Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Zarządzenie określa:

1) organizację zlecania organizacjom pozarządowym, podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.³⁾) oraz jednostkom organizacyjnym podległym organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowanym, zwanym dalej „podmiotami uprawnionymi”, zadań z zakresu administracji publicznej – w celu realizacji przepisów art. 11 ust. 2 i 4 oraz art. 12 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz art. 151 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.⁴⁾);

2) tryb rozliczania udzielonych dotacji, w celu realizacji przepisów art. 152 ust. 2 ustawy o finansach publicznych;

3) tryb kontroli realizacji zadań, o których mowa w pkt 1 oraz wykorzystania środków finansowych na ich realizację.

§ 2.1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze – rozumie się przez to Ministra Spraw Wewnętrznych;

2) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Wewnętrznych;

3) komórce merytorycznej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą ze względu na zakres rzeczowy realizowanego zadania;

4) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

5) kopii dokumentu z kontroli – rozumie się przez to kopię wystąpienia pokontrolnego lub kopię sprawozdania z kontroli, o których mowa odpowiednio w art. 47 oraz art. 52 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092).

2. Jeżeli koniec terminów określonych w dniach, o których mowa w zarządzeniu, przypada na dzień wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień roboczy.

§ 5.1. W terminie 14 dni od upływu terminu składania ofert komórka merytoryczna sporządza opinie merytoryczne złożonych ofert.

2. W uzasadnionych przypadkach dyrektor komórki merytorycznej może przedłużyć termin sporządzenia opinii merytorycznych, nie więcej jednak niż do 30 dni.

3. Dyrektor komórki merytorycznej może zwrócić się do podmiotu uprawnionego składającego ofertę o dostarczenie dodatkowych dokumentów, wyjaśnień lub informacji niezbędnych do sporządzenia opinii do oferty.

§ 6.1. Komisję konkursową do oceny ofert powołuje Minister, w terminie 30 dni od upływu terminu składania ofert.

2. Komórka merytoryczna przekazuje komisji konkursowej oferty wraz z opiniami, o których mowa w § 5 ust. 1.

3. W skład komisji konkursowej wchodzi co najmniej trzech członków, w tym jako przewodniczący komisji dyrektor albo zastępca dyrektora komórki merytorycznej, która zgłosiła zadania do konkursu.

§ 7.1. Komisja konkursowa dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty większością głosów w terminie 14 dni od dnia otrzymania ofert wraz z opiniami, o których mowa w § 5 ust. 1.

2. W ramach konkursu może zostać wybrana więcej niż jedna oferta.

3. Członek komisji konkursowej nie może wstrzymać się od głosu.

4. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego.

§ 8.1. Komisja konkursowa sporządza protokół z przeprowadzonej oceny w terminie 14 dni od wyboru najkorzystniejszej oferty lub ofert.

2. Protokół zawiera:

1) oznaczenie miejsca i czasu konkursu;

2) imiona i nazwiska członków komisji konkursowej;

3) liczbę zgłoszonych ofert;

4) wskazanie ofert spełniających wszystkie wymogi konkursu;

5) wskazanie ofert nie spełniających wszystkich wymogów konkursu lub zgłoszonych po terminie –wraz z uzasadnieniem;

6) wskazanie najkorzystniejszej oferty lub najkorzystniejszych ofert dla zlecającego zadanie publiczne albo stwierdzenie, że żadna z ofert nie została przyjęta – wraz z uzasadnieniem;

7) podpisy członków komisji.

3. Przewodniczący komisji przekazuje protokół Ministrowi, nie później niż w następnym dniu roboczym po jego sporządzeniu.

§ 9.Decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wyników postępowania konkursowego podejmuje Minister w terminie 14 dni od dnia przedłożenia protokołu, o którym mowa w § 8 ust. 1.

§ 11.1. W przypadku:

1) niezłożenia żadnej oferty w terminie, o którym mowa w § 4 ust. 2 albo § 4 ust. 3,

2) nieprzyjęcia przez komisję konkursową żadnej ze złożonych ofert,

3) niewyczerpania środków budżetowych zaplanowanych na realizację zadania publicznego – komórki merytoryczne w porozumieniu z Departamentem Budżetu mogą złożyć Ministrowi propozycje nowych zadań publicznych, na które zaplanowane zostały środki budżetowe i których realizacja jest możliwa poprzez zlecenie ich podmiotom uprawnionym, wraz z uzasadnieniem i zakresem finansowo-rzeczowym poszczególnych zadań.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Minister wskazuje zadania do zlecenia podmiotom uprawnionym w terminie 14 dni od dnia złożenia propozycji. Przepis § 3 ust. 3 stosuje się.

§ 12.1. W przypadku decyzji o zleceniu realizacji zadania publicznego, komórka merytoryczna sporządza i przekazuje Ministrowi do podpisu, zaopiniowane przez Departament Prawny, Departament Budżetu oraz Departament Kontroli, Skarg i Wniosków, projekt umowy zlecenia realizacji zadania publicznego uwzględniający postanowienia art. 151 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ramowego wzoru umowy określonego na podstawie art. 19 pkt 2 ustawy albo projekt pełnomocnictwa do podpisania umowy w imieniu Ministra.

2. W przypadku konieczności sporządzenia aneksów do umowy stosuje się przepis ust. 1.

3. Umowę oraz aneksy do umowy sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

4. Oryginał podpisanej umowy i aneksów otrzymują: komórka merytoryczna, Departament Budżetu oraz podmiot uprawniony. Kopię podpisanej umowy i aneksów komórka merytoryczna przekazuje do Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków.

§ 13.1. W przypadku decyzji o zleceniu realizacji zadania publicznego, w trybie o którym mowa w art. 11 ust. 2 i 4 ustawy, komórka merytoryczna dokonuje oceny celowości realizacji zadania.

2. Komórka merytoryczna sporządza projekt umowy realizacji zadania i przedkłada wraz z ofertą do zaopiniowania: Departamentowi Budżetu, Departamentowi Prawnemu oraz Departamentowi Kontroli, Skarg i Wniosków, w zakresie ich właściwości.

3. Dyrektor komórki merytorycznej przedstawia Ministrowi ofertę wraz z opinią własną oraz opiniami, o których mowa w ust. 2, w celu akceptacji przez Ministra oferty zlecenia zadania.

4. W przypadku podjęcia przez Ministra decyzji o zleceniu zadania, komórka merytoryczna przedkłada Ministrowi projekt umowy, uwzględniający postanowienia art. 151 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ramowego wzoru umowy określonego na podstawie art. 19 pkt 2 ustawy.

5. W przypadku konieczności sporządzenia aneksów do umowy stosuje się przepisy ust. 1–4.

6. Umowę oraz aneksy do umowy sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

7. Oryginał podpisanej umowy i aneksów otrzymują: komórka merytoryczna, Departament Budżetu oraz podmiot uprawniony. Kopię podpisanej umowy i aneksów komórka merytoryczna przekazuje do Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków.

§ 15.1. Wszelkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Dyrektor lub zastępca dyrektora komórki merytorycznej rozpatruje zasadność dokonania zmian treści umowy i przekazuje swoje stanowisko w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, z zachowaniem terminu realizacji umowy.

§ 16.1. W terminie 30 dni po upływie terminu, na który została zawarta umowa, podmiot uprawniony realizujący zadanie przekazuje komórce merytorycznej sprawozdanie z wykonania zadania.

2. Komórka merytoryczna niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia otrzymania sprawozdania przekazuje po jednym egzemplarzu kopii sprawozdania do Departamentu Budżetu i Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków wraz z informacją o dacie wpływu sprawozdania do Ministerstwa.

3. Komórka merytoryczna ocenia wykonanie zadania pod względem merytorycznym w terminie 10 dni od daty otrzymania sprawozdania, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Komórka merytoryczna, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sprawozdaniu podejmuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania, działania zmierzające do ich wyjaśnienia, po czym w terminie 5 dni od dnia otrzymania wyjaśnień ocenia wykonanie zadania pod względem merytorycznym.

§ 17.1. Departament Budżetu ocenia wykonanie zadania pod względem finansowym i przekazuje opinię w sprawie sprawozdania do komórki merytorycznej w terminie 9 dni od dnia otrzymania sprawozdania, z zastrzeżeniem ust. 2, jednak nie później niż 25 dnia licząc od daty wpływu sprawozdania do Ministerstwa.

2. Departament Budżetu, w przypadku stwierdzenia w sprawozdaniu nieprawidłowości, podejmuje niezwłocznie działania zmierzające do ich wyjaśnienia, po czym w terminie 7 dni od dnia otrzymania wyjaśnień, przekazuje opinię w sprawie zweryfikowanego sprawozdania do komórki merytorycznej.

3. W przypadku braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości Departament Budżetu przekazuje niezwłocznie opinię, o której mowa w ust. 1, informując o tych okolicznościach komórkę merytoryczną.

§ 18.1. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków może przeprowadzić kontrolę wykonania jednego zadania lub kontrolę obejmującą kilka zadań u jednego lub wielu podmiotów:

1) na uzasadniony wniosek komórki merytorycznej lub

2) z własnej inicjatywy.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, dokonywana jest w trybie określonym w ustawie z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092).

3. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, niezwłocznie przeprowadza kontrolę, a następnie, w terminie 18 dni od dnia otrzymania z komórki merytorycznej wspomnianego wniosku, przekazuje komórce merytorycznej kopię dokumentu z kontroli. Do wniosku komórka merytoryczna załącza wszelkie dokumenty, które mogą być pomocne w trakcie kontroli.

4. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 2, Departament Kontroli, Skarg i Wniosków po otrzymaniu sprawozdania, o którym mowa w § 16 ust. 1, niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania, informuje komórkę merytoryczną o zamiarze przeprowadzenia kontroli, a po jej zakończeniu przekazuje komórce merytorycznej, w terminie 15 dni od dnia otrzymania z komórki merytorycznej wspomnianego sprawozdania, kopię dokumentu z kontroli. Po otrzymaniu informacji o zamiarze przeprowadzenia kontroli, komórka merytoryczna przekazuje, nie później niż w terminie 2 dni, do Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków wszelkie dokumenty, które mogą być pomocne w trakcie kontroli.

5. W przypadku kontroli prowadzonej w toku realizacji zadania Departament Kontroli, Skarg i Wniosków przekazuje niezwłocznie kopię dokumentu z kontroli do komórki merytorycznej i Departamentu Budżetu.

6. W przypadku gdy kopia dokumentu z kontroli, o której mowa w ust. 3–5 nie może być przekazana przez Departament Kontroli, Skarg i Wniosków do komórki merytorycznej w terminie 25 dni od daty wpływu sprawozdania z wykonania zadania do Ministerstwa, z powodu niezakończenia postępowania kontrolnego, Departament Kontroli, Skarg i Wniosków informuje komórkę merytoryczną o stanie czynności kontrolnych.

§ 19.1. Komórka merytoryczna przedkłada Ministrowi informację dotyczącą realizacji zleconego zadania po otrzymaniu opinii, o której mowa w § 17 ust. 1, oraz kopii dokumentu z kontroli, o której mowa odpowiednio w § 18 ust. 3–5 albo informacji o stanie czynności kontrolnych, o której mowa w § 18 ust. 6, w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania, w celu zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.

2. Częścią informacji dotyczącej realizacji zleconego zadania są w szczególności:

1) opinia, o której mowa w § 16 ust. 3;

2) opinia, o której mowa w § 17 ust. 1;

3) kopia dokumentu z kontroli, o której mowa odpowiednio w § 18 ust. 3–5 albo informacja o stanie czynności kontrolnych, o której mowa w § 18 ust. 6.

3. Komórka merytoryczna, w terminie 5 dni od dnia zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym przez Ministra, przekazuje poświadczone za zgodność z oryginałem kopie zatwierdzonej informacji, o której mowa w ust. 1, do Departamentu Budżetu i Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków.

§ 20.Komórka merytoryczna przedkłada Departamentowi Prawnemu projekt obwieszczenia o udzielonych dotacjach w ubiegłym roku, w celu wykonania przez Ministra obowiązku wynikającego z art. 122 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w terminie do dnia 31 marca każdego roku.

§ 21.Kontrolę realizacji zadań zleconych w trybie określonym w zarządzeniu Nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie organizacji w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji zlecania zadań publicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. z 2011 r. Nr 1, poz. 6), Departament Kontroli, Skarg i Wniosków prowadzi na podstawie § 18 niniejszego zarządzenia.

§ 22.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.⁵⁾