąco podejmują działania w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w nadzorowanych lub kierowanych jednostkach w dziale, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

§ 4. 1. Obowiązki koordynatora kontroli zarządczej w dziale wykonuje Departament Strategii i Funduszy Europejskich, stosownie do kompetencji przyznanych w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa Sprawiedliwości.

2. Kontrola w ramach nadzoru administracyjnego Ministra Sprawiedliwości nad działalnością sądów, o którym mowa w art. 9 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych, jest przeprowadzana na podstawie przepisów odrębnych.

§ 5. Doradztwo na rzecz Ministra Sprawiedliwości w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego świadczy Komitet Audytu w składzie i w ramach kompetencji wskazanych w Regulaminie Komitetu Audytu dla działu administracji rządowej – sprawiedliwość.

§ 7. Wyznaczanie celów i zadań w dziale jest realizowane w sposób kaskadowy od szczebla Ministra Sprawiedliwości poprzez poszczególne szczeble struktury organizacyjnej działu, z zastrzeżeniem § 17.

§ 8. 1. Podstawę sporządzenia planu działalności Ministra stanowi, zaakceptowana przez Kierownictwo Ministerstwa Sprawiedliwości i przeprowadzona przez Departament Strategii i Funduszy Europejskich, analiza uwarunkowań strategicznych zawierająca propozycje celów do planu działalności Ministra.

2. Na podstawie zaakceptowanej analizy uwarunkowań strategicznych Departament Strategii i Funduszy Europejskich koordynuje proces ustalania wartości mierników i najważniejszych zadań służących realizacji celów.

§ 9. Przygotowany przez Departament Strategii i Funduszy Europejskich i zatwierdzony przez Ministra Sprawiedliwości projekt planu działalności Ministra jest przekazywany do dnia 31 października Prezesowi Rady Ministrów, z zastrzeżeniem § 17.

§ 10. Niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Ministra Sprawiedliwości plan działalności Ministra jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej oraz przekazywany do jednostek w dziale, w celu sporządzenia przez nie planów działalności.

§ 11. Plan działań Ministerstwa Sprawiedliwości sporządza się do dnia 31 grudnia w sposób zapewniający realizację na zakładanym poziomie celów określonych w planie działalności, o którym mowa w § 9.

§ 12. Kierownicy jednostek w dziale sporządzają do dnia 31 grudnia każdego roku plany działalności dla kierowanych jednostek na rok następny na podstawie planu działalności Ministra, z zachowaniem systemu kaskadowania celów i zadań.

§ 13. Prezes i dyrektor sądu apelacyjnego na podstawie planu działalności Ministra wspólnie sporządzają:

1) plan działalności dla obszaru apelacji, który przekazują sądom okręgowym i rejonowym – stosownie do kompetencji określonych w ustawie – Prawo o ustroju sądów powszechnych, w terminie umożliwiającym sporządzenie planów działalności przez wszystkie jednostki sądownictwa powszechnego z obszaru apelacji, z zachowaniem terminu określonego w § 12;

2) plan działalności dla sądu apelacyjnego w terminie określonym w § 12.

§ 14. Dyrektor Generalny Służby Więziennej na podstawie planu działalności Ministra sporządza plan działalności dla bezpośrednio podległych jednostek organizacyjnych Służby Więziennej i przekazuje go tym jednostkom w terminie umożliwiającym sporządzenie planów działalności kolejno przez wszystkie jednostki organizacyjne – stosownie do hierarchii wynikającej ze struktury organizacyjnej Służby Więziennej, w terminie określonym w § 12.

§ 15. Dyrektor Departamentu Wykonania Orzeczeń i Probacji, na podstawie planu działalności Ministra, sporządza plan działalności dla zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich oraz przekazuje go tym jednostkom w terminie umożliwiającym sporządzenie przez nie planów działalności, z zachowaniem terminu określonego w § 12.

§ 16. Plany działalności, sporządzane przez prezesów i dyrektorów sądów apelacyjnych dla obszaru apelacji, Dyrektora Generalnego Służby Więziennej, Dyrektora Departamentu Wykonania Orzeczeń i Probacji oraz dyrektorów Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości, Instytutu Ekspertyz Sądowych im. prof. dra Jana Sehna w Krakowie oraz Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury są przekazywane Ministrowi Sprawiedliwości, za pośrednictwem Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich, do dnia 31 grudnia każdego roku.

§ 17. Prokurator Generalny sporządza plan działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, wyznaczając cele i zadania nawiązujące do celów strategicznych dla działu administracji rządowej sprawiedliwość i przekazuje go Ministrowi Sprawiedliwości, za pośrednictwem Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich w terminie umożliwiającym przekazanie planu działalności dla działu Prezesowi Rady Ministrów do dnia 31 października.

§ 18. 1. W przypadku zmiany planu działalności, o którym mowa w § 9, w wyniku uwzględnienia przez Ministra Sprawiedliwości uwag zgłoszonych przez Prezesa Rady Ministrów, przepisy § 10 i § 16 stosuje się odpowiednio.

2. Zatwierdzone przez Ministra Sprawiedliwości zmiany planu działalności Ministra są zobowiązane uwzględnić wszystkie jednostki w dziale, stosownie do zakresu kompetencji, w trybie określonym w§ 12 – § 15.

§ 20. 1. Zarządzanie ryzykiem obejmuje identyfikowanie, analizę ryzyka i adekwatne do poziomu ryzyka reagowanie na nie.

2. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany na każdym etapie.

§ 21. 1. Identyfikacja ryzyka jest zadaniem ciągłym, uwzględniającym zarówno czynniki zewnętrzne jak i wewnętrzne, mające wpływ na sytuację jednostki i tym samym na realizację celów, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Zasadniczy proces identyfikacji ryzyka powinien być zintegrowany z etapem planowania działalności.

3. W identyfikację ryzyk powinny być zaangażowane osoby, które będą później odpowiedzialne za realizację wyznaczonych celów i zadań.

§ 22. 1. Analiza ryzyka w dziale polega na oszacowaniu poziomu ryzyka, rozumianego jako iloczyn oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz oceny jego skutków, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Kryteria analizy wskazujące sposób mierzenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków powinny zostać opracowane stosownie do charakteru ryzyk i z uwzględnieniem specyfiki jednostek oraz analizowanego obszaru.

§ 23. 1. Sposób reakcji na ryzyko powinien zależeć od poziomu akceptowanego ryzyka i relacji kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych działań.

2. Opracowanie kryteriów analizy ryzyka oraz określenie akceptowanego poziomu ryzyka i rodzaju reakcji na ryzyko jak również nadzór nad efektywnością i skutecznością systemu zarządzania ryzykiem należy do obowiązków kierowników jednostek w dziale oraz podmiotów wymienionych w § 2 ust. 3 pkt 1–2 oraz pkt 5–7.

3. Proces zarządzania ryzykiem powinien zostać udokumentowany, w szczególności poprzez utworzenie rejestru ryzyk dla poszczególnych celów i zadań, zawierającego m.in.:

1) opis zidentyfikowanych ryzyk;

2) określenie akceptowanego poziomu ryzyk;

3) analizę ryzyk;

4) właścicieli ryzyk (jako osób posiadających kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do zarządzanego obszaru i którzy są z tego zarządzania rozliczani);

5) reakcje wobec ryzyk;

6) planowane mechanizmy kontroli.

§ 24. Kierownicy jednostek w dziale, mając na uwadze ważną rolę audytu wewnętrznego w ocenie skuteczności i usprawnianiu procesów zarządzania ryzykiem, zatwierdzają kartę audytu, określającą cel, uprawnienia i zakres odpowiedzialności audytu wewnętrznego, z zachowaniem jego niezależności i obiektywności działań o charakterze zapewniającym i doradczym.

§ 26. Monitoring uwzględnia przede wszystkim stan realizowanych celów i zadań z planu działalności, mających odzwierciedlenie w systemie zarządzania ryzykiem oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń.

§ 27. 1. Kierownicy jednostek w dziale są zobowiązani do kwartalnego raportowania z zarządzania ryzykiem w zakresie realizacji celów kaskadowanych z planu działalności Ministra, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Podmioty wymienione w § 2 ust. 3 pkt 1–2 oraz pkt 5–7 powinny zorganizować system raportowania dla jednostek podległych i nadzorowanych, określając terminy przekazywania raportów kolejno przez wszystkie jednostki w sposób umożliwiający sporządzenie zbiorczego raportu i przekazanie go do Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich nie później niż w terminie 30 dni od zakończenia kwartału.

3. Przekazanie do Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich zbiorczego raportu, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy czwartego kwartału.

4. Raport, o którym mowa w ust. 1–2, powinien być poprzedzony analizą znaczenia danych ryzyk dla realizacji poszczególnych celów, co powinno umożliwić wskazanie jednostce nadrzędnej i nadzorującej do trzech najistotniejszych ryzyk wraz z planowanymi i podjętymi w reakcji na ryzyko działaniami.

5. Wzór raportu, o którym mowa w ust. 1–2, jest określony w załączniku do niniejszego komunikatu.

§ 28. 1. Na podstawie otrzymanych zbiorczych raportów kwartalnych, o których mowa w § 27 ust. 2, Departament Strategii i Funduszy Europejskich opracowuje kwartalny raport ze stopnia realizacji celów określonych w planie działalności Ministra wraz z oceną ryzyka/ prawdopodobieństwa nieosiągnięcia wskazanych w planie działalności wartości mierników dla poszczególnych celów oraz przedkłada je Ministrowi Sprawiedliwości.

2. Departament Strategii i Funduszy Europejskich, z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra Sprawiedliwości, może wnioskować o złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku ze stwierdzeniem wysokiego poziomu ryzyka niezrealizowania danego miernika, określającego stopień realizacji celu z planu działalności Ministra.

3. Raport, o którym mowa w ust. 1, Departament Strategii i Funduszy Europejskich przekazuje do wiadomości wszystkich członków Kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości, w tym do przewodniczącego Komitetu Audytu.

§ 29. 1. Kierownicy jednostek w dziale sporządzają sprawozdania z wykonania planu działalności oraz składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie kierowanej jednostki do dnia 31 marca, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Podmioty wymienione w § 2 ust. 3 pkt 1–2, 5 i 7 odpowiadają za organizację systemu sporządzania i przekazywania sprawozdania z planu działalności i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dla jednostek podległych i nadzorowanych, określając terminy ich przekazywania w sposób umożliwiający sporządzenie zbiorczego sprawozdania i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej oraz przekazanie go do Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich nie później niż do dnia 31 marca.

3. Prokurator Generalny przekazuje Ministrowi Sprawiedliwości, za pośrednictwem Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich, sprawozdanie z wykonania planu działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej nie później niż do dnia 31 marca.

4. Dyrektor Generalny przekazuje Ministrowi Sprawiedliwości, za pośrednictwem Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej nie później niż do dnia 31 marca.

§ 30. 1. Na podstawie otrzymanych sprawozdań i oświadczeń, o których mowa w § 29 ust. 2 i 4, Departament Strategii i Funduszy Europejskich opracowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi Sprawiedliwości, do dnia 30 kwietnia każdego roku, projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra i projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej sprawiedliwość.

2. Departament Strategii i Funduszy Europejskich, z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra Sprawiedliwości, może wnioskować o przekazanie dodatkowych informacji oraz złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

3. W celu dokonania prawidłowej oceny stanu kontroli zarządczej należy wziąć pod uwagę informacje dostępne z różnych źródeł, w tym w szczególności z:

1) monitoringu realizacji celów i zadań;

2) samooceny systemu kontroli zarządczej, która powinna być przeprowadzana corocznie w każdej jednostce w dziale;

3) systemu zarządzania ryzykiem;

4) wyników pracy audytu i kontroli wewnętrznej;

5) wyników kontroli i audytów zewnętrznych.

§ 31. Plany działalności, o których mowa w § 12, jak również sprawozdania z planu działalności i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, o których mowa w § 29 ust. 1 i § 30 ust. 1, podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 32. Traci moc komunikat Ministra Sprawiedliwości nr 1/14/DSD z dnia 21 maja 2014 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej – sprawiedliwość (Dz. Urz. Min. Spraw. z 2014 r., poz. 107).

§ 33. Komunikat wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Komunikatu
Ministra Sprawiedliwości
z dnia 1 grudnia 2015 r.

RAPORT Z ZARZĄDZANIA RYZYKIEM