Na podstawie art. 39 ust. 6 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów (Dz. U. z 1999 r. Nr 82, poz. 929) zarządza się, co następuje.

Załącznik do Zarządzenia Ministra Zdrowia
z dnia 7 marca 2001 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA ROZLICZEŃ MIĘDZYNARODOWYCH

Rozdział l

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Biuro Rozliczeń Międzynarodowych działa na podstawie:

1) zarządzenia Ministra Zdrowia z dnia 16 sierpnia 2000 r. w sprawie utworzenia Biura Rozliczeń Międzynarodowych (Dz. Urz. MZ Nr 1, poz. 26),

2) regulaminu organizacyjnego,

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o „Biurze”, rozumie się przez to Biuro Rozliczeń Międzynarodowych.

§ 2

Regulamin Organizacyjny Biura Rozliczeń Międzynarodowych określa zależności służbowe, strukturę przedmiotową i podmiotową Biura, a w tym zakresy zadań poszczególnych komórek organizacyjnych oraz przedmiotowy podział funkcji w zakresie bezpośredniego zarządzania, nadzoru, kontroli i odpowiedzialności.

§ 3

Przepisy wewnętrzne regulujące sprawy o istotnym znaczeniu dla Biura są wydawane w formie regulaminów, zarządzeń, instrukcji lub poleceń dyrektora.

Rozdział II

Kierownictwo i zasady organizacji pracy

§ 4

1. Dyrektor Biura reprezentuje Biuro na zewnątrz, kieruje jego działalnością i ponosi jednoosobową odpowiedzialność za funkcjonowanie Biura.

2. Do kompetencji dyrektora Biura należy zarządzanie Biurem, a w szczególności:

1) wydawanie przepisów wewnętrznych, instrukcji dotyczących funkcjonowania Biura, nie zastrzeżonych dla innych podmiotów,

2) powoływanie doradców, stałych lub doraźnych komisji i zespołów opiniodawczych, określając ich nazwę, skład osobowy, cel, zakres i tryb działania,

3) udzielanie imiennych upoważnień/pełnomocnictw zastępcom dyrektora Biura oraz innym pracownikom Biura w zakresie realizowanych przez nich zadań.

4. Dyrektor wykonuje jako pracodawca czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do osób zatrudnionych w Biurze i określa zasady polityki kadrowej.

5. Do podpisu dyrektora Biura lub upoważnionego przez dyrektora, zastępcy dyrektora lub głównego księgowego są zastrzeżone:

1) pisma do kierownictw organów władzy oraz administracji państwowej szczebla centralnego i wojewódzkiego, centralnych instytucji i organizacji,

2) wewnętrzne akty normatywne,

3) wystąpienia pokontrolne.

§ 5

1. Dyrektor kieruje Biurem przy pomocy podlegających mu bezpośrednio zastępców dyrektora oraz głównego księgowego.

2. Zastępcami dyrektora są:

1) Zastępca dyrektora ds. medycznych;

2) Zastępca dyrektora ds. ekonomicznych.

3. W czasie nieobecności dyrektora działalnością Biura kieruje zastępca dyrektora ds. medycznych.

§ 6

1. Nadzór bezpośredni i kontrolę nad działalnością pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych sprawują oraz odpowiedzialność z tego tytułu ponoszą zastępcy dyrektora, główny księgowy i kierownicy komórek organizacyjnych.

2. Zastępcy dyrektora Biura podejmują decyzje w zakresie powierzonych im spraw, nie zastrzeżonych do kompetencji dyrektora Biura.

§ 7

1. Zastępcy dyrektora kierują działalnością podległych im komórek organizacyjnych. Ponoszą odpowiedzialność za wykonywanie zadań pionu.

2. Do zadań i obowiązków zastępców dyrektora Biura w szczególności należy:

1) planowanie i organizowanie realizacji zadań pionu,

2) zapewnienie warunków prawidłowej, skutecznej i efektywnej realizacji zadań, podejmowanie decyzji, rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw oraz sprawowanie nadzoru nad ich wykonywaniem,

3) przygotowywanie wyczerpujących danych w sprawach kierowanych do decyzji dyrektora oraz przedstawianie informacji o sposobie i stanie załatwionych spraw, a także o potrzebach i problemach w wykonywaniu zadań pionu,

4) przygotowywanie projektów pism, zarządzeń i decyzji do podpisu dyrektora Biura, w części dotyczącej zakresu działalności podległego pionu,

5) organizowanie narad i spotkań pracowników jednostek współpracujących z Biurem w sprawach wchodzących w zakres działania pionu oraz organizowanie okresowych spotkań informacyjnych z pracownikami pionu,

6) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w realizacji zadań Biura,

7) występowanie z wnioskami dotyczącymi zatrudnienia, awansowania, przeszeregowania, premiowania, nagradzania, wyróżniania, zmiany warunków pracy, udzielania kar regulaminowych i zwalniania pracowników,

8) zatwierdzanie planów urlopów oraz udzielanie urlopów pracownikom bezpośrednio podległym,

9) zatwierdzanie zakresów czynności pracowników w podległych komórkach organizacyjnych,

10) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

11) przygotowywanie sprawozdań i informacji dotyczących pracy pionu w zakresie i terminach określonych przez dyrektora Biura.

§ 8

Do zadań i obowiązków głównego księgowego należy:

1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,

2) prowadzenie gospodarki finansowej Biura zgodnie z obowiązującymi zasadami,

3) analiza wykorzystania przydzielonych z budżetu środków,

4) dokonywanie wewnętrznej kontroli w ramach powierzonych obowiązków,

5) kierowanie działem finansowo-księgowym,

6) opracowywanie projektów wewnętrznych przepisów z zakresu prowadzenia rachunkowości, w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji.

§ 9

1. Kierownicy komórek organizacyjnych kierują pracą komórek oraz wykonują zadania i obowiązki określone w niniejszym regulaminie oraz zakresach czynności.

2. Do zadań i obowiązków kierownika komórki organizacyjnej w szczególności należy:

1) planowanie oraz zapewnienie sprawnej i efektywnej realizacji zadań określonych dla komórki,

2) rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw oraz sprawowanie nadzoru nad ich wykonywaniem,

3) nadzór nad zgodnym z przepisami i terminowym wykonywaniem przez pracowników powierzonych im zadań i obowiązków oraz nadzór nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

4) występowanie z wnioskami w sprawach personalnych pracowników (tj. w sprawach zatrudnienia, awansowania, przeszeregowania, premiowania, nagradzania, wyróżniania, zmiany warunków pracy, udzielania kar regulaminowych i zwalniania),

5) ustalenie zakresów czynności podległym pracownikom,

6) przygotowywanie sprawozdań i informacji dotyczących pracy komórki organizacyjnej w zakresie i terminach określonych przez dyrektora Biura.

§ 10

Przekazywanie stanowisk kierowniczych i materialnie odpowiedzialnych następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego a składników majątkowych na podstawie dokumentów, określonych przepisami powszechnie obowiązującymi i wewnętrznymi.

Rozdział III

Struktura organizacyjna Biura

§ 11

1. Komórkami organizacyjnymi Biura są działy i jedno- lub wieloosobowe samodzielne stanowiska pracy. Dyrektor Biura może tworzyć sekcje określając jednocześnie zakres ich zadań.

2. Decyzje o utworzeniu bądź likwidacji komórek organizacyjnych podejmuje dyrektor.

§ 12

1. W skład Biura wchodzą:

1) Dział Finansowo-Księgowy (DFK),

2) Dział Prawny (DP),

3) Samodzielne Stanowisko Administrator Bezpieczeństwa Informacji (SABI),

4) Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej (SKW),

5) Samodzielne Stanowisko ds. Promocji (SP),

6) Dział Medyczny (DM),

7) Dział Współpracy i Koordynacji (DWK),

8) Dział Rozliczeń Świadczeń Zdrowotnych (DRŚZ),

9) Dział Informatyki i Statystyki (DIS),

10) Dział Kadrowo-Organizacyjny (DKO),

11) Dział Administracyjny (DA).

2. Do rozpatrzenia, bądź załatwiania określonych problemów i zadań występujących w działalności Biura, dyrektor może powoływać zespoły robocze lub komisje.

§ 13

1. Dział Finansowo-Księgowy prowadzi rachunkowość oraz obsługę rozliczeń finansowych Biura.

2. Do zakresu działania działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:

1) zarządzanie środkami finansowymi Biura, prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,

2) opracowywanie projektu planu finansowego Biura, jego korekt, monitorowanie jego realizacji,

3) kontrola formalna i rachunkowa dokumentów źródłowych, przygotowywanie i przekazywanie ich do akceptacji przez osoby upoważnione,

4) rejestracja należności i zobowiązań wynikających z akceptowanych dokumentów źródłowych,

5) prowadzenie likwidatury w zakresie działalności Biura (rozliczanie rachunków, kosztów podróży służbowych, zaliczek itp.),

6) zakładanie rachunków bankowych i bieżąca kontrola sald,

7) prowadzenie ewidencji, wystawianie i realizacja czeków gotówkowych i rozrachunkowych oraz innych dokumentów finansowych i przyjmowanie gotówki do kasy,

8) prowadzenie kasy oraz dokonywanie, na podstawie zatwierdzonych dokumentów, wypłat gotówkowych i sporządzanie raportów kasowych,

9) bieżące kontrolowanie i dekretowanie oraz księgowanie dokumentów źródłowych,

10) sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,

11) analizowanie i uzgadnianie miesięcznych i rocznych obrotów i sald na kontach rozrachunkowych z bankami, kontrahentami i innymi jednostkami współdziałającymi z Biurem,

12) opracowanie i aktualizacja zarządzeń wprowadzających instrukcję obiegu dokumentów finansowo-księgowych, instrukcję inwentaryzacyjną, zakładowy plan kont,

13) sporządzenie sprawozdań budżetowych, w tym bilansu,

14) prowadzenie ewidencji majątku trwałego i wyposażenia,

15) sporządzanie rozliczeń inwentaryzacji składników majątkowych Biura.

§ 14

Do zakresu działania Działu Prawnego należy pomoc prawna, w tym zapewnienie ochrony prawnej interesów Biura, a w szczególności:

1) opiniowanie, udział w opracowywaniu projektów umów i porozumień międzynarodowych, a także uzgadnianie lub udział w uzgadnianiu tych projektów,

2) przygotowywane z właściwymi komórkami organizacyjnymi założeń negocjacyjnych, współuczestnictwo w negocjacjach,

3) opiniowanie projektów umów zawieranych przez Biuro,

4) sporządzanie opinii prawnych,

5) udzielanie porad prawnych i dokonywanie wykładni przepisów prawa w zakresie stosowania określonych norm prawnych w działalności Biura,

6) udzielanie informacji w zakresie obowiązywania aktów prawnych oraz porad prawnych i wyjaśnień odnośnie stosowania prawa,

7) informowanie dyrektora o uchybieniach w funkcjonowaniu Biura w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,

8) współpraca z Działem Medycznym w zakresie realizacji zadań wynikających z pełnienia przez Biuro funkcji instytucji łącznikowej,

9) wykonywanie innych zadań w zakresie obsługi prawnej, wynikających z odrębnych przepisów.

§ 15

1. Samodzielne stanowisko Administratora Bezpieczeństwa Informacji zajmuje się sprawami związanymi z zapewnieniem bezpieczeństwa zasobów informacyjnych.

2. Do zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy:

1) przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemów teleinformatycznych,

2) przeciwdziałanie nielegalnej modyfikacji i zniszczeniu danych objętych ochroną,

3) nadzorowanie funkcjonowania mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemach teleinformatycznych, w których przetwarzanie są dane objęte ochroną oraz kontroli dostępu do danych,

4) nadzór nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń, w których przetwarzane są dane objęte ochroną,

5) podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia zabezpieczeń systemów teleinformatycznych lub bezpieczeństwa danych,

6) analiza sytuacji, okoliczności i przyczyn naruszenia bezpieczeństwa danych,

7) opracowanie we współpracy z właściwym komórkami organizacyjnymi Biura lub opiniowanie projektów instrukcji, regulaminów i zarządzeń dotyczących bezpieczeństwa danych,

§ 16

1. Samodzielne stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej prowadzi sprawy związane z kontrolą wewnętrzną Biura.

2. Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. Kontroli Wewnętrznej należy:

1) przeprowadzanie w komórkach organizacyjnych Biura kontroli zlecanych przez dyrektora, bieżące informowanie dyrektora o stwierdzonych nieprawidłowościach oraz przedstawianie dyrektorowi protokołów kontroli,

2) przeprowadzanie, zgodnie z planem uwzględniającym wnioski zastępców dyrektora i akceptowanym przez dyrektora, kontroli w komórkach organizacyjnych Biura,

3) przygotowywanie projektów zarządzeń, decyzji, wystąpień i wniosków pokontrolnych oraz egzekwowanie terminowego ich wykonania przez komórki organizacyjne Biura,

4) prowadzenie książki ewidencji kontroli, ewidencjonowanie dokumentacji z przeprowadzonych kontroli,

5) koordynowanie wykonania przez właściwe komórki organizacyjne wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniach pokontrolnych,

6) przygotowywanie projektów odpowiedzi na wystąpienia organów kontroli zewnętrznej w trybie wynikającym z właściwych przepisów, współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej w zakresie działalności Biura,

7) sporządzanie i przedkładanie dyrektorowi okresowych, zbiorczych informacji o przeprowadzonych kontrolach,

8) przygotowywanie zasad kontroli wewnętrznej ze szczególnym uwzględnieniem obszarów kontroli i obowiązujących w nich kryteriów.

§ 17

1. Samodzielne stanowisko ds. Promocji prowadzi sprawy związane z rozpowszechnianiem informacji o działalności Biura.

2. Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. Promocji należy:

1) opracowywanie propozycji treści, kierunków i form działalności informacyjnej Biura oraz zapewnienie ich realizacji,

2) nawiązywanie i rozwijanie kontaktów z prasą, radiem i telewizją, przygotowywanie i przekazywanie dla nich publikacji i informacji o działalności, programach, wynikach pracy Biura, zapewnienie dziennikarzom dostępu do informacji i inspirowanie ich do publikowania tych informacji,

3) organizowanie konferencji prasowych dyrektora oraz ułatwianie kontaktów z dyrektorem lub innymi upoważnionymi pracownikami Biura,

4) analizowanie publikacji prasowych o tematyce związanej z zakresem działania Biura oraz opracowywanie analiz publikacji krytycznych,

5) podejmowanie działań zmierzających do należytego wykorzystania publikacji prasowych i informacji w innych środkach masowego przekazywania,

6) informowanie środki masowego przekazu o stanowisku Biura wobec przedstawionych przez nie opinii i propozycji oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi na krytykę i interwencje.

§ 18

1. Dział Medyczny realizuje zadania związane z wykonywaniem umów międzynarodowych w zakresie rzeczowych świadczeń zdrowotnych, pełnieniem przez Biuro funkcji instytucji łącznikowej oraz opracowuje analizy i programy współpracując w tym zakresie z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi Biura.

2. Do zadań działu należy w szczególności:

1) zapewnienie wzajemnych bezpośrednich kontaktów między instytucjami łącznikowymi w kraju i za granicą oraz między świadczeniobiorcami a tymi instytucjami,

2) zapewnienie każdej instytucji łącznikowej innego państwa oraz każdej osobie zamieszkałej lub przebywającej na terytorium innego państwa, z którym Rzeczpospolitą Polską łączy umowa międzynarodowa w zakresie rzeczowych świadczeń zdrowotnych, pomocy w sprawach związanych z realizacją tej umowy,

3) współudział w opracowywaniu kosztów rzeczowych świadczeń zdrowotnych,

4) monitorowanie przebiegu realizacji zawartych umów, weryfikacja pod kątem medycznym otrzymanych dokumentów rozliczeniowych i formularzy w odniesieniu do udzielonych rzeczowych świadczeń zdrowotnych,

5) współudział w przygotowywaniu założeń negocjacyjnych, współuczestnictwo w negocjacjach i formułowaniu ostatecznych ustaleń do umów międzynarodowych i porozumień w zakresie metod obliczania kosztów za świadczenia zdrowotne,

6) uczestnictwo w uzgodnieniu wzorów formularzy niezbędnych do realizacji rzeczowych świadczeń zdrowotnych wynikających z umów międzynarodowych i porozumień,

7) gromadzenie i udostępnianie informacji o programach Unii Europejskiej, Rady Europy i innych organizacji międzynarodowych w zakresie ochrony zdrowia,

8) dokonywanie analizy porównawczej w zakresie stosowania standardów i procedur medycznych stosowanych w Polsce i krajach, z którymi zawarte zostały umowy i porozumienia,

9) przygotowywanie materiałów informacyjnych i wyjaśnień dotyczących zagadnień medycznych odnoszących się do umów i porozumień międzynarodowych,

10) dokonywanie analiz w zakresie dostępności i jakości świadczeń zdrowotnych przewidzianych w umowach i porozumieniach międzynarodowych.

§ 19

1. Dział Współpracy i Koordynacji współpracuje z Kasami Chorych, świadczeniodawcami oraz innymi podmiotami ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego w kraju i za granicą, w zakresie spraw wynikających z zawartych umów i porozumień międzynarodowych oraz prowadzi sprawy skarg, listów i interwencji wpływających do Biura.

2. Do zadań działu należy w szczególności:

1) współpraca z Działem Medycznym w zakresie realizacji zadań wynikających z pełnienia przez Biuro funkcji instytucji łącznikowej,

2) opracowywanie wzorów dokumentów i zasad gromadzenia danych potrzebnych do analizy medycznej świadczeń zdrowotnych,

3) monitorowanie i analizowanie zgodności realizacji przez świadczeniodawców udzielania świadczeń zdrowotnych w ramach umów i porozumień międzynarodowych,

4) utrzymywanie stałych, bieżących kontaktów z podmiotami działającymi w zakresie świadczeń zdrowotnych i ubezpieczeń zdrowotnych, przede wszystkim w zakresie:

– problemów występujących w realizacji świadczeń zdrowotnych,

– określania kierunków polityki informacyjnej na temat zakresu podmiotowego i przedmiotowego udzielania świadczeń zdrowotnych,

5) współpraca z zagranicznymi instytucjami ubezpieczenia zdrowotnego w zakresie wymiany doświadczeń w realizacji polityki ubezpieczeń zdrowotnych,

6) monitorowanie sposobu zabezpieczenia świadczeń zdrowotnych dla cudzoziemców szczególnie pod względem zasad organizacji ich udzielania przez świadczeniodawców,

7) przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i interwencji, prowadzenie ich rejestracji, udzielanie informacji i wyjaśnień oraz ich rozpatrywanie, przeprowadzanie w tym zakresie wyjaśnień, kierowanie do załatwienia przez właściwe merytorycznie jednostki organizacyjne,

8) sporządzanie i kompletowanie informacji o sposobie załatwiania interwencji, skarg i listów.

§ 20

1. Dział Rozliczeń Świadczeń Zdrowotnych prowadzi sprawy związane z rozliczaniem kosztów świadczeń zdrowotnych, transportu obywateli polskich i obcokrajowców wynikających z umów i porozumień międzynarodowych oraz sprawy związane z wyjazdem pacjentów skierowanych na leczenie za granicą.

2. Do zadań działu należy w szczególności:

1) monitorowanie przebiegu realizacji zawartych umów i porozumień, pod względem finansowym,

2) współpraca z Działem Medycznym w zakresie realizacji zadań wynikających z pełnienia przez Biuro funkcji instytucji łącznikowej,

3) weryfikacja i analiza dokumentów rozliczeniowych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym

4) rozliczanie dokumentów finansowych i współpraca w tym zakresie ze świadczeniodawcami,

5) współpraca w zakresie działania z Ministerstwem Zdrowia, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i odpowiednimi instytucjami za granicą,

6) prowadzenie i uzupełnianie ewidencji osób korzystających z rzeczowych świadczeń zdrowotnych,

7) prowadzenie ewidencji dokumentów finansowych oraz analiza skutków finansowych wynikających z realizacji umów i porozumień międzynarodowych,

8) opiniowanie umów i porozumień międzynarodowych w zakresie skutków finansowych,

9) przygotowywanie do realizacji przelewów bankowych za leczenie cudzoziemców pochodzących z państw, z którymi Polska zawarła umowy,

10) ocena wniosków dotyczących leczenia pacjentów za granicą pod względem finansowym,

11) weryfikacja dokumentów umożliwiających wyjazd pacjenta na leczenie za granicą i współpraca w tym zakresie z konsultantem krajowym,

12) ewidencjonowanie otrzymanych dowodów rachunkowych na leczenie polskich obywateli za granicą, ich analiza i weryfikacja pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz kwalifikacja do zapłaty.

§ 21

1. Dział Informatyki i Statystyki zapewnia bieżącą obsługę informatyczną i statystyczną Biura w zakresie realizowanych zadań.

2. Do zadań działu należy w szczególności:

1) inicjowanie i współtworzenie koncepcji systemu informatyzacji Biura,

2) przedkładanie zastępcy dyrektora ds. ekonomicznych wniosków dotyczących aktualizacji koncepcji informatyzacji i narzędzi jej realizacji,

3) sporządzanie planów i harmonogramów realizacji przyjętych kierunków zastosowań informatyki,

4) wyposażanie Biura w sprzęt komputerowy, oprogramowanie systemowe, narzędziowe i użytkowe zgodnie z przyjętą koncepcją i kierunkami zastosowań informatyki,

5) opiniowanie, kontrola merytoryczna wszelkich zakupów dla potrzeb informatyzacji Biura,

6) udzielanie pracownikom Biura instruktażu przy wdrażaniu programów użytkowych oraz systemu informacji,

7) koordynowanie działań związanych z obsługą struktury internetowej Biura,

8) gromadzenie i przetwarzanie informacji niezbędnych do analiz finansowych wynikających z realizacji umów międzynarodowych,

9) przygotowywanie raportów statystycznych dotyczących kosztów świadczeń zdrowotnych,

10) tworzenie modeli statystyczno-ekonomicznych wynikających z przyjętej strategii.

§ 22

1. Dział Kadrowo-Organizacyjny prowadzi sprawy osobowe pracowników, zajmuje się administrowaniem środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, organizacją szkoleń oraz przygotowuje dokumentację organizacyjną Biura.

2. Do zadań działu należy w szczególności:

1) w zakresie spraw kadrowych:

a) prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem, przeszeregowaniem, premiowaniem, udzielaniem urlopów, rozwiązywaniem stosunku pracy oraz prowadzeniem akt osobowych,

b) opracowywanie oraz opiniowanie wniosków dotyczących wykorzystania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

c) załatwianie wszelkich spraw związanych z wnioskami pracowników dotyczącymi ustalania uprawnień do renty lub emerytury,

d) organizowanie szkoleń dla pracowników Biura,

e) kontrola przestrzegania przez pracowników dyscypliny pracy,

f) sporządzanie listy płac i finansowej realizacji wypłat wynagrodzeń pracowniczych, wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i umów o dzieło, dokonywanie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych,

g) sporządzanie rozliczeń, analiz i sprawozdań dotyczących funduszu płac,

h) sporządzanie sprawozdawczości, w tym GUS z zakresu zatrudnienia i funduszu wynagrodzeń,

2) w zakresie spraw organizacyjnych:

a) opracowywanie projektów i propozycji zmian regulaminów organizacyjnego, pracy, premiowania oraz regulaminu świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz koordynacja działań, jeżeli w tym zakresie biorą udział różne komórki organizacyjne Biura,

b) kompletowanie i przechowywanie aktów prawnych i innych dokumentów dotyczących funkcjonowania Biura,

c) opracowywanie i koordynowanie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych dyrektora Biura, pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez dyrektora oraz prowadzenie rejestru tej dokumentacji,

§ 23

1. Dział Administracyjny zajmuje się sprawami administracyjno-gospodarczymi, w tym zapewnia obsługę sekretarsko-kancelaryjną i obsługę transportową Biura.

2. Do zadań działu należy w szczególności:

1) organizowanie, przygotowywanie i realizowanie procedur udzielania zamówień publicznych w Biurze,

2) administrowanie majątkowymi składnikami Biura oraz prowadzenie obowiązującej w tym zakresie dokumentacji,

3) opracowanie planów potrzeb rzeczowych Biura w zakresie środków trwałych, wyposażenia i materiałów biurowych,

4) dokumentowanie zakupów środków trwałych i wyposażenia materiałów biurowych, środków czystości i prasy oraz ich wydawanie pracownikom w poszczególnych komórkach organizacyjnych do użytkowania,

5) prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych i ewidencji wyposażenia oraz zakupionych materiałów nie przekazanych bezpośrednio do użytkowania,

6) nadzór nad utrzymaniem czystości i dbanie o estetykę w pomieszczeniach administracyjno-biurowych,

7) prowadzenie dokumentacji związanej z rejestracją, opłatami, eksploatacją i rozliczeniem kosztów używania samochodów służbowych (ubezpieczenia, karty drogowe, normy, rozliczenia zużycia paliwa i olejów silnikowych, przebiegu kilometrów, koszty remontów i garażowania),

8) prowadzenie sekretariatu Biura,

9) zapewnienie obsługi kancelaryjnej dla poszczególnych komórek organizacyjnych Biura,

10) prowadzenie archiwum Biura,

Rozdział IV

Postanowienia końcowe

§ 24

Informacji dotyczących działalności Biura udzielają dyrektor Biura lub osoby przez niego upoważnione.

§ 25

Obieg dokumentów finansowo-księgowych w Biurze regulują odrębne przepisy wewnętrzne.