Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2002 r. Nr 21, poz. 206, z późn. zm.¹) zarządza się, co następuje:

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Biurze Lustracyjnym – należy przez to rozumieć Biuro Lustracyjne Instytutu Pamięci Narodowej;

2) oddziałowym biurze lustracyjnym – należy przez to rozumieć oddziałowe biuro lustracyjne Instytutu Pamięci Narodowej;

3) biurze lustracyjnym – należy przez to rozumieć Biuro Lustracyjne oraz oddziałowe biura lustracyjne Instytutu Pamięci Narodowej;

4) sekretariacie – należy przez to rozumieć sekcję sekretariatu lub wyznaczonych pracowników sekretarskiej obsługi ogólnej Instytutu Pamięci Narodowej;

5) kierowniku sekretariatu – należy przez to rozumieć kierownika sekcji lub kierownika jednostki organizacyjnej;

6) postępowaniu bez bliższego określenia lub o postępowaniu, mającym na celu przygotowywanie postępowań lustracyjnych – należy przez to rozumieć czynności, o których mowa w art. 52a pkt 3 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz. 424, Nr 83, poz. 561 i Nr 85, poz. 571);

7) ustawie lustracyjnej – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2007 r., Nr 63, poz. 425, Nr 83, poz. 561 i Nr 85, poz. 571);

8) k.p.k. – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.²).

§ 3.W Biurze Lustracyjnym oraz w każdym oddziałowym biurze lustracyjnym działa sekretariat do wykonywania prac kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w sprawach załatwianych przez prokuratorów w ramach ich ustawowych kompetencji, związanych z przygotowaniem postępowań lustracyjnych.

§ 4.W sprawach nieuregulowanych w zarządzeniu stosuje się odpowiednio przepisy zarządzenia Ministra Sprawiedliwości wydanego na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze, dotyczące obsługi postępowań przygotowawczych.

§ 6.1. W skład sekretariatów wchodzą następujące agendy: biuro podawcze, hala maszyn, składnica dowodów rzeczowych, archiwum zakładowe oraz biblioteka.

2. W oddziałowych biurach lustracyjnych, w których wielkość jednostek i wpływ spraw to uzasadnia, mogą być tworzone samodzielne stanowiska pracy.

3. Dyrektor Biura Lustracyjnego, po zasięgnięciu opinii właściwych naczelników oddziałowych biur lustracyjnych, może zarządzić, aby agendy, o których mowa w ust. 1, prowadzone były łącznie dla Biura Lustracyjnego i oddziałowych biur lustracyjnych.

4. W przypadku łącznego prowadzenia agend, o których mowa w ust. 1, dla biur lustracyjnych różnych szczebli, nadzór nad prawidłowością dokonywanych w nich czynności sprawuje kierownik sekretariatu jednostki nadrzędnej, a dla agend równorzędnych jednostek – wyznaczony przez Dyrektora Biura Lustracyjnego kierownik sekretariatu jednej z tych jednostek.

§ 7.Kierownik sekretariatu biura lustracyjnego oraz pozostali pracownicy sekretariatu, a także inspektor do spraw biurowości i statystyki w biurze lustracyjnym podlegają Dyrektorowi Biura Lustracyjnego lub naczelnikowi oddziałowego biura lustracyjnego.

§ 8.1. Kierownik sekretariatu kieruje – w zakresie wskazanym w § 10 i 11 – całością prac sekretariatu jednostki organizacyjnej, sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością ich wykonywania, jest zwierzchnikiem zatrudnionych w nim pracowników i zgodnie z zarządzeniem o podziale czynności przysługują mu uprawnienia przełożonego.

2. Na polecenie przełożonego kierownik sekretariatu sprawuje nadzór: nad składnicami dowodów rzeczowych, prowadzonymi przez wyznaczonych pracowników sekretariatu.

§ 10.W szczególności do zadań sekretariatu należy:

1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych przez prokuratorów dokumentów procesowych i innych pism oraz ich ewidencjonowanie i rejestrowanie;

2) prowadzenie repertoriów, rejestrów, wykazów kontrolnych i innych niezbędnych urządzeń ewidencyjnych oraz wpisywanie w nich aktualnych danych dotyczących biegu spraw i sposobu ich merytorycznego zakończenia;

3) prowadzenie korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów z zakresu administracji kierownika jednostki;

4) prowadzenie terminarzy wznowień zapewniających podejmowanie przez prokuratorów decyzji procesowych lub innych czynności w terminach przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów;

5) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów;

6) protokołowanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów;

7) wykonywanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów;

8) sporządzanie wezwań i zawiadomień oraz informowanie stron o terminach czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów;

9) udostępnianie akt spraw, umożliwianie sporządzenia z nich odpisów i kserokopii oraz sporządzanie i wydawanie – za zgodą prokuratora prowadzącego postępowanie – odpłatnie uwierzytelnionych odpisów dokumentów lub kserokopii;

10) sporządzanie zestawienia opłat i wydatków w postępowaniu w oparciu o rachunki, faktury i inne dokumenty zawarte w aktach sprawy, przy uwzględnieniu innych kosztów postępowania wymienionych w aktach prawnych dotyczących takich kosztów;

11) porządkowanie materiału aktowego, zszywanie akt głównych i podręcznych zakończonych postępowań, z uwzględnieniem wymogów w zakresie załączania materiałów do właściwych akt, ich numerowanie i umieszczanie odpowiednich adnotacji na okładkach;

12) prowadzenie ewidencji dowodów rzeczowych, przyjmowanie ich i przechowywanie w biurze lustracyjnym oraz przekazywanie, zgodnie z decyzją prokuratora, do dyspozycji właściwych organów i uprawnionych osób;

13) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, prowadzenie archiwum zakładowego, sporządzanie dokumentacji związanej z przekazywaniem akt do archiwum państwowego oraz przygotowywanie wniosków o zezwolenie na zniszczenie akt i materiałów niearchiwalnych po upływie okresu ich przechowywania w biurze lustracyjnym;

14) wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem niezbędnych w pracy biura lustracyjnego materiałów piśmiennych, druków, repertoriów, rejestrów i formularzy urzędowych oraz sprawdzanie, czy są one zgodne z obowiązującymi wykazami i wzorami;

15) wykonywanie innych czynności na polecenie kierownika jednostki lub uprawnionego prokuratora.

§ 11.1. Pracownicy sekretariatu wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności, określonym w zarządzaniu kierownika jednostki. Projekt tego zarządzenia sporządza kierownik sekretariatu biura lustracyjnego odpowiedniego szczebla i przedstawia Dyrektorowi Biura Lustracyjnego lub naczelnikowi oddziałowego biura lustracyjnego.

2. W zarządzeniu o podziale czynności wymienia się uprawnienia poszczególnych pracowników sekretariatu do podpisywania korespondencji wychodzącej z biura lustracyjnego oraz zakres udzielania przez nich informacji stronom procesowym o sprawach zawisłych w biurze lustracyjnym.

3. Na pracownikach sekretariatu spoczywa obowiązek niezwłocznego wykonywania zarządzeń i poleceń prokuratora wydanych na piśmie oraz umieszczania pod tekstem takiej decyzji zapisu „wykonano”, opatrzonego imienną pieczątką lub czytelnym podpisem pracownika i datą.

§ 13.1. Przeglądanie akt sprawy w toku postępowania, sporządzanie z nich odpisów i kserokopii przez osoby uprawnione (art. 156 § 5 k.p.k.) odbywa się w sekretariatach pod kontrolą wyznaczonego pracownika, przy czym informację o skorzystaniu z wymienionych w tym przepisie uprawnień, w określonym czasie i przez wskazane osoby, pracownik ten odnotowuje na drugiej stronie okładki akt podręcznych.

2. Przed udostępnieniem akt sprawy do wglądu należy sprawdzić tożsamość osoby uprawnionej.

§ 14.1. Przed skierowaniem sprawy do sądu z wnioskiem o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub ze stanowiskiem, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej, sporządza się zestawienie opłat i innych wydatków poniesionych w związku z przygotowaniem postępowania lustracyjnego, którego oryginał załącza się do akt głównych, a jego kserokopię do akt podręcznych sprawy, sprawdzając przy tym, czy do akt głównych dołączone zostały wszystkie dokumenty dotyczące kosztów.

2. Dokumenty dotyczące opłat i wydatków otrzymane po skierowaniu akt sprawy do sądu przesyła się sądowi w ślad za sprawą, po zatwierdzeniu wynikających z nich należności przez prokuratora i po uregulowaniu tych należności.

§ 15.Wysyłając do sądu akta sprawy, w przypadkach określonych w § 14 ust. 1, sekretariat wykonuje czynności polegające na ustaleniu, czy:

1) w aktach podręcznych nie pozostawiono dokumentów, które należało dołączyć do akt głównych;

2) prokurator wydał postanowienie w odniesieniu do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie.

§ 17.Przekazywanie korespondencji między komórkami organizacyjnymi tej samej jednostki odbywa się na podstawie dekretacji przekazującego, bez pism przewodnich.

§ 18.1. W piśmie wysyłanym przez biuro lustracyjne podaje się nazwę biura, sygnaturę akt sprawy, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie stanowiska służbowego i imienia może być zastąpione odpowiednim skrótem.

2. W nagłówku pisma podaje się – w miarę potrzeby – określenie przedmiotu sprawy.

3. W odpowiedzi na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

4. Jeżeli sprawa, której dotyczy pismo, pozostaje w ewidencji innego organu uprawnionego do prowadzenia postępowań na podstawie ustawy, należy również wskazać numer sprawy w tej ewidencji.

5. Pod tekstem pisma, z lewej strony należy podać liczbę załączników, jeżeli się je załącza. Na oryginale i na kopii pisma należy ponadto umieścić inicjały imienia i nazwiska autora pisma oraz osoby sporządzającej maszynopis.

§ 19.1. Pieczęć urzędową – okrągłą – odciska się:

1) na postanowieniach prokuratora: o zatrzymaniu rzeczy i o przeszukaniu;

2) w sprawach osobowych – na legitymacjach służbowych, świadectwach pracy oraz innych dokumentach dotyczących stosunku pracy.

2. O potrzebie odciśnięcia pieczęci urzędowej okrągłej na innych dokumentach decyduje kierownik jednostki.

3. W przypadku wydawania uwierzytelnionych odpisów dokumentów pieczęć urzędową okrągłą odciskać należy na każdej stronie uwierzytelnianego odpisu i poświadczać zgodność tej strony z oryginałem.

4. Odcisk pieczęci urzędowej okrągłej umieszcza się na pismach uprzednio podpisanych przez osobę upoważnioną, po lewej stronie podpisu.

§ 20.1. Pracownicy sekretariatu otwierają wpływające do prokuratury przesyłki urzędowe, z wyjątkiem przesyłek oznaczonych klauzulą: „Ściśle tajne”. „Tajne”, „Poufne” i „Zastrzeżone”, a także przesyłek adresowanych imiennie oraz z napisem „do rąk własnych”.

2. O otwarciu przesyłki urzędowej adresowanej imiennie lub „do rąk własnych”, przeznaczonej dla osoby nieobecnej w pracy, decyduje kierownik jednostki.

3. Zasady postępowania z przesyłkami urzędowymi oznaczonymi klauzulą: „Ściśle tajne”, „Tajne”, „Poufne” i „Zastrzeżone” regulują przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r., o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r., Nr 196 poz. 1631, z późn. zm.³) oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze.

§ 21.1. Na każdym piśmie wpływającym do biura lustracyjnego umieszcza się adnotację (prezentatę) zawierającą nazwę biura, datę otrzymania pisma i liczbę załączników oraz imienną pieczątkę lub czytelny podpis pracownika sekretariatu przyjmującego pismo.

2. Jeżeli otwarcie przesyłki jest wyłączone z kompetencji sekretariatu adnotację, o której mowa w ust. 1, umieszcza się na adresowanej stronie opakowania, nie naruszając stempla pocztowego.

3. W przypadku korespondencji oznaczonej klauzulą tajności adnotację (prezentatę) umieszcza się na zewnętrznej kopercie.

4. Na żądanie osoby składającej pismo pracownik sekretariatu wydaje pokwitowanie lub potwierdza na kopii odbiór pisma, podając datę przyjęcia oraz odciska stempel z nazwą biura lustracyjnego i składa podpis.

§ 22.1. Akta główne i podręczne spraw zarejestrowanych w repertorium „Ppl” oraz akta sądowe i akta administracyjne wpisuje się do wykazu „Dor” i doręcza właściwiej komórce organizacyjnej za pokwitowaniem w tym wykazie. Pozostałe przesyłki doręcza się bez pokwitowania właściwym pracownikom.

2. Pisma i przesyłki powinny być doręczone adresatowi w dniu ich wpływu, a najpóźniej w godzinach rannych dnia następnego.

§ 23.1. Przy pismach wpływających za pośrednictwem poczty koperty pozostawia się tylko dla udokumentowania zachowania terminu. Jeżeli w kopercie przesłano kilka pism (akt), kopertę dołącza się do jednego z tych pism (akt).

2. Prokurator prowadzący sprawę decyduje, czy koperta stanowi dowód mający znaczenie dla toczącego się postępowania i podlega włączeniu do akt sprawy.

§ 24.1. Akta spraw, wnioski o wszczęcie postępowania lustracyjnego, stanowiska, o których mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej, zarządzenia, wytyczne, polecenia o charakterze ogólnym, kasacje, apelacje, zażalenia, sprzeciwy, skargi do sądu administracyjnego, wystąpienia, dokumenty osobiste i inne pisma wskazane przez ich autora jako ważne, jeżeli nie są doręczane przez pracownika biura lustracyjnego – przesyła się listami poleconymi ze zwrotnym pokwitowaniem odbioru.

2. Akta spraw kierowanych do miejscowego sądu z wnioskami o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub ze stanowiskiem, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej, doręcza się za pokwitowaniem na odpisach pism przewodnich.

3. Dowody rzeczowe wartościowe przekazuje się przez uprawnionego pracownika i przy zapewnieniu niezbędnych środków ostrożności. Inne dowody rzeczowe przekazuje się przez pracownika obsługi lub przesyła za pośrednictwem poczty, przesyłką poleconą za zwrotnym pokwitowaniem odbioru.

4. Wezwania, zawiadomienia przesyła się jako przesyłki polecone za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, a pozostałe pisma doręczane przez pocztę – jako przesyłki listowe polecone, na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108, poz. 1022).

§ 25.Przekazywanie akt i dokumentów pomiędzy wydziałami i działami mającymi odrębne sekretariaty oraz innymi wydzielonymi komórkami organizacyjnymi w biurach lustracyjnych odbywa się za pokwitowaniem w wykazie kontrolnym „E”. Pozostałą korespondencję przekazuje się pomiędzy wydziałami i działami oraz innymi komórkami organizacyjnymi bez pokwitowania.

§ 27.1. Sygnatura akt prokuratora składa się z oznaczenia literowego repertorium lub rejestru, do którego sprawa została wpisana, oznaczenia kolejnego numeru sprawy oraz dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone (np. „Ppl” 288/07).

2. Na okładkach akt podręcznych sprawy zarejestrowanej w repertorium „Ppl” umieszcza się ponadto obok sygnatury akt symbol, którym oznaczono sprawę w tym repertorium.

§ 28.1. Na okładkach akt podręcznych spraw, poza oznaczeniem sprawy, umieszcza się w sposób trwały napisy:

1) „Drz” – gdy zabezpieczone w sprawie przedmioty wpisano do rejestru dowodów rzeczowych;

2) „Postępowanie zawieszono” (art. 22 § 1 k.p.k.) – gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania;

3) ewentualnie inne, gdy przyczynią się do sprawniejszego obiegu akt.

2. Napisy na okładkach akt sprawy należy uaktualniać w miarę zachodzących zmian w toczącym się postępowaniu.

§ 29.Karty w aktach sprawy powinny być ponumerowane i zszyte, zwłaszcza po zakończeniu postępowania w sprawie lub gdy wysyła się akta z biura lustracyjnego. Na trzeciej stronie okładki akt pracownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart w aktach, składając swój podpis i wskazując datę czynności.

§ 30.Dokumenty i pisma, o których z góry wiadomo, że po zakończeniu postępowania nie pozostaną w aktach sprawy, powinny być umieszczone w kopercie wszytej do akt, na której oznacza się jej zawartość.

§ 31.1. O wydaniu z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów dokumentów, wypisów, zaświadczeń i innych pism należy uczynić wzmiankę w odrębnych notatkach urzędowych, załączonych do akt podręcznych lub na drugiej stronie okładki tych akt, podając imię i nazwisko oraz serię i numer dowodu tożsamości osoby odbierającej lub nazwę i numer innego dokumentu okazanego przez taką osobę, a także datę ich odbioru.

2. Osoba otrzymująca uwierzytelniony odpis dokumentu lub innego pisma potwierdza ich odbiór swoim podpisem umieszczonym pod adnotacją pracownika sekretariatu o ich wydaniu.

3. Na wydanych uwierzytelnionych odpisach dokumentów należy zaznaczyć, w aktach jakich spraw znajdują się oryginały.

§ 32.1. Jeden tom akt sprawy nie może zawierać więcej niż 200 kart. Odstąpienie od tej zasady możliwe jest tylko w razie konieczności.

2. W przypadku gdy pisma w aktach sprawy układane są w porządku chronologicznym, kolejne tomy akt, oznaczone numeracją rzymską, zachowują ciągłość numeracji akt. W innych przypadkach o porządku numeracji decyduje prokurator prowadzący postępowanie.

3. Kompletowanie, numerowanie oraz rejestrowanie akt niejawnych regulują akty wykonawcze wydane na podstawie ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 33.1. Dla spraw zarejestrowanych w repertorium „Ppl” zakłada się akta główne i akta podręczne.

2. W aktach głównych spraw zarejestrowanych w repertorium „Ppl” zakłada się kartę przeglądową zawierającą spis zawartych w nich dokumentów. Jeżeli akta zawierają więcej tomów, kartę przeglądową zakłada się dla każdego z nich.

3. W aktach podręcznych spraw, o których mowa w ust. 2, zamieszcza się wykaz stron procesowych i innych uczestników postępowania, z podaniem ich imion i nazwisk oraz adresów i adresata dla doręczeń w kraju, a także ze wskazaniem tomu i numerów kart w aktach głównych sprawy, na których znajdują się te dane.

4. Akta podręczne wykorzystywane są przez prokuratora w postępowaniu sądowym, a także dla celów kontrolnych.

§ 34.1. Akta podręczne spraw zarejestrowanych w repertorium „PpI” powinny zawierać odpisy: postanowień wydanych w toku postępowania, wniosku o wszczęcie postępowania lustracyjnego, protokołów jawnych czynności procesowych, stanowiska, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej, środków odwoławczych, dokumentów dotyczących dowodów rzeczowych i pism kierowanych w toku postępowania.

2. Akta podręczne winny także zawierać kserokopię zestawienia opłat i innych wydatków, o których mowa w § 14 ust. 1.

3. Zamiast załączania niektórych odpisów dokumentów wymienionych w ust. 1 można ich treść odnotować na trzeciej stronie okładki akt podręcznych, jeżeli okaże się to wystarczające dla potrzeb prokuratora.

§ 35.W aktach podręcznych spraw zarejestrowanych w repertorium „Ppl”, zamieszcza się wykaz z danymi osoby lustrowanej, obrońcy, świadków i innych uczestników postępowania oraz osób uprawnionych do odbioru pism, z podaniem ich imion i nazwisk oraz adresów dla doręczeń, a także ze wskazaniem numerów kart w aktach głównych sprawy, na których znajdują się te dane.

§ 36.Akta znajdujące się w biurze lustracyjnym powinny być posegregowane przez pracownika sekretariatu według rodzaju spraw, stadiów postępowania i ułożone kolejno według numerów ich sygnatur.

§ 39.Do repertoriów „Ppl” należy wpisywać:

1) postępowania prowadzone w związku z powstaniem wątpliwości, co do prawdziwości oświadczenia lustracyjnego;

2) postępowania poprzedzające zajęcie stanowiska, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej;

3) sprawy przejęte z Biura Lustracyjnego bądź z innego oddziałowego biura lustracyjnego.

§ 40.1. Sprawa wpisana do repertorium „Ppl” prowadzona jest do jej zakończenia pod tą samą sygnaturą.

2. Sprawę przejętą z innego biura lustracyjnego wpisuje się do repertorium „Ppl” tylko wówczas, gdy prowadzone w niej postępowanie pozostaje w toku lub dokonywane są dalsze czynności procesowe po jego zakończeniu. W przeciwnym wypadku wpisuje się ją do rejestru „Ko”, z uwzględnieniem odpowiedniego okresu przechowywania akt sprawy w archiwum zakładowym.

§ 41.Do rejestru „Ko” wpisuje się pisma, wnioski, podania i inne materiały w sprawach, które nie podlegają rejestracji w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych, w tym:

– wnioski o pomoc prokuratorską („Kpp”),

– pisma i wnioski w przedmiocie przekazania sprawy Biuru Lustracyjnemu bądź innemu oddziałowemu biuru lustracyjnemu,

– pisma anonimowe pozostawione bez biegu lub przekazywane właściwym organom,

– pisma procesowe w innych sprawach, w których prokurator nie jest zobowiązany do podejmowania czynności,

– pisma i zawiadomienia przekazywane bezzwłocznie do Biura Lustracyjnego bądź do innego oddziałowego biura lustracyjnego.

§ 42.W rejestrze „Ip” – dla wniosków o udostępnienie informacji publicznej rejestruje się przesłane do biura lustracyjnego wnioski o udzielenie informacji w trybie przewidzianym w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.⁴).

§ 43.Do spraw nowych, poza wpływającymi po raz pierwszy, zalicza się:

– sprawy wyłączone ze spraw wcześniej zarejestrowanych,

– sprawy, które uprzednio były zakończone, a następnie z jakichkolwiek powodów powinny być ponownie prowadzone.

§ 44.1. Jako zakończone zakreśla się w repertorium lub rejestrze sprawy, w których:

a) skierowano do sądu: wniosek o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub stanowisko, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej,

b) zakończono postępowanie ustalając, iż brak jest podstaw do złożenia wniosku, o którym mowa w pkt. a,

c) zawieszono postępowanie,

d) postępowanie przekazano do prowadzenia do Biura Lustracyjnego bądź do innego oddziałowego biura lustracyjnego.

2. Zakreślenie sprawy w repertorium jako zakończonej, skierowanej do sądu następuje z datą pokwitowania przez sąd przyjęcia takiej sprawy lub datą nadania jej w urzędzie pocztowym.

3. Zakreślenie sprawy w repertorium lub rejestrze jako zakończonej, przekazanej do Biura Lustracyjnego bądź do innego oddziałowego biura lustracyjnego celem dalszego prowadzenia postępowania, następuje z datą zawiadomienia o przyjęciu jej przez tę jednostkę lub z datą rozstrzygnięcia sporu kompetencyjnego przez prokuratora nadrzędnego.

4. W przypadku stwierdzenia braku podstaw do skierowania wniosku o wszczęcie postępowania lustracyjnego zakreślenie sprawy jako zakończonej następuje z datą podpisania przez prokuratora powiadomienia, o którym mowa w art. 52e ust. 4 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

5. Wykonanie wszystkich czynności kancelaryjnych związanych z powiadomieniem, o którym mowa w ust. 4, w tym przesłanie go osobie, której dotyczy, jej obrońcy oraz innym osobom uprawnionym, wskazanym w zarządzeniu prokuratora o doręczeniu, powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty podpisania powiadomienia.

§ 45.1. Sprawę do rejestru „Ppl/N”, niezależnie od rodzaju nadzoru sprawowanego przez prokuratora nadrzędnego, wpisuje się tylko raz.

2. Sprawy wpisane do rejestru „Ppl/N” w związku ze sprawowanym przez prokuratora nadrzędnego nadzorem służbowym lub procesowym zakreśla się z datą otrzymania informacji:

1) o zakończeniu postępowania i skierowaniu do sądu akt z wnioskiem o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub stanowiska, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej;

2) o stwierdzeniu, iż brak jest podstaw do złożenia wniosku o wszczęcie postępowania lustracyjnego i powiadomieniu o tym osoby, której to dotyczy;

3) o uprawomocnieniu się postanowienia o zawieszeniu postępowania w sprawie nadzorowanej.

§ 47.1. Dowody rzeczowe wymienione w § 46 przyjmuje się za pokwitowaniem odbioru. W pokwitowaniu odbioru wymienia się: oznaczenie sprawy, nazwisko i imię osoby, której dotyczą oraz wskazuje dokładny opis przedmiotów, a także numer pozycji rejestru „Drz” pod jakim zostały wpisane. Pokwitowanie podpisują przekazujący i przyjmujący te przedmioty.

2. Pokwitowanie odbioru sporządza się w trzech egzemplarzach, jeżeli dotyczy przedmiotów wartościowych lub dowodów z dokumentów (w tym – jeden przeznaczony do umieszczenia wewnątrz opakowania przedmiotów, drugi – doręcza się przekazującemu przedmioty, trzeci – dołącza się do akt głównych).

3. Odbiór dowodów rzeczowych może być dokonany na sporządzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do przeprowadzenia czynności wykazach, jeżeli odpowiadają one warunkom określonym w ust. 1 i 2.

§ 48.Na opakowaniu przedmiotów przechowywanych w biurze lustracyjnym oznacza się jego nazwę, sygnaturę akt sprawy oraz pozycję rejestru „Drz”.

§ 49.1. Przedmioty stanowiące dowody rzeczowe mogą być przechowywane w aktach sprawy we wszytej do akt kopercie, jeżeli ich rodzaj, rozmiar i wartość oraz znaczenie dla sprawy na to pozwalają.

2. Przy przesyłaniu akt sprawy innemu biuru lustracyjnemu przedmioty wymienione w ust. 1 mogą być na podstawie zarządzenia prokuratora wyłączone z akt, a następnie załączone do akt po ich zwrocie.

§ 50.Przedmioty uznane za dowody rzeczowe i wpisane do rejestru „Drz”, przekazuje się i wydaje odpowiednim organom lub uprawnionym osobom tylko na podstawie postanowienia prokuratora i we wskazanym przez niego terminie.

§ 51.1. Zakreślenie sprawy w rejestrze „Drz” następuje z datą:

1) wydania uprawnionej osobie przedmiotów przechowywanych w biurze lustracyjnym lub dokumentów upoważniających do odebrania przedmiotów przechowywanych poza Biurem Lustracyjnym;

2) doręczenia sądowi lub innemu organowi przedmiotów przechowywanych w Biurze Lustracyjnym;

3) przekazania sądowi przedmiotów przechowywanych poza biurem lustracyjnym;

4) zarejestrowania rozdzielonego dowodu rzeczowego pod nowymi pozycjami rejestru „Drz”;

5) zniszczenia dowodu rzeczowego z przyczyn losowych, potwierdzonego stosownym protokołem.

2. O wydaniu dokumentów upoważniających do odebrania przedmiotów przechowywanych poza biurem lustracyjnym, zawiadamia się za zwrotnym pokwitowaniem odbioru osobę lub instytucję przechowującą te przedmioty.

§ 53.Opłaty i inne wydatki poniesione w toku postępowania mającego na celu przygotowanie postępowania lustracyjnego i w związku z jego prowadzeniem nanosi się na formularzu zestawienia wskazanego w § 14 ust. 1 sukcesywnie, wraz z wpływem rachunków oraz innych dokumentów będących podstawą naliczania kosztów tego postępowania i po zatwierdzeniu przez prokuratora wynikających z nich należności do wypłaty.

§ 54.W zestawieniu, o którym mowa w § 14 ust. 1, dolicza się ponadto wydatki wynikające z dokumentów wpływających do biura lustracyjnego po zakończeniu postępowania.

§ 55.Akta główne sprawy winny zawierać wszystkie dokumenty będące podstawą naliczenia opłat i innych wydatków poniesionych w postępowaniu.

§ 56.W sprawach zakończonych wnioskiem o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub stanowiskiem, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej, sporządza się zestawienie opłat i innych wydatków poniesionych w toku i w związku z postępowaniem mającym na celu przygotowanie postępowania lustracyjnego, z podaniem łącznej ich sumy oraz wskazaniem, na podstawie posiadanych dokumentów, wysokości wydatków poniesionych przez sąd w tym postępowaniu.

§ 57.W sytuacji, w której rachunki i inne dokumenty nie mogły być uwzględnione w zestawieniu opłat i innych wydatków przesłanych wraz z aktami sprawy do sądu, należy je wykazać w uzupełniającym zestawieniu, przekazanym z wymienionymi dokumentami w ślad za aktami sprawy.

§ 58.Należności z tytułu powołania biegłych, należności świadków, wynagrodzenia tłumaczy ponoszone przez biuro lustracyjne wykazuje się wyłącznie na podstawie przedstawionych rachunków i faktur, zatwierdzonych do wypłaty przez prokuratora.

§ 59.W zestawieniu, o którym mowa w § 14 ust. 1, wykazuje się również ryczałt za doręczenie wezwań i pism w postępowaniu w sposób i w wysokościach określonych w § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie wysokości i sposobu obliczania wydatków Skarbu Państwa w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108, poz. 1026 i z 2004 r. Nr 4, poz. 25) oraz pozostałe koszty poniesione w związku z jego prowadzeniem.

§ 60.1. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora uwierzytelnionych odpisów, zaświadczeń oraz innych dokumentów sporządzonych na podstawie akt sprawy sekretariat pobiera opłaty kancelaryjne na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003 r. w sprawie wysokości opłaty za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy (Dz. U. Nr 107, poz. 1006).

2. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora kserokopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłaty kancelaryjne w wysokości określonej przepisami rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1.

3. Opłaty kancelaryjnej nie pobiera się od osoby, której należy z urzędu doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia (art. 100 § 2 k.p.k. w zw. z art. 16 k.p.k.) oraz od lustrowanego, któremu na jego żądanie wydano odpis postanowienia (art. 157 § 1 k.p.k.).

4. O wydaniu dokumentów, uwierzytelnionych ich odpisów lub kserokopii z akt sprawy oraz o wysokości pobranych opłat sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych lub notatkę urzędową, którą załącza się do tych akt.

§ 61.1. W poszczególnych biurach lustracyjnych, rejestrujących sprawy w repertorium („Ppl”), prowadzi się wykaz kontrolny wymieniony w § 37 ust. 2 tiret trzeci dotyczący ponoszonych przez jednostkę kosztów postępowań.

2. W wykazie wskazanym w ust. 1 sumuje się w systemie półrocznym i rocznym poszczególne koszty takich postępowań ponoszonych przez biuro lustracyjne.

3. W przypadku kosztów doręczenia wezwań i innych pism w wykazie kontrolnym odnotowuje się w odrębnych kolumnach zarówno naliczoną sumę ryczałtu w poszczególnych sprawach, jak i koszty z tytułu doręczenia pism tej jednostki naliczane przez pocztę.

§ 62.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2007 r.