§ 1. Zarządzenie określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej;

2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej;

7) sprawozdawczość jednostek w zakresie posiadanych służbowych kart płatniczych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) członku kierownictwa Ministerstwa Finansów - należy przez to rozumieć Ministra Finansów, sekretarzy i podsekretarzy stanu w Ministerstwie Finansów oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów;

2) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora izby administracji skarbowej, dyrektora Krajowej Szkoły Skarbowości, dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dyrektora Centrum Informatyki Resortu Finansów oraz dyrektora Instytutu Finansów;

3) dysponencie - należy przez to rozumieć dysponenta części 19 budżetu państwa - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe;

4) jednostce - należy przez to rozumieć Ministerstwo Finansów, izby administracji skarbowej wraz z podległymi urzędami skarbowymi i urzędami celno-skarbowymi, Krajową Szkołę Skarbowości, Krajową Informację Skarbową, Centrum Informatyki Resortu Finansów oraz Instytut Finansów;

5) użytkowniku - należy przez to rozumieć osobę, o której mowa w § 3, z którą została podpisana umowa o korzystanie ze służbowej karty płatniczej;

6) wydającym - należy przez to rozumieć Ministra Finansów, Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów oraz dyrektora.

§ 3. 1. Służbowa karta płatnicza może zostać przyznana:

1) członkowi kierownictwa Ministerstwa Finansów;

2) dyrektorowi departamentu albo biura i zastępcy dyrektora departamentu albo biura Ministerstwa Finansów;

3) dyrektorowi i jego zastępcy, jeżeli jest to uzasadnione charakterem obowiązków służbowych, wynikającym z regulaminu organizacyjnego jednostki lub określonym w imiennym zakresie obowiązków służbowych lub opisie stanowiska pracy.

2. Służbowa karta płatnicza może zostać przyznana osobom innym niż określone w ust. 1, jeżeli w związku z zajmowanym stanowiskiem, pełnioną funkcją lub wykonywanymi obowiązkami służbowymi dokonują wydatków, o których mowa w § 8 ust. 1.

§ 4. Wysokość miesięcznego limitu wydatków środków finansowych na służbowej karcie płatniczej nie może być większa niż:

1) 25.000 zł - w przypadku osób wymienionych w § 3 ust. 1 pkt 1;

2) 18.000 zł - w przypadku osób wymienionych w § 3 ust. 1 pkt 2 i 3;

3) 10.000 zł - w przypadku osób wymienionych w § 3 ust. 2.

§ 5. 1. Decyzję o przyznaniu służbowej karty płatniczej podejmuje dysponent na wniosek osób, o których mowa w § 3.

2. W przypadku osób wymienionych w § 3 ust. 2, wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej wymaga uprzedniej akceptacji wydającego.

3. Dysponent, podejmując decyzję o przyznaniu służbowej karty płatniczej, określa miesięczny limit wydatków środków finansowych na służbowej karcie płatniczej oraz okres, na który jest przyznana służbowa karta płatnicza.

4. Wzór wniosku o przyznanie służbowej karty płatniczej określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 6. 1. Służbowa karta płatnicza jest wydawana po podpisaniu umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej. Wzór umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Umowa o korzystanie ze służbowej karty płatniczej jest zawierana między:

1) Ministrem Finansów a Dyrektorem Generalnym Ministerstwa Finansów;

2) Ministrem Finansów a osobami wymienionymi w § 3 ust. 1 pkt 3;

3) Dyrektorem Generalnym Ministerstwa Finansów, reprezentującym Ministerstwo Finansów, a:

a) innym członkiem kierownictwa Ministerstwa Finansów,

b) osobami wymienionymi w § 3 ust. 1 pkt 2,

c) osobami wymienionymi w § 3 ust. 2 zatrudnionymi albo pełniącymi służbę w Ministerstwie Finansów;

4) reprezentującym daną jednostkę dyrektorem a osobami wymienionymi w § 3 ust. 2 zatrudnionymi albo pełniącymi służbę w danej jednostce.

3. Do umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej dołącza się oświadczenie użytkownika o zapoznaniu się z przepisami niniejszego zarządzenia oraz wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę lub uposażenia kwot wydatkowanych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub postanowieniami umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 7. 1. Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na czas określony.

2. W przypadku:

1) upływu okresu, na który została przyznana służbowa karta płatnicza,

2) odwołania z pełnionej funkcji lub stanowiska,

3) wypowiedzenia stosunku pracy lub zmiany zakresu zadań, które uzasadniają przyznanie służbowej karty płatniczej,

4) rozwiązania przez wydającego w trybie natychmiastowym umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej

- użytkownik ma obowiązek zaprzestania używania służbowej karty płatniczej, jej zwrotu wydającemu oraz niezwłocznego rozliczenia transakcji dokonanych z jej użyciem.

3. Użytkownik zwraca wydającemu służbową kartę płatniczą nie później niż w terminie 3 dni roboczych od wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 2. Do tego okresu nie wlicza się dni udokumentowanych przez użytkownika jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy.

§ 8. 1. Użytkownik jest upoważniony do dokonywania płatności przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej wyłącznie za zakup usług lub towarów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, obejmujących:

1) zakup usług lub towarów związanych z podróżą służbową, w tym usług hotelarskich, przejazdów środkami transportu, usług gastronomicznych, opłat za salonik VIP;

2) zakup usług lub towarów związanych z używaniem samochodów służbowych, w tym na pokrycie opłat parkingowych, opłat za przejazd autostradą, opłat za korzystanie z myjni samochodowej, naprawy w przypadku awarii;

3) zakup innych usług lub towarów dla jednostki związanych z wykonywaniem zadań służbowych, pełnieniem funkcji lub zajmowanym stanowiskiem.

2. Użytkownik może dokonać wydatku przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej tylko wtedy, jeżeli zakup usług lub towarów został uprzednio ujęty w planie finansowym danej jednostki i uprzednio zabezpieczono środki finansowe na ten cel.

§ 9. 1. Służbową kartą płatniczą może posługiwać się wyłącznie jej użytkownik.

2. Użytkownik może dokonać płatności za usługi lub towary nabywane na rzecz innych osób zatrudnionych albo pełniących służbę w danej jednostce w przypadku uzasadnionej potrzeby dokonania płatności w formie bezgotówkowej i wyłącznie po uzyskaniu potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na ten cel.

§ 10. 1. Użytkownik może dokonać wypłaty gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej wyłącznie w uzasadnionych okolicznościach.

2. Uzasadnienie konieczności wypłaty gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik przedstawia w formie pisemnej do akceptacji wydającego przed dokonaniem wypłaty, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach - przy rozliczeniu dokonanej transakcji.

§ 11. 1. Fakt utraty służbowej karty płatniczej w wyniku jej zgubienia lub kradzieży albo fakt ujawnienia kodu PIN osobie nieuprawnionej lub podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały inne, nieupoważnione osoby, użytkownik niezwłocznie zgłasza do banku, który wydał tę kartę, oraz powiadamia wydającego.

2. Użytkownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wynikające z niezgłoszenia do banku okoliczności, o których mowa w ust. 1.

§ 12. 1. Płatność dokonaną przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej lub płatność gotówką wypłaconą za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik dokumentuje przez przedstawienie:

1) faktur lub rachunków dokumentujących tę płatność, opisanych w sposób określający charakter, okoliczności i cel dokonania wydatku oraz związek z wykonywaniem obowiązków służbowych, pełnieniem funkcji lub zajmowanym stanowiskiem, a także w sposób umożliwiający potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych i ustalenie źródła finansowania,

2) potwierdzenia dokonania płatności przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej lub potwierdzenia wypłaty gotówki - w przypadku możliwości uzyskania takich potwierdzeń

- niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty dokonania transakcji wymienionych w § 8 ust. 1, a w przypadku wydatków dokonanych w związku z podróżą służbową - niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

2. W przypadku płatności dokonanej przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej kwota wynikająca z przedstawionej faktury lub rachunku, o których mowa w ust. 1 pkt 1, powinna odpowiadać kwocie na wydruku potwierdzenia dokonania płatności przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

3. W przypadku płatności dokonanej przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej za usługi, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1, świadczone na rzecz innych osób będących członkami delegacji służbowej, zatrudnionych albo pełniących służbę w danej jednostce, użytkownik zamieszcza na fakturze lub rachunku, o których mowa w ust. 1 pkt 1, i w składanym rozliczeniu informację o imieniu i nazwisku osoby korzystającej z danych usług oraz wyjaśnienie dotyczące okoliczności dokonania płatności przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

4. W przypadku niewykorzystania gotówki wypłaconej za pomocą służbowej karty płatniczej, użytkownik zwraca tę gotówkę do kasy albo na rachunek bankowy jednostki, w której jest zatrudniony albo pełni służbę, niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty wypłaty gotówki.

§ 13. Płatności dokonane przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej za pośrednictwem Internetu użytkownik dokumentuje w sposób, o którym mowa w § 12 ust. 1-3.

§ 14. Rozliczenie wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej lub gotówki wypłaconej za pomocą służbowej karty płatniczej jest dokonywane przez właściwą komórkę wskazaną przez kierownika jednostki. Podstawą rozliczenia dokonanych wydatków są dokumenty otrzymane z banku oraz przedstawione przez użytkownika.

§ 15. 1. Użytkownik jest zobowiązany do zwrotu wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej lub gotówki wypłaconej za pomocą służbowej karty płatniczej:

1) nieudokumentowanych w sposób określony w § 12 ust. 1 i 3;

2) w przypadku wykorzystania służbowej karty płatniczej niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub postanowieniami umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej, w szczególności w przypadku wydatkowania środków na cele prywatne.

2. Kwotę odpowiadającą wydatkom, o których mowa w ust. 1, wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną płatnością, użytkownik zwraca do kasy albo na rachunek bankowy jednostki, w której jest zatrudniony, pełni służbę, zajmuje stanowisko lub funkcję, w terminie określonym notą obciążeniową. W przypadku niezwrócenia przez użytkownika tej kwoty w terminie określonym w zdaniu pierwszym, kwota ta jest potrącana odpowiednio z wynagrodzenia albo uposażenia tego użytkownika.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, wydający może rozwiązać z użytkownikiem w trybie natychmiastowym umowę o korzystanie ze służbowej karty płatniczej z obowiązkiem niezwłocznego zwrotu służbowej karty płatniczej przez użytkownika. W takim przypadku kwota odpowiadającą wydatkom, o których mowa w ust. 1, wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną płatnością jest potrącana odpowiednio z wynagrodzenia albo uposażenia tego użytkownika.

4. Wydający może, na pisemny wniosek użytkownika uzasadniający związek dokonanego wydatku z wykonywaniem zadań służbowych oraz wskazujący okoliczności i cel jego dokonania, wyrazić zgodę na rozliczenie tego wydatku, jako wydatku na cele, o których mowa w § 8 ust. 1.

§ 16. 1. Wydający prowadzi bieżącą ewidencję wydanych służbowych kart płatniczych. Ewidencja może być prowadzona w postaci elektronicznej.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) imię i nazwisko użytkownika;

2) zajmowane przez użytkownika stanowisko, pełnioną przez niego funkcję lub zakres jego obowiązków służbowych uprawniających do wydania służbowej karty płatniczej;

3) oznaczenie służbowej karty płatniczej;

4) okres, na jaki wydano służbową kartę płatniczą;

5) wysokość miesięcznego limitu wydatków środków finansowych na służbowej karcie płatniczej.

§ 17. 1. Wydający przekazuje dysponentowi, w terminie do piętnastego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału danego roku kalendarzowego, informacje o:

1) liczbie posiadanych przez jednostkę służbowych kart płatniczych;

2) liczbie użytkowników;

3) kwotach i rodzajach wydatków dokonanych przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych.

2. Wzór informacji, o której mowa w ust. 1, określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 18. 1. Umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej zawarte przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia pozostają w mocy.

2. Do wniosków o wydanie służbowej karty płatniczej złożonych i nierozpatrzonych do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

3. Do rozliczania wydatków dokonanych przy użyciu służbowych kart płatniczych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, dla których termin rozliczenia przypada po dniu wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.

4. Informacje o liczbie posiadanych przez jednostkę służbowych kart płatniczych, liczbie użytkowników oraz kwotach i rodzajach wydatków dokonanych przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych są przekazywane po raz pierwszy na wzorze określonym w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia w odniesieniu do informacji za IV kwartał 2022 r.

§ 19. Traci moc zarządzenie nr 53 Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy użyciu służbowych kart płatniczych, zmienione zarządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 kwietnia 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy użyciu służbowych kart płatniczych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 39).

§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.