Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620 i Nr 123, poz. 835) zarządza się, co następuje:

§ 1. Na wniosek Przewodniczącego Komitetu Audytu nadaje się Komitetowi Audytu dla działu administracji rządowej - sprawiedliwość regulamin, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 18 października 2010 r. (poz. 148)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - SPRAWIEDLIWOŚĆ

Postanowienia ogólne

§ 1. Komitet Audytu, zwany dalej „Komitetem”, jest ciałem doradczym i opiniotwórczym w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego, które działa na rzecz Ministra Sprawiedliwości, zwanego dalej „Ministrem”.

Zadania Komitetu

§ 2. 1. Do zasadniczych zadań Komitetu należy w szczególności:

1) doradztwo w zakresie skuteczności zarządzania ryzykiem w dziale administracji rządowej - sprawiedliwość, zwanym dalej „działem”, m.in. poprzez dokonywanie oceny zbiorczej informacji o istotnych ryzykach przygotowywanej przez komórkę audytu oraz sygnalizowanie ujawnianych w trakcie pracy Komitetu istotnych obszarów ryzyk identyfikowanych w Ministerstwie Sprawiedliwości, zwanym dalej „Ministerstwem” i dziale;

2) dokonywanie okresowej oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie i dziale, sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz przedstawianie Ministrowi propozycji jej usprawnień, w tym informacji niezbędnych do złożenia przez Ministra oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w Ministerstwie i dziale;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i dziale oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie i dziale;

6) monitorowanie efektywności pracy komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie i dziale, z uwzględnieniem wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego oraz wyników indywidualnej pracy zatrudnionych audytorów wewnętrznych;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego;

8) przedstawianie stanowiska w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie i dziale;

9) upowszechnianie dobrych praktyk dotyczących analizy i zarządzania ryzykiem;

10) zapewnienie niezależności audytorów wewnętrznych.

2. Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierowników komórek audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz jednostek w dziale, które dotyczą bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego i wspomaga te komórki w usunięciu trudności w realizacji funkcji audytu wewnętrznego.

3. Komitet opiniuje zasady działania komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz inne zasady, procedury i wytyczne dotyczące koordynacji audytu wewnętrznego w dziale.

4. Komitet współpracuje z Ministrem Finansów w sprawach wynikających z jego zakresu zadań dotyczących koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

5. W związku z realizacją zadania, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, Przewodniczący Komitetu, zwany dalej „Przewodniczącym”, może zwrócić się do Ministra lub kierownika jednostki w dziale z umotywowanym wnioskiem o przeprowadzenie zewnętrznej oceny pracy komórki audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostki w dziale.

Skład Komitetu

§ 3. 1. Komitet składa się z sześciu osób, w tym:

1) Przewodniczącego;

2) dwóch członków zależnych;

3) trzech członków niezależnych.

2. Minister powołuje członków Komitetu na czas nieokreślony i ich odwołuje.

3. Przewodniczącego wskazuje Minister spośród osób w randze sekretarza lub podsekretarza stanu w Ministerstwie.

4. Członkiem niezależnym Komitetu może być osoba spełniająca wymogi, o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. Nr 226, poz. 1826).

5. Członkowie niezależni wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu. Wynagrodzenia członków niezależnych Komitetu są wypłacane kwartalnie na wniosek Przewodniczącego, który zawiera informacje o liczbie posiedzeń Komitetu w danym kwartale, w których uczestniczył członek niezależny Komitetu, oraz liczbie wszystkich posiedzeń Komitetu w danym kwartale. Okresem rozliczeniowym jest kwartał.

6. W przypadku odwołania członków Komitetu, Minister powołuje nowych członków w terminie 30 dni od dnia odwołania, z zastrzeżeniem ust. 7.

7. W przypadku odwołania ze składu Komitetu osoby pełniącej funkcję Przewodniczącego oraz niezależnego członka Komitetu powodującego zmniejszenie składu Komitetu poniżej wymaganej liczby, o której mowa w art. 290 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Minister niezwłocznie uzupełnia skład Komitetu.

Zadania Przewodniczącego

§ 4. 1. Przewodniczący kieruje pracami Komitetu.

2. W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Komitetu kieruje członek Komitetu, wyznaczony na piśmie przez Przewodniczącego.

3. Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:

1) ustalanie planu pracy Komitetu;

2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komitetu;

3) przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;

4) podział prac pomiędzy członków Komitetu;

5) nadzorowanie współpracy z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz z komórkami audytu wewnętrznego w dziale;

6) informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet.

Obowiązki członków Komitetu

§ 5. 1. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Przewodniczący ustala zadania dla poszczególnych członków Komitetu.

3. Członkowie Komitetu wykonują powierzone im zadania rzetelnie i obiektywnie, kierując się przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

4. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia.

Uprawnienia Komitetu

§ 6. 1. Komitet ma dostęp do wszelkiego rodzaju dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa oraz jednostek w dziale, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również prawo do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków.

2. Członkowie Komitetu mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komitetu, w szczególności do akt stałych i akt bieżących komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w dziale.

3. Dostęp do informacji, o których mowa w ust. 1 i 2, odbywa się z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Minister określa wymaganą od członków Komitetu klauzulę dostępu do informacji niejawnych. Wykaz stanowisk i prac zleconych związanych z dostępem do informacji niejawnych prowadzi komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa.

5. Członkowie Komitetu, w związku z realizacją zadań, o których mowa w § 2, są uprawnieni do:

1) odbywania spotkań z kierownikami i pracownikami Ministerstwa oraz jednostek w dziale, jak również koordynatorem kontroli zarządczej w dziale;

2) występowania do dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników jednostek w dziale o przedłożenie określonych dokumentów, informacji, planów, sprawozdań i innych materiałów - związanych z funkcjonowaniem danej komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz jednostki w dziale, w szczególności dotyczących: zarządzania ryzykiem, kontroli zarządczej, finansów i księgowości oraz audytu wewnętrznego.

6. Członkowie Komitetu podejmują działania, o których mowa w ust. 5 pkt 1, po uprzednim poinformowaniu Przewodniczącego oraz dyrektora właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownika jednostki w dziale, a w przypadku działań wymienionych w ust. 5 pkt 2 za pośrednictwem Przewodniczącego.

7. Członkowie Komitetu mają prawo do bieżącej współpracy z kierownikami komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, w tym wglądu do dokumentów audytu wewnętrznego.

8. Komitet audytu, w związku z realizacją zadań określonych w § 2, może zlecić komórce audytu wewnętrznego Ministerstwa przeprowadzenie określonych analiz, sporządzenie sprawozdań lub przedłożenie innych informacji, wskazując zakres niezbędnych informacji oraz termin ich dostarczenia.

9. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa, kierownicy jednostek w dziale oraz kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek w dziale są zobowiązani przekazywać dokumenty, informacje, dane oraz inne materiały za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub koordynatora kontroli zarządczej w dziale.

10. Członkowie niezależni Komitetu mogą przetwarzać informacje niejawne w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.¹) wyłącznie w siedzibie komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub jednostki w dziale.

11. Członkowie Komitetu informują Przewodniczącego na bieżąco o prowadzonych działaniach.

Posiedzenia Komitetu

§ 7. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał.

3. Posiedzenia Komitetu są zwoływane przez Przewodniczącego Komitetu:

1) z inicjatywy Ministra;

2) z inicjatywy własnej;

3) na umotywowany pisemny wniosek członka Komitetu.

4. W przypadku, gdy Przewodniczący nie może z jakiejkolwiek przyczyny zwołać posiedzenia, zwołuje je członek Komitetu, wyznaczony na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami Komitetu.

5. Przewodniczący jest odpowiedzialny za przygotowanie porządku obrad każdego posiedzenia Komitetu. Przewodniczący może zlecić przygotowanie odpowiednich materiałów członkowi Komitetu.

6. Zaproszenia na posiedzenia Komitetu, wraz z ustalonym przez Przewodniczącego tematem i porządkiem posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami, przekazywane są członkom Komitetu nie później niż na 7 dni przed terminem posiedzenia w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

7. W posiedzeniu Komitetu mają obowiązek uczestniczyć wszyscy jego członkowie. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu, niezwłocznie zawiadamia Przewodniczącego o braku możliwości uczestniczenia w posiedzeniu, podając powód swojej nieobecności.

8. Pracami Komitetu kieruje Przewodniczący, a w razie jego nieobecności członek Komitetu wyznaczony na piśmie przez Przewodniczącego.

9. Każdemu z członków Komitetu przysługuje prawo wnioskowania o umieszczenie określonych spraw w porządku obrad.

10. Przewodniczący może zdecydować o zdjęciu sprawy z porządku obrad, w szczególności w celu uzupełnienia wniosku lub uzyskania opinii, co podlega zaprotokołowaniu.

11. We wszystkich posiedzeniach Komitetu uczestniczy właściwy przedstawiciel komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

12. W posiedzeniach Komitetu mogą brać udział inne osoby zaproszone przez Przewodniczącego.

13. Przedstawiciel komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz osoby zaproszone na posiedzenie Komitetu uczestniczą w posiedzeniu bez prawa głosu.

14. Udział członków Komitetu w posiedzeniach jest potwierdzany własnoręcznym podpisem na liście obecności.

15. Z posiedzeń spisywany jest protokół, który zawiera w szczególności:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia;

3) porządek posiedzenia;

4) listę uczestników posiedzenia;

5) treść podjętych uchwał;

6) wyniki głosowania;

7) treść zdania odrębnego.

16. Załącznik do protokołu stanowi podpisana lista obecności uczestników posiedzenia.

17. Protokół z posiedzenia Komitetu podpisywany jest przez Przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności przez członka Komitetu wyznaczonego na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami Komitetu oraz protokolanta.

18. Protokół z posiedzenia Komitetu przekazywany jest niezwłocznie wszystkim członkom Komitetu w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz Ministrowi.

19. Obsługę kancelaryjną oraz organizacyjno-administracyjną Komitetu, w tym protokołowanie jego posiedzeń, zapewnia komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa. Protokóły z posiedzeń Komitetu oraz wszelkie inne materiały posiadane przez Komitet przechowuje w jego imieniu komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa.

Uchwały Komitetu

§ 8. 1. Komitet jest ciałem kolegialnym, które podejmuje decyzje w formie uchwał.

2. Uchwały Komitetu zapadają w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komitetu uprawnionych do głosowania, w tym Przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności członka Komitetu wyznaczonego na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami Komitetu. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności głos członka Komitetu wyznaczonego na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami Komitetu.

3. Członkowie Komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

4. Uchwały podejmowane na posiedzeniach Komitetu podpisują wszyscy członkowie Komitetu uprawnieni do głosowania.

5. Członek Komitetu ma prawo zgłosić zdanie odrębne do uchwały, które podlega zaprotokołowaniu.

6. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w drodze indywidualnego zbierania głosów.

7. Rozpatrzenie sprawy w trybie, o którym mowa w ust. 6, nie jest możliwe, jeżeli choć jeden z członków Komitetu nie wyraził na to zgody.

8. Uchwała jest przyjęta w trybie obiegowym, jeżeli pod tekstem uchwały złożyła podpisy co najmniej połowa członków Komitetu, w tym Przewodniczący lub członek Komitetu wyznaczony na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami Komitetu, zaś pozostali członkowie Komitetu potwierdzili zapoznanie się z tekstem uchwały.

9. Uchwały przyjęte w trybie obiegowym dołączane są do protokołu z najbliższego posiedzenia Komitetu.

10. Uchwały doręczane są niezwłocznie wszystkim członkom Komitetu w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz Ministrowi.

Współpraca audytora wewnętrznego z Komitetem

§ 9. 1. Komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa przygotowuje zbiorcze informacje o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej, proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej oraz prowadzi inne działania mające na celu wsparcie Komitetu.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa ma bezpośredni i nieograniczony dostęp do wyznaczonego przez Przewodniczącego członka Komitetu.

3. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek w dziale utrzymują kontakt z Komitetem za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

4. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, mają prawo do indywidualnych spotkań z członkami Komitetu bez udziału odpowiednio Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierownika jednostki w dziale. Przewodniczący wyznacza członka Komitetu do udziału we wnioskowanym przez kierownika komórki audytu wewnętrznego spotkaniu, określając jego miejsce i termin.

Rozwiązanie stosunku pracy albo zmiana warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego

§ 10. 1. W sprawach dotyczących wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego Komitet działa z własnej inicjatywy lub na pisemny wniosek odpowiednio: Dyrektora Generalnego Ministerstwa, kierowników jednostek w dziale lub kierownika komórki audytu wewnętrznego, którego sprawa dotyczy.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu Komitetu przypadającym po jego złożeniu.

3. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, prowadzi się z udziałem zainteresowanych kierowników komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, i odpowiednio: Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz właściwych kierowników jednostek w dziale, zapewniając tym osobom możliwość swobodnego wyrażania opinii lub przedstawiania stanowiska w sprawie.

4. Członkowie Komitetu przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w ust. 1, składają na ręce Przewodniczącego oświadczenie, że nie są narażeni na konflikt interesów. Jeżeli uczestniczenie członka Komitetu w sprawach, o których mowa w ust. 1, powoduje konflikt interesów, Przewodniczący wyłącza go z głosowania.

5. Podejmując decyzję w sprawach, o których mowa w ust. 1, Komitet bierze pod uwagę w szczególności opinię lub stanowisko, o których mowa w ust. 3, oraz oceny okresowe, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6, a także inne dokumenty oceniające pracę kierowników komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale pozostające w dyspozycji odpowiednio: Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierowników jednostek w dziale.

6. Stanowisko Komitetu wyraża się w formie uchwały podjętej na posiedzeniu w trybie, o którym mowa w § 8 ust. 2-5.

Współpraca Departamentu Budżetu i Inwestycji, pełniącego funkcję koordynatora kontroli zarządczej w dziale z Komitetem

§ 11. 1. Do zadań Departamentu Budżetu i Inwestycji, który pełni funkcję koordynatora kontroli zarządczej w dziale, w ramach współpracy z Komitetem należy w szczególności:

1) upowszechnianie wśród jednostek w dziale standardów kontroli zarządczej oraz procedur i wytycznych w tym zakresie;

2) wnioskowanie i przygotowanie projektów zmian wytycznych;

3) przedstawianie Komitetowi opracowanych we współpracy z komórkami merytorycznymi Ministerstwa oraz jednostkami podległymi Ministrowi projektów Planu działalności dla działu, w oparciu o cele resortowe wynikające z dokumentów o charakterze strategicznym oraz o cele, zadania i mierniki zawarte w opracowywanych w Departamencie Budżetu i Inwestycji - Wieloletnim Planie Finansowym Państwa oraz budżecie w układzie zadaniowym dla części 15 „Sądy powszechne” i części 37 „Sprawiedliwość”,

4) przedstawianie sporządzonego zbiorczego sprawozdania z wykonania Planu działalności dla działu, na podstawie przedkładanych przez jednostki podległe Ministrowi jednostkowych sprawozdań z wykonania Planów działalności;

5) przedkładanie Komitetowi rocznych oraz kwartalnych informacji o wykonaniu wydatków w układzie zadaniowym w części 15 „Sądy powszechne” i części 37 „Sprawiedliwość”, na podstawie informacji z jednostek podległych Ministrowi;

6) sygnalizowanie ryzyk związanych z realizacją celów i zadań ujętych w zadaniowym planie wydatków, w ramach kwartalnych informacji o wykonaniu wydatków w układzie zadaniowym, na podstawie osiąganych wartości mierników stopnia realizacji poszczególnych celów;

7) przedkładanie wyników kontroli wykonania budżetu państwa w części 15 „Sądy powszechne” i części 37 „Sprawiedliwość” przeprowadzanej przez Najwyższą Izbę Kontroli, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z planowaniem i realizacją budżetu zadaniowego, jak również informacji z monitoringu realizacji celów i zadań ujętych w zadaniowym planie wydatków - na potrzeby sporządzenia przez Ministra oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w dziale.

2. Departament, o którym mowa w ust. 1, ma bezpośredni i nieograniczony dostęp do członków Komitetu.

Współpraca Biura Ministra, pełniącego funkcję koordynatora kontroli zarządczej w dziale w sprawach zleconych przez Ministra Sprawiedliwości z Komitetem

§ 12. Biuro Ministra, które pełni funkcję koordynatora kontroli zarządczej w dziale w sprawach zleconych przez Ministra Sprawiedliwości, współpracuje z Komitetem w tym zakresie.

Sprawozdawczość

§ 13. 1. Projekt sprawozdania Komitetu z realizacji zadań w roku poprzednim przygotowuje Przewodniczący.

2. Komitet składa do końca lutego każdego roku, podpisane przez Przewodniczącego, sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim Ministrowi oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów. Sprawozdanie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

Samoocena działania Komitetu

§ 14. Komitet raz w roku dokonuje samooceny w świetle niniejszego Regulaminu, biorąc pod uwagę skład Komitetu, efektywność podejmowanych działań oraz to, czy wiedza i doświadczenie członków pozwala mu na profesjonalne wykonywanie zadań. Wyniki dokonanej samooceny oraz sformułowanych na jej podstawie usprawnień Przewodniczący przekazuje Ministrowi.

¹ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r. Nr 178, poz. 1375.