Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 14 Ministra Finansów
z dnia 18 lutego 2016 r. (poz. 19)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ – BUDŻET, FINANSE PUBLICZNE I INSTYTUCJE FINANSOWE

§ 1. Zakres zadań Komitetu

1. Komitet Audytu, zwany dalej „Komitetem”, jest ciałem doradczym i opiniodawczym ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów, zwanym dalej „Ministerstwem”, i w jednostkach w działach administracji rządowej, którymi kieruje Minister, zwanych dalej „jednostkami w działach”.

2. Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk;

2) sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz sprawozdań z oceny kontroli zarządczej;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego.

3. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 2, Komitet:

1) proponuje rozwiązania oraz promuje dobre praktyki przyczyniające się do usprawnienia funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

2) analizuje informacje dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego oraz wspiera komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórki audytu wewnętrznego w jednostkach w działach w realizacji funkcji audytu wewnętrznego;

3) inicjuje, w porozumieniu z audytorami wewnętrznymi, działania mające na celu podniesienie efektywności i skuteczności kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach.

4. Komitet, do końca lutego każdego roku, przedkłada Ministrowi sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim. Sprawozdanie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 2. Zadania i obowiązki Przewodniczącego Komitetu

1. Przewodniczący Komitetu kieruje pracami Komitetu oraz reprezentuje Komitet na zewnątrz.

2. Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:

1) wyznaczanie terminów posiedzeń Komitetu;

2) ustalanie porządku posiedzeń Komitetu;

3) prowadzenie posiedzeń Komitetu;

4) przekazywanie Ministrowi ustaleń i stanowisk Komitetu.

§ 3. Zadania i obowiązki członków Komitetu

Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórkami audytu w jednostkach w działach.

§ 4. Uprawnienia członków Komitetu

Członkowie Komitetu mają dostęp do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań Komitetu, w szczególności do dokumentacji audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, a także do informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa i jednostek w działach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 5. Tryb pracy Komitetu

1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu zwołuje Przewodniczący Komitetu z inicjatywy własnej lub na wniosek członka Komitetu albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Ministerstwa, stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż dwa razy w roku.

4. W przypadku gdy nie jest możliwe zwołanie posiedzenia przez Przewodniczącego Komitetu, posiedzenie zwołuje i prowadzi członek Komitetu wyznaczony przez Przewodniczącego.

5. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Komitetu, posiedzenie prowadzi członek Komitetu wyznaczony przez Przewodniczącego Komitetu.

6. Zaproszenia na posiedzenia Komitetu, wraz z porządkiem posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami, są przekazywane członkom Komitetu, w formie pisemnej, nie później niż 7 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż 2 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu.

7. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu:

1) informuje o tym niezwłocznie Przewodniczącego Komitetu;

2) może przekazać Przewodniczącemu pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia Komitetu.

8. W posiedzeniach Komitetu może uczestniczyć Dyrektor Generalny Ministerstwa Finansów. Przepisy ust. 6-7 stosuje się odpowiednio.

9. Przewodniczący Komitetu, z własnej inicjatywy albo na wniosek członka Komitetu, może zapraszać na posiedzenia Komitetu osoby spoza jego składu. Przepisy ust. 6-7 stosuje się odpowiednio.

10. Uczestnicy posiedzenia Komitetu potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności.

§ 6. Sposób podejmowania uchwał

1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał, zapadających zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu Komitetu.

2. Na wniosek członka Komitetu, Przewodniczący Komitetu może zarządzić głosowanie tajne.

3. Członek Komitetu może zgłosić do protokołu zdanie odrębne w sprawie objętej głosowaniem.

4. Uchwałę podejmowaną na posiedzeniu Komitetu podpisuje Przewodniczący Komitetu.

5. Przewodniczący Komitetu może podjąć decyzję o wyrażeniu stanowiska przez Komitet poprzez podjęcie uchwały w trybie obiegowym.

6. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy wszyscy członkowie Komitetu otrzymali jej projekt oraz za jej podjęciem głosowała zwykła większość członków Komitetu.

7. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest dołączana do protokołu z najbliższego posiedzenia Komitetu.

8. W przypadku nieuwzględnienia uwag zgłoszonych do projektu uchwały podejmowanej w trybie obiegowym, projekt uchwały wymaga rozpatrzenia przez Komitet na posiedzeniu.

9. W trybie obiegowym nie może być podjęta uchwała dotycząca wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego.

§ 7. Sposób dokumentowania posiedzeń

1. Z posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół, który zawiera w szczególności:

1) datę posiedzenia;

2) porządek posiedzenia;

3) listę uczestników posiedzenia;

4) ustalenia Komitetu wraz z informacją o podjętych uchwałach oraz informację dotyczącą zdania odrębnego, o ile zostało zgłoszone;

5) inne wnioski i rozstrzygnięcia.

2. Protokół z posiedzenia Komitetu podpisuje Przewodniczący Komitetu.

3. Załącznik do protokołu stanowi lista obecności uczestników posiedzenia.

§ 8. Współpraca członków Komitetu z kierownikami i pracownikami Ministerstwa i jednostek w działach

1. Członkowie Komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Członkowie Komitetu, w związku z realizacją zadań Komitetu, mogą występować do kierowników i pracowników Ministerstwa oraz jednostek w działach o udzielenie informacji i wyjaśnień w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w tych jednostkach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

3. Kierownicy i pracownicy Ministerstwa oraz jednostek w działach są obowiązani do udzielania informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 2.

4. Informacje i wyjaśnienia, o których mowa w ust. 2 i 3, przekazywane są Komitetowi za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 9. Obsługa organizacyjna Komitetu

Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu oraz gromadzi i przechowuje dokumenty związane z jego pracami, w szczególności:

1) gromadzi uchwały podejmowane przez Komitet wraz z dokumentacją dotyczącą spraw będących przedmiotem rozstrzygnięcia w formie uchwały;

2) organizuje, po uzgodnieniu z Przewodniczącym Komitetu, posiedzenia Komitetu i przekazuje zaproszenia członkom Komitetu oraz osobom niebędącym członkami Komitetu;

3) opracowuje projekty dokumentów i inne materiały na posiedzenia Komitetu;

4) opracowuje i przechowuje protokoły z posiedzeń Komitetu;

5) prowadzi korespondencję w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Komitetu.

§ 10. Tryb postępowania w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach

1. Wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie następuje na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów, a w przypadku kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w działach – na pisemny wniosek kierownika tej jednostki.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu Komitetu, następującym po dniu jego złożenia.

3. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały.

4. Komitet umożliwia kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek, oraz wnioskodawcy przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wniosku.