Tytuł l

Przepisy wstępne

§ 1. Zarządzenie określa organizację i zakres działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, a także kategorie pracowników sądowych obowiązanych do noszenia stroju urzędowego lub oznak i warunków ich przydziału.

§ 2.1. Użyte w przepisach zarządzenia skróty oznaczają:

1) k.c. – ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121, z późn. zm.²⁾);

2) k.p.c. – ustawę z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.³⁾);

3) k.k. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.⁴⁾);

4) k.p.k. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.⁵⁾);

5) k.k.w. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. Nr 90, poz. 557, z późn. zm.⁶⁾);

6) k.p.w. – ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2013 r. poz. 395, z późn. zm.);

7) u.s.p. – ustawę z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 133, z późn. zm.);

8) KRS – ustawę z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1142, 1893 i 1923);

9) p.u. – ustawę z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233, z późn. zm.);

10) p.r. – ustawę z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2015 r. poz. 978, z późn. zm.);

11) u.p.n. – ustawę z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (Dz. U. z 2014 r. poz. 382 oraz z 2015 r. poz. 1418 i 1707);

12) u.s.n.p.s. – ustawę z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. Nr 179, poz. 1843 oraz z 2009 r. Nr 61, poz. 498);

13) r.u.s.p. – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. poz. 2316);

14) ETPC – Europejski Trybunał Praw Człowieka;

15) [st] – odniesienie do danych, które stanowią podstawę do sporządzania sprawozdań statystycznych.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o odnotowaniu jako wydanego dokumentu w systemie informatycznym rozumie się przez to czynność polegającą na odnotowaniu (zatwierdzeniu) w sądowym systemie informatycznym dokumentu, jako właściwie sporządzonego, zatwierdzonego oraz – jeżeli wymagane jest jego podpisanie – właściwie podpisanego. Dokument odnotowany jako wydany podlega udostępnieniu zainteresowanym, a przed uzyskaniem takiego statusu traktowany jest jako projekt i w szczególności nie może być udostępniany za pomocą ogólnodostępnych sieci informatycznych osobom biorącym udział w postępowaniu oraz ich pełnomocnikom.

3. Jako transkrypcję, o której mowa w art. 158 § 4 k.p.c. oraz art. 329 k.p.c, należy rozumieć również przekład, o którym mowa w art. 37 § 6 k.p.w., art. 82 § 7 k.p.w. oraz art. 147 § 3a k.p.k., o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej.

4. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o ustnym uzasadnieniu, należy przez to rozumieć uzasadnienie, o którym mowa w art. 328 § 1¹ k.p.c. oraz uzasadnienie wyroku, o którym mowa w art. 82 § 6 k.p.w.

5. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o protokole sporządzonym pisemnie, rozumie się przez to protokół sporządzony zgodnie z przepisem art. 158 § 1 k.p.c. oraz zgodnie z treścią art. 37 § 2 k.p.w.

6. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o odnotowaniu nazwy gminy, z której obszaru wpłynęła sprawa, rozumie się przez to czynność polegającą na wskazaniu pochodzenia terytorialnego danej sprawy sądowej, zgodnie z zasadami właściwości sądu określonymi w k.p.c, k.p.k., k.p.w. albo u.p.n.

7. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o dacie wpływu rozumie się przez to datę przyjęcia korespondencji przez biuro podawcze sądu lub pracownika upoważnionego do odbioru korespondencji w sądzie.

8. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o czasie trwania mediacji rozumie się przez to okres jaki upłynął od dnia wydania postanowienia o skierowaniu stron do mediacji do dnia oświadczenia o braku zgody na mediację lub złożenia protokołu z przebiegu mediacji lub upływu wyznaczonego terminu na przeprowadzenie mediacji.

Tytuł II

Sekretariaty sądowe

DZIAŁ l

Organizacja i zakres działania sekretariatów sądowych

§ 3. Sekretariatem sądowym jest powołany w każdym wydziale zespół urzędników i pracowników sądowych wykonujących czynności biurowe w sprawach sądowych powierzonych do rozpoznania temu wydziałowi (sekretariat wydziału).

§ 4.Zakres zadań sekretariatu obejmuje: wszystkie czynności związane z prowadzeniem akt spraw sądowych oraz urządzeń ewidencyjnych służących do ich rejestrowania, wykonywaniem wydanych w sprawach sądowych zarządzeń prezesa sądu, przewodniczącego wydziału, sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych, protokołowaniem na rozprawach i posiedzeniach sądu, sporządzaniem sprawozdań statystycznych, a także innych czynności przewidzianych w regulaminie urzędowania sądów powszechnych i w przepisach szczególnych.

§ 5.1. Kierownik sekretariatu podlega bezpośrednio przewodniczącemu wydziału i jest odpowiedzialny przed nim za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do zakresu zadań podległego mu sekretariatu oraz za przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez wszystkich pracowników tego sekretariatu.

2. W zakresie czynności administracyjnych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

1) planowanie i organizowanie pracy sekretariatu, a w tym opracowywanie podziału czynności podległych pracowników, przy przestrzeganiu zasady równomiernego obciążenia obowiązkami poszczególnych osób;

2) bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych oraz kontrolowanie wykonywania innych czynności przez pracowników sekretariatów;

3) informowanie przewodniczącego wydziału o stanie i biegu spraw znajdujących się w wydziale, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o sprawach, w których postępowanie przedłuża się;

4) udostępnianie powierzonej wydziałowi pieczęci urzędowej sądu oraz osobisty nadzór nad jej wykorzystywaniem;

5) opracowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu działania wydziału;

6) stwarzanie podległym pracownikom warunków organizacyjnych dla stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz bieżące zaznajamianie ich z wszelkimi zmianami przepisów regulaminowych i instrukcyjnych dotyczących pracy sekretariatu, a także przedstawianie przewodniczącemu wydziału propozycji wniosków w przedmiocie awansowania, nagradzania i karania tych pracowników;

7) prowadzenie ewidencji oraz akt w sprawach z zakresu administracji i nadzoru, wpływających do przewodniczącego wydziału;

8) czuwanie nad odpowiednim zaopatrzeniem sekretariatu w materiały piśmienne i urządzenia biurowe oraz nad racjonalnym ich wykorzystaniem;

9) w przypadku gdy w wydziale działa system informatyczny – informowanie przewodniczącego wydziału o stanie działania systemu, w szczególności pisemne zgłaszanie problemów z jego funkcjonowaniem.

3. Kierownik sekretariatu wydziału współpracuje z osobą kierującą czynnościami związanymi z transkrypcją.

§ 6.Jeżeli w ramach sekretariatu wydziału została wyodrębniona sekcja sekretariatu dla określonego rodzaju spraw, jej kierownikiem jest jeden z pracowników sekcji, który organizacyjnie podlega bezpośrednio kierownikowi sekretariatu i odpowiada przed nim za całość pracy sekcji.

§ 7.1. W przypadku uzasadnionym odpowiednimi warunkami organizacyjnymi w sekretariacie wydziału może być wyodrębniony zespół protokolantów, podlegających bezpośrednio kierownikowi sekretariatu lub kierownikowi sekretariatu sekcji.

2. W sekretariacie o szczególnie dużej liczbie protokolantów kierownik sekretariatu – w uzgodnieniu z przewodniczącym wydziału – może wyznaczyć kierownika zespołu, który koordynuje pracę protokolantów, prowadzi zbiór wokand oraz nadzoruje terminowość zwracania akt spraw po odbytych posiedzeniach.

§ 8.1. Pracownicy sekretariatu wydziału (sekcji, zespołu) wykonują powierzone im zadania zgodnie z podziałem czynności ustalonym przez kierownika sekretariatu i zatwierdzonym przez przewodniczącego wydziału.

2. Pracownicy Oddziału Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Informacji o Zastawach Rejestrowych oraz Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (ekspozytur) utworzonych przy wydziałach tworzą wyodrębniony zespół podległy kierownikowi sekretariatu wydziału.

§ 9.1. W zakresie czynności w sprawach sądowych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

1) przyjmowanie nadchodzących do wydziału pism oraz przedstawianie ich przewodniczącemu wydziału, w razie potrzeby wraz z aktami lub z odpowiednią notatką, o ile załatwienie pism wykracza poza zakres samodzielnego działania kierownika sekretariatu;

2) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, udostępnianie akt do przejrzenia lub samodzielnego utrwalenia ich obrazu pod swoją kontrolą osobom do tego uprawnionym oraz udzielanie informacji pisemnych;

2a) udostępnianie akt spraw, a w szczególności protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz udzielanie informacji osobie kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją w sprawach wymagających dokonania transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk;

3) wydawanie innym sądom akt spraw zakończonych, wydawanie kopii, odpisów, wyciągów, zaświadczeń, a na zarządzenie przewodniczącego wydziału, przewodniczącego posiedzenia, sędziego sprawozdawcy, asesora sądowego lub referendarza sądowego także innych dokumentów, uwierzytelnianie odpisów pism lub dokumentów wydanych z akt znajdujących się w sekretariacie, jak również przekazanych do archiwum zakładowego;

3a) przedkładanie przewodniczącemu wydziału, sędziemu referentowi, asesorowi sądowemu lub referendarzowi sądowemu wniosków o wydanie kopii lub odpisu dokumentu z akt w celu rozstrzygnięcia czy wniosek został wniesiony przez uprawnioną osobę albo czy została od niego uiszczona opłata w prawidłowej wysokości – w przypadku wątpliwości w tym zakresie;

4) sporządzanie wezwań i zawiadomień;

5) sporządzanie pism o nadesłanie danych z ksiąg stanu cywilnego, o nadesłanie akt, o wyznaczenie adwokata ustanowionego dla strony, o dostarczenie dokumentów lub przedmiotów przez osoby trzecie oraz o dokonanie ogłoszeń;

6) sporządzanie pism o uiszczenie grzywien (kar pieniężnych) i kosztów sądowych, pism w sprawie egzekucji należności sądowych, jak również innych pism kierowanych na podstawie zarządzeń prezesa sądu, przewodniczącego wydziału, przewodniczącego posiedzenia, sędziego sprawozdawcy, asesora sądowego lub referendarza sądowego do oddziału finansowego w związku z wypłatą wynagrodzeń biegłych, tłumaczy i świadków, zaliczek, zwrotem opłat od pism procesowych, poleceń wypłaty czy przeksięgowania kwot stanowiących zabezpieczenie majątkowe lub depozyt wartościowy oraz innych należności;

7) zwracanie na zarządzenie przewodniczącego wydziału lub innego sędziego lub asesora sądowego pism procesowych;

8) przedstawianie pism i akt przewodniczącemu wydziału, innemu sędziemu, asesorowi sądowemu lub referendarzowi sądowemu, jeżeli z powodu upływu terminu należy wydać orzeczenie lub zarządzenie oraz niezwłoczne przedstawianie akt dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych, kosztów sądowych lub co do zaliczenia tymczasowego aresztowania;

9) sprawdzanie odpowiednio wcześnie przed terminem posiedzenia, czy w sprawie wyznaczonej na posiedzenie zostały doręczone wezwania i zawiadomienia, a w przypadku braku dowodu doręczenia lub stwierdzenia, że adresat nie otrzymał przesyłki albo że oskarżony nie będzie doprowadzony na posiedzenie lub że którakolwiek z osób wezwanych nie stawi się na posiedzenie – przedstawianie akt przewodniczącemu posiedzenia lub przewodniczącemu wydziału w celu wydania dodatkowych zarządzeń, które zapobiegłyby odroczeniu posiedzenia;

10) dbałość o zachowanie i kulturę osobistą podległych pracowników.

2. Czynności określone w ust. 1 należą do samodzielnego zakresu działania kierownika sekretariatu.

3. Kierownik sekretariatu może upoważnić określonych pracowników do wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 5–7 i 9, a za zgodą przewodniczącego wydziału – także do wykonywania innych czynności wymienionych w ust. 1.

§ 10.Jeżeli sekretariat jest podzielony na sekcje, kierownik sekretariatu w uzgodnieniu z przewodniczącym wydziału przekazuje kierownikowi sekretariatu sekcji czynności wymienione w § 9 ust. 1 w zakresie spraw objętych działaniem powierzonej mu sekcji.

§ 11.(uchylony).

§ 12.(uchylony).

§ 13.1. Stały nadzór nad całokształtem pracy sekretariatu sprawuje przewodniczący wydziału.

2. (uchylony).

3. Nadzór, o którym mowa w ust. 1, w wydziałach, w których działają systemy informatyczne, obejmuje w szczególności nadzór nad stanem funkcjonowania tych systemów.

DZIAŁ Ia

Organizacja i zakres działania osób dokonujących transkrypcji

§ 13a. 1. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją jest odpowiedzialna przed prezesem sądu za prawidłowe i terminowe wykonanie transkrypcji.

2. Do obowiązków osoby kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją należy planowanie i organizowanie pracy osób dokonujących transkrypcji, we współpracy z kierownikiem jednostki, w której są one zatrudnione, w tym podział czynności osób dokonujących transkrypcji, przy zapewnieniu równomiernego obciążenia obowiązkami poszczególnych osób.

3. W zakresie obsługi portalu transkrypcyjnego osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją współpracuje z komórką informatyczną w sądzie.

§ 13b.1. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją oraz osoby odpowiedzialne za kontakt z osobą kierującą czynnościami związanymi z transkrypcją, prowadzą kontrolkę transkrypcji „T” do ewidencji transkrypcji protokołów oraz do ewidencji transkrypcji ustnych uzasadnień.

2. W kontrolce transkrypcji „T” wpisuje się w szczególności: sąd i wydział zlecający transkrypcję, datę zarządzenia przewodniczącego lub prezesa sądu o dokonaniu transkrypcji, jeżeli zostało wydane, datę przekazania protokołu albo ustnego uzasadnienia do osoby kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją, sygnaturę akt sprawy, w której protokół albo uzasadnienie zostały sporządzone, oznaczenie strony, która złożyła wniosek o doręczenie wyroku z ustnym uzasadnieniem, datę sporządzenia protokołu albo ustnego uzasadnienia, datę złożenia wniosku przez stronę o doręczenie wyroku z ustnym uzasadnieniem, długość zapisu przekazanego do transkrypcji, ilość pojedynczych plików do scalenia, datę scalenia transkrypcji częściowych i datę udostępnienia transkrypcji, w rubryce „uwagi” wpisuje się powody wydłużenia czasu trwania transkrypcji, jeśli takie wystąpiły.

3. Kontrolka transkrypcji „T” jest prowadzona przy wykorzystaniu systemu informatycznego. W kontrolce transkrypcji „T” prowadzi się osobny wykaz transkrypcji protokołów sporządzonych za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk oraz transkrypcji ustnych uzasadnień; § 82 stosuje się odpowiednio.

DZIAŁ II

Biurowość w sprawach sądowych – przepisy wspólne

Rozdział 1

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

§ 14. 1. Pismo wpływające do sądu znakuje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i zamieszcza się adnotację zawierającą datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo.

2. Jeżeli załączniki stanowią złożone w oryginale papiery wartościowe (np. weksle, czeki), należy to także odnotować na piśmie, o którym mowa w ust. 1.

3. Kopertę, w której pismo nadesłano, załącza się do pisma.

4. Pismo adresowane imiennie doręcza się bez otwierania koperty.

§ 15.Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, biuro podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.

§ 16.1. Kierownik sekretariatu przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu (innemu sędziemu lub asesorowi sądowemu) w celu wydania zarządzenia co do sposobu załatwienia pisma lub we własnym zakresie w zależności od treści pisma wydaje inne zarządzenia o charakterze administracyjnym.

1a. Czynności poprzedzające założenie akt sprawy podlegającej przydziałowi na podstawie § 54 ust. 2 r.u.s.p., wykonuje się w wydziale wyznaczonym przez prezesa sądu.

2. Adnotację o wykonaniu zarządzenia pracownik sekretariatu zamieszcza obok zarządzenia.

3. Zarządzenia i adnotacje związane z obiegiem pism i sposobem ich załatwiania powinny być opatrzone datą i czytelnym podpisem bądź skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego.

§ 17.1. Przesyłki wysyła z sądu biuro podawcze lub pracownik wyznaczony do przyjmowania i wysyłania korespondencji.

2. Datę przekazania biuru podawczemu (wyznaczonemu pracownikowi) pisma lub przesyłki przeznaczonej do wysłania pracownik sekretariatu wydziału odnotowuje we właściwych aktach i księgach biurowych.

3. Przesyłki wysyłane do instytucji mieszczących się w tym samym budynku przekazuje się bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru, bez udziału biura podawczego.

4. (uchylony).

§ 18.1. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom w kopertach za potwierdzeniem odbioru, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1222) oraz do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 grudnia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 82 i 887). Potwierdzenie odbioru po doręczeniu pisma dołącza się bezzwłocznie do akt sprawy. Także elektroniczny formularz potwierdzenia odbioru, w razie doręczenia adresatowi pisma w sposób wskazany w § 13a–13c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym oraz § 11–13 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 grudnia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym, podlega niezwłocznemu wydrukowaniu i dołączeniu do akt sprawy.

2. Określenie rodzaju wysyłanego pisma na potwierdzeniu odbioru nie może zawierać żadnych informacji o jego treści merytorycznej.

3. (uchylony).

§ 18a.1. Niezależnie od sytuacji, gdy właściwe przepisy przewidują doręczenie elektroniczne, dopuszcza się przesyłanie pism sądowych i realizowanie w ten sposób doręczeń podmiotom innym niż: strony (z wyjątkiem oskarżycieli publicznych), uczestnicy postępowań, pełnomocnicy, obrońcy, świadkowie i biegli – drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jeżeli zawarte zostanie porozumienie pomiędzy tym podmiotem, a sądem, przewidujące możliwość wymiany informacji tą drogą.

2. W przypadku wskazanym w ust. 1 dowodem doręczenia pisma jest potwierdzenie nadania pisma, pochodzące z systemu teleinformatycznego obsługującego doręczenie pism.

3. Porozumienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera dyrektor sądu po uzyskaniu akceptacji prezesa sądu. Bez akceptacji prezesa porozumienie nie wywiera skutków dla wydziałów sądu.

§ 19.1. W piśmie wysyłanym przez sąd podaje się nazwę sądu, sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie imienia i nazwiska może być zastąpione odpowiednim skrótem, gdy podpisujący potwierdzi to pieczęcią imienną.

2. Po lewej stronie pisma pod sygnaturą akt podaje się, w miarę potrzeby, określenie przedmiotu sprawy.

3. W odpowiedzi na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

4. Pisma sądowe, określone w załączniku nr 3 do zarządzenia, zamieszczone w sądowym systemie informatycznym i odnotowane w nim jako wydane, mogą być wysyłane bez podpisu własnoręcznego. Pismo sądowe, a w razie przesłania odpisu orzeczenia pismo przewodnie, przy którym przesyłany jest odpis, powinno zawierać wskazanie danych osoby, która w sytuacji określonej w ust. 1 podpisałaby pismo. Nie stosuje się w tym przypadku wskazanego w § 26 wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej oraz poświadczania za zgodność z oryginałem, a także wymogu podpisania pozostawionej w aktach kopii wysłanego pisma, o którym mowa w § 20.

5. Ust. 4 nie ma zastosowania w sytuacji, gdy przepisy szczególne ustaw bądź rozporządzeń wymagają zamieszczenia podpisu pod określonym pismem sądowym oraz dla przypadków wydawania odpisów i wypisów na wniosek uprawnionych osób.

6. Wdrożenie wysyłania pism sądowych bez podpisu własnoręcznego określa zarządzenie prezesa sądu, który przy jego wydaniu kieruje się potrzebą zapewnienia efektywności postępowania i uwzględnia lokalne potrzeby. Prezes sądu może rozszerzyć katalog pism wysyłanych bez podpisu własnoręcznego ponad wymienione w załączniku nr 3. Rozszerzenie to nie może objąć przesyłania odpisów orzeczeń będących tytułami wykonawczymi oraz wydanych w sprawach karnych i o wykroczenia orzeczeń podlegających wykonaniu.

7. Zarządzenia prezesa sądu wskazane w ust. 6 wydają prezes sądu apelacyjnego dla sądu apelacyjnego oraz prezes sądu okręgowego dla sądu okręgowego i sądów rejonowych okręgu.

8. Pisma wysyłane bez podpisu własnoręcznego zgodnie z ust. 4 powinny być opatrzone informacją o treści: „Niniejsze pismo nie wymaga podpisu własnoręcznego na podstawie § 19 ust. 4 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej jako właściwie zatwierdzone w sądowym systemie teleinformatycznym”.

§ 20.Podpisaną kopię pisma wysyłanego przez sąd pozostawia się w aktach sprawy, umieszczając na niej adnotację o dacie wysłania pisma (§ 17 ust. 2).

§ 21.Do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności.

§ 22.Karty pisma wysyłanego przez sąd należy trwale połączyć, opatrując w razie potrzeby miejsca połączeń pieczęcią.

§ 22a.1. Dopuszcza się stosowanie drukowanych na piśmie informacji, zastępujących pieczęcie imienne lub pieczęcie z danymi sądu lub jego komórek organizacyjnych.

2. Dane drukowane zamiast pieczęci imiennej powinny określać stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję oraz imię i nazwisko podpisującego.

3. Dane drukowane zamiast pieczęci oznaczającej sąd lub jego komórkę organizacyjną powinny wskazywać co najmniej nazwę sądu lub komórki organizacyjnej wraz z adresem siedziby. W miarę możliwości powinny być zamieszczane również kontaktowe numery telefonu, adres strony internetowej sądu i kontaktowy adres poczty elektronicznej.

§ 22b.Dopuszcza się drukowanie na wydawanych odpisach treści klauzuli wykonalności zamiast pieczęci z treścią tej klauzuli, stwierdzenia prawomocności lub innych podobnych informacji.

Rozdział 2

Sporządzanie dokumentów (wokandy, protokoły, transkrypcje i orzeczenia) oraz udostępnianie transkrypcji

§ 23. 1. Z rozprawy, posiedzenia jawnego lub niejawnego, gdy w sprawie wydane zostało orzeczenie lub zarządzenie powodujące zakreślenie sprawy w repertorium, sekretariat sądu sporządza wokandę. Wokandę z posiedzenia niejawnego sporządza się w dniu posiedzenia, na którym wydane zostało orzeczenie mające zakończyć postępowanie.

2. (uchylony).

3. (uchylony).

4. Obowiązek sporządzania wokandy z posiedzenia niejawnego nie dotyczy wydziałów ksiąg wieczystych oraz wydziałów gospodarczych Rejestru Zastawów i Krajowego Rejestru Sądowego.

§ 24.1. Po jednym egzemplarzu wokandy otrzymują przewodniczący posiedzenia i protokolant.

2. (uchylony).

3. Na jednym egzemplarzu wokandy protokolant wpisuje godzinę faktycznego rozpoczęcia i ukończenia posiedzenia, przyczynę ewentualnej zmiany planowanego czasu rozpoczęcia posiedzenia, liczbę przesłuchanych osób oraz wyniki rozpoznania spraw wymienionych na wokandzie. Egzemplarz ten podpisują przewodniczący posiedzenia i protokolant.

4. Egzemplarz wokandy, o którym mowa w ust. 3, protokolant oddaje po zakończeniu posiedzenia kierownikowi sekretariatu, który czuwa nad tym, aby akta spraw wymienionych na wokandzie oddane zostały niezwłocznie do sekretariatu. Otrzymane egzemplarze wokand kierownik sekretariatu składa do zbioru wokand.

§ 25.1. W protokołach i orzeczeniach sporządzanych zgodnie z przepisami postępowania sądowego wymienia się sygnaturę akt, stanowiska służbowe oraz imiona i nazwiska sędziów, asesorów sądowych lub referendarzy sądowych, oskarżyciela publicznego i protokolanta, a także imiona i nazwiska ławników. Jeżeli wyrok jest zaoczny w całości lub w stosunku do niektórych tylko osób, należy zaznaczyć to na wstępie wyroku.

2. Liczby wymienione w orzeczeniach określające wymiar kary i kwoty pieniężne oznacza się cyframi arabskimi i określa się je słownie.

3. Na oryginałach orzeczeń można czynić tylko adnotacje wynikające z przepisu ustawy oraz wzmianki o stwierdzeniu prawomocności orzeczenia i o wydaniu tytułu wykonawczego.

4. (uchylony).

5. (uchylony).

6. Protokół sporządzony pisemnie dołącza się do akt, a zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku umieszcza się w aktach bezpośrednio za protokołem sporządzonym pisemnie albo w systemie teleinformatycznym sądu. Przepis § 38 stosuje się odpowiednio.

6a. Informację o wygłoszeniu uzasadnienia na posiedzeniu poprzez zamieszczenie skrótu literowego „u.w.”, odnotowuje się w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym przeznaczonym do rejestracji spraw, przy protokole pisemnym.

6b. W sprawach, w których sporządzono protokół w postaci zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku lub wygłoszono ustne uzasadnienie orzeczenia zamieszcza się na okładce akt sprawy, obok sygnatury sprawy, stosowne oznaczenie literowe „ep”.

7. Informację o sporządzeniu transkrypcji odpowiedniego fragmentu protokołu bądź uzasadnienia, sporządzonego za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk umieszcza się na protokole sporządzonym pisemnie z podaniem numeru karty, na której została ona wszyta do akt. Postać elektroniczna transkrypcji jest umieszczana w systemie teleinformatycznym sądu.

§ 26.1. Odpisy dokumentów z akt sądowych sporządza się poprzez wykonanie ich kopii i opatrzenie pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 19 ust. 1.

2. Tytuły wykonawcze, orzeczenia podlegające wykonaniu na podstawie przepisów k.p.k. i k.p.w. oraz pisma określone w przepisach szczególnych, uwierzytelnia się poprzez opatrzenie ich pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 19 ust. 1.

3. Wydawane na wniosek odpisy orzeczeń, protokołów i zaświadczeń sporządzane na podstawie akt i ksiąg biurowych, odpisy ksiąg wieczystych, zaświadczenia z ksiąg wieczystych zamkniętych, które nie podlegały migracji oraz z ksiąg wieczystych dawnych uwierzytelnia się poprzez opatrzenie ich pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 19 ust. 1.

4. Pisma sądowe i ich wysyłane odpisy, sporządzone w danej sprawie, inne niż wskazane w ust. 2, uwierzytelnia się poprzez opatrzenie ich podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi wskazanymi w § 19 ust. 1.

5. Wysyłane pisma i odpisy, wskazane w § 19 ust. 4, jak również przesyłane drogą elektroniczną, nie wymagają do uwierzytelnienia podpisu własnoręcznego i pieczęci.

6. Na polecenie przewodniczącego wydziału lub kierownika sekretariatu pieczęć urzędowa (okrągła) może być zamieszczona również na innych pismach niż wskazane w ust. 1 i 2.

7. Wydawane z akt sądowych kopie pism, co do których wnioskujący o ich wydanie nie żąda poświadczenia nie wymagają uwierzytelnienia w sposób wskazany w ust. 1–4.

8. W przypadku protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, odpis zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku wraz z adnotacjami, podpisany przez upoważnionego pracownika sądu bezpiecznym podpisem elektronicznym, jest wydawany na informatycznych nośnikach danych albo udostępniany za pomocą konta w systemie teleinformatycznym. Przepisu ust. 2 nie stosuje się.

§ 27.1. W przypadku sporządzenia protokołu ustnego zgłoszenia powództwa, wniosku o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych, o ustanowienie adwokata lub innego ustnego wniosku, poza wskazaniem czasu i miejsca sporządzenia protokołu oraz osób uczestniczących w jego spisaniu, należy zamieścić w protokole oznaczenie stron, dokładnie określone żądanie, istotne okoliczności faktyczne sprawy i zawnioskowane dowody na poparcie poszczególnych twierdzeń, a przy roszczeniach majątkowych niepieniężnych również wartość przedmiotu sprawy. Protokół podpisuje osoba zgłaszająca żądanie oraz pracownik sporządzający protokół.

2. Protokół należy sporządzić w miarę potrzeby z odpowiednią liczbą odpisów dla osób uczestniczących w sprawie.

§ 27a.1. W celu sporządzenia transkrypcji protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk lub ustnego uzasadnienia, zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku jest przesyłany osobie kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, a w okolicznościach uzasadnionych względami technicznymi przekazywany na informatycznych nośnikach danych.

2. Transkrypcja odbywa się w miarę możliwości za pośrednictwem portalu transkrypcyjnego, tj. portalu sieciowego posadowionego i utrzymywanego w sądzie na bazie istniejącej infrastruktury serwerowej i sieciowej, który zapewnia:

1) gromadzenie i dzielenie zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku;

2) rejestrację osób dokonujących transkrypcji;

3) udostępnianie osobom dokonującym transkrypcji zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku;

4) scalanie transkrypcji częściowych;

5) nadzór nad pracą osób dokonujących transkrypcji;

6) udostępnianie transkrypcji.

3. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją dokonuje, przy użyciu udostępnionych jej narzędzi, podziału zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku na pliki częściowe i udostępnia je osobom dokonującym transkrypcji w celu dokonania transkrypcji.

4. Transkrypcja jest dokonywana zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1 do zarządzenia. Transkrypcje częściowe są przekazywane osobie kierującej czynnościami związanymi z transkrypcją.

5. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją, po zapoznaniu się ze sporządzoną transkrypcją może ją odebrać albo zwrócić osobie dokonującej transkrypcji w celu dokonania ponownej transkrypcji całego przydzielonego zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku bądź jego części.

6. W przypadku zwrotu transkrypcji częściowej, osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją wskazuje osobie dokonującej transkrypcji zakres niezbędnych zmian i określa termin ich wprowadzenia.

7. Osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją niezwłocznie informuje odpowiedniego przewodniczącego lub prezesa sądu o powodach niesporządzenia transkrypcji w terminie.

8. Scalenia transkrypcji częściowych dokonuje osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją przy użyciu dedykowanego oprogramowania.

9. Wydruk transkrypcji odebranej przez osobę kierującą czynnościami związanymi z transkrypcją jest umieszczany w aktach zgodnie z przepisami § 25 ust. 6 i 7.

§ 27b.Transkrypcje udostępnia się uprawnionym lub upoważnionym podmiotom w postaci wydruku komputerowego, na informatycznym nośniku danych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym.

Rozdział 3

Akta

§ 28. Akta zakłada się na podstawie wydanego przez przewodniczącego wydziału zarządzenia, o którym mowa w § 16 ust. 1, a w przypadku, o którym mowa w § 16 ust. 1a, akta zakłada się po zarejestrowaniu sprawy w wydziale, w którym orzeka jej referent.

§ 29.1. Zarządzenie dotyczące sposobu załatwienia pisma wszczynającego postępowanie w sprawie oraz wydruk raportu z losowania, o którym mowa w § 43 ust. 13 r.u.s.p., albo zarządzenie o przydziale sprawy stanowią odrębne karty dołączane do akt bezpośrednio przed pismem wszczynającym postępowanie, zgodnie z chronologią ich sporządzenia.

2. W sprawach, o których mowa w § 16 ust. 1a, zarządzenie dotyczące sposobu załatwienia pisma wszczynającego postępowanie w sprawie zamieszcza się na tym piśmie. Zarządzenie obejmuje wyłącznie rodzaj urządzenia ewidencyjnego, w którym należy dokonać przydziału sprawy poprzedzone literą „L”, rodzaj składu sądu oraz symbol w sprawie cywilnej, a w sytuacjach, o których mowa w § 86 ust. 5, także kategorię sprawy.

§ 30.1. Akta sprawy powinny być umieszczone w oddzielnej okładce sporządzonej według ustalonego wzoru, oznaczonej sygnaturą. Okładki akt poszczególnych kategorii spraw powinny różnić się kolorem.

2. Akta powinny być połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich ponumerowane.

3. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart – na pierwszej z nich.

§ 31.1. Sygnatura akt składa się z cyfry rzymskiej oznaczającej wydział, a jeżeli wydział dzieli się na sekcje – również z cyfry arabskiej oznaczającej sekcję, oznaczenia repertorium lub wykazu, numeru porządkowego, pod którym sprawa jest wpisana do odpowiedniej księgi, oraz – po znaku łamania – dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone (np. I.2.C.145/03).

2. W przypadku zmiany sygnatury akt sprawy nową sygnaturę wpisuje się na okładce akt obok sygnatury dotychczasowej, którą przekreśla się w sposób umożliwiający jej odczytanie. Jeżeli akta sprawy, której sygnaturę zmieniono, umieszczono w nowej okładce, należy wpisać na niej również pierwotną sygnaturę i przekreślić ją w sposób wyżej określony.

§ 32.Dla spraw rozpoznawanych łącznie prowadzi się jedne akta pod jedną sygnaturą. Jeżeli dla poszczególnych spraw rozpoznawanych łącznie były założone osobne akta, należy je połączyć i prowadzić pod sygnaturą akt najwcześniej założonych. Sygnatury spraw dołączonych należy zaznaczyć na okładce w nawiasie.

§ 33.W razie rozłączenia spraw zakłada się osobne akta dla sprawy wyłączonej, stosując przepis § 64. Na okładce założonych akt należy zaznaczyć w nawiasie sygnaturę akt sprawy, która uległa rozłączeniu.

§ 34.W miarę potrzeby należy wyłączyć poszczególne karty niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy, kserokopie lub kopie protokołów sporządzonych za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk.

§ 35.1. Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

2. W przypadku przekroczenia liczby 200 kart należy założyć następny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

3. Jeżeli akta sprawy tworzy więcej niż jeden tom, na okładce pierwszego tomu zamieszcza się pod sygnaturą informację o łącznej liczbie tomów.

§ 36.1. Przewodniczący wydziału może zarządzić sporządzenie karty przeglądowej, na której wpisuje się kolejno pisma zawarte w aktach i numery ich kart.

2. Kartę przeglądową umieszcza się na początku każdego tomu akt.

§ 37.1. Pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt według kolejności wpływu. Pisma złożone na rozprawie lub posiedzeniu sądu oraz dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem rozprawy lub posiedzenia, którego dotyczą.

2. W przypadku gdy dowodu doręczenia pisma wysłanego przez sąd nie dołączono do akt bezpośrednio po piśmie, którego dotyczy, na piśmie tym odnotowuje się numer karty, na której znajduje się dowód jego doręczenia.

3. Dowody doręczenia wezwań świadkom, biegłym i tłumaczom, którzy stawili się na rozprawę lub posiedzenie, podlegają zniszczeniu, jeżeli przewodniczący rozprawy lub posiedzenia nie zarządzi inaczej. Zniszczeniu podlegają również koperty w przypadku gdy data stempla pocztowego nie stanowi podstawy ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się skutki procesowe.

§ 38.Koperty, w których mieszczą się przedmioty przechowywane w aktach sprawy, należy opatrzyć pieczęcią w miejscu sklejenia. W razie otwarcia koperty osoba otwierająca zaznacza datę tej czynności i składa swój podpis, a następnie ponownie ją zapieczętowuje.

§ 39.Do akt sprawy nie dołącza się pism dotyczących czynności nadzorczych.

§ 40.O wydaniu z akt przedmiotów lub dokumentów należy w odpowiednim miejscu akt uczynić wzmiankę, podając imię i nazwisko odbiorcy. Na pokwitowaniu odbioru przedmiotu lub dokumentu należy odnotować numer dowodu tożsamości osoby otrzymującej przedmiot lub dokument wyłączony z akt sprawy.

§ 41.Kopię zarządzenia wypłaty należności przyznanych świadkom, biegłym, tłumaczom lub stronom należy dołączyć do akt sprawy ze wzmianką o przekazaniu oryginału do właściwej komórki finansowej w celu dokonania wypłaty.

§ 42.1. Po uprawomocnieniu się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie kierownik sekretariatu ustala, czy sędzia, asesor sądowy lub referendarz sądowy rozpoznający sprawę w pierwszej instancji albo wyznaczony do tej czynności przez prezesa sądu referendarz sądowy lub asystent sędziego dokonał zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii, a w razie stwierdzenia braku kwalifikacji przedstawia im akta, chyba że sam został przez prezesa sądu wyznaczony do tej czynności.

2. (uchylony).

§ 43.1. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, wydane po zakończeniu czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia, akta przekazuje się do archiwum zakładowego.

2. Przewodniczący wydziału może zarządzić wcześniejsze przekazanie akt do archiwum zakładowego i założenie akt zastępczych. Akta zastępcze po ustaniu przyczyny ich założenia dołącza się do akt właściwych.

3. Akta należy przekazywać do archiwum zakładowego co najmniej raz na pół roku, w terminach uzgodnionych z kierownikiem archiwum.

4. (uchylony).

§ 44.Datę przekazania akt do archiwum zakładowego oraz numer spisu zdawczo-odbiorczego odnotowuje się w repertorium i wykazie.

§ 45.1. Akta w sekretariatach powinny być ułożone według podziału na grupy odpowiadające poszczególnym fazom postępowania w sprawach (akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, tych, w których postępowanie zawieszono itd.), a w ramach grup – rocznikami, według kolejności numerów sygnatur.

2. (uchylony).

3. (uchylony).

§ 46.1. Zakończenie postępowania w sądzie pierwszej instancji w sprawach, w których wniesiono środek odwoławczy, zaznacza się przez włączenie do akt specjalnej karty, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt sądowi drugiej instancji, a następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego sądu.

2. Do akt sprawy przekazywanych sądowi drugiej instancji wskutek wniesienia środka odwoławczego dołącza się akta tych spraw, z których dowód przeprowadził sąd pierwszej instancji.

§ 47.1. Przedstawiając akta sprawy sądowi drugiej instancji na skutek wniesienia środka odwoławczego, do akt dołącza się odpis zaskarżonego orzeczenia.

2. Przedstawiając akta Sądowi Najwyższemu lub Trybunałowi Konstytucyjnemu, w związku z przekazaniem pytania prawnego, należy dołączyć do akt – bez wszywania – dwa odpisy tego pytania.

§ 47a.1. Przedstawiając postanowienie o skierowaniu wniosku o wydanie orzeczenia w trybie prejudycjalnym do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, przekazuje się odpis tego postanowienia w wersji pełnej oraz odpis w wersji po dokonaniu anonimizacji danych dotyczących osób lub podmiotów wymienionych w postanowieniu, wraz z informacją, która stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Anonimizacji danych dotyczących osób lub podmiotów wymienionych w postanowieniu, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się zgodnie z regułami anonimizacji określonymi w załączniku nr 5 do zarządzenia.

§ 48.1. Sąd drugiej instancji prowadzi zbiór własnych orzeczeń; zbiór ten składa się z odpisów orzeczeń ułożonych według przedmiotu sprawy.

2. W przypadku, gdy w wydziale działa system informatyczny spełniający wymogi określone w ust. 1, zbiór orzeczeń prowadzi się tylko w systemie informatycznym.

§ 49.Zakończenie postępowania w sądzie drugiej instancji w sprawach, w których wniesiono kasację, zaznacza się przez włączenie do akt specjalnej karty, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt Sądowi Najwyższemu, a następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego Sądu.

§ 50.1. Przedstawiając Sądowi Najwyższemu akta sprawy z kasacją, sporządza się pismem maszynowym odpis zaskarżonego orzeczenia sądu drugiej instancji i dołącza do akt, chyba że oryginał orzeczenia był sporządzony pismem maszynowym.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do przedstawionej Sądowi Najwyższemu skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia.

Rozdział 4

Urządzenia ewidencyjne – przepisy ogólne

§ 51. 1. W sądach prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy;

3) kartoteki (zbiory kart);

4) zbiory wokand;

5) księgi pomocnicze.

2. Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ustalonych wzorów, z zastrzeżeniem urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym.

3. Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

4. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.

5. Jeżeli dla czynności sądu podejmowanych w sprawie w określonym urządzeniu ewidencyjnym brak odpowiedniej rubryki, wpisuje się je w rubryce „Uwagi”.

6. Ust. 5 stosuje się odpowiednio do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym.

§ 52.Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej „księgami biurowymi”, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku, z wyłączeniem wyjątków wymienionych w niniejszych przepisach. Można używać tej samej księgi, z zastrzeżeniem ksiąg prowadzonych w systemie informatycznym, w latach następnych, rozpoczynając numerację wpisów od początku roku następnego, jeżeli liczba pustych stron wystarczy co najmniej na okres półroczny.

§ 53.W księdze biurowej, oprócz nazwy księgi, należy oznaczyć w polu tytułowym nazwę sądu i wydziału oraz rok kalendarzowy.

§ 54.1. Księga biurowa, z zastrzeżeniem ksiąg prowadzonych w systemie informatycznym, powinna być oprawiona, a strony w księdze ponumerowane. Liczbę stron poświadcza się na ostatniej stronie księgi.

2. Po upływie roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału zamyka księgę, o której mowa w ust. 1, wymieniając pod ostatnim wpisem liczbę pozycji zamieszczonych w księdze i podpisując tę adnotację.

3. W przypadku ksiąg biurowych prowadzonych w systemie informatycznym, księgę zamyka się zgodnie z funkcjonalnością danego systemu.

§ 55.1. Załatwienie sprawy uwidacznia się w księdze biurowej przy numerze porządkowym tej sprawy [st].

2. Sprawę, w której występuje kilka osób (żądań), uważa się za załatwioną, gdy załatwienie dotyczy wszystkich osób (żądań).

§ 56.W przypadku przeniesienia wpisu do innej księgi biurowej należy w każdej z ksiąg sporządzić adnotację o poprzednim i obecnym wpisie.

§ 57.1. Omyłkowy wpis sprawy do księgi biurowej, z zastrzeżeniem ust. 3, poprawia się przez przekreślenie go, bez zmiany numerów porządkowych dalszych spraw, chyba że skreśla się ostatni wpis. Inne zapisy dokonane omyłkowo lub niewłaściwie należy przekreślić, czyniąc o tym wzmiankę, i wpisać obok nich właściwe dane.

2. Osoba dokonująca przekreślenia omyłkowego wpisu, o którym mowa w ust. 1, opatruje tę czynność datą i podpisem.

3. Omyłkowy wpis w księdze biurowej prowadzonej w systemie informatycznym poprawia się i odnotowuje zgodnie z funkcjonalnością danego systemu.

§ 58.Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Wokandy układa się w porządku chronologicznym i przechowuje przez dwa lata.

Rozdział 5

Repertoria i wykazy

§ 59. 1. Zarejestrowanie sprawy następuje przez zamieszczenie we właściwym repertorium oraz skorowidzu alfabetyczno-numerowym wpisu o piśmie wszczynającym postępowanie.

2. Repertoria i wykazy ustalone dla ewidencji spraw cywilnych, spraw gospodarczych (z wyłączeniem spraw rozpoznawanych przez sąd rejestrowy), spraw upadłościowych, spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, spraw rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz spraw karnych i spraw o wykroczenia prowadzi się w systemie informatycznym; § 52 zd. 2, § 54 ust. 1, § 57 nie stosuje się; § 53 stosuje się odpowiednio.

3. Zarejestrowanie sprawy w narzędziu informatycznym, o którym mowa w § 43 ust. 1 r.u.s.p., następuje przez wprowadzenie:

1) sygnatury sprawy lub akceptację kolejnego numeru nadanego przez narzędzie informatyczne, o którym mowa w § 43 ust. 1 r.u.s.p., poprzedzonego odpowiednim oznaczeniem;

2) symbolu sprawy cywilnej lub kategorii sprawy, jeśli w danym urządzeniu ewidencyjnym sprawy są podzielone na kategorie;

3) rodzaju składu sądu.

§ 60.1. Sprawy niepodlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.

2. Przy zakładaniu repertorium lub wykazu na początku roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału sporządza na pierwszej stronie nowej księgi spis spraw niezałatwionych, wpisując w kolejności niezakreślone numery porządkowe z repertoriów lub wykazów z ostatnich pięciu lat, oddzielnie dla każdego roku. Załatwienie tych spraw należy uwidocznić przez zakreślenie numeru porządkowego w dawnym repertorium lub wykazie i przekreślenie numeru w spisie mieszczącym się na początku nowej księgi.

3. Sprawy niezakreślone z okresu wcześniejszego niż ostatnie pięć lat – a w przypadku spraw o wykroczenia – ostatnie dwa lata, przenosi się do nowego repertorium lub wykazu na stronach początkowych oddzielnie dla każdego roku, nie zmieniając numeracji tych spraw. Przenieść należy także zapisy dotyczące biegu danej sprawy w zakresie niezbędnym do dalszego postępowania w sprawie.

4. Przepisy ust. 2 i 3 nie dotyczą repertoriów lub wykazów prowadzonych w systemie informatycznym.

§ 61.1. Jeżeli w rejestrowanej sprawie występuje więcej osób w charakterze stron lub przewiduje się dokonanie obszerniejszych wpisów, należy zająć w repertorium taką liczbę następnych wierszy, aby dalsze wpisy były przejrzyste.

2. Ust. 1 nie stosuje się w przypadku prowadzenia repertorium w systemie informatycznym.

§ 62.1. Sprawę rejestruje się w repertorium lub wykazie pod nowym numerem wyłącznie w następujących przypadkach:

1) uchylenia zaskarżonego orzeczenia przez sąd drugiej instancji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji;

2) podjęcia zawieszonego postępowania w sprawie, której numer poprzednio zakreślono;

3) wznowienia postępowania w sprawie karnej;

4) prawidłowego wniesienia skargi na orzeczenie referendarza sądowego co do istoty sprawy lub kończące postępowanie w sprawie;

5) przekazania sprawy do ponownego rozpoznania w wyniku uwzględnienia skargi kasacyjnej (kasacji);

5a) gdy sprawę uprzednio połączoną z inną sprawą do łącznego rozpoznania na podstawie art. 219 k.p.c. ponownie wyłączono do odrębnego rozpoznania;

6) gdy strona wniesie o dalsze prowadzenie sprawy zakończonej prawomocnym, choć niewykonanym zarządzeniem o zwrocie pisma wszczynającego postępowanie, równocześnie uzupełniając braki będące przyczyną zarządzenia o zwrocie;

6a) przywrócenia terminu do wniesienia sprzeciwu od wyroku zaocznego i sprzeciwu od wyroku nakazowego;

6b) podjęcia postępowania warunkowo umorzonego;

7) gdy przewiduje to przepis szczególny.

2. Rejestrując sprawę pod nowym numerem, należy pod nową datą wpływu umieścić również datę pierwotnego wpływu a pod nowym numerem – poprzedni numer sprawy. Przy wpisie poprzednim należy odnotować numer, pod jakim sprawa została ponownie zarejestrowana w repertorium.

3. W razie uchylenia zaskarżonego orzeczenia przez sąd drugiej instancji wobec części oskarżonych i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji, rejestrując sprawę pod nowym numerem należy, w razie potrzeby, wyłączyć poszczególne karty niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy lub kserokopie, w trybie § 34.

§ 63.Połączenie spraw należy uwidocznić w repertorium przez wpisanie numeru porządkowego tej sprawy, z którą sprawę połączono.

§ 64.Sprawę wyłączoną do odrębnego rozpoznania rejestruje się pod nowym numerem porządkowym repertorium, czyniąc o tym wzmiankę przy poprzednim wpisie [st]. Przepis § 62 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 65.1. Numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium wyłącznie w następujących przypadkach:

1) gdy wydano orzeczenie kończące postępowanie w sprawie w danej instancji;

2) gdy referendarz sądowy wydał orzeczenie co do istoty sprawy lub kończące postępowanie w sprawie;

3) gdy sprawę przeniesiono do innej księgi lub połączono z inną sprawą;

4) gdy przekazano sprawę innemu sądowi według właściwości;

5) gdy przewiduje to przepis szczególny.

2. Przepis § 55 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 65a.Przepis § 65 stosuje się odpowiednio do zakreślania numerów porządkowych w wykazach.

§ 66.1. O fakcie sprawdzenia repertorium lub wykazu przez przewodniczącego wydziału czyni się w sprawdzonej księdze odpowiednią adnotację.

2. Jeśli zamieszczenie informacji, o której mowa w ust. 1, nie jest możliwe w systemie informatycznym – z przeprowadzonej kontroli sporządza się notatkę, którą zamieszcza się w zbiorze pism wewnętrznych wydziału.

Rozdział 6

Kartoteki

§ 67. 1. W postępowaniu wykonawczym określone czynności sądu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których – zgodnie z treścią orzeczenia – czynności te podlegają wykonaniu.

2. Zbiór założonych kart jednego wzoru stanowi kartotekę.

3. Karty osób, wobec których postępowanie wykonawcze jest w toku, przechowuje się w kartotece czynnej. Po zakończeniu tego postępowania kartę wycofuje się z kartoteki czynnej i przechowuje w kartotece nieczynnej [st].

4. Karty układa się według kolejności ich numerów z podziałem na poszczególne lata kalendarzowe.

§ 68.1. Kartę wyjmuje się z kartoteki wyłącznie w celu zamieszczenia lub uzyskania informacji.

2. W razie potrzeby wyjęcia karty ze zbioru na czas dłuższy, należy w miejsce karty wyjętej włożyć zakładkę z oznaczeniem nazwiska osoby, dla której karta została założona, i sygnatury karty. Poza przypadkiem przekazania sprawy innemu sądowi nie jest dopuszczalne dołączanie karty do akt sprawy.

§ 69.Dla każdej kartoteki prowadzi się wykaz kart w niej zawartych. W wykazie dokonuje się wpisów chronologicznie, z numeracją od początku roku kalendarzowego. Kolejny numer takiego wpisu ze wskazaniem rodzaju kartoteki stanowi sygnaturę karty i odpowiadających jej akt.

§ 70.Numer porządkowy w wykazie kart zakreśla się z chwilą przeniesienia karty do kartoteki nieczynnej lub przekazania sprawy innemu sądowi.

Rozdział 7

Księgi pomocnicze

§ 71. Dla każdego repertorium i wykazu prowadzi się skorowidz alfabetyczno-numerowy. Można prowadzić jeden skorowidz dla kilku ksiąg.

§ 72.1. Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi „Kontrolkę wysyłanych akt”, zawierającą w szczególności następujące informacje:

1) numer porządkowy;

2) oznaczenie sprawy;

3) data wysłania akt;

4) oznaczenie adresata;

5) przewidywany czas zwrotu;

6) daty wysłanych ponagleń o zwrot akt;

7) data zwrotu akt;

8) uwagi.

2. Ponadto w kontrolce zamieszcza się daty otrzymania nadesłanych w tym czasie pism, które po zwrocie akt należy do nich dołączyć. Pisma te przechowuje się do czasu zwrotu akt w przeznaczonej do tego teczce.

2a. Spełnienie obowiązku, o którym mowa w ust. 2 zd. 1 nie jest konieczne, w sytuacji prowadzenia „Kontrolki wysłanych akt” w systemie informatycznym, który zapewnia rejestrację pism wpływających do wydziału w poszczególnych sprawach.

3. O wysłaniu akt do innego sądu lub wydziału albo do innego organu oraz o zwrocie akt czyni się wzmiankę w repertorium.

4. Kierownik sekretariatu przegląda kontrolkę w odstępach miesięcznych i wysyła w miarę potrzeby ponaglenia o zwrot akt, o czym zawiadamia przewodniczącego wydziału.

§ 73.1. W sądach prowadzi się „Kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych” [st]. Kontrolkę prowadzi się oddzielnie dla każdego wydziału; w wydziałach podzielonych na sekcje – oddzielnie dla każdej sekcji, a w wydziałach sądów okręgowych rozpatrujących sprawy w pierwszej i drugiej instancji – oddzielnie dla każdego rodzaju spraw.

2. W kontrolce odnotowuje się także uzasadnienia sporządzane z urzędu, co do których wpłynął środek odwoławczy.

2a. Ustne uzasadnienia odnotowuje się w kontrolce jeżeli wpłynął wniosek o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem lub środek odwoławczy.

3. Kontrolkę prowadzi kierownik sekretariatu właściwego wydziału lub sekcji. Przewodniczący wydziału może na wniosek kierownika sekretariatu powierzyć prowadzenie kontrolki innemu pracownikowi sekretariatu.

4. Liczba kart w kontrolce powinna uwzględniać liczbę sędziów i asesorów sądowych oraz liczbę uzasadnień opracowywanych w roku przez poszczególnych sędziów i asesorów sądowych [st]. Na każdej karcie kontrolki należy wpisać nazwisko sędziego lub asesora sądowego, którego sprawy będą ewidencjonowane. W przypadku prowadzenia kontrolki w systemie informatycznym poszczególne pozycje kontrolki wpisywane są z podziałem na poszczególnych sędziów i asesorów sądowych sporządzających uzasadnienia w danym roku.

5. Zakładając kontrolkę na nowy rok kalendarzowy, należy na pierwszych kartach dotyczących poszczególnych sędziów lub asesorów sądowych wpisać sygnatury akt spraw niezakreślonych w kontrolce prowadzonej w roku poprzednim.

6. Ust. 5 nie ma zastosowania dla kontrolki prowadzonej w systemie informatycznym.

§ 74.1. W kontrolce, o której mowa w § 73, ewidencjonuje się wszystkie czynności sądu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonywania [st].

2. W wyniku złożenia wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem lub środka odwoławczego złożonego bez uprzedniego wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem, w kontrolce zamieszcza się w szczególności:

1) numer porządkowy;

2) sygnaturę akt sprawy, której wniosek bądź złożony środek odwoławczy dotyczy;

3) datę orzeczenia;

4) datę wpływu do właściwego sądu wniosku lub środka odwoławczego powodującego obowiązek sporządzenia uzasadnienia;

5) datę doręczenia akt sędziemu, asesorowi sądowemu lub referendarzowi sądowemu, a w przypadku, o którym mowa w § 73 ust. 2a datę przekazania uzasadnienia do transkrypcji;

5a) datę wezwania strony do uzupełnienia braków formalnych;

5b) datę uzupełnienia braków formalnych;

5c) datę zarządzenia o odmowie przyjęcia wniosku lub postanowienia o odrzuceniu wniosku;

5d) datę uprawomocnienia się zarządzenia o odmowie przyjęcia wniosku lub postanowienia o odrzuceniu wniosku;

6) datę zwrotu akt przez sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego, a w przypadku, o którym mowa w § 73 ust. 2a datę otrzymania transkrypcji uzasadnienia;

7) datę przesłania stronie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem;

8) datę wpływu środka odwoławczego;

9) datę przesłania akt do sądu II instancji;

10) datę oraz zwięzłą informację innego załatwienia;

11) datę zwrotu akt z sądu II instancji oraz zwięzłą informację o treści wydanego orzeczenia (np. utrzymano w mocy, częściowo uchylono).

3. Jeżeli w jednej sprawie wpłynęło kilka wniosków o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem, sprawę rejestruje się w kontrolce tylko raz, notując datę wpływu wniosku najwcześniej złożonego.

4. W przypadku ustnego uzasadnienia, w kontrolce zamieszcza się dodatkowe oznaczenie „uzasadnienie wygłoszone.”.

5. W przypadku gdy środek odwoławczy został złożony bez uprzedniego wniosku o doręczenie odpisu uzasadnienia, w kontrolce zamieszcza się skrót „b.z.”.

6. Jeżeli w zarejestrowanej już sprawie nie wniesiono apelacji albo jeśli postępowanie odwoławcze zakończyło się w sądzie pierwszej instancji, w kontrolce, należy zamieścić datę uprawomocnienia się orzeczenia lub decyzji powodującej nieprzedstawienie sprawy sądowi drugiej instancji. W przypadku prowadzenia kontrolki w sposób tradycyjny, powyższą informację zamieszcza się w rubryce „Uwagi”.

7. W sądzie drugiej instancji odnotowuje się ponadto w kontrolce datę wpływu wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia tego sądu z uzasadnieniem i oznaczenie składającego wniosek oraz datę doręczenia orzeczenia sądu odwoławczego.

8. W kontrolce zamieszcza się również wzmiankę o przedłużeniu terminu do sporządzenia uzasadnienia i przyczynę usprawiedliwionego przedłużenia.

9. Pozycję w kontrolce zakreśla się po dokonaniu ostatniego z przewidzianych dla niej zapisów. W przypadku odrzucenia apelacji w sprawie cywilnej lub nieprzyjęcia apelacji w sprawie karnej pozycję w kontrolce zakreśla się po upływie terminu do złożenia zażalenia na odrzucenie apelacji (nieprzyjęcie apelacji).

§ 75.1. Kierownik sekretariatu przechowuje kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych przez dwa lata następujące po roku, dla którego kontrolka została założona.

2. Ust. 1 nie ma zastosowania dla kontrolki prowadzonej w systemie informatycznym.

§ 76.(uchylony).

§ 77.(uchylony).

§ 78.1. Przedmioty niedające dołączyć się do akt sprawy ewidencjonuje się w „Księdze depozytów”.

2. W księdze, o której mowa w ust. 1, należy dokładnie oznaczyć cechy charakteryzujące dany przedmiot. Przedmioty przekazane w tej samej sprawie i w tym samym czasie wpisuje się pod jednym numerem.

3. Wpis w księdze, o której mowa w ust. 1, zakreśla się po wykonaniu orzeczenia dotyczącego przechowywanego przedmiotu.

§ 79.1. Wydanie przechowywanego przedmiotu następuje przez wysłanie, wydanie osobie uprawnionej za pokwitowaniem lub na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

2. W „Księdze depozytów” wpisuje się datę likwidacji przedmiotu (np. datę wydania, wysłania przedmiotu, datę protokołu zdawczo-odbiorczego).

3. Dokumenty i korespondencję dotyczącą przechowywanych przedmiotów, a w szczególności dowody wysłania przedmiotów, potwierdzenia odbioru, protokoły zdawczo-odbiorcze i protokoły zniszczenia przedmiotów, przechowuje się we wszytej do akt kopercie.

4. Osoba odbierająca przedmiot może potwierdzić również odbiór w „Księdze depozytów” przez podpisanie odpowiedniej adnotacji.

§ 80.(uchylony).

§ 81.W sekretariatach wydziałów mogą być prowadzone inne, niewymienione w niniejszym rozdziale księgi pomocnicze, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do wykonywania zadań wydziału.

Rozdział 8

Szczególny sposób prowadzenia biurowości sądowej w systemie informatycznym

§ 82. 1. Prezes sądu może zarządzić prowadzenie urządzeń ewidencyjnych przez sekretariaty sądów przy wykorzystaniu systemów informatycznych, zastępujących tradycyjne urządzenia ewidencyjne.

2. (uchylony).

3. Zarządzenie prezesa określi w szczególności system informatyczny, przy którego pomocy mają być prowadzone urządzenia ewidencyjne, niezbędne warunki techniczne, zasady tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa przechowywania danych, osobę odpowiedzialną za prowadzenie biurowości w systemie informatycznym z uwagi na kwestie techniczno-organizacyjno-wdrożeniowe, obowiązek raportowania o problemach jej funkcjonowania oraz obowiązek dokonywania przynajmniej raz w roku pisemnych ocen funkcjonowania, wskazania kierunku rozwoju oraz wykazania zalet wdrożonego programu.

4. Dopuszcza się częściowe prowadzenie biurowości według regulacji określonych w niniejszym zarządzeniu dla urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie nieelektronicznej, a częściowo w systemie informatycznym.

5. W przypadku zarządzenia prowadzenia urządzeń ewidencyjnych przez sekretariaty sądów przy wykorzystaniu systemów informatycznych zastępujących tradycyjne urządzenia ewidencyjne, dotychczasowe urządzenia ewidencyjne muszą być prowadzone do zakończenia ostatniej wpisanej w nich sprawy lub zgodnie z § 56 należy sporządzić w nich adnotację o dalszym prowadzeniu sprawy w systemie informatycznym.

6. W wydziale, w którym zarządzono prowadzenie przez sekretariaty sądowe urządzeń ewidencyjnych w systemie informatycznym, stosuje się zasady określone w § 82a-82j.

§ 82a.1. Kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik:

1) sprawuje systematyczną kontrolę nad właściwym zabezpieczeniem danych;

2) odpowiada za przechowywanie korespondencji dotyczącej wersji oprogramowania, zaistniałych awarii i serwisowania;

3) informuje właściwe organy o wykonaniu zaleceń technicznych.

2. Wskazane w ust. 1 obowiązki dotyczące dwóch lub większej liczby wydziałów mogą być powierzone upoważnionemu pracownikowi sądu.

§ 82aa.1. Minimalny zakres danych, które należy wprowadzić do systemu obejmuje wszystkie informacje odnotowywane w biurowości tradycyjnej. W sądach dysponujących systemem informatycznym wspomagającym pracę sądu, wprowadza się we właściwym miejscu tego systemu, o ile dana aplikacja przewiduje możliwość odnotowania takich danych służących kontroli obiegu akt i terminowości podejmowania czynności, następujące dane:

1) funkcję, stanowisko lub wykonywany charakter pracy oraz nazwisko i imię osoby, której są przedkładane lub wysyłane akta o konkretnej sygnaturze [prezes; przewodniczący; zastępca przewodniczącego; sędzia; asesor sądowy; referendarz sądowy; asystent sędziego; kierownik sekretariatu; pracownik sekretariatu; inna osoba];

2) miejsce aktualnego położenia akt w sekretariacie lub sądzie [np. kalendarz – z zaznaczeniem w oknie „opisu” numeru przegrody, na której oczekują akta];

3) datę przedłożenia, wysłania lub odłożenia akt we właściwym miejscu sekretariatu lub sądu;

4) datę planowanego podjęcia czynności w aktach oczekujących bądź datę planowanego zwrotu akt wysłanych;

5) określenie w oknie „opisu” celu przedłożenia lub przesłania akt konkretnej osobie bądź instytucji, bądź odłożenia ich w przeznaczonym miejscu sekretariatu lub sądu.

2. Dane dotyczące sędziów, asesorów sądowych, referendarzy sądowych, asystentów sędziów i osób wykonujących czynności w sekretariatach oraz miejsca przeznaczone do przechowywania akt, odnotowuje się z utworzonej w tym celu i na bieżąco uaktualnianej listy:

1) prezes sądu; przewodniczący wydziału; zastępca przewodniczącego wydziału; sędzia, asesor sądowy: nazwisko, imię [jeżeli w dostępnych oprogramowaniach istnieje możliwość wygenerowania danych dotyczących konkretnego sędziego (z imienia i nazwiska) z zestawienia zbiorczego z wykazu czynności jest dopuszczalne wpisanie pozycji „sędzia” bez wskazania nazwiska i imienia];

2) referendarz sądowy: nazwisko, imię; asystent sędziego: nazwisko, imię; kierownik sekretariatu; zastępca kierownika sekretariatu; pracownik: nazwisko, imię [dla wszystkich kategorii pracowników i stanowisk z wyłączeniem wymienionych wyżej];

3) inna osoba: nazwisko, imię [dla innych osób wykonujących czynności w sekretariacie, dla osób wykonujących czynności w sekretariacie na podstawie prawnej innej niż umowa o pracę (np. praktykant, wolontariusz, stażysta z Powiatowego Urzędu Pracy)];

4) kalendarz [ze względu na dużą ilość akt w sekretariacie lub specyfikę wydziału dopuszcza się stosowanie kalendarzy tematycznych np. kalendarz uzasadnień, biegłych, spraw zawieszonych itp.].

3. Sposób odnotowywania danych musi zapewniać możliwość ich dowolnego sortowania według kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu akt i ewentualnych opóźnieniach w dokonywaniu czynności. W szczególności sortowanie następuje według kryteriów [rozdzielnie i łącznie]:

1) referenta sprawy; funkcji, stanowiska bądź charakteru wykonywanej pracy i nazwiska osoby, której przedkłada bądź przesyła się akta; repertorium; sygnatury; daty przedłożenia bądź wysłania akt konkretnej osobie lub instytucji; daty przewidywanego zwrotu akt bądź daty przewidywanego terminu podjęcia w sprawie czynności przez konkretną osobę;

2) referenta sprawy, repertorium; sygnatury; daty i miejsca położenia akt; daty przewidywanego terminu podjęcia czynności w aktach oczekujących.

4. Odnotowując zmianę położenia akt zakreśla się poprzednie położenie.

5. Niedopuszczalne jest usuwanie jakichkolwiek danych.

§ 82b.(uchylony).

§ 82c.Dopuszczalne jest prowadzenie w systemie informatycznym kolejnej numeracji spraw niezależnej od prowadzonych repertoriów (informatycznego wykazu spraw), którą nadaje się przy rejestracji pisma wszczynającego postępowanie lub po zwrocie akt sprawy wskutek uchylenia orzeczenia i przekazania do ponownego rozpoznania. Nadany w ten sposób numer sprawy jest niezmienny podczas rozpoznawania sprawy w danym wydziale, nawet w sytuacji zmiany sygnatury sprawy związanej ze zmianami repertorium. Numer ten – w przypadku jego nadania – należy podać osobie wnoszącej pismo.

§ 82d.Przy dekretacji spraw oraz zamieszczaniu adnotacji o wykonaniu dekretacji mogą być stosowane techniki automatyczne.

§ 82e.(uchylony).

§ 82f.1. Do użytkowanego systemu mogą być wprowadzane dane zawarte w pismach inicjujących postępowanie oraz inne dane przydatne w trakcie postępowania, które zostały uzyskane w postaci elektronicznej:

1) z Systemu Informatycznego Prokuratury „LIBRA”;

2) od podmiotów wnoszących pisma wszczynające postępowanie;

3) od innych niż wskazane w pkt 2 – strony i uczestników postępowania;

4) z systemów informatycznych innych wydziałów sądów, otrzymanych wraz z danymi przekazanej sprawy lub wraz z przekazanym środkiem odwoławczym;

5) z narzędzia informatycznego, o którym mowa w § 43 ust. 1 r.u.s.p.

2. Zestawienia statystyczne mogą być przygotowywane wyłącznie na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym.

§ 82g.1. Przy pomocy wykorzystywanego systemu informatycznego kontroluje się informacje o aktualnym stanie sprawy oraz dokonuje sprawdzania dotychczasowego przebiegu postępowania, a w szczególności sygnalizuje brak czynności innych niż polegające na rejestracji sprawy lub brak czynności przez określony czas w poszczególnych grupach spraw i co do poszczególnych referentów.

2. Przy pomocy wykorzystywanego systemu informatycznego mogą być realizowane także następujące zadania:

1) rejestracja dokumentów inicjujących (pozwów, wniosków, aktów oskarżenia) wpływających do sądu w repertoriach prowadzonych w wydziale przy pomocy systemu informatycznego;

2) niezależnie od opisanej w pkt 1 rejestracji możliwe jest nadanie sprawie stałego i niezmiennego podczas rozpoznawania sprawy w wydziale – numeru sprawy w informatycznym wykazie spraw danego wydziału;

3) rejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie: powoda, pozwanego, obwinionego, pokrzywdzonego, wnioskodawcy, świadka itp.;

4) dekretacja spraw dokonywanych przy pomocy technik automatycznych w oparciu o wcześniej wprowadzone założenia lub dekretacji dokonywanej indywidualnie, co do każdej sprawy (dekretacja ręczna);

5) prowadzenie terminarzy rozpraw i posiedzeń, wspomaganych przez wyszukiwanie wolnego terminu określonego sędziego lub asesora sądowego i wolnej sali, w celu uniknięcia ryzyka nakładania się terminów;

6) automatyczne przygotowywanie wokandy na podstawie ustalonych sal i terminów rozpraw;

7) automatyczne generowanie wezwań i powiadomień osób o terminie rozprawy (posiedzenia) na podstawie danych zawartych w repertorium oraz zapisów w terminarzu rozpraw (posiedzeń);

8) automatyczne generowanie i ewidencjonowanie korespondencji seryjnej (koperty i zwrotki);

9) tworzenie i rejestrowanie dokumentów powstających w trakcie prowadzenia sprawy (orzeczeń, zarządzeń oraz pism), wypełnianych danymi dostępnymi w sprawie;

10) sporządzanie protokołów rozpraw i posiedzeń na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie informatycznym;

11) sporządzanie orzeczeń, zarządzeń, wezwań i innych pism na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie informatycznym;

12) rejestrowanie wpływających do sądu środków zaskarżenia (apelacji, kasacji, sprzeciwów, zarzutów, zażaleń);

13) automatyczne sortowanie spraw w repertorium zgodnie z sygnaturą sprawy lub innymi wprowadzonymi sposobami przeszukiwania;

14) wyszukiwanie konkretnej sprawy w oparciu o: sygnaturę, nazwisko/nazwę (lub jej część) podmiotów występujących w sprawie, sędziego lub asesora sądowego prowadzącego sprawę itp.;

15) prowadzenie księgi podawczej;

16) prowadzenie wykazu podmiotów współpracujących z sądem, w szczególności biegłych sądowych, tłumaczy przysięgłych, kandydatów na syndyków, mediatorów, stałych mediatorów oraz instytucji i osób uprawnionych do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;

17) rejestrowanie powracających zwrotek z ewentualnym wykorzystaniem kodów kreskowych i przechowywanie przy każdej sprawie informacji o zarejestrowaniu zwrotki;

18) automatyczne wykonywanie raportów z urządzeń ewidencyjnych;

19) udostępnianie za pomocą ogólnodostępnych sieci informatycznych osobom biorącym udział w postępowaniu oraz ich pełnomocnikom danych dotyczących ich spraw;

20) oznaczanie osób podpisujących pisma wydrukiem danych zastępujących pieczęcie imienne oraz wydziałów sądowych wydrukiem danych zastępujących pieczęcie wydziałowe;

21) drukowanie informacji zastępujących treść stosowanych pieczęci innych niż wskazane w pkt 20, jeżeli z treści przepisów nakazujących zamieszczenie informacji wynika możliwość wykonywania tego inaczej niż przez zamieszczenie pieczęci.

§ 82ga.1. W wykorzystywanym systemie informatycznym zamieszcza się orzeczenia (wraz z uzasadnieniami), protokoły, pisma i wychodzące z wydziału na zewnątrz zarządzenia ze spraw, o których dane gromadzi się w systemie. Treść innych zarządzeń może być zamieszczana w systemie.

2. Dokumenty sądowe, o których mowa w ust. 1 mogą być tworzone w sposób wskazany w § 82g ust. 2 pkt 9–11 lub też tworzone poza systemem i dołączane do niego w formie plików w formatach identycznych jak dokumenty tworzone w systemie lub też możliwych do odczytania przez powszechnie dostępne oprogramowanie.

3. Dokumenty uważa się za zgodne ze znajdującymi się w aktach po ich odnotowaniu w systemie teleinformatycznym. Do czasu odnotowania dokument posiada status projektu.

4. W razie potrzeby wydania odpisu dokumentu sądowego znajdującego się w aktach sprawy, możliwe jest wydanie jako odpisu z akt sądowych wydruku dokumentu uzyskanego z sądowego systemu informatycznego.

5. Wydanie odpisu w sposób wskazany w ust. 4 jest dopuszczalne w odniesieniu do dokumentów zatwierdzonych przez użytkowników i odnotowanych. Nie jest dopuszczalne wydanie jako odpisu dokumentu sądowego wyłącznie na podstawie zapisu w systemie teleinformatycznym znajdującego się w aktach dokumentu dopiero w systemie tworzonego lub też będącego projektem.

6. Jeżeli w systemie teleinformatycznym znajduje się dokument inny niż dokument sądowy, który jest zdigitalizowaną postacią dokumentu znajdującego się w aktach sądowych, możliwe jest wydanie jego wydruku jako odpisu z akt sądowych. Czynność taka jest dopuszczalna, jeżeli dokument ten jest odnotowany w systemie jako złożony i znajduje się w formacie PDF lub zbliżonym. Nie jest dopuszczalne wydawanie dokumentów zdigitalizowanych przy wykorzystaniu technik OCR do edytowalnego pliku edytora tekstu.

§ 82h.Osoby występujące w sprawie należy w miarę możliwości dodatkowo oznaczać w systemie informatycznym numerem PESEL (jeżeli są to osoby fizyczne), numerem NIP i/lub numerem KRS, jeżeli są to podmioty inne niż osoby fizyczne. Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi powinni być oznaczani w miarę możliwości numerami NIP, REGON i PESEL.

§ 82i.W przypadku gdy w wydziale działa system informatyczny obejmujący również przygotowanie i przechowanie wokandy nie stosuje się § 24 ust. 4 oraz § 58. W takim wydziale wokandy przechowywane są tylko w systemie informatycznym.

§ 82j.1. W każdym dniu roboczym należy zapewnić zabezpieczenie danych.

2. Zasady bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych w biurowości sądowej prowadzonej w systemie informatycznym określa zarządzenie prezesa właściwego sądu uwzględniające przepisy:

1) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2135);

2) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).

DZIAŁ III

Biurowość w sprawach cywilnych

Rozdział 1

Repertoria

Oddział 1

Przepisy ogólne

§ 83. 1. W wydziałach cywilnych sądów rejonowych prowadzi się repertoria [st]:

1) „Nc” – dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nakazowym i upominawczym, a także podlegających rozpoznaniu w europejskim postępowaniu nakazowym;

2) „C” – dla pozostałych spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w procesie wszczętych na skutek pozwu, w tym podlegających rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym, a także w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń;

3) Ns – dla spraw cywilnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu nieprocesowym;

4) „Co” – dla innych spraw cywilnych, w szczególności: o odtworzenie akt, o wyłączenie sędziego, jeżeli wniosek został przekazany z innego wydziału lub sądu, o zwolnienie od kosztów sądowych (także w postępowaniu wieczystoksięgowym), podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucyjnym, w tym wniosków dotyczących Europejskiego Tytułu Egzekucyjnego, ze skargi na czynności komornika, rejestracji protokołów i wniosków przeznaczonych dla innych sądów lub dla sądu właściwego, lecz zgłoszonych przed wytoczeniem powództwa, wniosków o wyjawienie majątku, o nadanie klauzuli wykonalności oraz wniosków stron o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w sprawach, w których zawarta została umowa o mediację.

1a. Jeżeli w sprawie zarejestrowanej w repertorium „C” stwierdzono istnienie podstaw do wydania nakazu zapłaty, wydanie tego orzeczenia następuje pod dotychczasowym numerem, bez rejestrowania sprawy w repertorium „Nc”.

2. Skargi o wznowienie postępowania podlegają rejestracji w tym samym repertorium, co sprawa, której wznowienie miałoby dotyczyć; w przypadku uwzględnienia skargi, stosowną adnotację czyni się we właściwym repertorium oraz w aktach sprawy, której dotyczy skarga, a na okładce tych akt umieszcza się oznaczenie literowe „wzn”.

3. Sprawy rozpoznawane w postępowaniu uproszczonym wyróżnia się w repertorium „C” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „upr” lub „uproszczone”; stosowne oznaczenie literowe zamieszcza się również na okładce akt sprawy, po oznaczeniu repertorium.

4. Ewidencjonowane w repertorium „Ns” wnioski o kompensatę składane przez cudzoziemców wyróżnia się dodatkowym oznaczeniem „Cu”.

5. Sprawy rozpoznawane w europejskim postępowaniu nakazowym wyróżnia się w repertorium „Nc” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „En”, a sprawy rozpoznawane w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń wyróżnia się w repertorium „C” poprzez zamieszczenie dodatkowego oznaczenia „Ed”; stosowne oznaczenie literowe zamieszcza się również na okładce akt sprawy, po oznaczeniu repertorium.

6. W przypadku zmiany rodzaju postępowania w sprawie rozpoznawanej dotąd w trybie uproszczonym lub w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń, aktualne oznaczenie należy odnotować w repertorium „C” i na okładce akt sprawy, a dotychczasowe przekreślić lub oznaczyć w inny sposób jako nieaktualne.

§ 85.1. W wydziałach cywilnych sądów rejonowych i okręgowych, do których wpływają sprawy z zakresu przepisów prawa geologicznego i górniczego dla rejestracji tych spraw prowadzi się repertorium „CG-G” [st].

2. W przypadku gdy wpływ spraw, o których mowa w ust. 1, jest niewielki, dopuszcza się możliwość rejestrowania ich w repertorium „C”, z obowiązkiem zamieszczenia oznaczenia dodatkowego „CG–G”.

§ 85a.(uchylony).

§ 85b.Repertoria, o których mowa w § 83 ust. 1, § 84 ust. 1 i § 85 ust. 1 prowadzi się w systemie informatycznym. Stosuje się § 82a–82j.

§ 86.1. Sprawy cywilne wpisywane do repertoriów oznacza się symbolami przewidzianymi w wykazie, który stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Symbol sprawy ustala przewodniczący wydziału równocześnie z wydaniem pierwszego zarządzenia dotyczącego pisma wszczynającego postępowanie, sprawdzając przy tym, czy strona prawidłowo określiła przedmiot sprawy.

3. Symbol sprawy odnotowuje się w repertorium i na okładce akt, obok sygnatury sprawy.

4. W przypadku połączenia w jednym piśmie wszczynającym postępowanie kilku roszczeń lub wniosków stanowiących samodzielne części postępowania, należy oznaczyć sprawę wszystkimi symbolami przewidzianymi dla tych roszczeń lub wniosków, wyróżniając symbol tego roszczenia (wniosku), które ma najistotniejsze znaczenie.

5. Jeżeli roszczenie lub wniosek nie jest objęte wykazem symboli, sprawę oznacza się skrótem „b.s.” (bez symbolu). W sprawach podlegających rejestracji w narzędziu informatycznym, o którym mowa w § 43 ust. 1 r.u.s.p, przewodniczący wydziału oznaczając sprawę skrótem „b.s.” oznacza jednocześnie kategorię sprawy, jeśli w danym urządzeniu ewidencyjnym sprawy są podzielone na kategorie.

6. Przewodniczący wydziału może upoważnić pracownika sekretariatu lub asystenta sędziego do czynności, o których mowa w ust. 2 i 5.

§ 87.W sądzie drugiej instancji odnotowuje się w repertorium symbol tego roszczenia (wniosku), które jest przedmiotem postępowania odwoławczego.

§ 87a.Sprawy, w których cudzoziemcy nabyli nieruchomość, wyróżnia się w repertorium dodatkowym oznaczeniem skrótem literowym „CuN”.

§ 87b.1. Zażalenia na postanowienia sądu drugiej instancji przewidziane w art. 394² § 1 k.p.c. rozpoznaje się pod numerem porządkowym sprawy, w której wydano zaskarżone postanowienie.

2. Jeśli zażalenie wskazane w ust. 1 ma zostać przydzielone sędziemu albo asesorowi sądowemu przez narzędzie informatyczne, o którym mowa w § 43 ust. 1 r.u.s.p., na okładce akt umieszcza się kolejny numer nadany przez to narzędzie informatyczne.

3. Numer, o którym mowa w ust. 2, odnotowuje się również w repertorium przy oznaczeniu rodzaju środka odwoławczego.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio do skarg na orzeczenie referendarza sądowego, jeśli wniesienie skargi nie powoduje ponownej rejestracji sprawy, oraz do przydziału na podstawie § 43 ust. 5 r.u.s.p. spraw zakończonych, z wyłączeniem spraw wymagających rozstrzygnięcia co do istoty sprawy.

§ 88.1. Jeżeli mimo wszczęcia postępowania w trybie niewłaściwym sąd rozpoznał sprawę w trybie właściwym i wydał orzeczenie kończące postępowanie bez odroczenia posiedzenia, nie przenosi się sprawy do innego repertorium. Zmianę trybu postępowania wyróżnia się w repertorium.

2. W przypadku odroczenia posiedzenia w sprawie, w której zmieniony został tryb postępowania, z chwilą uprawomocnienia się postanowienia o podjęciu sprawy w innym trybie sprawę przenosi się do właściwego repertorium, a jeżeli rozpoznanie sprawy w nowym trybie należy do innego wydziału danego sądu – przekazuje się akta właściwemu wydziałowi.

§ 88a.(uchylony).

§ 88b.W przypadku skierowania przez sąd stron do mediacji, orzeczenie co do zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem wydaje się pod numerem porządkowym sprawy zawisłej w sądzie.

Oddział 2

Repertorium „C”

§ 89. (uchylony).

§ 90.(uchylony).

§ 90a.(uchylony).

§ 91.(uchylony).

§ 92.(uchylony).

§ 93.(uchylony).

§ 94.(uchylony).

§ 95.(uchylony).

§ 96.(uchylony).

§ 97.(uchylony).

§ 97a.1. W repertorium „C” odnotowuje się w szczególności:

1) numer porządkowy sprawy;

2) datę wpływu sprawy;

3) oznaczenie podmiotów występujących w sprawie (zarejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie);

4) informację o powództwie wytoczonym przez prokuratora, organizację społeczną, powiatowego (miejskiego) rzecznika praw konsumentów lub Rzecznika Praw Obywatelskich na rzecz oznaczonej osoby oraz datę wstąpienia oznaczonej osoby do sprawy [st];

5) datę wezwania do udziału w sprawie dalszych osób i datę ich wstąpienia do sprawy, datę przystąpienia do sprawy dalszych osób;

6) datę wstąpienia do postępowania prokuratora, Rzecznika Praw Obywatelskich, organizacji społecznej lub powiatowego (miejskiego) rzecznika praw konsumentów;

7) oznaczenie przedmiotu sporu;

8) oznaczenie rodzaju postępowania i daty zmiany;

9) datę oraz rodzaj czynności podejmowanych w toku postępowania;

10) daty oraz wyniki posiedzeń;

10a) czas trwania mediacji (zarejestrowanie dat zdarzeń skrajnych);

11) datę zarządzenia wydanego na podstawie art. 130k.p.c. oraz art. 130¹ k.p.c.;

12) datę zwrotu pisma wszczynającego postępowanie;

13) daty orzeczeń oraz zwięzłe oznaczenie bądź zwięzłą informację o treści orzeczenia;

14) datę zawieszenia postępowania;

15) datę podjęcia postępowania;

16) wynik postępowania sądu I instancji (data wydania orzeczenia, zwięzłe oznaczenie bądź zwięzłą informację o treści orzeczenia);

17) datę wpływu oraz rodzaj środka odwoławczego;

18) datę odrzucenia środka odwoławczego;

19) datę przesłania akt do sądu II instancji;

20) datę zwrotu akt z II instancji;

21) wynik postępowania sądu II instancji (datę i zwięzłą informację o rozstrzygnięciu postępowania w sądzie II instancji);

22) datę uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie;

23) numer karty dłużnika.

1a. W sądach rejonowych rejestrując sprawę w repertorium „C” odnotowuje się, ponad to co wskazane w ust. 1, nazwę gminy, z której obszaru wpłynęła sprawa.

1b. W przypadkach określonych w § 83 ust. 1a i § 84 ust. 1a w repertorium „C” odnotowuje się ponadto:

– datę wpływu zarzutów lub sprzeciwu od nakazu zapłaty,

– datę odrzucenia zarzutów lub sprzeciwu.

2. (uchylony).

3. W przypadku, gdy powództwo składa się z kilku roszczeń i w razie różnego sposobu załatwienia poszczególnych roszczeń należy w repertorium „C” odrębnie odnotować wynik postępowania względem każdego z nich.

4. W przypadku dokonywania w repertorium „C” zmiany danych, wpis aktualizacyjny winien być uwidoczniony w systemie w głównym polu danej funkcji. Stosownych zmian należy dokonać na okładce akt sprawy i w skorowidzu.

5. W repertorium „C” należy zamieścić adnotację o przyczynach dokonania każdej zmiany w ewidencji.

6. W repertorium „C” sprawy rozpoznane w postępowaniu upominawczym wyróżnia się dodatkowo oznaczeniem „up” lub „upominawcze”, zaś sprawy rozpoznawane w postępowaniu nakazowym wyróżnia się dodatkowo oznaczeniem „nak” lub „nakazowe”.

§ 98.Przepisy niniejszego oddziału stosuje się odpowiednio do prowadzenia innych repertoriów dla spraw cywilnych, w zakresie nieunormowanym w przepisach poniższych.

Oddział 3

Repertorium „Ns”

§ 99. (uchylony).

§ 100.(uchylony).