§ 1. 1. Zarządzenie określa zasady polityki informacyjnej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, zwanym dalej „Ministerstwem”.

2. Politykę informacyjną w obszarze mediów elektronicznych prowadzi Departament Komunikacji Społecznej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, zwany dalej „Departamentem Komunikacji Społecznej”.

3. Celem polityki informacyjnej w obszarze mediów elektronicznych jest:

1) wykorzystywanie nowoczesnych metod komunikacji z obywatelami;

2) przekazywanie do wiadomości publicznej informacji z zakresu działalności Ministerstwa;

3) zachowanie spójności publikowanych materiałów.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) materiały przeznaczone do publikacji – istotne z punktu widzenia działalności Ministerstwa projekty aktów normatywnych, raporty, opracowania, informacje o konferencjach, seminariach, spotkaniach, ważnych przedsięwzięciach, inwestycjach, inicjatywach i programach, przygotowywane, opracowywane lub pozyskiwane przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

2) media elektroniczne – kanały publikacji informacji w sieci Internet, w tym portale internetowe i media społecznościowe;

3) media społecznościowe – ogół portali społecznościowych i wykorzystywanych przez nie narzędzi do komunikacji z użytkownikami;

4) polityka informacyjna w obszarze mediów elektronicznych – przekazywanie do wiadomości publicznej informacji i komunikatów za pośrednictwem mediów elektronicznych;

5) portal internetowy – dokument lub zbiór dokumentów w języku HTML lub innym, udostępniony w sieci Internet poprzez serwer WWW;

6) portal społecznościowy – portal internetowy funkcjonujący w oparciu o społeczność użytkowników;

7) profil – konto użytkownika na portalu społecznościowym.

§ 3. Przy prowadzeniu polityki informacyjnej w obszarze mediów elektronicznych Departament Komunikacji Społecznej współpracuje z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.

§ 4. 1. Komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują niezwłocznie, w formie pisemnej lub elektronicznej, do Departamentu Komunikacji Społecznej materiały przeznaczone do publikacji, których rozpowszechnienie jest zasadne z uwagi na cele polityki informacyjnej Ministerstwa.

2. Materiały, o których mowa w ust. 1, komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują do Departamentu Komunikacji Społecznej niezależnie od obowiązku wynikającego z § 4 ust. 1a zarządzenia nr 4 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 grudnia 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Materiały, o których mowa w ust. 1, nie podlegają ponownemu przekazaniu do Departamentu Komunikacji Społecznej na podstawie § 4 ust. 1a zarządzenia nr 4 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 grudnia 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

4. Komórki organizacyjne Ministerstwa dokonują weryfikacji merytorycznej przekazywanych do Departamentu Komunikacji Społecznej materiałów przeznaczonych do publikacji.

5. Decyzję o wyborze przekazywanych do Departamentu Komunikacji Społecznej materiałów przeznaczonych do publikacji podejmuje kierownik komórki organizacyjnej, bądź osoba przez niego wskazana.

6. Materiały przeznaczone do publikacji, o których mowa w ust. 1, przekazywane są także na wniosek Dyrektora Departamentu Komunikacji Społecznej bądź wskazanej przez niego osoby.

7. Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej bądź wskazana przez niego osoba może zwrócić się do komórki organizacyjnej o uzupełnienie przekazanych materiałów przeznaczonych do publikacji, o których mowa w ust. 1 i ust. 6.

8. Decyzję w sprawie publikacji materiałów, o których mowa w ust. 1 i ust. 6, podejmuje Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej bądź wskazana przez niego osoba.

9. Departamentowi Komunikacji Społecznej przysługuje uprawnienie do redagowania materiałów przed ich publikacją.

10. Departament Komunikacji Społecznej po zredagowaniu materiałów, o których mowa w ust. 9, może w celu ich weryfikacji, zasięgnąć opinii komórki organizacyjnej, która przekazała te materiały.

§ 5. 1. Podstawowym narzędziem prowadzenia polityki informacyjnej Ministerstwa w obszarze mediów elektronicznych jest portal internetowy dostępny pod adresem www.msw.gov.pl, który zawiera informacje o bieżących działaniach Ministerstwa i jego funkcjonowaniu.

2. Portal internetowy, o którym mowa w ust. 1, zawiera informacje opracowane przez Departament Komunikacji Społecznej samodzielnie bądź na podstawie materiałów przeznaczonych do publikacji przekazanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa lub uzyskanych z innych źródeł.

3. Prowadzenie i administrowanie portalu internetowego, o którym mowa w ust. 1, należy do Departamentu Komunikacji Społecznej.

§ 6. 1. Dopuszcza się możliwość utworzenia przez komórki organizacyjne Ministerstwa dodatkowych portali internetowych, na których będą zamieszczane materiały o działaniach, projektach lub sprawach dotyczących zakresu działalności Ministerstwa.

2. Utworzenie dodatkowych portali internetowych, o których mowa w ust. 1, następuje po uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora Departamentu Komunikacji Społecznej.

3. W celu uzyskania zgody Dyrektora Departamentu Komunikacji Społecznej na utworzenie dodatkowego portalu internetowego, o którym mowa w ust. 2, kierownik komórki organizacyjnej przedstawia Dyrektorowi Departamentu Komunikacji Społecznej opis funkcjonowania dodatkowego portalu internetowego, zawierający w szczególności:

1) cel utworzenia dodatkowego portalu internetowego wraz z uzasadnieniem potrzeby jego funkcjonowania;

2) wskazanie powodów, dla których niewystarczająca lub niezasadna jest publikacja określonych materiałów na portalu internetowym, o którym mowa w § 5 ust. 1;

3) wskazanie osoby lub zespołu osób obsługujących i redagujących dodatkowy portal internetowy wraz z zakresem ich obowiązków;

4) rodzaj informacji planowanych do zamieszczenia na dodatkowym portalu internetowym;

5) proponowaną strukturę oraz sposób rozmieszczenia materiałów na dodatkowym portalu internetowym;

6) rodzaj planowanych do zamieszczenia materiałów na dodatkowym portalu internetowym i oszacowanie częstotliwości ich zamieszczania w cyklu miesięcznym;

7) zakładaną liczbę użytkowników unikalnych odwiedzających dodatkowy portal internetowy w cyklu miesięcznym;

8) wskazanie grupy docelowej;

9) sposób ewaluacji efektów funkcjonowania dodatkowego portalu internetowego.

4. Wydając zgodę, o której mowa w ust. 2, Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej określa wymagania techniczne i merytoryczne, które ma spełniać dodatkowy portal internetowy przed jego utworzeniem.

5. Uzyskanie pisemnej zgody, o której mowa w ust. 2, następuje przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia na usługę utworzenia i realizacji dodatkowego portalu internetowego.

6. Szata graficzna i mapa dodatkowego portalu internetowego podlega akceptacji Dyrektora Departamentu Komunikacji Społecznej.

7. Za obsługę i bieżące redagowanie dodatkowego portalu internetowego odpowiedzialna jest osoba lub zespół osób, o których mowa w ust. 3 pkt 3.

8. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za funkcjonowanie dodatkowego portalu internetowego przekazuje do Departamentu Komunikacji Społecznej do dnia 15 stycznia i do dnia 15 lipca każdego roku kalendarzowego sprawozdanie zawierające:

1) ocenę realizacji celu funkcjonowania dodatkowego portalu internetowego;

2) liczbę i rodzaj zamieszczonych materiałów;

3) liczbę unikalnych odwiedzających;

4) prognozę dalszego rozwoju dodatkowego portalu internetowego;

5) inne istotne informacje.

9. Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej, po dokonaniu analizy sprawozdania, o którym mowa w ust. 8, podejmuje decyzję o przedłużeniu funkcjonowania dodatkowego portalu internetowego, jego przekształceniu, usunięciu lub włączeniu materiałów na nim opublikowanych do głównego portalu internetowego Ministerstwa.

10. Listę dodatkowych portali internetowych Ministerstwa prowadzi Departament Komunikacji Społecznej.

§ 7. 1. Profile Ministerstwa utworzone na portalach społecznościowych stanowią dodatkowe narzędzie prowadzenia polityki informacyjnej Ministerstwa w mediach elektronicznych.

2. Podstawowymi metodami komunikacji Ministerstwa w mediach społecznościowych są oficjalne profile Ministerstwa na portalach:

1) Facebook – pod adresem http:// www.facebook.com/MSWRP;

2) Twitter – pod adresem http://www.twitter.com/MSW_RP;

3) Flickr – pod adresem http://www.flickr.com/msw_rp.

3. Ministerstwo może posiadać oficjalne profile także na innych portalach społecznościowych.

4. Tworzenie, prowadzenie i zarządzanie profilami utworzonymi przez Ministerstwo w mediach społecznościowych należy do Departamentu Komunikacji Społecznej, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej, w szczególnie uzasadnionym przypadku, może udzielić pisemnej zgody komórce organizacyjnej na prowadzenie dodatkowego profilu na wskazanym przez nią portalu społecznościowym.

6. Za obsługę i bieżące redagowanie dodatkowego profilu odpowiedzialna jest komórka organizacyjna, która uzyskała zgodę Dyrektora Departamentu Komunikacji Społecznej, o której mowa w ust. 5.

7. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za prowadzenie dodatkowego profilu przekazuje do Departamentu Komunikacji Społecznej do dnia 15 stycznia i do dnia 15 lipca każdego roku sprawozdanie zawierające:

1) ocenę efektów funkcjonowania profilu;

2) liczbę i rodzaj zamieszczonych materiałów;

3) statystyki odwiedzających profil – zależnie od charakterystyki i możliwości technicznych portalu;

4) prognozę dalszego rozwoju profilu;

5) inne istotne informacje.

8. Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej, po dokonaniu analizy sprawozdania, o którym mowa w ust. 7, podejmuje decyzję o przedłużeniu funkcjonowania profilu, zmianie sposobu jego prowadzenia, usunięciu lub włączeniu treści na nim opublikowanych do podstawowych profili Ministerstwa.

9. Listę profili prowadzonych przez Ministerstwo w mediach społecznościowych prowadzi Departament Komunikacji Społecznej.

§ 8. 1. Departamentowi Komunikacji Społecznej przysługuje uprawnienie do redagowania opublikowanych treści i administrowania w odniesieniu do dodatkowych portali internetowych i dodatkowych profili w mediach społecznościowych utworzonych przez Ministerstwo.

2. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1, wykonuje osoba wskazana przez Dyrektora Departamentu Komunikacji Społecznej.

§ 9. 1. W sprawie portali internetowych utworzonych przez Departament Komunikacji Społecznej nie stosuje się przepisów § 6 ust. 2–9 i § 10.

2. W sprawie profili utworzonych przez Departament Komunikacji Społecznej nie stosuje się przepisów § 7 ust. 5–8 oraz § 11.

§ 10. 1. W sprawie dodatkowych portali internetowych funkcjonujących przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej zwróci się w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia do właściwych kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa odpowiedzialnych za prowadzenie dodatkowych portali internetowych z wnioskiem o przedstawienie w terminie 30 dni informacji zawierającej:

1) cel funkcjonowania dodatkowego portalu internetowego wraz z uzasadnieniem i wskazaniem powodów, dla których niewystarczająca lub niezasadna jest publikacja określonych materiałów i informacji na głównym portalu internetowym;

2) wskazanie osoby lub zespołu osób obsługujących i redagujących dodatkowy portal internetowy – wraz z podziałem obowiązków;

3) dotychczasowe efekty funkcjonowania dodatkowego portalu internetowego;

4) liczbę i rodzaj zamieszczonych materiałów;

5) liczbę unikalnych odwiedzających w ostatnim roku z podziałem na miesiące;

6) prognozę dalszego rozwoju dodatkowego portalu internetowego.

2. Po uzyskaniu informacji, o której mowa w ust. 1, Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej podejmie decyzję o przedłużeniu funkcjonowania dodatkowego portalu internetowego, jego przekształceniu, usunięciu lub włączeniu treści na nim opublikowanych do głównego portalu internetowego Ministerstwa.

3. Do dodatkowych portali internetowych, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 6 ust. 8 i ust. 9.

§ 11. 1. W sprawie profili utworzonych przez komórki organizacyjne Ministerstwa przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej zwróci się w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia do właściwych kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa z wnioskiem o przedstawienie w terminie 30 dni informacji zawierającej:

1) ocenę efektów funkcjonowania profilu;

2) liczbę i rodzaj zamieszczonych materiałów;

3) statystyki odwiedzających profil – zależnie od charakterystyki i możliwości technicznych portalu;

4) prognozę dalszego rozwoju profilu;

5) inne istotne informacje.

2. Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej, po analizie informacji, o której mowa w ust. 1, podejmuje decyzję o przedłużeniu funkcjonowania profilu, zmianie sposobu jego prowadzenia, usunięciu lub włączeniu treści na nim opublikowanych do podstawowych profili Ministerstwa.

3. Do dodatkowych profili, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 7 ust. 7 i ust. 8.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.