Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Nr 130/13/DB Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie powołania Zespołu Oceniającego Projekt Predefiniowany dla projektów realizowanych w ramach Programu „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 121) wprowadza się następujące zmiany:

1) § 3 otrzymuje brzmienie:

„§ 3. Obowiązki związane z wykonywaniem funkcji Operatora Programu wykonuje komórka organizacyjna wskazana w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa Sprawiedliwości.”;

2) § 8 otrzymuje brzmienie:

„§ 8. Funkcję sekretarza Zespołu pełni pracownik komórki wykonującej funkcję Operatora Programu, który zgodnie z zakresem czynności jest opiekunem projektu stanowiącego przedmiot oceny Zespołu.”;

3) w § 12 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Obsługę prac Zespołu zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa Sprawiedliwości wykonująca funkcję Operatora Programu w zakresie oceny wniosków o dofinansowanie.”;

4) załącznik do zarządzenia otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik do zarządzenia nr 281 Ministra Sprawiedliwości
z dnia 27 września 2013 r.

Regulamin pracy Zespołu Oceniającego Projekt Predefiniowany w ramach Programu Operacyjnego „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości”

§ 1.

Postanowienia ogólne

Regulamin określa tryb pracy Zespołu Oceniającego Projekt Predefiniowany w ramach Programu Operacyjnego „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009–2014.

§ 2.

Posiedzenia Zespołu

1. Posiedzenia Zespołu zwołuje Operator Programu.

2. Posiedzenie Zespołu odbywa się nie później niż w terminie trzech tygodni od zatwierdzenia oceny formalnej wniosku o dofinansowanie, zwanego dalej „wnioskiem”.

3. Członkowie Zespołu otrzymują informację o terminie posiedzenia wraz z elektroniczną wersją wniosku nie później niż na dwa tygodnie przed przewidzianym terminem posiedzenia za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4. W posiedzeniu Zespołu, poza członkami, mogą brać udział:

1) obserwatorzy, zaproszeni do udziału w posiedzeniu zespołu przez Przewodniczącego Zespołu:

a) na wniosek instytucji zewnętrznej reprezentującej partnerów społecznych, lub instytucje publiczne,

b) z własnej inicjatywy;

2) przedstawiciele beneficjenta projektu predefiniowanego, zaproszeni przez Przewodniczącego.

5. Za udział w posiedzeniach członkom Zespołu – przedstawicielom Operatora Programu, obserwatorom oraz przedstawicielom beneficjenta projektu predefiniowanego nie przysługuje wynagrodzenie.

6. Za udział w posiedzeniach Przewodniczącemu Zespołu, członkom Zespołu – ekspertom zewnętrznym, za wyjątkiem przedstawicieli Krajowego Punktu Kontaktowego uczestniczącym w ocenie projektu predefiniowanego, przysługuje wynagrodzenie zgodnie z zawartą umową.

7. Za przygotowanie i obsługę posiedzeń Zespołu odpowiedzialny jest Sekretarz Zespołu.

8. Zespół podejmuje decyzje podczas posiedzeń w drodze głosowania jawnego, zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej Przewodniczącego Zespołu i dwóch członków Zespołu.

§ 3.

Zasada bezstronności prac Zespołu

1. Członkowie Zespołu nie mogą być związani z beneficjentem projektu predefiniowanego stosunkiem osobistym lub służbowym, tego rodzaju, że mogłoby to wywoływać wątpliwości co do bezstronności przeprowadzanych czynności.

2. Członkowie Zespołu biorący udział w posiedzeniach Zespołu podpisują deklarację bezstronności i poufności, przedstawiciele beneficjenta i obserwatorzy podpisują deklarację poufności.

3. Członek Zespołu przed przystąpieniem do oceny wniosku jest zobowiązany podpisać dodatkowo deklarację bezstronności, znajdująca się na Karcie Oceny Merytorycznej, w odniesieniu do ocenianego przez siebie projektu. Odmowa podpisania deklaracji bezstronności pozbawia członka Zespołu możliwości oceny danego wniosku.

4. W przypadku odmowy określonej w ust. 3 Operator Programu odwołuje członka Zespołu i ma prawo powołać nowego członka Zespołu.

§ 4.

Ocena jakości merytorycznej i finansowej wniosków

1. Przedmiotem oceny Zespołu są wyłącznie wnioski, które przeszły pozytywnie ocenę formalną prowadzoną przez Operatora Programu.

2. Każdy wniosek oceniany jest przez wszystkich Członków Zespołu, na podstawie Karty Oceny Merytorycznej.

3. Ocena wniosków odbywa się zgodnie z kryteriami wskazywanymi w zaproszeniu do składania wniosków o dofinansowanie projektów predefiniowanych, zgodnie z Kartą Oceny Merytorycznej.

4. Dokonanie oceny na Karcie Oceny Merytorycznej członek Zespołu potwierdza własnoręcznym czytelnym podpisem.

5. Wnioski oceniane są na zasadzie określenia spełnienia lub braku spełnienia kryteriów wskazanych w Karcie Oceny Merytorycznej.

6. Członkowie Zespołu podczas posiedzenia dyskutują kwestie dotyczące oceny merytorycznej projektu, w tym spełnienia lub braku spełnienia szczególnych kryteriów oraz podejmują w tym zakresie decyzje wskazując ewentualne rekomendacje do poprawy wniosku.

7. Wyjaśnienia złożone przez beneficjenta projektu predefiniowanego w trakcie oceny wniosku wpływające na wynik oceny uznaje się za wiążące.

8. W przypadku różnic w ocenie poszczególnych punktów w Karcie Oceny Merytorycznej przez członków Zespołu ostateczna ocena ustalana jest w drodze głosowania zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Zespołu.

9. Członek Zespołu oceniający wniosek proponuje niższą niż wnioskowana kwota dofinansowania w przypadku zidentyfikowania kosztów, które uzna za niekwalifikowane, niezwiązane z realizacją projektu, nieistotne dla realizacji projektu lub uzna oszacowanie niektórych kosztów za zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi. Członek Zespołu oceniający wniosek przedstawiając propozycję niższej kwoty dofinansowania powinien brać pod uwagę, czy po takiej zmianie projekt zgłoszony we wniosku będzie dalej wykonalny i utrzyma swój e standardy jakościowe.

10. Propozycja zmniejszenia dofinansowania jest rozpatrywana podczas posiedzeń Zespołu.

11. Zespół podejmuje decyzję o przyjęciu wniosku do realizacji lub przyjęciu wniosku do realizacji z rekomendacjami bądź odrzuceniu wniosku ze wskazaniem przyczyn jego odrzucenia i wymaganych zmian we wniosku.

§ 5.

Protokół

1. Z posiedzenia Zespołu sporządza się protokół oceny, który zawiera:

1) termin i miejsce posiedzenia;

2) podpisaną listę obecności Członków Zespołu;

3) nazwę i numer wniosku, którego dotyczyło posiedzenie;

4) informację o obecności obserwatorów (o ile byli uczestnikami posiedzenia);

5) informację o obecności przedstawiciela beneficjenta projektu predefiniowanego;

6) inne istotne elementy postępowania oceniającego, w szczególności wyjaśnienia złożone przez beneficjenta wpływające na ocenę wniosku;

7) informację o przyjęciu wniosku do realizacji lub przyjęciu wniosku do realizacji z rekomendacjami bądź odrzuceniu wniosku wraz z uzasadnieniem;

8) rekomendacje do poprawy wniosku.

2. Do protokołu dołącza się:

1) Karty Oceny Merytorycznej wraz z deklaracjami bezstronności wypełnionymi i podpisanymi przez Członków Zespołu;

2) ostateczną Kartę Oceny Merytorycznej wniosku ustaloną w wyniku dyskusji na posiedzeniu Zespołu.

3. Protokół przekazywany jest do członków Zespołu celem jego akceptacji.

4. Zatwierdzenia Protokołu wraz z ostateczną Kartą Oceny Merytorycznej dokonuje Przewodniczący poprzez jego podpisanie.