Na podstawie art. 148 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 427) zarządza się, co następuje:

§ 1.W zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 5, poz. 22, z późn. zm.¹⁾) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 2 dotychczasową treść oznacza się jako ust. 1 i dodaje się ust. 2 w brzmieniu:

„2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o odnotowaniu jako wydanego dokumentu w systemie informatycznym rozumie się przez to czynność polegającą na odnotowaniu (zatwierdzeniu) w sądowym systemie informatycznym dokumentu, jako właściwie sporządzonego, zatwierdzonego oraz – jeżeli wymagane jest jego podpisanie – właściwie podpisanego. Dokument odnotowany jako wydany podlega udostępnieniu zainteresowanym, a przed uzyskaniem takiego statusu traktowany jest jako projekt i w szczególności nie może być udostępniany za pomocą ogólnodostępnych sieci informatycznych osobom biorącym udział w postępowaniu oraz ich pełnomocnikom.”;

2) w § 19 po ust. 3 dodaje się ust. 4–8 w brzmieniu:

„4. Pisma sądowe, określone w załączniku nr 3 do zarządzenia, zamieszczone w sądowym systemie informatycznym i odnotowane w nim jako wydane, mogą być wysyłane bez podpisu własnoręcznego. Pismo sądowe, a w razie przesłania odpisu orzeczenia pismo przewodnie, przy którym przesyłany jest odpis, powinno zawierać wskazanie danych osoby, która w sytuacji wymienionej w ust. 1 podpisałaby pismo. Nie stosuje się w tym przypadku wskazanego w § 26 ust. 1 wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej oraz poświadczania za zgodność z oryginałem, a także wymogu podpisania pozostawionej w aktach kopii wysłanego pisma, o którym mowa w § 20.

5. Ust. 4 nie ma zastosowania w sytuacji, gdy przepisy szczególne ustaw bądź rozporządzeń wymagają zamieszczenia podpisu pod określonym pismem sądowym oraz dla przypadków wydawania odpisów i wypisów na wniosek uprawnionych osób.

6. Wdrożenie wysyłania pism sądowych bez podpisu własnoręcznego określa zarządzenie prezesa sądu, który przy jego wydaniu kieruje się potrzebą zapewnienia efektywności postępowania i uwzględnia lokalne potrzeby. Prezes sądu może rozszerzyć katalog pism wysyłanych bez podpisu własnoręcznego ponad wymienione w załączniku nr 3. Rozszerzenie to nie może objąć przesyłania odpisów orzeczeń będących tytułami wykonawczymi oraz wydanych w sprawach karnych i o wykroczenia orzeczeń podlegających wykonaniu.

7. Zarządzenia prezesa sądu wskazane w ust. 6 wydają prezes sądu apelacyjnego dla sądu apelacyjnego oraz prezes sądu okręgowego dla sądu okręgowego i sądów rejonowych okręgu.

8. Pisma wysyłane bez podpisu własnoręcznego zgodnie z ust. 4 mogą być opatrzone informacją o treści: „Pismo nie wymaga podpisu własnoręcznego na podstawie § 19 ust. 4 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej jako właściwie zatwierdzone w sądowym systemie teleinformatycznym”. ”;

3) po § 22 dodaje się § 22a i 22b w brzmieniu:

„§ 22a. 1. Dopuszcza się stosowanie drukowanych na piśmie informacji, zastępujących pieczęcie imienne lub pieczęcie z danymi sądu lub jego komórek organizacyjnych.

2. Dane drukowane zamiast pieczęci imiennej powinny określać stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję oraz imię i nazwisko podpisującego.

3. Dane drukowane zamiast pieczęci oznaczającej sąd lub jego komórkę organizacyjną powinny wskazywać co najmniej nazwę sądu lub komórki organizacyjnej wraz z adresem siedziby. W miarę możliwości powinny być zamieszczane również kontaktowe numery telefonu, adres strony internetowej sądu i kontaktowy adres poczty elektronicznej.

§ 22b. Dopuszcza się drukowanie na wydawanych odpisach treści klauzuli wykonalności zamiast pieczęci z treścią tej klauzuli, stwierdzenia prawomocności lub innych podobnych informacji.”;

4) w § 82g w pkt 20 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 21 i 22 w brzmieniu:

„21) oznaczanie osób podpisujących pisma wydrukiem danych zastępujących pieczęcie imienne oraz wydziałów sądowych wydrukiem danych zastępujących pieczęcie wydziałowe;

22) drukowanie informacji zastępujących treść stosowanych pieczęci innych niż wskazane w pkt 21, jeżeli z treści przepisów nakazujących zamieszczenie informacji wynika możliwość wykonywania tego inaczej niż przez zamieszczenie pieczęci.”;

5) § 133 otrzymuje brzmienie:

„§ 133. 1. W skierowanym do strony wezwaniu o usunięcie braków formalnych pisma należy zamieścić pełny tekst zarządzenia przewodniczącego wydziału ze wskazaniem terminu wykonania i pouczeniem o skutkach niewykonania zarządzenia.

2. Jeżeli treści zarządzenia, ze względu na jego rozmiar, nie da się zamieścić w formularzu wezwania należy do wezwania dołączyć odpis zarządzenia i powołać się na nie w tekście wezwania.

3. W przypadku wskazanym w ust. 2, wezwanie oraz odpis zarządzenia przesłane może być bez zamieszczania na nich podpisu własnoręcznego i pieczęci, zgodnie z § 19 ust. 4.”;

6) w § 219 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. W sądzie rejonowym, w którym utworzony został wydział pracy, wydział ubezpieczeń społecznych albo wydział pracy i ubezpieczeń społecznych, prowadzi się repertoria [st]:

– „Np” – dla spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym; przepis § 83 ust. 4 i § 104 stosuje się odpowiednio,

– „P” – dla spraw z zakresu prawa pracy, o roszczenia pracownika, członków rodzin i spadkobierców wynikające ze stosunku pracy lub z nim związane oraz spraw między innymi podmiotami, do których rozstrzygnięcia z mocy ustaw szczególnych stosuje się przepisy o postępowaniu w sprawach z zakresu prawa pracy, dla spraw podlegających rozpoznaniu na skutek pozwu pracodawcy o odszkodowanie należne od pracownika, w związku ze świadczoną przez niego pracą (łącznie ze sprawami z tytułu odpowiedzialności wspólnej), w tym podlegających rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym,

– „U” – dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych określonych w art. 477⁸ § 2 k.p.c.,

– „Po”, „Uo” lub „Po-Uo” – dla innych spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, a w szczególności: spraw o odtworzenie akt, o wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu, protokołów i wniosków przeznaczonych dla innych sądów lub sądu właściwego, lecz zgłoszonych przed wytoczeniem powództwa, spraw z zakresu pomocy sądowej, spraw dotyczących odwołań od decyzji odmawiającej rejestracji układu zakładowego przekazanych do rozpatrzenia sądom pracy, spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucji świadczeń niepieniężnych.”;

7) w § 270 w ust. 1 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

„5) dla spraw rodzinnych procesowych i innych rozpoznawanych przez wydział rodzinny:

– repertorium „RNc” dla spraw podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym; przepis § 104 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio,

– repertorium „RC” dla wszczętych przed wydziałem rodzinnym spraw cywilnych rozpoznawanych w trybie postępowania procesowego,

-– repertorium „RCo” dla innych spraw rozpoznawanych przez wydziały rodzinne, a w szczególności: o odtworzenie akt, o wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu, spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucji świadczeń niepieniężnych, rejestracji protokołów i wniosków przeznaczonych dla innych sądów bądź sądu właściwego, lecz zgłoszonych przed wytoczeniem powództwa, wniosków o wydanie zaświadczeń, w sprawach małżeńskich i odpowiedzialności rodzicielskiej na podstawie przepisów RWE;”;

8) § 537 otrzymuje brzmienie:

„§ 537. 1. W sądach apelacyjnych i okręgowych, w których są przetwarzane informacje niejawne w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), tworzy się wyodrębnioną komórkę do spraw ochrony informacji niejawnych, zwaną dalej „pionem ochrony”.

2. Dopuszcza się tworzenie pionu ochrony w sądach rejonowych, jeżeli liczba spraw sądowych wymagających przetworzenia informacji niejawnych jest wyjątkowo duża.

3. Pionem ochrony kieruje pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych, podlegający bezpośrednio prezesowi sądu.

4. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych sądu okręgowego obejmuje zakresem swoich kompetencji znajdujące się w obszarze właściwości sądu okręgowego sądy rejonowe, w których nie utworzono pionu ochrony.

5. Szczególne zasady organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości regulują odrębne przepisy.”;

9) § 544a otrzymuje brzmienie:

„§ 544a. 1. Prezesi sądów mogą tworzyć Biura Obsługi Interesantów, jeżeli pozwalają na to warunki kadrowe i lokalowe sądu.

2. W sądach, w których sporządza się protokół za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk prezesi sądów utworzą Biura Obsługi Interesantów wraz, ze stanowiącą ich integralną część, czytelnią akt. W przypadku gdy sprzeciwiają się temu warunki lokalowe i kadrowe należy utworzyć stosowne stanowisko w sekretariacie zapewniającym obsługę biurową danego wydziału.

3. Do zadań Biura Obsługi Interesantów należy w szczególności:

1) informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu, kosztach sądowych, sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, o terminach i miejscach rozpraw;

2) udostępnianie list kancelarii komorniczych, adwokackich, radcowskich, notarialnych i niektórych instytucji pozasądowych oraz informacji o numerach bankowych sądu;

3) udostępnianie formularzy sądowych oraz wzorów pism sądowych;

4) informowanie o wydziałach w sądzie, ich właściwości i lokalizacji, podawanie numerów telefonów i godzin urzędowania oraz adresów innych sądów, kierowanie do właściwych sal rozpraw;

5) udostępnianie akt spraw, a w szczególności protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk stronom i osobom uprawnionym;

6) informowanie stron o stanie i czynnościach podejmowanych w sprawach sądowych.”;

10) uchyla się § 544b;

11) załącznik nr 2 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia;

12) dodaje się załącznik nr 3 w brzmieniu określonym w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 2.W zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 września 2012 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 2012 r. poz. 157) wprowadza się następujące zmiany w § 1:

1) pkt 15 otrzymuje brzmienie:

„15) § 82 g otrzymuje brzmienie:

„§ 82g. 1. Przy pomocy wykorzystywanego systemu informatycznego kontroluje się informacje o aktualnym stanie sprawy oraz dokonuje sprawdzania dotychczasowego przebiegu postępowania, a w szczególności sygnalizuje brak czynności innych niż polegające na rejestracji sprawy lub brak czynności przez określony czas w poszczególnych grupach spraw i co do poszczególnych referentów.

2. Przy pomocy wykorzystywanego systemu informatycznego mogą być realizowane także następujące zadania:

1) rejestracja dokumentów inicjujących (pozwów, wniosków, aktów oskarżenia) wpływających do sądu w repertoriach prowadzonych w wydziale przy pomocy systemu informatycznego;

2) niezależnie od opisanej w pkt 1 rejestracji możliwe jest nadanie sprawie stałego i niezmiennego podczas rozpoznawania sprawy w wydziale – numeru sprawy w informatycznym wykazie spraw danego wydziału;

3) rejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie: powoda, pozwanego, obwinionego, pokrzywdzonego, wnioskodawcy, świadka itp.;

4) dekretacja spraw dokonywanych przy pomocy technik automatycznych w oparciu o wcześniej wprowadzone założenia lub dekretacji dokonywanej indywidualnie, co do każdej sprawy (dekretacja ręczna);

5) prowadzenie terminarzy rozpraw i posiedzeń, wspomaganych przez wyszukiwanie wolnego terminu określonego sędziego i wolnej sali, w celu uniknięcia ryzyka nakładania się terminów;

6) automatyczne przygotowywanie wokandy na podstawie ustalonych sal i terminów rozpraw;

7) automatyczne generowanie wezwań i powiadomień osób o terminie rozprawy (posiedzenia) na podstawie danych zawartych w repertorium oraz zapisów w terminarzu rozpraw (posiedzeń);

8) automatyczne generowanie i ewidencjonowanie korespondencji seryjnej (koperty i zwrotki);

9) tworzenie i rejestrowanie dokumentów powstających w trakcie prowadzenia sprawy (orzeczeń, zarządzeń oraz pism), wypełnianych danymi dostępnymi w sprawie;

10) sporządzanie protokołów rozpraw i posiedzeń na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie informatycznym;

11) sporządzanie orzeczeń, zarządzeń, wezwań i innych pism na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie informatycznym;

12) rejestrowanie wpływających do sądu środków zaskarżenia (apelacji, kasacji, sprzeciwów, zarzutów, zażaleń);

13) automatyczne sortowanie spraw w repertorium zgodnie z sygnaturą sprawy lub innymi wprowadzonymi sposobami przeszukiwania;

14) wyszukiwanie konkretnej sprawy w oparciu o: sygnaturę, nazwisko/nazwę (lub jej część) podmiotów występujących w sprawie, sędziego prowadzącego sprawę itp.;

15) prowadzenie księgi podawczej;

16) prowadzenie wykazu osób współpracujących z sądem, takich jak: biegli sądowi, tłumacze przysięgli, kandydaci na syndyków itp.;

17) rejestrowanie powracających zwrotek z ewentualnym wykorzystaniem kodów kreskowych i przechowywanie przy każdej sprawie informacji o zarejestrowaniu zwrotki;

18) automatyczne wykonywanie raportów z urządzeń ewidencyjnych;

19) udostępnianie za pomocą ogólnodostępnych sieci informatycznych osobom biorącym udział w postępowaniu oraz ich pełnomocnikom danych dotyczących ich spraw;

20) oznaczanie osób podpisujących pisma wydrukiem danych zastępujących pieczęcie imienne oraz wydziałów sądowych wydrukiem danych zastępujących pieczęcie wydziałowe;

21) drukowanie informacji zastępujących treść stosowanych pieczęci innych niż wskazane w pkt 20, jeżeli z treści przepisów nakazujących zamieszczenie informacji wynika możliwość wykonywania tego inaczej niż przez zamieszczenie pieczęci.”;

2) pkt 16 otrzymuje brzmienie:

„16) po § 82g dodaje się § 82ga w brzmieniu:

„§ 82ga. 1. W wykorzystywanym systemie informatycznym powinny być zamieszczone orzeczenia (wraz z uzasadnieniami), protokoły, pisma i wychodzące z wydziału na zewnątrz zarządzenia ze spraw, o których dane gromadzi się w systemie.

2. Dokumenty sądowe, o których mowa w ust. 1 mogą być tworzone w sposób wskazany w § 82g ust. 2 pkt 9–11 lub też tworzone poza systemem i dołączane do niego w formie plików w formatach identycznych jak dokumenty tworzone w systemie lub też możliwych do odczytania przez powszechnie dostępne oprogramowanie.

3. Dokumenty uważa się za zgodne ze znajdującymi się w aktach po ich odnotowaniu w systemie teleinformatycznym. Do czasu odnotowania dokument posiada status projektu.

4. W razie potrzeby wydania odpisu dokumentu sądowego znajdującego się w aktach sprawy, możliwe jest wydanie jako odpisu z akt sądowych wydruku dokumentu uzyskanego z sądowego systemu informatycznego.

5. Wydanie odpisu w sposób wskazany w ust. 4 jest dopuszczalne w odniesieniu do dokumentów zatwierdzonych przez użytkowników i odnotowanych. Nie jest dopuszczalne wydanie jako odpisu dokumentu sądowego wyłącznie na podstawie zapisu w systemie teleinformatycznym znajdującego się w aktach dokumentu dopiero w systemie tworzonego lub też będącego projektem.

6. Jeżeli w systemie teleinformatycznym znajduje się dokument inny niż dokument sądowy, który jest zdigitalizowaną postacią dokumentu znajdującego się w aktach sądowych, możliwe jest wydanie jego wydruku jako odpisu z akt sądowych. Czynność taka jest dopuszczalna, jeżeli dokument ten jest odnotowany w systemie jako złożony i znajduje się w formacie PDF lub zbliżonym. Nie jest dopuszczalne wydawanie dokumentów zdigitalizowanych przy wykorzystaniu technik OCR do edytowalnego pliku edytora tekstu.”;

§ 3.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2013 r. z wyjątkiem § 1 pkt 6, 7 i 11, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.

Załączniki do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 24 kwietnia 2013 r. (poz. 203)

Załącznik nr 1

WYKAZ SPRAW PODLEGAJĄCYCH SYMBOLIZACJI

SPRAWY CYWILNE

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

Lista pism sądowych, które mogą być wysyłane bez podpisu własnoręcznego zgodnie z § 19 ust. 4 zarządzenia

1. Wezwania.

2. Zawiadomienia.

3. Zarządzenia o zwrocie pisma w tym również pozwu i wniosku.

4. Nakazy zapłaty wydane w postępowaniu upominawczym na podstawie przepisów k.p.c.

5. Wyroki nakazowe wydane na podstawie przepisów k.p.k. i k.p.w.

6. Postanowienia niezaskarżalne środkiem odwoławczym (od których środek odwoławczy w ogóle nie przysługuje i nie przysługiwał – nie dotyczy postanowień od których środek taki przysługiwał, ale na skutek jego rozpoznania nie przysługuje już wobec wyczerpania trybu odwoławczego).

7. Pisma przewodnie przy których przesyłane są odpisy pism doręczanych przez sąd.

8. Pouczenia.