Na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz. U. Nr 42, poz. 363) zarządza się, co następuje:

§ 1.Zarządzenie określa:

1) sposób ewidencjonowania ksiąg wieczystych w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych;

2) sposób dokumentowania przebiegu migracji ksiąg wieczystych;

3) wzór protokołu przekazywania ksiąg wieczystych;

4) wzory okresowych sprawozdań z przebiegu migracji ksiąg wieczystych.

§ 2.1. W książce ewidencji przewozów ksiąg wieczystych, prowadzonej przez wydział ksiąg wieczystych oraz ośrodek migracyjny ksiąg wieczystych, rejestruje się partie ksiąg wieczystych, które w zamkniętych i zaplombowanych pojemnikach przekazywane są do ośrodka migracyjnego oraz zwracane przez ten ośrodek.

2. Książka, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) dla wydawanych partii ksiąg wieczystych:

a) datę i czas nadania partii ksiąg wieczystych,

b) oznaczenie adresata,

c) oznaczenie numeru partii ksiąg wieczystych,

d) liczbę i numery pojemników zawartych w danej partii ksiąg wieczystych, ze wskazaniem numerów plomb, którymi zabezpieczony został pojemnik,

e) imiona i nazwiska oraz podpisy osoby wydającej i osoby odbierającej partię ksiąg wieczystych,

f) numer listu przewozowego;

2) dla przyjmowanych partii ksiąg wieczystych:

a) datę i czas odbioru partii ksiąg wieczystych,

b) oznaczenie nadawcy,

c) oznaczenie numeru partii ksiąg wieczystych,

d) liczbę i numery pojemników zawartych w danej partii ksiąg wieczystych,

e) imiona i nazwiska oraz podpisy osób wydających i przyjmujących partię ksiąg wieczystych,

f) numer listu przewozowego.

§ 3.1. Ewidencję ksiąg wieczystych znajdujących się w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych prowadzi się w systemie informatycznym.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, obejmuje:

1) numery ksiąg wieczystych,

2) numery partii i pojemników, w których księgi wieczyste zostały przekazane do ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych.

§ 4.Dla każdego pojemnika z księgami wieczystymi sporządza się protokół przekazanych ksiąg wieczystych, którego części oznaczone są symbolami „A”, „B”, „C” lub „D”, numerem partii przekazywanych ksiąg wieczystych oraz numerem pojemnika. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 5.1. W wydziale ksiąg wieczystych sporządza się, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, część protokołu oznaczoną symbolem „A”, zwaną dalej „protokołem A”. Jeden egzemplarz protokołu A pozostawia się w wydziale ksiąg wieczystych, a drugi przekazywany jest w pojemniku, razem z księgami wieczystymi, których dotyczy, do ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych.

2. Przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych potwierdza zgodność protokołu A z zawartością pojemnika, zawierającego księgi wieczyste przeznaczone do migracji.

§ 6.1. Po odebraniu pojemnika z księgami wieczystymi, w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych sporządza się część protokołu oznaczoną symbolem „B”, zwaną dalej „protokołem B”. Protokół B pozostawia się w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych.

2. Kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych potwierdza w protokole B jego zgodność z zawartością pojemnika.

3. W razie stwierdzenia rozbieżności pomiędzy protokołami A i B kierownik ośrodka migracyjnego wraz z przewodniczącym wydziału ksiąg wieczystych podejmują czynności wyjaśniające w celu ustalenia przyczyny niezgodności stanu ksiąg wieczystych przekazanych w pojemniku z protokołem A.

4. Ustalenia dokonane w toku czynności wyjaśniających, o których mowa w ust. 3, kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych odnotowuje na protokole B, w rubryce „Uwagi”.

5. Jeżeli w wyniku czynności wyjaśniających nie doszło do usunięcia przyczyny niezgodności, kierownik ośrodka migracyjnego przesyła odpis protokołu B prezesowi sądu okręgowego, w którego okręgu znajduje się sąd rejonowy, z którego został przekazany pojemnik z księgami wieczystymi.

§ 7.1. Po przygotowaniu pojemnika z księgami wieczystymi przeznaczonymi do zwrotu do wydziału ksiąg wieczystych, w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych sporządza się, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, część protokołu oznaczoną symbolem „C”, zwaną dalej „protokołem C”. Jeden egzemplarz protokołu C pozostawia się w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych, a drugi jest przekazywany do wydziału ksiąg wieczystych w pojemniku, razem z księgami wieczystymi, których dotyczy.

2. Kierownik ośrodka migracyjnego potwierdza zgodność protokołu C z zawartością pojemnika, zawierającego dotychczasowe księgi wieczyste.

3. Jeżeli do wydziału ksiąg wieczystych nie zwraca się wszystkich ksiąg wieczystych otrzymanych w danym pojemniku, kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych opisuje przyczynę zatrzymania księgi wieczystej w protokole C, w rubryce „Uwagi”, w pozycji, pod którą ta księga wieczysta jest wymieniona,

4. Jeżeli do pojemnika przygotowanego do zwrotu dołącza się księgę wieczystą z innego pojemnika, kierownik ośrodka migracyjnego uzupełnia o kolejne pozycje protokół C.

§ 8.1.W wydziale ksiąg wieczystych sporządza się część protokołu oznaczoną symbolem „D”, zwaną dalej „protokołem D”. Protokół D pozostawia się w wydziale ksiąg wieczystych.

2. Przewodniczący wydziału potwierdza w protokole D jego zgodność z zawartością pojemnika.

3. W razie stwierdzenia rozbieżności pomiędzy protokołami C i D przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych wraz z kierownikiem ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych podejmują czynności wyjaśniające w celu ustalenia przyczyny niezgodności stanu ksiąg wieczystych przekazanych w pojemniku z protokołem C.

4. Ustalenia dokonane w toku czynności wyjaśniających, o których mowa w ust. 3, przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych odnotowuje w protokole D, w rubryce „Uwagi”.

5. Jeżeli w wyniku czynności wyjaśniających nie doszło do usunięcia przyczyny niezgodności, przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych przesyła odpis protokołu D prezesowi sądu okręgowego, który nadzoruje ośrodek migracyjny ksiąg wieczystych.

§ 9.1. Kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych sporządza sprawozdania dzienne z przebiegu migracji. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Kierownik ośrodka migracyjnego, dla każdego wydziału ksiąg wieczystych objętego migracją, sporządza miesięczne, półroczne i roczne sprawozdania z przebiegu migracji ksiąg wieczystych. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 10.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2003 r.

Załączniki do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 26 września 2003 r. (poz. 18)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3