§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;

2) sposób, dni i godziny przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w Ministerstwie Finansów, zwanym dalej „Ministerstwem”;

3) sposób i tryb opracowywania sprawozdań w zakresie skarg i wniosków oraz zbiorczej informacji o rozpatrzonych petycjach.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Finansów;

2) komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne, o których mowa w § 2 załącznika do zarządzenia Nr 41 Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Finansów (M. P. poz. 504);

3) jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć izby skarbowe wraz z podległymi urzędami skarbowymi, izby celne wraz z podległymi urzędami celnymi, urzędy kontroli skarbowej, Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów i Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów;

4) petycjach – należy przez to rozumieć petycje, o których mowa w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. poz. 1195);

5) skargach i wnioskach – należy przez to rozumieć skargi i wnioski, o których mowa w dziale VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.

§ 3. Za koordynowanie przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji wpływających do Ministerstwa odpowiada Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej, które w szczególności:

1) kieruje skargi, wnioski i petycje do rozpatrzenia lub załatwienia, do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub innych organów;

2) zamieszcza na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów informacje dotyczące złożonej petycji oraz przebiegu postępowania, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach;

3) monitoruje terminowość załatwiania skarg, wniosków i petycji przy wykorzystaniu zapisów elektronicznego centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji.

§ 4. Komórki organizacyjne:

1) rejestrują skargi, wnioski i petycje w centralnym rejestrze skarg, wniosków i petycji funkcjonującym w ramach wdrożonego w Ministerstwie Finansów systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją;

2) niezwłocznie przekazują do Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej informacje dotyczące złożonej petycji oraz przebiegu postępowania, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach.

§ 5. 1. Skargi, wnioski i petycje wpływające bezpośrednio do komórek organizacyjnych nienależące do właściwości:

1) tych komórek,

2) Ministerstwa

– są przekazywane do Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej.

2. Skargi, wnioski i petycje nienależące do właściwości Ministerstwa Finansów są przekazywane przez Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej właściwym organom odpowiednio w trybie art. 231, art. 243 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego albo art. 6 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach.

§ 6. Pracownik przyjmujący skargę lub wniosek ustnie, sporządza protokół w trybie § 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

§ 7. 1. Kierujący komórką organizacyjną, z upoważnienia Ministra, rozpatruje oraz załatwia skargi, w tym podpisuje zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi, z zastrzeżeniem ust. 5, dotyczące:

1) zagadnień należących do właściwości kierowanej komórki;

2) organów, w stosunku do których Minister jest organem wyższego stopnia oraz jednostek organizacyjnych, w zakresie w jakim komórka organizacyjna prowadzi sprawy z zakresu tych organów lub bezpośredniego nadzoru Ministra nad tymi jednostkami.

2. Kierujący komórką organizacyjną, z upoważnienia Ministra, rozpatruje oraz załatwia wnioski i petycje, w tym podpisuje zawiadomienie o sposobie załatwienia wniosku albo petycji, dotyczące zagadnień należących do właściwości kierowanej komórki.

3. W przypadku gdy skarga, wniosek lub petycja obejmuje zagadnienia, które należą do zakresu właściwości kilku komórek organizacyjnych, skargę, wniosek lub petycję rozpatruje i załatwia kierujący komórką organizacyjną, do której właściwości należy większość problemów lub istota zagadnienia będąca przedmiotem skargi, wniosku lub petycji.

4. W czasie nieobecności kierującego komórką organizacyjną czynności, o których mowa w ust. 1–3, z upoważnienia Ministra, wykonuje zastępca kierującego komórką organizacyjną, zgodnie z podziałem zastępstw ustalonym w wewnętrznym regulaminie komórki organizacyjnej.

5. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi w sprawie dotyczącej:

1) Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, Szefa Służby Celnej – podpisuje Minister;

2) kierujących komórkami organizacyjnymi – podpisuje, z upoważnienia Ministra, Dyrektor Generalny Ministerstwa Finansów.

6. Minister może upoważnić również innych pracowników komórek organizacyjnych do wykonywania określonych czynności w sprawach skarg, wniosków i petycji.

§ 8. 1. Interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmują:

1) wyznaczeni pracownicy Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej – w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki w godz. 8.15–16.15 oraz w środy w godz. 8.15–18.00;

2) członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w zakresie powierzonych im obowiązków, określonych zarządzeniem Ministra w sprawie podziału kompetencji w Kierownictwie Ministerstwa – po uprzednim ustaleniu terminu spotkania przez właściwy sekretariat;

3) wyznaczeni pracownicy komórek organizacyjnych, w zakresie działalności swoich komórek – w czasie urzędowania Ministerstwa, w godz. 8.15–16.15.

2. Informację o dniach i godzinach przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków przez wyznaczonego pracownika Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej są podawane do wiadomości poprzez umieszczenie:

1) w gablocie informacyjnej przy wejściu głównym do gmachu Ministerstwa;

2) na stronie internetowej Ministerstwa.

§ 9. 1. Do dnia:

1) 31 stycznia każdego roku – jednostki organizacyjne sporządzają i przekazują do właściwych komórek organizacyjnych, prowadzących sprawy z zakresu nadzoru Ministra nad tymi jednostkami, roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w roku poprzedzającym sporządzenie sprawozdania;

2) 28 lutego każdego roku – komórki organizacyjne sporządzają i przekazują do Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w Ministerstwie oraz jednostkach organizacyjnych;

2. Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej sporządza roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków oraz zbiorczą informację o rozpatrzonych petycjach, które przedkłada Ministrowi, za pośrednictwem członka kierownictwa nadzorującego Biuro.

3. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik do zarządzenia.

§ 10. Do spraw wszczętych a niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 11. Do dnia wejścia w życie przepisów dotyczących centralnego rejestru petycji funkcjonującego w ramach wdrożonego w Ministerstwie Finansów systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją:

1) Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej:

a) prowadzi rejestr petycji wpływających do Ministerstwa,

b) wykonuje obowiązek monitorowania terminowości załatwiania petycji, o którym mowa w § 3 pkt 3, na podstawie prowadzonego rejestru petycji;

2) komórki organizacyjne wykonują obowiązek rejestracji petycji, o którym mowa w § 4 pkt 1, poprzez przekazanie do Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej informacji, o których mowa w § 4 pkt 2.

§ 12. Traci moc zarządzenie Nr 16 Ministra Finansów z dnia 12 marca 2015 r. w sprawie postępowania ze skargami i wnioskami w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 18).

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z wyjątkiem § 3 pkt 3 i § 4 pkt 1 w części dotyczącej centralnego rejestru petycji, które wchodzą w życie z dniem 1 marca 2016 r.