Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2024-04-24
Wersja aktualna od 2024-04-24
obowiązujący
ZARZĄDZENIE
MINISTRA FINANSÓW1)
z dnia 23 kwietnia 2024 r.
w sprawie inwentaryzacji w formie spisu z natury
Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. Zarządzenie określa:
1) tryb przeprowadzania inwentaryzacji w formie spisu z natury, zwanej dalej „spisem z natury”;
2) skład i zadania Komisji inwentaryzacyjnej w Ministerstwie Finansów powoływanej do przeprowadzania spisu z natury, zwanej dalej „Komisją”, oraz zespołów spisowych przeprowadzających czynności spisowe, zwanych dalej „zespołami spisowymi”;
3) zakres i sposób wykonywania kontroli przeprowadzania czynności spisowych.
§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Finansów;
2) Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
3) kierowniku jednostki - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;
5) planie inwentaryzacji - rozumie się przez to plan inwentaryzacji na dany rok, opracowany zgodnie z polityką rachunkowości;
6) polu spisowym - rozumie się przez to wydzielony obszar oznaczony pozwalającymi na jego identyfikację nazwą lub numerem, w którym czynności spisowe są przeprowadzane w ciągu jednego dnia roboczego;
7) pracowniku - rozumie się przez to również funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej pełniącego służbę w Ministerstwie oraz funkcjonariusza, o którym mowa w art. 2 ust. 2a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.2)), oddelegowanego do Ministerstwa;
8) pracowniku odpowiedzialnym materialnie - rozumie się przez to magazyniera i kasjera;
9) pracowniku odpowiedzialnym za ewidencję - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji składników majątkowych;
10) pracowniku odpowiedzialnym za gospodarowanie mieniem - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za gospodarowanie mieniem w zakresie wydawania i rozliczania składników majątkowych.
Rozdział 2
Komisja
§ 3. 1. W skład Komisji wchodzą:
1) Przewodniczący Komisji;
2) Zastępca Przewodniczącego Komisji - dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa;
3) członkowie - dyrektorzy komórek organizacyjnych właściwych do spraw gospodarowania mieniem, z wyłączeniem dyrektora komórki organizacyjnej, o którym mowa w pkt 2.
2. Przewodniczącego Komisji wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny.
3. Dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, może upoważnić pracowników tej komórki organizacyjnej do wykonywania zadań odpowiednio Zastępcy Przewodniczącego Komisji albo członka Komisji, o czym niezwłocznie informuje Przewodniczącego Komisji.
4. W skład Komisji nie może wchodzić:
1) główny księgowy;
2) pracownik odpowiedzialny materialnie;
3) pracownik odpowiedzialny za ewidencję;
4) pracownik odpowiedzialny za gospodarowanie mieniem.
5. Przewodniczący Komisji wyznacza spośród jej członków kontrolerów spisowych do wykonywania kontroli, o której mowa w § 24 ust. 1.
6. Obsługę administracyjną Komisji zapewnia komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa.
§ 4. Komisja przygotowuje i przeprowadza spis z natury, gromadzi dokumentację z jego przebiegu oraz nadzoruje prace zespołów spisowych, w tym przeprowadza wyrywkową kontrolę przebiegu spisu z natury.
§ 5. 1. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy:
1) kierowanie pracami Komisji;
2) przydzielanie zadań poszczególnym członkom Komisji;
3) zapewnienie przeszkolenia członków Komisji oraz zespołów spisowych w zakresie przeprowadzania spisu z natury.
2. Zadania Przewodniczącego Komisji w czasie jego nieobecności wykonuje Zastępca Przewodniczącego Komisji.
Rozdział 3
Zespoły spisowe
§ 6. 1. W skład zespołu spisowego wchodzi co najmniej trzech pracowników wskazanych przez dyrektorów komórek organizacyjnych, zwanych dalej „członkami zespołów spisowych”.
2. Członków zespołów spisowych wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny na wniosek Przewodniczącego Komisji. Przepis § 3 ust. 4 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 4
Spis z natury
§ 7. 1. Spis z natury, z upoważnienia kierownika jednostki, zarządza Dyrektor Generalny, na wniosek Przewodniczącego Komisji, określając datę jego rozpoczęcia i zakończenia. W przypadku spisu z natury przeprowadzanego zgodnie z planem inwentaryzacji wniosek składa się w terminie umożliwiającym jego przeprowadzenie zgodnie z tym planem.
2. W przypadku inwentaryzacji doraźnych, o których mowa w polityce rachunkowości, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw gospodarowania mieniem podlegającym spisowi z natury, występuje do Przewodniczącego Komisji z wnioskiem o przeprowadzenie spisu z natury. Przepis ust. 1 zdanie pierwsze stosuje się.
3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:
1) przygotowany przez Komisję harmonogram spisu z natury określający terminy przeprowadzenia poszczególnych czynności spisowych;
2) wniosek o wyznaczenie składów osobowych zespołów spisowych.
§ 8. Po zarządzeniu spisu z natury Komisja:
1) przyporządkowuje pola spisowe do poszczególnych zespołów spisowych;
2) zawiadamia:
a) pracowników użytkujących składniki majątkowe podlegające spisowi z natury zgodnie z ustalonym harmonogramem, w tym pracowników odpowiedzialnych materialnie, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem i pracowników odpowiedzialnych za ewidencję - o zakresie i terminie spisu z natury,
b) pracowników odpowiedzialnych materialnie i pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem - o obowiązku uporządkowania użytkowanych przez nich pól spisowych objętych spisem z natury,
c) członków zespołów spisowych - o zakresie i terminach czynności spisowych.
§ 9. Zespół spisowy przeprowadza czynności spisowe zgodnie z ustalonym harmonogramem.
§ 10. 1. W czynnościach spisowych w magazynie lub kasie, oprócz zespołu spisowego, uczestniczy pracownik odpowiedzialny materialnie albo osoba wskazana pisemnie przez tego pracownika.
2. W przypadku nieobecności pracownika odpowiedzialnego materialnie oraz osoby, o której mowa w ust. 1, czynności spisowe przeprowadza co najmniej dwóch członków zespołu spisowego.
§ 11. 1. Czynności spisowe są przeprowadzane przy użyciu:
1) kolektorów danych lub czytników kodów kreskowych, współpracujących z systemem służącym do ewidencji środków trwałych w Ministerstwie;
2) czytników RFID współpracujących z systemem dedykowanym do obsługi zbiorów bibliotecznych w Ministerstwie - w przypadku zbiorów bibliotecznych;
3) papierowych formularzy arkuszy spisowych wypełnianych ręcznie - w przypadku braku możliwości przeprowadzenia czynności spisowych przy użyciu urządzeń, o których mowa w pkt 1 i 2.
2. W przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie uzyskane dane ujmuje się w protokole spisu z natury gotówki w kasie. Przepisu ust. 1 nie stosuje się.
§ 12. 1. W przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 3, Przewodniczący Komisji lub wyznaczony przez niego członek Komisji przed wydaniem papierowego formularza arkusza spisowego, parafuje go, numeruje i oznacza adnotacją o treści „Druk ścisłego zarachowania” oraz nazwą jednostki „Ministerstwo Finansów, ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa”. Oznaczenia papierowych formularzy arkuszy spisowych mogą mieć formę odpowiednich pieczęci.
2. Komisja prowadzi ewidencję papierowych formularzy arkuszy spisowych oraz ilościową kontrolę ich zużycia.
3. Ewidencja zawiera w szczególności dane dotyczące:
1) wydania papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę wydania, liczbę wydanych formularzy i ich numery oraz pokwitowanie odbioru;
2) zwrotu papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę zwrotu oraz wyszczególnienie formularzy wykorzystanych, niewykorzystanych i anulowanych oraz pokwitowanie zwrotu.
§ 13. Przed przystąpieniem do czynności spisowych członkowie zespołów spisowych są szkoleni w zakresie przeprowadzania tych czynności, w szczególności co do sposobu posługiwania się urządzeniami, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz wypełniania i zabezpieczania papierowych formularzy arkuszy spisowych. Potwierdzeniem odbycia szkolenia jest zaświadczenie o jego odbyciu.
§ 14. Na dzień poprzedzający rozpoczęcie spisu z natury zgodnie z planem inwentaryzacji administrator systemu służącego do ewidencji środków trwałych lub zapasów magazynowych w Ministerstwie lub administrator systemu dedykowanego do obsługi zbiorów bibliotecznych w Ministerstwie, generuje z tego systemu raport obejmujący składniki majątkowe podlegające spisowi z natury i udostępnia go w postaci elektronicznej Przewodniczącemu Komisji.
§ 15. Przed rozpoczęciem czynności spisowych:
1) Komisja przyjmuje od pracowników odpowiedzialnych za ewidencję, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem lub pracowników odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym odpowiednio w załączniku nr 1-3 do zarządzenia;
2) główny księgowy przekazuje Komisji informacje o uzgodnieniu ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją syntetyczną według stanu na dzień poprzedzający rozpoczęcie spisu z natury.
§ 16. Zespół spisowy przeprowadza czynności spisowe w wyznaczonych polach spisowych, w tym:
1) ustala rzeczywistą ilość (liczbę) poszczególnych składników majątkowych;
2) uczestniczy w zamykaniu na czas przerw w czynnościach spisowych pomieszczeń magazynów i kasy objętych spisem z natury oraz ich otwieraniu;
3) weryfikuje stan zabezpieczenia pomieszczeń.
§ 17. 1. Składniki majątkowe objęte spisem z natury, znajdujące się w polu spisowym, nie mogą być przemieszczane do czasu zakończenia czynności spisowych.
2. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komisji może wyrazić zgodę na przemieszczenie składnika majątkowego objętego spisem z natury, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ministerstwa.
§ 18. Po zakończeniu czynności spisowych pracownik odpowiedzialny materialnie składa oświadczenie końcowe dotyczące przebiegu spisu z natury. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 4 do zarządzenia.
§ 19. Po zakończeniu czynności spisowych zespół spisowy przekazuje Komisji urządzenia, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1 lub 2, oraz za pokwitowaniem niewykorzystane papierowe formularze arkuszy spisowych.
§ 20. 1. Komisja porównuje przekazane przez zespół spisowy dane ze stanem ewidencyjnym, wycenia i ustala ewentualne różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazywanym w księgach rachunkowych oraz powiadamia o nich:
1) pracownika odpowiedzialnego materialnie, przekazując mu za pokwitowaniem zestawienie tych różnic - w przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie lub magazynie;
2) pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem - oraz wyjaśnia z tym pracownikiem przyczyny ich powstania i sporządza wnioski dotyczące sposobu rozliczenia tych różnic.
2. Komisja ustalając przyczyny powstania różnic, o których mowa w ust. 1, może w szczególności:
1) żądać dokonania ustaleń i pisemnych wyjaśnień na okoliczność powstałych różnic, w szczególności od pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;
2) korzystać z opinii rzeczoznawców, członków zespołów spisowych i innych osób;
3) zarządzić ponowne przeprowadzenie czynności spisowych - na uzasadniony wniosek pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem.
§ 21. 1. Na pisemny i uzasadniony wniosek pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem Komisja może zaakceptować kompensatę niedoborów nadwyżkami, jeżeli nadwyżki i niedobory:
1) zostały ustalone na podstawie tych samych czynności spisowych i powstały w tym samym okresie objętym spisem z natury;
2) dotyczą tego samego pracownika odpowiedzialnego materialnie lub tego samego pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;
3) powstały w pokrewnych asortymentach składników majątkowych podlegających spisowi z natury.
2. Zaakceptowane przez Komisję kompensaty niedoborów nadwyżkami są przedstawiane we wnioskach końcowych protokołu ze spisu z natury, a po jego zatwierdzeniu są udostępniane komórce organizacyjnej właściwej w sprawach ewidencji składników majątkowych Ministerstwa.
§ 22. 1. Komisja sporządza:
1) sprawozdanie ze spisu z natury zawierające w szczególności opis przebiegu spisu z natury oraz wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury;
2) protokół ze spisu z natury zawierający zestawienie różnic inwentaryzacyjnych oraz informację o sposobie ich rozliczenia.
2. Przewodniczący Komisji przekazuje do zaopiniowania głównemu księgowemu dokumenty, o których mowa w ust. 1.
3. Dyrektor Generalny, z upoważnienia kierownika jednostki, zatwierdza dokumenty, o których mowa w ust. 1, po zaopiniowaniu przez głównego księgowego.
§ 23. Przewodniczący Komisji:
1) przekazuje głównemu księgowemu zatwierdzone dokumenty, o których mowa w § 22 ust. 1;
2) przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury, celem ich realizacji w terminie wskazanym w sprawozdaniu ze spisu z natury;
3) powiadamia podmioty powierzające Ministerstwu składniki majątkowe do użytkowania o spisanych w trakcie spisu z natury składnikach majątkowych powierzonych przez te podmioty;
4) przekazuje do właściwej komisji majątkowej wykaz składników majątkowych zakwalifikowanych podczas spisu z natury jako uszkodzone, celem podjęcia dalszych działań.
Rozdział 5
Kontrola
§ 24. 1. Przewodniczący Komisji lub wyznaczony przez niego kontroler spisowy dokonują wyrywkowej kontroli prawidłowości i kompletności przeprowadzania czynności spisowych.
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności sprawdzenie:
1) pracy zespołów spisowych;
2) prawidłowości i kompletności wypełnionych arkuszy spisowych lub zapisu pamięci urządzeń, o których mowa § 11 ust. 1 pkt 1 i 2.
3. Kontrolujący sporządza protokół z przeprowadzonej wyrywkowej kontroli czynności spisowych.
§ 25 . W przypadku stwierdzenia, że czynności spisowe nie są przeprowadzane prawidłowo, Przewodniczący Komisji może zarządzić ich ponowne przeprowadzenie.
Rozdział 6
Przepis końcowy
§ 26. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 24 kwietnia 2024 r.
Minister Finansów: A. Domański
1) Minister Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 2710).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 556, 558, 641, 658, 760, 996, 1059, 1193, 1195, 1234, 1598, 1723 i 1860.
Załączniki do zarządzenia Ministra Finansów
z dnia 23 kwietnia. 2024 r.
(Dz. Urz. Min. Fin. poz. 47)
Załącznik nr 1
WZÓR - OŚWIADCZENIE WSTĘPNE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO ZA EWIDENCJĘ
Załącznik nr 2
WZÓR - OŚWIADCZENIE WSTĘPNE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO ZA GOSPODAROWANIE MIENIEM
Załącznik nr 3
WZÓR - OŚWIADCZENIE WSTĘPNE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO MATERIALNIE
Załącznik nr 4
WZÓR - OŚWIADCZENIE KOŃCOWE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO MATERIALNIE