Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 i 938) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa sposób wykonywania zadań związanych z zapewnieniem funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości, w szczególności:

1) sporządzania planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości i analizy ryzyka dotyczącej realizacji planu pracy oraz sprawozdań z wykonania planu pracy i zarządzania ryzykiem;

2) monitorowania i oceny systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości;

3) opracowywania projektu budżetu państwa w układzie zadaniowym w zakresie części, których dysponentem jest Minister Sprawiedliwości;

4) opracowywania planu wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości w układzie zadaniowym.

§ 2. Przy wykonywaniu zadań, o których mowa w § 1, uwzględnia się w szczególności:

1) standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone w komunikacie Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone w komunikatach Ministra Finansów wydanych na podstawie art. 69 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3) szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej sprawiedliwość, określone w komunikacie Ministra Sprawiedliwości wydanym na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) zasady opracowywania materiałów do projektu ustawy budżetowej w zakresie dotyczącym budżetu zadaniowego, określone w przepisach wydanych na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 3. 1. Zadania związane ze sporządzaniem planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości i analizy ryzyka dotyczącej realizacji planu pracy oraz sprawozdań z wykonania planu pracy i zarządzania ryzykiem, jak również zadania związane z opracowywaniem planu wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości w układzie zadaniowym, wykonuje i koordynuje Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości przy pomocy Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu.

2. Zadania związane z opracowywaniem projektu budżetu państwa w układzie zadaniowym w zakresie części, których dysponentem jest Minister Sprawiedliwości, wykonuje i koordynuje Departament Budżetu i Efektywności Finansowej.

§ 4. 1. Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu, Departament Budżetu i Efektywności Finansowej oraz Samodzielne Stanowisko do spraw Audytu Wewnętrznego informują pozostałe komórki organizacyjne o obowiązujących formularzach lub kwestionariuszach wykorzystywanych do realizacji zadań określonych w niniejszym zarządzeniu.

2. Jeżeli do sprawnej realizacji zadań określonych w zarządzeniu niezbędne jest zachowanie jednolitej formy przedstawiania danych, a obowiązujące przepisy nie określają w tym zakresie formularzy lub kwestionariuszy, Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu, Departament Budżetu i Efektywności Finansowej lub Samodzielne Stanowisko do spraw Audytu Wewnętrznego opracowuje odpowiedni formularz lub kwestionariusz i udostępnia go pozostałym komórkom organizacyjnym.

§ 5. 1. Plan pracy Ministerstwa Sprawiedliwości obejmuje jeden rok kalendarzowy.

2. W planie pracy Ministerstwa Sprawiedliwości wskazuje się w szczególności:

1) cele Ministerstwa Sprawiedliwości na dany rok;

2) mierniki stopnia realizacji celów;

3) wartość bazową oraz planowane wartości mierników w kolejnych okresach sprawozdawczych;

4) zadania służące realizacji każdego z celów;

5) zasoby przeznaczone na realizację każdego z zadań;

6) przyporządkowanie każdego z zadań do odpowiedniej pozycji klasyfikacji wydatków w układzie zadaniowym.

3. Cele wraz ze służącymi ich realizacji zadaniami, za które odpowiada komórka organizacyjna Ministerstwa Sprawiedliwości, stanowią plan pracy tej komórki organizacyjnej.

§ 6. 1. Komórki organizacyjne w porozumieniu z nadzorującymi je członkami kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości do dnia 20 października każdego roku przygotowują propozycje, o których mowa w § 5 ust. 2.

2. Propozycje, o których mowa w § 5 ust. 2, uwzględniają:

1) kierunki i cele priorytetowe działalności działu administracji rządowej sprawiedliwość, określone przez kierownictwo Ministerstwa Sprawiedliwości w ramach prac nad planem działalności dla działu administracji rządowej sprawiedliwość;

2) pełen zakres właściwości danej komórki organizacyjnej, w tym zarówno zadania o charakterze stałym (wykonywane w sposób ciągły lub powtarzające się), jak i zadania realizowane w ramach projektów;

3) czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów i skutecznej realizacji zadań, zidentyfikowane w ramach wstępnej analizy ryzyka;

4) przewidywane potrzeby finansowe zgłoszone przez komórkę organizacyjną w trybie określonym w § 17.

§ 7. 1. Projekt planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości przygotowuje, w oparciu o propozycje, o których mowa w § 5 ust. 2, zespół do spraw wsparcia planowania pracy Ministerstwa Sprawiedliwości, zwany dalej „zespołem”.

2. Członków zespołu wskazuje Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości spośród osób kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Sprawiedliwości i ich zastępców.

3. Koordynatorem prac zespołu jest dyrektor Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu.

4. Do zadań zespołu należy w szczególności:

1) weryfikacja propozycji, o których mowa w § 5 ust. 2, pod względem poprawności i spójności metodologicznej, zgodności z opracowywanym projektem planu działalności dla działu administracji rządowej sprawiedliwość oraz zgodności z materiałami przygotowanymi w ramach prac nad projektem budżetu państwa w zakresie części, których dysponentem jest Minister Sprawiedliwości;

2) zaproponowanie zmian dotyczących propozycji celów, mierników i zadań oraz pozostałych danych zamieszczanych w projekcie planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości;

3) przedstawienie rekomendacji w zakresie sposobu uwzględnienia danych wynikających z projektu planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości w projekcie planu wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości w układzie zadaniowym;

4) przygotowanie ostatecznej wersji projektu planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości i przedłożenie go do dnia 15 grudnia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Sprawiedliwości do akceptacji;

5) zaproponowanie niezbędnych zmian w projekcie planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości w przypadku jego niezaakceptowania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości lub niezatwierdzenia przez Ministra Sprawiedliwości, a także w przypadku wprowadzenia zmian w zatwierdzonym planie działalności dla działu administracji rządowej sprawiedliwość w stosunku do projektu tego planu.

5. W zakresie zadań określonych w ust. 4 zespół prowadzi konsultacje i uzgodnienia z właściwymi komórkami organizacyjnymi. Zespół może wystąpić o przygotowanie przez komórkę organizacyjną propozycji celów, mierników i zadań oraz pozostałych danych zamieszczanych w projekcie planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości, zmienionych zgodnie ze wskazaniami zespołu.

6. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia w drodze uzgodnienia wspólnego stanowiska członków zespołu. W przypadku braku możliwości uzgodnienia wspólnego stanowiska rozstrzygnięcie podejmuje się na posiedzeniu zespołu większością głosów osób obecnych. W razie równej liczby głosów decyduje głos koordynatora prac zespołu.

§ 8. 1. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości akceptuje projekt planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości i do dnia 20 grudnia przedkłada go Ministrowi Sprawiedliwości do zatwierdzenia.

2. Minister Sprawiedliwości zatwierdza plan pracy Ministerstwa Sprawiedliwości do dnia 31 grudnia.

§ 9. 1. Komórki organizacyjne przeprowadzają analizę ryzyka w zakresie celów i zadań zgłoszonych przez nie do planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości. Wyniki analizy ryzyka są przekazywane do Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu do dnia 15 grudnia każdego roku.

2. Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu udostępnia wyniki analizy ryzyka komórce audytu wewnętrznego na potrzeby przygotowania rocznego planu audytu wewnętrznego.

3. Po zatwierdzeniu planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości komórki organizacyjne dokonują aktualizacji analizy ryzyka, o której mowa w ust. 1, w zakresie uwzględniającym różnice pomiędzy celami i zadaniami zgłoszonymi do planu pracy oraz celami i zadaniami wskazanymi w planie pracy. Zaktualizowane wyniki analizy ryzyka są przekazywane do Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu do dnia 14 stycznia.

4. Komórki organizacyjne na bieżąco monitorują adekwatność i kompletność wyników analizy ryzyka oraz dokonują aktualizacji analizy ryzyka w celu jej dostosowania do aktualnych warunków realizacji zadań, w szczególności w przypadku wystąpienia lub stwierdzenia możliwości wystąpienia nie uwzględnionych uprzednio czynników mogących zagrażać osiągnięciu celów i skutecznej realizacji zadań. Zaktualizowane wyniki analizy ryzyka przekazywane są każdorazowo do Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu.

§ 10. 1. Komórki organizacyjne do dnia 25 marca każdego roku sporządzają i przekazują do Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu aktualizację wartości mierników określonych w planie pracy Ministerstwa Sprawiedliwości, w zakresie objętym planem pracy danej komórki organizacyjnej.

2. W aktualizacji, o której mowa w ust. 1, uwzględnia się w szczególności:

1) wartości bazowe mierników, ustalone na koniec roku poprzedzającego;

2) zmiany w zakresie możliwości przeznaczenia zasobów na realizację poszczególnych zadań, wynikające z planu wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości w układzie zadaniowym sporządzonego po ogłoszeniu ustawy budżetowej.

§ 11. 1. W terminie 21 dni od wprowadzenia zmian w zakresie zadań komórki organizacyjnej, zmian w jej wewnętrznej strukturze organizacyjnej lub innych zmian w istotny sposób wpływających na funkcjonowanie komórki organizacyjnej, komórka organizacyjna sporządza i przekazuje do Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu aktualizację planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości, w zakresie służącym dostosowaniu planu do wprowadzonych zmian.

2. W przypadku istotnych zmian organizacyjnych Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości może zlecić dokonanie aktualizacji planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości, przedstawionej zgodnie z ust. 1, przez zespół; przepis § 7 stosuje się wówczas odpowiednio.

§ 12. 1. W terminie 14 dni od zakończenia każdego kwartału komórki organizacyjne sporządzają i przekazują do Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu:

1) kwartalne sprawozdania z realizacji planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości w zakresie objętym planem pracy danej komórki organizacyjnej;

2) kwartalne sprawozdania o działaniach podejmowanych w zakresie zarządzania ryzykiem, w tym zapobiegających wystąpieniu ryzyka, służących jego ograniczeniu lub wyeliminowaniu.

2. W przypadku nieosiągnięcia planowanej wartości miernika na zakończenie półrocza komórka organizacyjna dokonuje weryfikacji i aktualizacji analizy ryzyka. Zaktualizowane wyniki analizy ryzyka są przekazywane do Biura Organizacji, Finansów i Kontrolingu w terminie 21 dni od zakończenia półrocza.

§ 13. 1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

2. Monitorowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości dokonuje się na podstawie analizy sprawozdań z realizacji planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości oraz sprawozdań o działaniach podejmowanych w zakresie zarządzania ryzykiem.

3. Do dnia 15 marca każdego roku dokonuje się samooceny systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości. Proces przeprowadzania samooceny oraz przygotowania i opracowania jej wyników koordynuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie Sprawiedliwości.

4. Podczas oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości uwzględnia się w szczególności:

1) wyniki monitoringu realizacji celów i zadań;

2) wyniki analizy ryzyka;

3) wyniki samooceny oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów;

4) inne analizy, ewaluacje i raporty przygotowywane w Ministerstwie Sprawiedliwości, jak również opracowywane przez uprawnione podmioty zewnętrzne.

5. Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu sporządza oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości za poprzedni rok i przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Sprawiedliwości. Zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości oświadczenie przekazywane jest do dnia 31 marca każdego roku Departamentowi Strategii i Deregulacji, który uwzględnia je przy sporządzaniu projektu oświadczenia Ministra Sprawiedliwości o stanie kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej sprawiedliwość za poprzedni rok.

§ 14. 1. Departament Budżetu i Efektywności Finansowej prowadzi uzgodnienia z Ministerstwem Finansów w zakresie ustalenia dla poszczególnych funkcji państwa katalogu zadań budżetowych, podzadań budżetowych i działań, stanowiących klasyfikację wydatków w układzie zadaniowym, w zakresie dotyczącym części budżetowych pozostających w dyspozycji Ministra Sprawiedliwości.

2. Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu koordynuje prace związane z opracowywaniem katalogu zadaniowego w zakresie dotyczącym Ministerstwa Sprawiedliwości.

3. Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu koordynuje wykonywanie zadań z zakresu klasyfikowania wydatków w układzie zadaniowym, w tym poprzez udzielanie pozostałym komórkom organizacyjnym wskazówek i wyjaśnień.

§ 15. 1. Departament Budżetu i Efektywności Finansowej koordynuje prace mające na celu przygotowanie projektów materiałów przedkładanych przez Ministra Sprawiedliwości Ministrowi Finansów w oparciu o przepisy wydawane na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

2. Materiały, o których mowa w ust. 1, obejmują w szczególności:

1) propozycje celów i mierników stopnia ich realizacji oraz bazowych i docelowych wartości mierników określonych dla zadań budżetowych, podzadań budżetowych i działań;

2) projekty planowanych wydatków w układzie zadaniowym w częściach budżetowych, których dysponentem jest Minister Sprawiedliwości;

3) materiały niezbędne do sporządzenia aktualizacji Wieloletniego Planu Finansowego Państwa, w tym aktualizacji w zakresie planowanych wydatków oraz celów i mierników wraz z bazową i docelową wartością mierników, z uwzględnieniem celów i mierników zgłaszanych przez komórki organizacyjne podczas opracowywania planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości.

§ 16. W ramach realizacji zadań, o których mowa w § 14 ust. 1 i § 15, Departament Budżetu i Efektywności Finansowej współpracuje i prowadzi konsultacje z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Sprawiedliwości oraz z właściwymi jednostkami organizacyjnymi w dziale administracji rządowej sprawiedliwość. Ostateczne projekty i propozycje poszczególnych rozwiązań uwzględniają:

1) ustawowe zadania o charakterze stałym, realizowane przez Ministra Sprawiedliwości oraz jednostki podległe i nadzorowane;

2) określone w perspektywie wieloletniej cele i zadania, wynikające z dokumentów o charakterze strategicznym;

3) bieżące cele realizowanej przez Ministra Sprawiedliwości polityki w obszarze działu administracji rządowej sprawiedliwość.

§ 17. W ramach prac nad materiałami, o których mowa w § 15 ust. 2 pkt 2, Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu koordynuje przygotowanie wstępnego projektu planu wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości, w szczególności poprzez:

1) zebranie informacji o przewidywanych przez komórki organizacyjne potrzebach finansowych związanych z realizowanymi przez nie zadaniami;

2) prowadzenie konsultacji dotyczących uwzględnienia potrzeb finansowych, o których mowa w pkt 1, w ramach przypadających na Ministerstwo Sprawiedliwości wstępnych kwot wydatków przedstawionych przez Ministra Finansów;

3) analizowanie i weryfikowanie projektu planu wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości w układzie zadaniowym pod kątem dostarczania przejrzystej i rzetelnej informacji o wydatkach na zadania realizowane w Ministerstwie Sprawiedliwości.

§ 18. 1. Po uchwaleniu przez Radę Ministrów projektu ustawy budżetowej, Departament Budżetu i Efektywności Finansowej przekazuje Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Sprawiedliwości, w terminie do dnia 25 października, informację o przypadających na Ministerstwo Sprawiedliwości kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej.

2. Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu opracowuje projekt planu wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości w układzie zadaniowym, uwzględniając rekomendacje zespołu, o których mowa w § 7 ust. 4 pkt 3.

§ 19. 1. W terminie 21 dni od ogłoszenia ustawy budżetowej Departament Budżetu i Efektywności Finansowej przekazuje Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Sprawiedliwości informację o przypadających na Ministerstwo Sprawiedliwości kwotach wydatków wynikających z ustawy budżetowej.

2. Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu opracowuje plan wydatków Ministerstwa Sprawiedliwości w układzie zadaniowym, uwzględniając dane wynikające z planu pracy Ministerstwa Sprawiedliwości w ramach kwot, o których mowa w ust. 1.

§ 20. Traci moc zarządzenie nr 223/10/BDG Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 grudnia 2010 r. w sprawie metodologii kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 2011 r. Nr 1, poz. 3).

§ 21. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.