Załącznik do zarządzenia Ministra Finansów
z dnia 18 listopada 2022 r. (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 116)

Opis Systemu wdrażania reform w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności w dziedzinach objętych działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe [1]

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. System ma na celu realizację Wytycznych w zakresie sprawozdawczości i monitorowania w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, zwanych dalej „Wytycznymi”, oraz Wytycznych w zakresie kontroli w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, zwanych dalej „Wytycznymi w zakresie kontroli”, zatwierdzonych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej odpowiednio w dniu 6 grudnia 2023 r. i dniu 16 listopada 2023 r.

§ 2. Użyte w Opisie Systemu pojęcia oznaczają:

1) Arachne - system teleinformatyczny, prowadzony przez KE, zasilany informacjami z CST dotyczącymi w szczególności reform, inwestycji i przedsięwzięć KPO, który przez zastosowanie algorytmów przeliczeniowych kalkuluje ryzyko wystąpienia nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania;

1a) aplikacja SKANER - aplikacja wchodząca w skład CST służąca do weryfikacji informacji o podmiotach i osobach na podstawie danych z rejestrów;

2) BKA - Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego w MF;

3) CST - system teleinformatyczny utworzony i utrzymywany przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego do obsługi w szczególności reform, inwestycji i przedsięwzięć KPO;

4) EZD - system teleinformatyczny? do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

5) formularz sprawozdawczy - funkcjonalność w CST, oparta na module wniosku o płatność;

6) IK KPO - Instytucja Koordynująca Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności;

7) IOR - Instytucja odpowiedzialna za realizację reformy;

8) kamienie milowe - mierniki postępów w realizacji reformy mające charakter jakościowy w rozumieniu rozporządzenia 2021/241;

9) KE - Komisja Europejska;

10) KO - komórka organizacyjna w MF odpowiedzialna za realizację reformy KPO;

11) KPO - Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności, przyjęty przez Radę Ministrów dnia 30 kwietnia 2021 r.;

12) MF - Ministerstwo Finansów;

13) Minister - Minister Finansów;

14) Porozumienie - Porozumienie z dnia 8 września 2022 r. zawarte między Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej a Ministrem Finansów o realizacji reform w ramach planu rozwojowego;

15) rozporządzenie 2021/241 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/241 z dnia 12 lutego 2021 r. ustanawiającego Instrument na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności (Dz. Urz. UE L 57 z 18.02.2021, s. 17, z późn. zm.);

16) reforma - reforma w rozumieniu rozporządzenia 2021/241 w dziedzinie objętej działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe;

17) urzędnik zatwierdzający - Minister albo upoważniony członek Kierownictwa MF, który potwierdza zrealizowanie danej reformy;

18) użytkownik Arachne - pracownik KO, który posiada dostęp do Arachne.

§ 3. W Systemie wyróżnia się następujące funkcje:

1) IOR - Minister;

2) realizator reformy ram fiskalnych w zakresie kamienia milowego A1G i A2G - Departament Budżetu Państwa w MF;

3) realizator reformy ram fiskalnych w zakresie kamienia milowego A3G i A4G - Departament Polityki Makroekonomicznej w MF;

4) realizator reformy polegającej na Przyspieszeniu procesów robotyzacji i cyfryzacji i innowacji w zakresie kamienia milowego A27G oraz reformy polegającej na Przedłużaniu kariery zawodowej i promowaniu pracy po przekroczeniu ustawowego wieku emerytalnego w zakresie kamienia milowego A67G - Departament Podatków Dochodowych w MF;

5) realizator reformy polegającej na Zwiększeniu skali zastosowań cyfrowych w sferze publicznej, gospodarce i społeczeństwie w zakresie kamienia milowego C8G - Departament Analiz Krajowej Administracji Skarbowej;

6) koordynator kontroli reformy - BKA.

Rozdział 2

Realizacja reform

§ 4. Reformy są realizowane przez KO w zakresie określonym w załączniku nr 1 do Porozumienia oraz zgodnie z harmonogramem, określonym w załączniku nr 2a do Porozumienia.

§ 5. Pracownicy MF, którzy realizują reformy albo wykonują kontrole dotyczące osiągnięcia kamienia milowego w ramach realizacji reformy, zwane dalej ,,kontrolami”:

1) potwierdzają zapoznanie się z dokumentami, o których mowa w rozdziale 8 pkt 13 Wytycznych w zakresie kontroli;

2) wykorzystują Arachne na każdym etapie realizacji reformy, w szczególności gdy realizacja reformy jest powiązana z zaangażowaniem przez MF zewnętrznych ekspertów, wykonawców, kontrahentów uczestniczących w przygotowywaniu dokumentów, ekspertyz, analiz i programów oraz w ramach wykonywanych kontroli, a w uzasadnionych przypadkach aplikację SKANER.

§ 6. 1. W celu uzyskania dostępu do Arachne, KO przekazuje do IK KPO imię i nazwisko oraz służbowy adres e-mail pracownika MF.

2. W przypadku gdy dostęp do Arachne przestaje być niezbędny, KO przekazuje niezwłocznie do IK KPO dane użytkownika Arachne, któremu należy zablokować dostęp do Arachne.

3. Użytkownik Arachne bierze udział w szkoleniu w zakresie dostępu i obsługi Arachne, prowadzonym przez KE lub IK KPO.

4. Użytkownik Arachne w trakcie realizacji swoich zadań korzysta z „Guidance note on the use of Arachne” oraz aktualnego dokumentu „Arachne Podręcznik użytkownika”¹⁾.

5. Użytkownik Arachne dokumentuje korzystanie z Arachne, w szczególności przez generowanie raportów.

6. Raporty, o których mowa w ust. 5, są analizowane pod kątem zminimalizowania ryzyka wystąpienia potencjalnej nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania. Wyniki analizy przeprowadzonej przez użytkownika Arachne są umieszczane w liście sprawdzającej w zakresie uwzględniania wyników analizy z Arachne, której wzór określa załącznik nr 1 do Opisu.

7. W obszarze ochrony danych osobowych użytkownik Arachne:

1) wykorzystuje Arachne zgodnie z przepisami Unii Europejskiej oraz przepisami krajowymi, w szczególności w ramach podejmowanych działań służących zapobieganiu nieprawidłowościom dotyczącym zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania;

2) wykorzystuje i przetwarza dane w Arachne jedynie do określania poziomu ryzyka w ramach działań związanych z realizacją reform lub wykonywaniem kontroli, w szczególności zapobiegania nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania w odniesieniu do podmiotów uczestniczących w realizacji reformy;

3) powiadamia podmioty uczestniczące w realizacji reformy o:

a) możliwości przetwarzania danych ich dotyczących w Arachne,

b) wykorzystywaniu danych ich dotyczących uzyskanych z Arachne,

c) publikacji na stronach internetowych KE powszechnie dostępnych informacji o celach, do jakich Arachne jest stosowane;

4) wykorzystuje dane z Arachne dotyczące kalkulacji ryzyka wyłącznie do realizacji reformy i wykonywania kontroli;

5) (uchylony)

§ 7. KO wprowadza do CST, przy wykorzystaniu formularza sprawozdawczego, dane służące monitorowaniu i sprawozdawczości z postępu w osiąganiu kamieni milowych w ramach reformy, zgodnie z terminami określonymi w Wytycznych.

§ 8. W celu potwierdzenia osiągnięcia kamienia milowego w ramach realizacji reformy KO:

1) wypełnia formularz sprawozdawczy;

2) wykonuje kontrolę, stosując listę sprawdzającą do weryfikacji realizacji reformy, w tym osiągnięcia kamienia milowego/wskaźnika, której minimalny zakres stanowi załącznik nr 2 do Wytycznych w zakresie kontroli, i sporządza notatkę pokontrolną z wykorzystaniem aplikacji e-kontrole w CST; szczegółową procedurę kontroli określa załącznik nr 2 do Opisu;

3) sporządza oświadczenie IOR, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3a do Wytycznych w zakresie kontroli i z uwzględnieniem regulacji z nich wynikających;

4) przekazuje oświadczenie IOR do podpisu Urzędnika zatwierdzającego, do którego dołącza:

a) dokument „Podsumowanie w zakresie osiągnięcia kamienia milowego/wskaźnika (one page note w języku polskim oraz angielskim)”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Wytycznych,

b) wykaz zidentyfikowanych w trakcie wykonywania kontroli nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania oraz informację o sposobie ich skorygowania, a także informację o działaniach naprawczych zakończonych lub będących w toku,

c) wykaz dokumentów wymaganych przez IK KPO;

5) przekazuje oświadczenie IOR wraz z załącznikami do IK KPO.

§ 9. Do dnia 31 grudnia 2026 r. KO monitoruje efekty osiągnięcia kamienia milowego w ramach realizacji reformy przez ich weryfikację z postanowieniami KPO i decyzją wykonawczą Rady w sprawie zatwierdzenia oceny planu odbudowy i zwiększania odporności Polski przyjętą dnia 17 czerwca 2022 r.

§ 10. W celu potwierdzenia, że nie wprowadzono rozwiązań prowadzących do cofnięcia lub redukcji osiągniętych kamieni milowych w ramach realizacji reformy, KO przekazuje do IK KPO sprawozdanie z utrzymania kamieni milowych w ramach realizacji reformy. Sprawozdanie jest przekazywane poza CST kwartalnie lub na wniosek IK KPO do dnia 31 grudnia 2026 r. Wzór sprawozdania z utrzymania kamieni milowych w ramach realizacji reformy określa IK KPO.

¹⁾ Strona internetowa ARACHNE https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=325&intPageId=3587&langId=en aby uzyskać więcej informacji należy skontaktować się bezpośrednio z zespołem wsparcia ARACHNE pod adresem: EC-DAC1-SECRETARIAT@ec.europa.eu.

Załącznik nr 1 do Opisu Systemu wdrażania
reform w ramach Krajowego Planu
Odbudowy i Zwiększania Odporności w
dziedzinach objętych działami
administracji rządowej - budżet, finanse
publiczne i instytucje finansowe

Załącznik nr 2 do Opisu Systemu wdrażania
reform w ramach Krajowego Planu
Odbudowy i Zwiększania Odporności w
dziedzinach objętych działami
administracji rządowej - budżet, finanse
publiczne i instytucje finansowe