§ 1. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) Koncepcja – dokument pod nazwą: „Koncepcja modernizacji Systemu CEPiK 2.0”, opracowany przez Wykonawcę i zatwierdzony przez Zamawiającego zgodnie z § 1 ust. 5 Umowy;

2) Ministerstwo – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych;

3) Projekt – projekt „CEPiK 2.0”, finansowany z państwowego funduszu celowego Fundusz – Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców, utworzonego na podstawie art. 80d ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1137, z późn. zm.¹⁾);

4) System – System Informatyczny Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców w wersji 2.0;

5) Umowa – umowa nr 8/DEP/2013 z dnia 27 września 2013 r. zawarta pomiędzy Ministerstwem i Wykonawcą w sprawie realizacji projektu „CEPiK 2.0”;

6) Wykonawca – Centralny Ośrodek Informatyki;

7) Zamawiający – Minister Spraw Wewnętrznych.

§ 2. 1. Zadania Zamawiającego realizowane w ramach Projektu, nieuregulowane w Koncepcji, określa niniejsze zarządzenie.

2. Zadania Wykonawcy i struktura zarządzania przez niego Projektem zostały określone w Koncepcji.

§ 3. 1. Ustala się strukturę zarządzania Projektem, zwaną dalej „strukturą zarządzania”.

2. W skład struktury zarządzania wchodzą:

1) Komitet Sterujący;

2) Kierownik Projektu Zamawiającego i Kierownik Projektu Wykonawcy;

3) koordynatorzy Zamawiającego i koordynatorzy Wykonawcy.

3. W skład struktury zarządzania po stronie Zamawiającego wchodzą dodatkowo:

1) Koordynator do spraw finansowych i składników majątkowych;

2) Koordynator do spraw legislacyjnych;

3) przedstawiciele Zespołów.

§ 4. 1. W posiedzeniach Komitetu Sterującego, w charakterze obserwatora, uczestniczą Kierownik Projektu Wykonawcy oraz Kierownik Projektu Zamawiającego.

2. W pracach Komitetu Sterującego mogą uczestniczyć, na zaproszenie Przewodniczącego Komitetu Sterującego – w charakterze obserwatora – inne osoby, w szczególności wymienione w § 3 ust. 2 pkt 3 oraz ust. 3 zarządzenia, oraz osoby ze strony Wykonawcy określone w pkt 1.3 i 1.4 Koncepcji.

3. Zaproszonym do uczestniczenia w pracach Komitetu Sterującego w charakterze obserwatora przysługuje jedynie głos doradczy.

§ 5. Do zadań Przewodniczącego Komitetu Sterującego, poza zadaniami realizowanymi w ramach Komitetu Sterującego, należy:

1) zapewnienie realizacji zadań w Projekcie;

2) reprezentowanie interesów przyszłych użytkowników produktów Projektu;

3) zapewnienie przy realizacji Projektu niezbędnego udziału przyszłych użytkowników produktów Projektu.

§ 6. 1. Kierownik Projektu Zamawiającego realizuje zadania w zakresie bieżącego planowania i zarządzania Projektem.

2. Na czas nieobecności Kierownika Projektu Zamawiającego jego zadania może pełnić zastępca wyznaczony w trybie, o którym mowa w § 6 ust. 5 Umowy.

§ 7. 1. Komitet Sterujący określa kierunki rozwoju Projektu oraz monitoruje przebieg realizacji Projektu, w tym wytworzonych w ramach Projektu produktów.

2. Przewodniczący Komitetu Sterującego może scedować obowiązki związane z wykonywaniem zadań, o których mowa w ust. 1, na wyznaczonych przez siebie, w ramach komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w § 11 pkt 1 lit. a i b zarządzenia, pracowników Ministerstwa.

3. Kierownik Projektu Zamawiającego monitoruje realizację Projektu niezależnie od kompetencji Komitetu Sterującego, o których mowa w ust. 1, w szczególności w zakresie zgodności produktów Projektu z założeniami funkcjonalnymi określonymi w Koncepcji.

§ 8. 1. Kierownik Projektu Zamawiającego powołuje, spośród pracowników wskazanych przez dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w § 11 pkt 1 lit. a i b zarządzenia, koordynatorów Zamawiającego, którzy są odpowiedzialni za realizację zadań wyznaczonych przez Kierownika Projektu Zamawiającego.

2. Koordynatora do spraw finansowych i składników majątkowych oraz Koordynatora do spraw legislacyjnych, którzy realizują zadania określone w Koncepcji, powołuje Zamawiający spośród pracowników wskazanych przez dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w § 11 pkt 1 lit. a i b zarządzenia.

§ 9. 1. Tworzy się Zespoły Projektowe, które realizują zadania wyznaczone przez Kierownika Projektu Zamawiającego lub koordynatorów Zamawiającego.

2. Zespoły Projektowe powołuje Kierownik Projektu Zamawiającego spośród pracowników wskazanych przez dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w § 11 pkt 1 lit. a i b zarządzenia.

3. Zespoły Projektowe wspierają Kierownika Projektu Zamawiającego oraz koordynatorów Zamawiającego w realizacji Projektu.

4. Kierownik Projektu Zamawiającego, w zależności od bieżących potrzeb wynikających z realizacji Projektu, może dokonywać zmian w składzie Zespołów Projektowych, jak również, w uzgodnieniu z koordynatorem Zamawiającego może dokonywać zmian w zadaniach i kompetencjach Zespołów.

5. Kierownik Projektu Zamawiającego wyznacza spośród członków Zespołu Projektowego Przedstawiciela Zespołu.

6. Sprawozdania z realizacji zadań Zespołu Projektowego Przedstawiciel Zespołu składa Kierownikowi Projektu Zamawiającego na jego żądanie lub z własnej inicjatywy oraz informuje o zagrożeniach mogących mieć wpływ na realizację Projektu.

§ 10. 1. W Departamencie Ewidencji Państwowych Ministerstwa tworzy się Biuro Projektu.

2. Biuro Projektu wspiera działania Komitetu Sterującego, Kierownika Projektu Zamawiającego, koordynatorów Zamawiającego oraz Przedstawicieli Zespołów w zakresie organizacyjnym, administracyjnym i merytorycznym.

3. Kierownik Biura Projektu jest wyznaczany przez Dyrektora Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa na wniosek Kierownika Projektu Zamawiającego.

4. Obsługę organizacyjną oraz kancelaryjno – biurową Biura Projektu zapewnia Departament Ewidencji Państwowych Ministerstwa.

§ 11. W realizację Projektu są zaangażowane:

1) komórki organizacyjne Ministerstwa, zgodnie z właściwością określoną w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz ich wewnętrznych regulaminach organizacyjnych, w szczególności:

a) Departament Ewidencji Państwowych Ministerstwa,

b) Departament Teleinformatyki Ministerstwa;

2) jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych, w szczególności Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie wykonania i dostarczenia produktów Projektu.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.