Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Sąd Apelacyjny w Krakowie przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówień publicznych, udziela zamówień oraz zawiera umowy ramowe na rzecz sądów powszechnych, zwanych dalej „sądami”.

2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, obejmują:

1) dostawy:

a) energii elektrycznej,

b) paliw napędowych oraz kart flotowych,

c) samochodów osobowych i ciężarowych,

d) sprzętu komputerowego, w tym komputerów stacjonarnych i przenośnych, serwerów, pamięci masowych, systemów pamięci masowej, nośników danych i urządzeń sieciowych,

e) urządzeń biurowych, w tym drukarek, kopiarek, skanerów, urządzeń wielofunkcyjnych,

f) sprzętu teleinformatycznego, w tym urządzeń sieciowych, central telefonicznych, telefonów, faksów,

g) systemów informacji prawnej,

h) oprogramowania zamawianego w ramach projektów koordynowanych przez Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych,

i) materiałów biurowych oraz okładek do akt i teczek,

j) prasy;

2) usługi:

a) telefonii stacjonarnej,

b) telefonii ruchomej,

c) kurierskie,

d) pocztowe,

e) ubezpieczeń majątkowych i komunikacyjnych.

§ 2. Sądy nabywają dostawy i usługi, o których mowa w § 1 ust. 2 od wykonawców wybranych przez Sąd Apelacyjny w Krakowie lub udzielają zamówień w zakresie tych dostaw lub usług na podstawie umów ramowych zawartych przez Sąd Apelacyjny w Krakowie, z zastrzeżeniem § 6.

§ 3. 1. W terminie do dnia 31 marca Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości – w zakresie dostaw, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 lit. d, e oraz h, zaś Sąd Apelacyjny w Krakowie po uzyskaniu opinii pozostałych sądów apelacyjnych w zakresie pozostałych dostaw i usług, o których mowa w § 1 ust. 2, przedstawia Ministrowi Sprawiedliwości katalog dostaw i usług, które będą realizowane w następnym roku budżetowym, z uwzględnieniem podstawowych parametrów, standaryzacji i zidentyfikowanych potrzeb sądów.

2. Katalog, o którym mowa w ust. 1, podlega zatwierdzeniu przez Ministra Sprawiedliwości i stanowi podstawę do realizacji zamówień na rok następny.

§ 4. 1. Sądy rejonowe i sądy okręgowe wraz z projektami planów finansowych na następny rok budżetowy sporządzają i przekazują przełożonemu sądowi apelacyjnemu wstępne zapotrzebowania na następny rok i kolejne lata budżetowe w zakresie dostaw i usług ujętych w katalogu, o którym mowa w § 3 ust. 2.

2. Sąd apelacyjny wraz z projektem planu finansowego na następny rok budżetowy sporządza wstępne zapotrzebowanie na następny rok i kolejne lata budżetowe dla sądu apelacyjnego w zakresie dostaw i usług ujętych w katalogu, o którym mowa w § 3 ust. 2.

3. Sądy apelacyjne we wstępnych zapotrzebowaniach, o których mowa w ust. 1, wprowadzają, w razie potrzeby, zmiany, informując o nich właściwe sądy, a następnie w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 czerwca danego roku przekazują Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie zaakceptowane przez siebie wstępne zapotrzebowania w zakresie dostaw i usług na następny rok i kolejne lata budżetowe, ujętych w katalogu, o którym mowa w § 3 ust. 2, dla sądów z obszaru danej apelacji.

4. Sąd Apelacyjny w Krakowie przeprowadza analizę wstępnych zapotrzebowań dla sądów z obszarów apelacji, o których mowa w ust. 3, i na jej podstawie może wprowadzać zmiany do tych zapotrzebowań, informując o tym właściwe sądy apelacyjne w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 lipca danego roku.

5. Sąd Apelacyjny w Krakowie opracowuje wstępny harmonogram realizacji dostaw i usług, o których mowa w § 1 ust. 2, na następny rok i kolejne lata budżetowe i przekazuje go Ministrowi Sprawiedliwości oraz sądom apelacyjnym w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15 sierpnia danego roku.

6. Wstępny harmonogram, o którym mowa w ust. 5, stanowi podstawę do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych przez Sąd Apelacyjny w Krakowie do momentu otrzymania przez Sąd Apelacyjny w Krakowie od sądów apelacyjnych zweryfikowanych zapotrzebowań, o których mowa w § 5 ust. 4.

§ 5. 1. Uwzględniając zatwierdzone plany finansowe, sądy rejonowe i sądy okręgowe weryfikują zapotrzebowania, o których mowa w § 4 ust. 1, na dany rok budżetowy i przekazują zweryfikowane zapotrzebowanie przełożonemu sądowi apelacyjnemu.

2. Uwzględniając zatwierdzony plan finansowy, sąd apelacyjny weryfikuje zapotrzebowanie, o którym mowa w § 4 ust. 2, dla sądu apelacyjnego na dany rok budżetowy.

3. Sądy apelacyjne w zweryfikowanych zapotrzebowaniach, o których mowa w ust. 1, wprowadzają, w razie potrzeby, zmiany, informując o nich właściwe sądy, a następnie w nieprzekraczalnym terminie 21 dni od dnia przekazania sądom apelacyjnym informacji o ostatecznych kwotach wydatków ujętych w ustawie budżetowej na dany rok, przekazują Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie zaakceptowane przez siebie zweryfikowane zapotrzebowania w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 1 ust. 2, na dany rok budżetowy dla sądów z obszaru danej apelacji.

4. W terminie 14 dni od dnia otrzymania od sądów apelacyjnych ostatnich zweryfikowanych zapotrzebowań dla sądów z obszarów apelacji Sąd Apelacyjny w Krakowie przekazuje Ministrowi Sprawiedliwości i sądom apelacyjnym ostateczny harmonogram realizacji zamówień dostaw i usług, o których mowa w § 1 ust. 2, na dany rok budżetowy.

5. W razie powstania dodatkowych potrzeb sądów Sąd Apelacyjny na wniosek sądu złożony za pośrednictwem przełożonego sądu apelacyjnego, na wniosek Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych lub z własnej inicjatywy dokonuje zebrania zapotrzebowań i przeprowadzenia postępowań oraz udzielenia zamówień na dostawy i usługi, o których mowa w § 1 ust. 2.

§ 6. 1. Sąd może samodzielnie dokonywać zakupów dostaw i usług, o których mowa w § 1 ust. 2, za zgodą Ministra Sprawiedliwości. Odpowiedni wniosek sąd składa, za pośrednictwem przełożonego sądu apelacyjnego, do Sądu Apelacyjnego w Krakowie. Dyrektor Sądu Apelacyjnego w Krakowie opiniuje wniosek, w szczególności pod kątem planowanych i realizowanych zamówień publicznych na rzecz sądów oraz możliwości dokonania czynności, o których mowa w § 5 ust. 5 i wraz ze swoim stanowiskiem przedstawia go Ministrowi Sprawiedliwości niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku.

2. W przypadku wystąpienia klęski żywiołowej lub innego nadzwyczajnego zdarzenia na obszarze działania danego sądu, sąd może samodzielnie udzielać zamówień publicznych, informując o tym niezwłocznie Ministra Sprawiedliwości oraz Sąd Apelacyjny w Krakowie za pośrednictwem przełożonego sądu apelacyjnego.

3. Sąd, któremu Minister Sprawiedliwości na mocy przepisów wydanych na podstawie § 22 ust. 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 259) powierzył wykonywanie czynności związanych z projektowaniem, wdrażaniem i utrzymywaniem systemów informatycznych obsługujących sądy, w zakresie powierzonych czynności, może przygotowywać i przeprowadzać postępowania o udzielenie zamówień publicznych, udzielać zamówień oraz zawierać umowy ramowe na rzecz sądów w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 lit. d, e oraz h, jeżeli te dostawy i usługi nie znajdują się w katalogu, o którym mowa w § 3 ust. 2, za zgodą Ministra Sprawiedliwości wydaną po zasięgnięciu opinii Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości. Odpowiedni wniosek sąd apelacyjny przesyła do Ministra Sprawiedliwości za pośrednictwem Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości.

4. W zakresie współpracy między sądem, o którym mowa w ust. 3 a pozostałymi sądami stosuje się odpowiednio przepisy § 7.

5. W przypadku przedłużającego się terminu rozpoczęcia realizacji zamówienia, w szczególności unieważnienia postępowania o jego udzielenie, Minister Sprawiedliwości na umotywowany wniosek Sądu Apelacyjnego w Krakowie, może udzielić wszystkim sądom zgody na samodzielną realizację zamówienia w zakresie dostaw i usług objętych tym zamówieniem.

§ 7. 1. Sąd Apelacyjny w Krakowie współpracuje z sądami apelacyjnymi przy realizacji zamówień dostaw i usług, o których mowa w § 1 ust. 2, dla sądów z obszaru danej apelacji, a w szczególności:

1) niezwłocznie przekazuje informacje o wszczęciu postępowania;

2) niezwłocznie przekazuje informacje o wyborze wykonawcy lub unieważnieniu postępowania;

3) przekazuje kopie umów nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich podpisania;

4) sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonywaniem umów zawartych w wykonaniu niniejszego zarządzenia;

5) udziela wyjaśnień i informacji.

2. Sądy współpracują z Sądem Apelacyjnym w Krakowie, a w szczególności:

1) udzielają wyjaśnień i informacji niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszego zarządzenia, w szczególności obowiązku, o którym mowa w ust. 1 pkt 4;

2) dokonują odbioru dostaw i usług oraz zapłaty za dostawy i usługi zgodnie ze złożonymi zapotrzebowaniami i w terminach określonych w umowach;

3) prowadzą ewidencję realizacji umów poprzez:

a) wprowadzanie faktur do Centralnego Systemu Zakupów dla Sądownictwa Powszechnego,

b) wprowadzanie informacji o terminowości dostaw oraz wynikach odbioru do Centralnego Systemu Zakupów dla Sądownictwa Powszechnego,

c) wprowadzanie informacji o realizacji gwarancji, serwisu i napraw do Centralnego Systemu Zakupów dla Sądownictwa Powszechnego.

§ 8. 1. Składanie przez sądy zapotrzebowań i przekazywanie harmonogramów, o których mowa w niniejszym zarządzeniu, udzielanie wyjaśnień i informacji, jak również wprowadzanie informacji o realizacji umów w zakresie określonym w § 7, odbywa się za pośrednictwem Centralnego Systemu Zakupów dla Sądownictwa Powszechnego.

2. W przypadku wystąpienia braku możliwości terminowego przekazania informacji i dokumentów, o których mowa w ust. 1, za pośrednictwem Centralnego Systemu Zakupów dla Sądownictwa Powszechnego, spowodowanego jego awarią, Sąd Apelacyjny w Krakowie poinformuje sądy o sposobie przekazywania informacji i dokumentów, o których mowa w ust. 1, ze szczególnym uwzględnieniem formy elektronicznej.

§ 9. Przepisy zarządzenia nie mają zastosowania do dostaw i usług, których realizacja rozpoczyna się przed dniem 31 grudnia 2014 r., za wyjątkiem § 6 ust. 1, 2 i 5, które stosuje się do wszystkich zamówień od dnia wejścia w życie zarządzenia.

§ 10. Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 lutego 2013 r. w sprawie wskazania zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na rzecz sądów powszechnych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 2013 r., poz. 122).

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.