Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.²⁾) oraz art. 39 ust. 6 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.³⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Ministra Zdrowia
z dnia 13 sierpnia 2007 r. (Dz. Urz. Min. Zdrów. Nr 13, poz. 71)

Załącznik nr 2

REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA DO SPRAW ZAGRANICZNYCH PROGRAMÓW POMOCY W OCHRONIE ZDROWIA

§ 1

1. Do zadań Biura do Spraw Zagranicznych Programów Pomocy w Ochronie Zdrowia, zwanego dalej „Biurem", należy:

1) podejmowanie działań mających na celu realizację przedmiotu działalności Biura, w tym działalności podstawowej, określonych w § 2 załącznika nr 1;

2) wdrażanie, koordynacja i obsługa zagranicznych programów pomocy, o których mowa w § 2 ust. 2 załącznika nr 1, zwanych dalej „programami"

3) pełnienie funkcji Instytucji Wspomagającej w ramach mechanizmów finansowych w zakresie określonym przez ministra właściwego do spraw zdrowia;

4) prowadzenie spraw w ramach programów wzmocnienia instytucjonalnego, programów pomocowych, Funduszy Strukturalnych dla okresu programowego 2004-2006 i programów europejskich, w zakresie określonym przez ministra właściwego do spraw zdrowia;

5) utrzymywanie kontaktów z właściwymi dla programów partnerami oraz instytucjami zagranicznymi lub krajowymi;

6) gromadzenie i udostępnianie informacji o programach;

7) opiniowanie i opracowywanie dokumentów dotyczących programów;

8) przedstawianie ministrowi właściwemu do spraw zdrowia sprawozdań z działalności Biura, do dnia 31 marca każdego roku, za rok poprzedni oraz w każdym przypadku zażądania informacji przez ministra właściwego do spraw zdrowia;

9) realizacja innych zadań zleconych przez ministra właściwego do spraw zdrowia.

2. W trakcie wykonywania zadań, wymienionych w ust. 1, Biuro:

1) stosuje zasady i procedury obowiązujące przy realizacji poszczególnych programów i określone we właściwych dla danego programu dokumentach;

2) współpracuje z odpowiednimi komórkami urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw zdrowia oraz jednostkami podległymi lub nadzorowanymi przez ministra właściwego do spraw zdrowia.

§ 2

1. Dyrektor zapewnia prawidłowe i sprawne funkcjonowanie Biura, w szczególności odpowiedzialny jest za:

1) realizację zadań Biura;

2) zarządzanie majątkiem Biura;

3) ustalenie i nadzorowanie przestrzegania regulaminu pracy;

4) ustalenie regulaminu wynagrodzeń;

5) sporządzanie rocznych planów finansowych i sprawozdań budżetowych;

6) zapewnienie nadzoru nad bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną przeciwpożarową i dyscypliną pracy Biura;

7) ustalanie procedur kontrolnych.

2. Dyrektor jest przełożonym pracowników Biura oraz wykonuje w stosunku do nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.

3. Dyrektor może powoływać zespoły jako organy pomocnicze lub doradczo-opiniodawcze, niezbędne dla realizacji zadań Biura, określając cel ich powołania, nazwę, zakres zadań, tryb działania oraz skład osobowy.

4. W razie nieobecności Dyrektora zastępuje go pracownik wyznaczony przez Dyrektora.

§ 3

1. Pracami Zespołów kierują Koordynatorzy powołani przez Dyrektora, spośród pracowników Biura.

2. Pracą Zespołu Księgowości i Finansów kieruje Główny Księgowy.

3. Do podstawowych zadań osób wymienionych w ust. 1 i 2 należy:

1) kierowanie pracą podległych pracowników danej komórki organizacyjnej oraz nadzór nad wykonywanymi przez nich zadaniami;

2) organizowanie pracy i podział zadań pomiędzy poszczególnych pracowników danej komórki organizacyjnej w sposób gwarantujący terminową realizację zadań;

3) przekazywanie informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Biura;

4) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;

5) podpisywanie dokumentów w zakresie udzielonych przez Dyrektora upoważnień;

6) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 4

Do zadań Zespołu do Spraw Mechanizmów Finansowych i Programów Europejskich należy:

1) wykonywanie zadań wynikających z pełnienia funkcji Instytucji Wspomagającej dla Priorytetu 5 „Opieka zdrowotna i opieka nad dzieckiem" w zakresie Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, w szczególności:

a) opracowywanie dokumentów i zasad służących wdrażaniu mechanizmów finansowych w zakresie Priorytetu 5,

b) prowadzenie akcji informacyjnej poprzez udzielanie odpowiedzi na pytania telefoniczne, e-mailowe i listowne oraz bezpośrednie spotkania z beneficjentami,

c) przyjmowanie i rejestracja wniosków,

d) ocena formalna wniosków,

e) organizacja pracy ekspertów oceniających wnioski pod względem merytorycznym i technicznym,

f) weryfikacja anglojęzycznej wersji wniosków,

g) pośrednictwo pomiędzy beneficjentem. Krajowym Punktem Kontaktowym (KPK), urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw zdrowia we wszystkich kwestiach dotyczących zgłoszonych projektów,

h) przygotowywanie projektów umów zawieranych z wyłonionymi beneficjentami w oparciu o Umowę Finansową pomiędzy KPK a darczyńcami,

i) weryfikacja wniosków o płatność i raportów okresowych,

j) przekazywanie środków finansowych wynikających z dofinansowania z Mechanizmów Finansowych na podstawie zawartych umów,

k) rozliczanie i dokonywanie płatności w ramach współfinansowania krajowego na rzecz beneficjentów podległych lub nadzorowanych przez Ministra Zdrowia,

I) monitorowanie realizacji i rozliczania umów finansowych z beneficjentami projektów,

m) wypełnianie zapotrzebowania oraz rozliczanie projektu Pomocy Technicznej w ramach środków Mechanizmu Finansowego EOG,

n) monitorowanie realizacji i rozliczanie umów,

o) monitorowanie i raportowanie wdrażania Priorytetu 5,

p) sporządzanie materiałów planistycznych związanych z finansowaniem projektów i zapewnieniem środków z budżetu państwa,

q) prowadzenie bazy danych wniosków, zawierającej kompendium informacji o wszystkich projektach;

2) wykonywanie zadań wynikających z pełnienia funkcji Krajowego Punktu Kontaktowego w Programie Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej:

a) promowanie i informowanie o idei Programu Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej podczas seminariów i konferencji,

b) udzielanie pisemnych i telefonicznych informacji o możliwościach i zasadach udziału w Programie Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej,

c) udzielanie beneficjentom pisemnych i telefonicznych porad w zakresie związanym z opracowywanymi sprawozdaniami okresowymi z realizacji umów podpisanych z Komisją Europejską,

d) współpraca z właściwymi organami Unii Europejskiej,

e) aktualizacja strony internetowej, która zawiera informacje o Programie Zdrowia Publicznego Unii Europejskiej i możliwościach składania wniosków w poszczególnych jego edycjach;

3) współpraca w realizacji zadań Partnerstwa Wymiaru Północnego w dziedzinie zdrowia publicznego i opieki społecznej jako przedstawiciel ministra właściwego do spraw zdrowia;

4) obsługa Stałego Przedstawiciela Polski w Komitecie Wyższych Przedstawicieli Partnerstwa Wymiaru Północnego w dziedzinie zdrowia publicznego i opieki społecznej;

5) sporządzanie materiałów planistycznych związanych ze współfinansowaniem projektów i zapewnieniem środków z budżetu państwa na ich współ-finansowanie;

6) bieżąca aktualizacja strony internetowej www.bpz.gov.pl;

7) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 5

Do zadań Zespołu do Spraw Programów Wzmocnienia Instytucjonalnego i Funduszy Strukturalnych na lata 2004-2006 należy:

1) koordynowanie i nadzór nad prawidłową realizacją zadań związanych z realizacją projektów;

2) współpraca z beneficjentami, Urzędem Komitetu Integracji Europejskiej oraz Fundacją - Fundusz Współpracy;

3) przygotowywanie projektów porozumień z Fundacją - Fundusz Współpracy w sprawie sposobu i zasad finansowania oraz sposobu i zasad realizacji zamówień;

4) przygotowywanie projektów porozumień z beneficjentami w sprawie współpracy przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków znajdujących się w planie finansowym Biura;

5) udział w opracowywaniu modyfikacji kart projektów przedkładanych do zatwierdzenia przez Urząd Komitetu Integracji Europejskiej albo Komisję Europejską;

6) udział w opracowywaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez Biuro;

7) udział w posiedzeniach Sektorowych Podkomitetów Monitorujących;

8) udział w Komitetach Sterujących związanych z realizacją umów bliźniaczych w ramach projektów oraz Komitetach Sterujących projektów;

9) udział w konferencjach inaugurujących i kończących projekty oraz innych posiedzeniach roboczych odbywających się w ramach realizacji projektów;

10) sporządzanie sprawozdań z realizacji projektów;

11) nadzór nad wykonywaną przez beneficjentów sprawozdawczością finansową i merytoryczną z realizacji projektów;

12) sporządzanie materiałów planistycznych związanych ze współfinansowaniem projektów i zapewnieniem środków z budżetu państwa na ich współfinansowanie;

13) wsparcie beneficjentów poprzez przeprowadzanie postępowań przetargowych, sporządzanie i zawieranie umów oraz obsługę w zakresie finansowym;

14) analizowanie zgłaszanych projektów w ramach programu Środki Przejściowe, Programu Europejskiego Instrument Partnerstwa i Sąsiedztwa (ENPI), Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej (IPA);

15) zawiadamianie jednostek związanych z ochroną zdrowia o możliwości udziału polskich ekspertów we współpracy bliźniaczej w projektach zgłaszanych przez kraje członkowskie i kandydujące do członkostwa w Unii Europejskiej;

16) pomoc w przygotowaniu ofert współpracy bliźniaczej jednostkom zgłaszającym zainteresowanie uczestnictwem w projekcie;

17) uczestniczenie w pracach Zespołu do spraw wyboru projektów do dofinansowania w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006;

18) udział w posiedzeniach Komitetu Monitorującego do Spraw Funduszy Strukturalnych i Podstaw Wsparcia Wspólnoty na lata 2004-2006;

19) udział w posiedzeniach Regionalnego Komitetu Sterującego w województwie mazowieckim;

20) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 6

Do zadań Zespołu Administracyjno-Gospodarczego należy:

1) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem i ewidencją wyposażenia Biura, w tym:

a) prowadzenie ewidencji wyposażenia znajdującego się na stanie Biura i jego cechowanie,

b) przekazywanie do dyspozycji poszczególnych komórek organizacyjnych lub pracowników sprzętu i urządzeń biurowych za pokwitowaniem oraz prowadzenie w tym zakresie ewidencji,

c) ubezpieczanie majątku Biura,

d) organizowanie transportu dla potrzeb Biura i prowadzenie rozliczeń zakupionego paliwa na podstawie kart przebiegu pojazdów znajdujących się w dyspozycji Biura oraz prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem prawidłowej eksploatacji tych pojazdów;

2) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem, gospodarką materiałową i magazynową Biura, w tym:

a) uzgadnianie z pracownikami potrzeb w zakresie zaopatrzenia Biura w sprzęt, urządzenia i materiały biurowe niezbędne dla prawidłowej realizacji zadań,

b) opracowywanie planu zakupów na podstawie dokonanych uprzednio uzgodnień i przedstawianie go do zatwierdzenia Dyrektorowi,

c) realizowanie zatwierdzonego planu zakupów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

d) prowadzenie ewidencji ilościowej i bieżące rozliczanie stanu magazynu Biura, w uzgodnieniu z Zespołem Księgowości i Finansów,

e) dokonywanie bieżącej konserwacji i okresowych przeglądów sprzętu i wyposażenia oraz przeprowadzanie likwidacji zbędnego wyposażenia we współpracy z Zespołem Księgowości i Finansów;

3) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem systemem informatycznym oraz siecią teleinformatyczną;

4) realizacja zadań związanych z ochroną przeciwpożarową Biura;

5) opracowywanie projektów wydawanych przez Dyrektora przepisów wewnętrznych dotyczących spraw administracyjno-gospodarczych Biura;

6) prowadzenie sekretariatu Biura;

7) organizowanie archiwizacji dokumentów Biura zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy współpracy z komórkami organizacyjnymi;

8) prowadzenie rejestru postępowań i umów dotyczących udzielania zamówień publicznych oraz sporządzanie sprawozdań rocznych w tym zakresie;

9) planowanie i organizacja szkoleń pracowników Biura;

10) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 7

Do zadań Zespołu Księgowości i Finansów należy:

1) prowadzenie rachunkowości Biura zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2) prowadzenie gospodarki finansowej Biura zgodnie z obowiązującymi zasadami;

3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

4) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Biura;

5) sporządzanie projektu planu finansowego dochodów i wydatków;

6) sporządzanie planów wydatkowania środków na realizację programów Unii Europejskiej, programów finansowanych z innych źródeł, na podstawie planów opracowanych przez właściwe zespoły merytoryczne oraz Zespół Administracyjno-Gospodarczy;

7) sporządzanie projektu planu finansowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w konsultacji z przedstawicielem pracowników Biura;

8) wnioskowanie do Dyrektora o dokonanie w trakcie roku kalendarzowego zmian w planie finansowym Biura;

9) otwieranie, prowadzenie i likwidacja rachunków bankowych Biura;

10) rozliczanie środków finansowych przeznaczonych na realizację poszczególnych programów;

11) sporządzanie projektów sprawozdań budżetowych i finansowych;

12) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i spraw osobowych oraz sporządzanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego;

13) naliczanie i wypłata należności z tytułu stosunku pracy oraz z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych, obliczanie i odprowadzanie podatków, składek oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;

14) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 8

Do zadań osoby zatrudnionej na Samodzielnym Stanowisku Pracy Radcy Prawnego należy:

1) sporządzanie lub opiniowanie projektów umów, a także uzgadnianie projektów umów lub udział w ich uzgadnianiu;

2) sporządzanie opinii prawnych;

3) udzielanie porad prawnych i dokonywanie wykładni przepisów prawa w zakresie ich stosowania w działalności Biura;

4) wykonywanie innych zadań w zakresie obsługi prawnej, zleconych przez Dyrektora.

§ 9

Obieg dokumentów, w tym dokumentów finansowo-księgowych, w Biurze regulują odrębne przepisy.