Na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146) oraz art. 39 ust. 6 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia Ministra Zdrowia
z dnia 14 czerwca 2010 r. (poz. 47)

Załącznik nr 1

STATUT BIURA DO SPRAW ZAGRANICZNYCH PROGRAMÓW POMOCY
W OCHRONIE ZDROWIA

§ 1

1. Biuro do Spraw Zagranicznych Programów Pomocy w Ochronie Zdrowia, zwane dalej „Biurem”, jest państwową jednostką budżetową podległą ministrowi właściwemu do spraw zdrowia.

2. Siedzibą Biura jest Warszawa.

3. Obszarem działania Biura jest terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 2

Przedmiotem działalności Biura jest realizacja zadań związanych z zagranicznymi programami pomocy w ochronie zdrowia współfinansowanymi przez Unię Europejską, kraje EFTA lub inne międzynarodowe instytucje finansowe oraz realizacja programów bilateralnych i innych programów wynikających z umów międzynarodowych.

§ 3

1. Działalnością Biura kieruje Dyrektor, który reprezentuje Biuro na zewnątrz.

2. Dyrektora powołuje i odwołuje minister właściwy do spraw zdrowia.

§ 4

W skład Biura wchodzą następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowisko pracy:

1) Zespół do Spraw Mechanizmów Finansowych i Programów Europejskich;

2) Zespół do Spraw Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

3) Zespół Administracyjno-Gospodarczy;

4) Zespół Księgowości i Finansów;

5) Samodzielne Stanowisko Pracy Radcy Prawnego.

§ 5

1. Działalność Biura jest finansowana z budżetu państwa, z części 46 - Zdrowie, dział 851 - Ochrona zdrowia, rozdział 85195 - Pozostała działalność.

2. Podstawą gospodarki finansowej Biura jest plan finansowy zatwierdzany zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

3. Biuro sporządza przewidziane dla jednostek budżetowych sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania.

§ 6

1. Do osób zatrudnionych w Biurze stosuje się zasady określone dla pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej.

2. Zasady wynagradzania pracowników Biura są regulowane przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 kwietnia 2008 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w niektórych jednostkach sfery budżetowej działających w ochronie zdrowia (Dz. U. Nr 82, poz. 496 oraz z 2009 r. Nr 51, poz. 411).

Załącznik nr 2

REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA DO SPRAW ZAGRANICZNYCH PROGRAMÓW POMOCY W OCHRONIE ZDROWIA

§ 1

1. Do zadań Biura do Spraw Zagranicznych Programów Pomocy w Ochronie Zdrowia, zwanego dalej „Biurem”, należy:

1) podejmowanie działań mających na celu realizację przedmiotu działalności Biura, określonego w § 2 załącznika nr 1 do zarządzenia;

2) wdrażanie, koordynacja i obsługa zagranicznych programów pomocy, o których mowa w § 2 załącznika nr 1 do zarządzenia, zwanych dalej „programami”;

3) pełnienie funkcji Instytucji Wspomagającej w ramach mechanizmów finansowych w zakresie określonym przez ministra właściwego do spraw zdrowia;

4) pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej w zakresie wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w obszarze tematycznym: „Ochrona Zdrowia”;

5) utrzymywanie kontaktów z właściwymi dla programów partnerami oraz instytucjami zagranicznymi lub krajowymi;

6) gromadzenie i udostępnianie informacji o programach;

7) opiniowanie i opracowywanie dokumentów dotyczących programów;

8) przedstawianie ministrowi właściwemu do spraw zdrowia sprawozdań z działalności Biura, do dnia 31 marca każdego roku, za rok poprzedni oraz w każdym przypadku zażądania informacji przez ministra właściwego do spraw zdrowia;

9) realizacja innych zadań zleconych przez ministra właściwego do spraw zdrowia.

2. W trakcie wykonywania zadań, wymienionych w ust. 1, Biuro:

1) stosuje zasady i procedury obowiązujące przy realizacji poszczególnych programów i określone we właściwych dla danego programu dokumentach;

2) współpracuje z odpowiednimi komórkami urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw zdrowia oraz jednostkami podległymi lub nadzorowanymi przez ministra właściwego do spraw zdrowia.

§ 2

1. Dyrektor zapewnia prawidłowe i sprawne funkcjonowanie Biura, w szczególności jest odpowiedzialny za:

1) realizację zadań Biura;

2) zarządzanie majątkiem Biura;

3) ustalenie i nadzorowanie przestrzegania regulaminu pracy;

4) sporządzanie rocznych planów finansowych i sprawozdań z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania;

5) zapewnienie nadzoru nad bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną przeciwpożarową i dyscypliną pracy Biura;

6) ustalanie procedur kontrolnych.

2. Dyrektor jest przełożonym pracowników Biura oraz wykonuje w stosunku do nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.

3. Dyrektor może powoływać zespoły jako organy pomocnicze lub doradczo-opiniodawcze, niezbędne dla realizacji zadań Biura, określając cel ich powołania, nazwę, zakres zadań, tryb działania oraz skład osobowy.

4. W razie nieobecności Dyrektora zastępuje go pracownik wyznaczony przez Dyrektora.

§ 3

1. Pracami Zespołów kierują Koordynatorzy powołani przez Dyrektora, spośród pracowników Biura.

2. Pracą Zespołu Księgowości i Finansów kieruje Główny Księgowy.

3. Do podstawowych zadań osób wymienionych w ust. 1 i 2 należy:

1) kierowanie pracą podległych pracowników danej komórki organizacyjnej oraz nadzór nad wykonywanymi przez nich zadaniami;

2) organizowanie pracy i podział zadań pomiędzy poszczególnych pracowników danej komórki organizacyjnej w sposób gwarantujący terminową realizację zadań;

3) przekazywanie informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Biura;

4) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;

5) podpisywanie dokumentów w zakresie udzielonych przez Dyrektora upoważnień;

6) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 4

Do zadań Zespołu do Spraw Mechanizmów Finansowych i Programów Europejskich należy:

1) wykonywanie zadań wynikających z pełnienia funkcji Instytucji Wspomagającej dla Priorytetu 5 „Opieka zdrowotna i opieka nad dzieckiem” w zakresie Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, w szczególności:

a) opracowywanie dokumentów i zasad służących wdrażaniu mechanizmów finansowych w zakresie Priorytetu 5,

b) prowadzenie akcji informacyjnej poprzez udzielanie odpowiedzi na pytania telefoniczne, e-mailowe i listowne oraz bezpośrednie spotkania z beneficjentami,

c) przyjmowanie i rejestracja wniosków,

d) ocena formalna wniosków,

e) organizacja pracy ekspertów oceniających wnioski pod względem merytorycznym i technicznym,

f) weryfikacja anglojęzycznej wersji wniosków,

g) pośrednictwo pomiędzy beneficjentem, Krajowym Punktem Kontaktowym (KPK), urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw zdrowia we wszystkich kwestiach dotyczących zgłoszonych projektów,

h) przygotowywanie projektów umów zawieranych z wyłonionymi beneficjentami w oparciu o Umowę Finansową pomiędzy KPK a darczyńcami,

i) weryfikacja wniosków o płatność i raportów okresowych,

j) przekazywanie środków finansowych wynikających z dofinansowania z Mechanizmów Finansowych na podstawie zawartych umów,

k) rozliczanie i dokonywanie płatności w ramach współfinansowania krajowego na rzecz beneficjentów podległych lub nadzorowanych przez Ministra Zdrowia,

I) monitorowanie realizacji i rozliczania umów finansowych z beneficjentami projektów,

m) wypełnianie zapotrzebowania oraz rozliczanie projektu Pomocy Technicznej w ramach środków Mechanizmu Finansowego EOG,

n) monitorowanie realizacji i rozliczanie umów,

o) monitorowanie i raportowanie wdrażania Priorytetu 5,

p) sporządzanie materiałów planistycznych związanych z finansowaniem projektów i zapewnieniem środków z budżetu państwa,

q) prowadzenie bazy danych wniosków, zawierającej kompendium informacji o wszystkich projektach;

2) wykonywanie zadań wynikających z pełnienia funkcji Krajowego Punktu Kontaktowego w Programie Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej:

a) promowanie i informowanie o idei Programu Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej podczas seminariów i konferencji,

b) udzielanie pisemnych i telefonicznych informacji o możliwościach i zasadach udziału w Programie Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej,

c) udzielanie beneficjentom pisemnych i telefonicznych porad w zakresie związanym z opracowywanymi sprawozdaniami okresowymi z realizacji umów podpisanych z Komisją Europejską,

d) współpraca z właściwymi organami Unii Europejskiej,

e) aktualizacja strony internetowej, która zawiera informacje o Programie Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej i możliwościach składania wniosków w poszczególnych jego edycjach;

3) współpraca w realizacji zadań Partnerstwa Wymiaru Północnego w dziedzinie zdrowia publicznego i opieki społecznej jako przedstawiciel ministra właściwego do spraw zdrowia;

4) obsługa Stałego Przedstawiciela Rzeczpospolitej Polskiej w Komitecie Wyższych Przedstawicieli Partnerstwa Wymiaru Północnego w dziedzinie zdrowia publicznego i opieki społecznej;

5) koordynacja starań podmiotów z obszaru ochrony zdrowia w zakresie podjęcia współpracy z beneficjentami Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej (IPA), Programu Europejskiego Instrument Partnerstwa i Sąsiedztwa (ENPI), Programu Transition Facility i innych programów KE, udostępnianie informacji jednostkom, które mogłyby uczestniczyć w realizacji umów bliźniaczych wdrażanych w ramach tych projektów;

6) sporządzanie materiałów planistycznych związanych ze współfinansowaniem projektów i zapewnieniem środków z budżetu państwa na ich współfinansowanie;

7) bieżąca aktualizacja strony internetowej www.bpz.gov.pl;

8) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 5

Do zadań Zespołu do Spraw Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy należy wykonywanie zadań wynikających z pełnienia funkcji Instytucji Pośredniczącej dla obszaru tematycznego: „Ochrona Zdrowia”, w tym:

1) opracowywanie dokumentów i zasad służących wdrażaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w zakresie obszaru tematycznego: „Ochrona Zdrowia”;

2) przeprowadzanie naboru projektów;

3) ocena projektów pod kątem formalnym;

4) ocena merytoryczna dokonywana we współpracy z urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw zdrowia oraz urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw pracy i zabezpieczenia społecznego;

5) zapewnienie braku podwójnego finansowania jakiejkolwiek części projektu z innych środków pomocowych;

6) weryfikacja każdego projektu pod kątem zasad pomocy publicznej;

7) weryfikacja anglojęzycznych wersji wniosków;

8) przekazywanie projektów wraz z rekomendacjami do Krajowej Instytucji Koordynującej;

9) podpisywanie z Instytucjami Realizującymi Umów w sprawie realizacji projektów;

10) pośredniczenie pomiędzy beneficjentem, Krajową Instytucją Koordynującą, urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw zdrowia oraz urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw pracy i polityki społecznej we wszystkich kwestiach dotyczących zgłoszonych projektów;

11) nadzór i zarządzanie wdrażaniem projektów zgodnie z zapisami Umów w sprawie projektów oraz Umów w sprawie realizacji projektów, a także przeprowadzanie niezbędnych kontroli i audytów projektów;

12) przygotowywanie materiałów na posiedzenia Komitetu Monitorującego;

13) weryfikacja i poświadczanie wniosków o płatność oraz faktur lub dokumentów o równoważnej wartości otrzymanych od Instytucji Realizujących, weryfikacja poprawności złożonych dokumentów, jak również kwalifikowalności wydatków zawartych we wnioskach o płatność;

14) przekazywanie do Krajowej Instytucji Koordynującej zweryfikowanych i poświadczonych wniosków o płatność oraz raportów okresowych, rocznych i końcowych, raportów z audytu lub ich streszczeń;

15) przekazywanie beneficjentom projektów środków finansowych wynikających z dofinansowania ze Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy na podstawie zawartych umów zgodnie z Systemem Przepływów Finansowych;

16) rozliczanie i dokonywanie płatności w ramach współfinansowania krajowego na rzecz beneficjentów podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw zdrowia, zgodnie z Systemem Przepływów Finansowych;

17) monitorowanie realizacji projektów oraz raportowanie do Krajowej Instytucji Koordynującej o postępie ich wdrażania;

18) przekazywanie do Krajowej Instytucji Koordynującej informacji na temat postępów we wdrażaniu obszaru tematycznego: „Ochrona Zdrowia”;

19) wykrywanie nieprawidłowości i raportowanie o nich do Krajowej Instytucji Koordynującej;

20) uzgadnianie na piśmie z Instytucjami Realizującymi uzasadnionych zmian w zakresie realizacji zatwierdzonych projektów zgodnie z limitami określonymi w odpowiednich Umowach w sprawie projektu;

21) zapewnienie promocji i informacji w zakresie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

22) zapewnienie przechowywania wszelkich istotnych dokumentów dotyczących projektów wdrażanych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

23) wypełnianie zapotrzebowania oraz rozliczanie projektu Pomocy Technicznej;

24) sporządzanie materiałów planistycznych związanych z finansowaniem projektów i zapewnieniem środków z budżetu państwa;

25) prowadzenie bazy danych projektów;

26) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 6

Do zadań Zespołu Administracyjno-Gospodarczego należy:

1) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem i ewidencją wyposażenia Biura, w tym:

a) prowadzenie ewidencji wyposażenia znajdującego się na stanie Biura i jego cechowanie,

b) przekazywanie do dyspozycji poszczególnych komórek organizacyjnych lub pracowników sprzętu i urządzeń biurowych za pokwitowaniem oraz prowadzenie w tym zakresie ewidencji,

c) ubezpieczanie majątku Biura,

d) organizowanie transportu dla potrzeb Biura i prowadzenie rozliczeń zakupionego paliwa na podstawie kart przebiegu pojazdów znajdujących się w dyspozycji Biura oraz prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem prawidłowej eksploatacji tych pojazdów;

2) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem, gospodarką materiałową i magazynową Biura, w tym:

a) uzgadnianie z pracownikami potrzeb w zakresie zaopatrzenia Biura w sprzęt, urządzenia i materiały biurowe niezbędne dla prawidłowej realizacji zadań,

b) opracowywanie planu zakupów na podstawie dokonanych uprzednio uzgodnień i przedstawianie go do zatwierdzenia Dyrektorowi,

c) realizowanie zatwierdzonego planu zakupów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

d) prowadzenie ewidencji ilościowej i bieżące rozliczanie stanu magazynu Biura, w uzgodnieniu z Zespołem Księgowości i Finansów,

e) dokonywanie bieżącej konserwacji i okresowych przeglądów sprzętu i wyposażenia oraz przeprowadzanie likwidacji zbędnego wyposażenia we współpracy z Zespołem Księgowości i Finansów;

3) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem systemem informatycznym oraz siecią teleinformatyczną;

4) realizacja zadań związanych z ochroną przeciwpożarową Biura;

5) opracowywanie projektów wydawanych przez Dyrektora przepisów wewnętrznych dotyczących spraw administracyjno-gospodarczych Biura;

6) prowadzenie sekretariatu Biura;

7) organizowanie archiwizacji dokumentów Biura zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy współpracy z komórkami organizacyjnymi;

8) prowadzenie rejestru postępowań i umów dotyczących udzielania zamówień publicznych oraz sporządzanie sprawozdań rocznych w tym zakresie;

9) planowanie i organizacja szkoleń pracowników Biura;

10) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 7

Do zadań Zespołu Księgowości i Finansów należy:

1) prowadzenie rachunkowości Biura zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2) prowadzenie gospodarki finansowej Biura zgodnie z obowiązującymi zasadami;

3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

4) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Biura;

5) sporządzanie projektu planu finansowego dochodów i wydatków;

6) sporządzanie planów wydatkowania środków na realizację programów Unii Europejskiej, programów finansowanych z innych źródeł, na podstawie planów opracowanych przez właściwe zespoły merytoryczne oraz Zespół Administracyjno-Gospodarczy;

7) sporządzanie projektu planu finansowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w konsultacji z przedstawicielem pracowników Biura;

8) wnioskowanie do Dyrektora o dokonanie w trakcie roku kalendarzowego zmian w planie finansowym Biura;

9) otwieranie, prowadzenie i likwidacja rachunków bankowych Biura;

10) rozliczanie środków finansowych przeznaczonych na realizację poszczególnych programów;

11) sporządzanie projektów sprawozdań finansowych i projektów sprawozdań z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania;

12) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i spraw osobowych oraz sporządzanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego;

13) naliczanie i wypłata należności z tytułu stosunku pracy oraz z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych, obliczanie i odprowadzanie podatków, składek oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;

14) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 8

Do zadań osoby zatrudnionej na Samodzielnym Stanowisku Pracy Radcy Prawnego należy:

1) sporządzanie lub opiniowanie projektów umów, a także uzgadnianie projektów umów lub udział w ich uzgadnianiu;

2) sporządzanie opinii prawnych;

3) udzielanie porad prawnych i dokonywanie wykładni przepisów prawa w zakresie ich stosowania w działalności Biura;

4) wykonywanie innych zadań w zakresie obsługi prawnej, zleconych przez Dyrektora.

§ 9

Obieg dokumentów, w tym dokumentów finansowo-księgowych, w Biurze regulują odrębne przepisy.