§ 1. Zarządzenie reguluje tryb przygotowywania instrukcji i sprawozdań z zagranicznych podróży służbowych dla przedstawicieli Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie działu administracji rządowej – zdrowie, delegowanych przez organy i jednostki podległe lub nadzorowane przez ministra właściwego do spraw zdrowia, zwane dalej Jednostkami podległymi lub nadzorowanymi”, z wyłączeniem inspekcji, szkoleń oraz wyjazdów związanych z udziałem w projektach badawczych.

§ 2. 1. Jednostka podległa lub nadzorowana zawiadamia Departament Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Zdrowia, zwany dalej „Departamentem”, o wyjeździe przedstawiciela w zagraniczną podróż służbową w terminie co najmniej siedmiu dni przed planowanym wyjazdem.

2. Jednostka podległa lub nadzorowana, która jest właściwa do większości poruszanych na spotkaniu zagadnień, zwana dalej Jednostką wiodącą”, uzgadnia instrukcję, z właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa Zdrowia oraz z innymi właściwymi podmiotami. Do projektu instrukcji dołącza się agendę spotkania oraz inne dokumenty robocze.

3. Wzór instrukcji, o której mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. W przypadkach spornych lub wątpliwych jednostkę wiodącą wyznacza minister właściwy do spraw zdrowia lub osoba upoważniona przez ministra właściwego do spraw zdrowia do wyznaczenia jednostki wiodącej.

5. Uzgadnianie instrukcji polega na wysłaniu jej projektu do konsultacji i uwzględnieniu albo odrzuceniu uwag otrzymanych w trakcie konsultacji. Odmowa uwzględnienia uwag wymaga uzasadnienia.

6. Uzgodniona instrukcja jest zatwierdzana przez kierownika jednostki wiodącej lub osobę przez niego upoważnioną i przekazywana do Departamentu.

§ 3. 1. Tworzy się jedną instrukcję wiążącą wszystkich przedstawicieli. Przedstawiciele Rzeczypospolitej Polskiej prezentują w trakcie spotkania stanowisko zgodne z instrukcją.

2. Przedstawiciel Rzeczypospolitej Polskiej delegowany przez jednostkę wiodącą sporządza sprawozdanie, zawierające kompletną informację o treści stanowiska, jakie przedstawiła delegacja polska oraz inni uczestnicy spotkania.

3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, zatwierdzone przez kierownika jednostki wiodącej lub osobę przez niego upoważnioną, jednostka wiodąca przekazuje Departamentowi oraz właściwej komórce organizacyjnej Ministerstwa Zdrowia.

4. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 4. Do udziału w spotkaniach zagranicznych będących częścią procesu decyzyjnego Unii Europejskiej wyznacza się wyłącznie przedstawicieli Rzeczypospolitej Polskiej wpisanych do prowadzonego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Polskiego Repozytorium – właściwych ze względu na planowaną treść spotkania.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7dni od dnia ogłoszenia.