§ 1. Przepisy zarządzenia stosuje się do komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych Policji, Straży Granicznej oraz Biura Ochrony Rządu.

§ 2. Zarządzenie określa:

1) strukturę organizacyjną kancelarii tajnej;

2) podstawowe zadania kierownika kancelarii tajnej;

3) zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego;

4) tryb przetwarzania informacji niejawnych;

5) wzory dzienników ewidencji;

6) wzór karty zapoznania się z dokumentem.

§ 3. 1. Kancelarię tajną, zwaną dalej „kancelarią”, tworzy kierownik jednostki organizacyjnej, w której są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na przetwarzanie w kancelarii informacji niejawnych o klauzuli poufne lub zastrzeżone.

3. Kancelaria, ze względów organizacyjnych, może mieć swoje oddziały, tworzone i funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla kancelarii.

4. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika jednostki organizacyjnej.

5. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik pionu ochrony.

§ 4. 1. Kancelarię lokalizuje się w strefie ochronnej.

2. Pomieszczenia kancelarii oddziela się od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami i stropami, spełniającymi wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm.

3. Drzwi do kancelarii powinny być metalowe lub obite blachą stalową o grubości minimum 2 mm i wyposażone w dwa zamki drzwiowe.

4. Okna kancelarii zabezpiecza się przed włamaniem oraz obserwacją wnętrza kancelarii z zewnątrz.

5. Kancelarię wyposaża się w szafy stalowe z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.

6. Pomieszczenia kancelarii wyposaża się w barierkę odgradzającą pracowników od interesantów oraz system kontroli dostępu.

7. W pomieszczeniach kancelarii instaluje się co najmniej:

1) system sygnalizacji pożarowej;

2) system sygnalizacji włamania i napadu;

3) system nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii.

8. W kancelarii wydziela się stanowisko lub pomieszczenie, w którym osoby upoważnione mogą zapoznawać się z dokumentami – czytelnię, która powinna być zorganizowana w sposób umożliwiający stały nadzór nad dokumentami ze strony pracowników kancelarii. W czytelni nie instaluje się systemu nadzoru wizyjnego.

§ 5. 1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów;

2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników kancelarii;

3) prowadzenie kontroli w zakresie postępowania z materiałami, ich właściwego oznaczania i rejestrowania w kancelarii;

4) informowanie pełnomocnika ochrony o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia materiałów;

5) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem akt do przekazania do archiwum;

6) udział w niszczeniu dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc;

7) prowadzenie dzienników ewidencji;

8) nadzór i koordynacja pracy oddziałów kancelarii.

2. Pracownik pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 5, wykonuje obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1–7.

§ 6. 1. Materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności są przechowywane w odrębnych szafach stalowych lub pomieszczeniach, chyba że wchodzą w skład zbioru.

2. W kancelarii mogą być przechowywane dokumenty niezawierające informacji niejawnych, jeżeli wchodzą w skład zbioru materiałów.

3. Kierownik jednostki lub pełnomocnik ochrony może wyrazić pisemną zgodę na przechowywanie materiałów poza kancelarią, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych informacji, gdy zapewnione są odpowiednie do klauzul tajności warunki ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem.

4. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające informacje niejawne, mogą być przechowywane w oddzielnych pomieszczeniach spełniających wymogi przewidziane dla kancelarii.

§ 7. 1. Po zakończeniu pracy kierownik lub pracownik kancelarii sprawdza prawidłowość zamknięcia szaf, a następnie zamyka i plombuje pomieszczenia kancelarii; klucze do szaf i pomieszczeń kancelarii przekazuje za pokwitowaniem w zaplombowanych workach lub kasetkach dyżurnemu ochrony obiektu.

2. Klucze, o których mowa w ust. 1, zdaje i pobiera za pokwitowaniem kierownik lub pracownik kancelarii.

3. Przed otwarciem pomieszczeń kancelarii pracownik kancelarii sprawdza, czy drzwi, zamki i plomby nie noszą śladów uszkodzeń.

4. W przypadku stosowania zamków szyfrowych i zabezpieczeń elektronicznych, kierownik kancelarii, co sześć miesięcy, określa obowiązujące hasła dostępu i szyfry.

5. Hasła dostępu i szyfry oraz duplikaty kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii przechowuje pełnomocnik ochrony lub upoważniona przez niego osoba.

6. Nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1–4, niezwłocznie zgłasza się pełnomocnikowi ochrony.

§ 8. 1. Do zadań kancelarii należy: przyjmowanie, wydawanie, rejestrowanie, przechowywanie, przekazywanie, udostępnianie i wysyłanie dokumentów i materiałów, a także ich brakowanie i przygotowanie do przekazania do archiwum.

2. W kancelarii prowadzi się:

1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, którego wzór określa załącznik nr 1do zarządzenia;

2) dziennik ewidencyjny, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) kartę zapoznania się z dokumentem, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

4) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

5) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

6) rejestr wydanych przedmiotów, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

3. W uzasadnionych przypadkach można prowadzić jeden dziennik ewidencyjny dla dokumentów oznaczonych różnymi klauzulami tajności.

4. W miarę potrzeby kancelaria może prowadzić także inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne, w szczególności: skorowidze, kartoteki, wykazy lub rozdzielniki.

§ 9. 1. Otrzymaną i wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony materiał rejestruje się we właściwych ewidencjach odpowiednio w kolejności wytworzenia lub otrzymania.

2. Rejestracji we właściwych ewidencjach, o których mowa w ust.1, dokonuje się atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian we właściwych ewidencjach dokonuje się kolorem czerwonym, umieszczając datę i czytelny podpis osoby dokonującej zmiany.

3. Anulowanie pozycji we właściwych ewidencjach dokonuje się kolorem czerwonym, podając powód anulowania oraz umieszcza datę i czytelny podpis osoby dokonującej anulowania.

4. Zabronione jest wycieranie lub zamazywanie wpisów we właściwych ewidencjach.

§ 10. 1. Przyjęcie przesyłki może nastąpić po uprzednim sprawdzeniu:

1) prawidłowości adresu;

2) całości pieczęci i opakowania;

3) zgodności pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;

4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek lub książce doręczeń.

2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania należy sporządzić w obecności doręczającego protokół uszkodzenia w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy przesyłki, drugi pełnomocnikowi ochrony, a trzeci pozostaje u doręczającego. Przyjęcie uszkodzonej przesyłki następuje po uprzednim jej otwarciu i sprawdzeniu zawartości.

3. Po otwarciu przesyłki należy sprawdzić zgodność zawartości z oznaczeniami na przesyłce oraz zgodność liczby załączników i ich stron z adnotacjami dokonanymi na poszczególnych dokumentach.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do kancelarii nadawcy.

5. Fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 2 i 4, odnotowuje się w odpowiednim dzienniku lub rejestrze, w rubryce „Informacje uzupełniające/uwagi”.

6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas dokonywania czynności, o których mowa w ust. 1 i 3, można odmówić przyjęcia przesyłki i dokonać zwrotu przesyłki do nadawcy.

§ 11. 1. Dokumenty rejestruje się we właściwych ewidencjach, przy czym dla dokumentów oznaczonych klauzulami „ściśle tajne” lub „tajne”, z chwilą ich udostępnienia zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem. Kartę dołącza się do dokumentu, przechowuje wraz z dokumentem w jednostce organizacyjnej i nie przekazuje w przypadku wysłania dokumentu poza jednostkę organizacyjną. Kartę można także założyć dla dokumentu zawierającego informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne”.

2. Rejestrowany dokument oznacza się pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie, w obrębie odcisku pieczęci wpływu wpisuje się datę, numer z dziennika ewidencyjnego, a w przypadku dołączenia do pisma załączników, również liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary załączników.

3. Przesyłki oznaczone „Do rąk własnych” rejestruje się w odpowiednim dzienniku lub rejestrze bez ich otwierania, wpisując z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu, a w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” odnotowuje się, że przesyłka jest oznaczona „do rąk własnych”.

4. W przypadku przesyłki adresowanej „Do rąk własnych” – pieczęć wpływu stawia się na kopercie, w obrębie odcisku pieczęci wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje się – za pokwitowaniem – bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności – osobie przez niego upoważnionej do odbioru.

5. Przesyłki oznaczone jako „Pilne” lub „Bardzo pilne” rejestruje się zgodnie z zasadami, o których mowa w ust. 1–4, odnotowując dodatkowo godzinę ich otrzymania i doręcza się adresatowi bezzwłocznie.

§ 12. 1. Nie rejestruje się korespondencji, która wpłynęła do kancelarii omyłkowo.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1, przekazuje się, łącznie z pierwotnym opakowaniem, właściwemu adresatowi, za pokwitowaniem w książce doręczeń lub w wykazie przesyłek. W przypadku trudności z doręczeniem właściwemu adresatowi, przesyłkę zwraca się do nadawcy.

§ 13. 1. Przed przyjęciem dokumentu do wysłania pracownik kancelarii sprawdza, czy dokument:

1) posiada właściwą sygnaturę literowo-cyfrową;

2) posiada właściwy adres;

3) posiada rozdzielnik;

4) zawiera dane wykonawcy oraz liczbę wykonanych egzemplarzy;

5) wytworzono w takiej liczbie, jaką podano w rozdzielniku;

6) zawiera dane określające faktyczną liczbę stron dokumentu, liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary załączników.

2. Dokumenty wysyła się zgodnie z rozdzielnikiem, pozostawiając jeden egzemplarz dokumentu w kancelarii.

3. Dokument wykonany w jednym egzemplarzu przekazuje się adresatowi.

§ 14. 1. Wykonanie kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu następuje za zgodą wytwórcy dokumentu lub adresata, odnotowaną na pierwszej stronie dokumentu.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, mogą wykonywać wyłącznie osoby uprawnione do dostępu do informacji niejawnych w warunkach gwarantujących ochronę tych informacji.

3. Zgodność kopii z oryginałem potwierdza podpisem, na ostatniej stronie dokumentu, kierownik jednostki organizacyjnej albo komórki organizacyjnej albo inna osoba pisemnie przez jednego z nich upoważniona.

§ 15. 1. Kancelaria kontroluje postępowanie z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku nieobecności pracownika, będącego dysponentem dokumentów pobranych z kancelarii, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której przechowywane są dokumenty zawierające informacje niejawne.

3. Decyzję o komisyjnym otwarciu szafy, podejmuje kierownik komórki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony.

4. Z czynności, o której mowa w ust. 2, sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, a drugi w szafie u dysponenta dokumentu.

5. Wzór protokołu z komisyjnego otwarcia/zamknięcia pomieszczenia/szafy/sejfu, określa załącznik nr 7 do zarządzenia.

§ 16. 1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii tajnej sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, a drugi u pełnomocnika ochrony.

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony przez niego pracownik kancelarii.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do pracownika pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 5.

§ 17. 1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat, licząc od daty sporządzenia ostatniego dokumentu. Po upływie tego okresu akta przekazuje się do archiwum, zgodnie z obowiązującymi w jednostce organizacyjnej zasadami.

2. W przypadku braku archiwum zakładowego akta spraw przechowuje się w kancelarii.

§ 18. 1. Informacje niejawne przetwarzane są wyłącznie na zaewidencjonowanych w kancelarii tajnej informatycznych nośnikach danych.

2. Informatyczne nośniki danych posiadają:

1) numer, pod którym nośnik został zarejestrowany w Rejestrze wydanych przedmiotów;

2) klauzulę tajności nośnika;

3) nazwę komórki organizacyjnej, w której wytworzono materiał zawarty na nośniku.

3. Informatyczne nośniki danych podlegają ochronie, stosownej do klauzuli tajności, jaką zostały oznaczone.

4. Kancelaria tajna zakłada „Metrykę informatycznego nośnika danych”, zawierającą dane dotyczące informacji zapisanych na nośniku. Wzór „Metryki” określa załącznik nr 8 do zarządzenia.

5. W przypadku fizycznego zniszczenia informatycznego nośnika danych, niszczeniu podlega również jego metryka.

6. Fizyczne zniszczenie informatycznego nośnika danych i metryki odnotowuje się w Rejestrze wydanych przedmiotów.

§ 19. 1. W jednostkach organizacyjnych organizuje się następujące strefy ochronne służące ochronie informacji niejawnych:

1) strefę ochronną I – obszar, w którym informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej są przetwarzane w taki sposób, że uzyskanie wstępu na ten obszar jest równoznaczne z uzyskaniem dostępu do tych informacji, wymagający:

a) wyraźnego określenia i zabezpieczenia granic oraz kontrolowania każdego przypadku wstępu na ten obszar i jego opuszczenie,

b) wyraźnego wskazania najwyższej klauzuli tajności informacji niejawnych przetwarzanych na tym obszarze,

c) wprowadzenia systemu kontroli dostępu zezwalającego na wstęp wyłącznie osobom, które posiadają odpowiednie uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych oraz którym przyznano upoważnienie do wstępu na ten obszar;

2) strefę ochronną II – obszar, w którym informacje niejawne o klauzuli tajności „poufne” lub wyższej są przetwarzane w sposób umożliwiający zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieuprawnionych poprzez zastosowanie środków technicznych oraz organizacyjnych, wymagający:

a) wyraźnego określenia i zabezpieczenia granic oraz kontrolowania każdego przypadku wstępu na ten obszar i jego opuszczenie,

b) wyraźnego wskazania najwyższej klauzuli tajności informacji niejawnych przetwarzanych na tym obszarze,

c) wprowadzenia systemu kontroli dostępu zezwalającego na wstęp wyłącznie osób, które posiadają odpowiednie uprawnienia do wstępu na ten obszar, a przypadku wszystkich innych osób – zapewnienie nadzoru osoby uprawnionej lub równoważnych mechanizmów kontrolnych;

3) strefę ochronną III – obszar wokół strefy ochronnej I lub strefy ochronnej II lub przed wejściem do tych stref, który wymaga wyraźnego określenia granic, w obrębie których możliwe jest kontrolowanie osób i pojazdów;

4) strefę zabezpieczoną technicznie – umiejscowioną w obrębie strefy ochronnej I lub strefy ochronnej II, chronioną przed podsłuchem, spełniającą dodatkowo następujące wymagania:

a) jest wyposażona w system sygnalizacji włamania i napadu,

b) pozostaje zamknięta, gdy nikogo w niej nie ma albo jest chroniona, gdy ktoś w niej przebywa,

c) podlega regularnym inspekcjom przeprowadzanym nie rzadziej niż raz w roku oraz każdorazowo po nieuprawnionym wejściu do strefy lub podejrzeniu, że takie wejście mogło mieć miejsce,

d) w strefie nie mogą się znajdować linie komunikacyjne, telefony, inne urządzenia komunikacyjne ani sprzęt elektryczny lub elektroniczny.

2. Informacje niejawne przetwarza się stosownie do nadanej klauzuli tajności w strefach ochronnych, o których mowa w ust. 1.

3. Środki bezpieczeństwa fizycznego dla poszczególnych stref ochronnych określa „Plan ochrony informacji niejawnych” zatwierdzony przez kierownika jednostki.

4. Strefę ochronną I lub II lub strefę zabezpieczoną technicznie można utworzyć tymczasowo w strefie ochronnej III w celu odbycia niejawnego posiedzenia.

§ 20. Dzienniki ewidencyjne, rejestry oraz inne urządzenia ewidencyjne stosowane według dotychczasowych wzorów mogą być wykorzystywane do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r.

§ 21. Traci moc zarządzenie Nr 49 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 15 grudnia 2005 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Adm. z 2006 r. Nr 1, poz. 1).

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.