Na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2008 r. Nr 7, poz. 39 oraz z 2009 r. Nr 1, poz. 4, Nr 26 poz. 156 i 157, Nr 56, poz. 459 i Nr 178, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 marca 2009 r. w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 4, poz. 14, Nr 5, poz. 19, Nr 6, poz. 24 i Nr 10, poz. 102 i 103) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 8 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Kierownik sekretariatu Prokuratury Krajowej oraz pozostali pracownicy sekretariatu, a także inspektor do spraw biurowości podlegają Dyrektorowi Biura Prokuratora Krajowego.”;

2) w § 13 pkt 17 otrzymuje brzmienie:

„17) Wykonywanie czynności związanych z pilotażowym wdrożeniem Systemu Informatycznego Prokuratury, a następnie jego wdrożeniem w jednostkach organizacyjnych prokuratury, a także czynności związanych z digitalizacją akt prowadzonych postępowań,”;

3) w § 80 ust. 11 otrzymuje brzmienie:

„11. Sprawy zarejestrowane w rejestrach „Ko”, „Ko/kw” i „ko/kks” zakreśla się z datą skierowania do organów właściwych do ich rozpoznania lub zakończenia czynności procesowych będących podstawą wpisu do tych urządzeń.”;

4) po § 217 dodaje się Część VIa w brzmieniu:

„WARUNKI I ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH W SYSTEMIE DIGITALIZACJI AKT

§ 217a. 1. W powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury wprowadza się system informatyczny służący do digitalizacji akt prowadzonych postępowań oraz do przetwarzania w formie zapisu elektronicznego danych w nich zgromadzonych przy użyciu funkcji przewidzianych w tym systemie.

2. Decyzję o poddaniu akt danej sprawy digitalizacji podejmuje kierownik jednostki bądź upoważniony przez niego naczelnik wydziału.

3. W systemie informatycznym, o którym mowa w ust. 1, nie przetwarza się informacji niejawnych w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 217b. Użyte w części VIa zarządzenia sformułowania oznaczają:

1) digitalizacja - konwertowanie dokumentów papierowych do postaci elektronicznej,

2) system digitalizacji akt - system informatyczny „Sydig” służący do digitalizacji akt postępowań prowadzonych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury oraz do przetwarzania w formie elektronicznej danych w nich zgromadzonych,

3) repozytorium elektroniczne - baza danych systemu digitalizacji akt,

4) wdrożenie systemu digitalizacji akt - podjęcie czynności związanych z digitalizacją akt oraz przetwarzaniem danych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury z wykorzystaniem systemu informatycznego „Sydig”.

§ 217c. W repozytorium elektronicznym można przetwarzać również dane w formie plików cyfrowych, wytworzonych za pomocą innych systemów informatycznych lub urządzeń elektronicznych, pozostające w związku z prowadzonym postępowaniem, a w szczególności: zawartość nośników lub urządzeń stanowiących dowody rzeczowe, zapisy utrwalające przebieg czynności procesowych oraz zawartość innych nośników załączonych do akt postępowania, prowadzonych w formie określonej w § 43 ust. 1 zarządzenia.

§ 217d. 1. Dokument z akt sprawy prowadzonych w formie określonej w § 43 ust. 1 zarządzenia należy digitalizować ponownie wówczas, gdy zmianie uległa jego treść, w szczególności w przypadkach, o których mowa w art. 151 § 2 k.p.k.

2. Konieczność ponownej digitalizacji nie zachodzi, gdy:

1) sprawy zostały połączone lub z innych przyczyn nastąpiło ponowne ponumerowanie akt postępowania,

2) wyłączono do odrębnego postępowania przygotowawczego materiały dotyczące niektórych osób lub czynów będących przedmiotem postępowania.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, aktualizacja danych realizowana jest za pomocą odpowiednich funkcji systemu digitalizacji akt.

4. Do przekazanych akt sprawy lub wyłączonych materiałów do dalszego prowadzenia postępowania innej jednostce prokuratury dołącza się również pliki elektroniczne, jeżeli zostały wytworzone. Przepis art. 200 ust. 3 zarządzenia stosuje się odpowiednio.

5. Po wyłączeniu i przekazaniu akt bądź materiałów do innej jednostki prokuratury w sytuacji, o której mowa w ust. 4, należy usunąć zapis w repozytorium elektronicznym. Usunięcie zapisu może nastąpić po otrzymaniu informacji o przejęciu sprawy bądź przekazanych materiałów przez inną jednostkę.

§ 217e. 1. Wydruk kopii dokumentu z systemu digitalizacji akt, oprócz oznaczenia jednostki prokuratury, z której pochodzi, oraz osoby, przez którą został wykonany, zawiera umieszczoną przez system informację o sygnaturze akt sprawy, ze wskazaniem tomu i numerów kart w aktach głównych, prowadzonych w formie określonej w § 43 ust. 1 zarządzenia.

2. Po wdrożeniu systemu digitalizacji akt, kopie dokumentów, odpowiadające warunkom określonym w ust. 1 mogą zastępować kserokopie, o których mowa w zarządzeniu.

§ 217f. 1. Wdrożenie systemu digitalizacji akt w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury zarządza Prokurator Krajowy.

2. Tryb i zasady wdrażania systemu digitalizacji akt w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury określa Prokurator Krajowy w drodze zarządzenia.

§ 217g. Kierownik jednostki organizacyjnej prokuratury określa w drodze zarządzenia szczegółowe zasady organizacji pracy i bezpieczeństwa w systemie digitalizacji akt.

§ 217h. W kwestiach nieuregulowanych w części VI a stosuje się odpowiednio przepisy części VI zarządzenia.”.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 r.