§ 1.1. Dokumentację powstającą w izbach celnych oraz w urzędach celnych i do nich napływającą klasyfikuje i kwalifikuje się na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

2. Wykaz akt służy do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji:

1) jawnej;

2) obejmującej informacje prawnie chronione;

3) zawierającej informacje niejawne z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

3. Wykaz akt izb celnych i urzędów celnych stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2.Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

§ 3.1. Wykaz akt obejmuje wszystkie zagadnienia z zakresu działania jednostek organizacyjnych.

2. Jeżeli w działalności jednostek organizacyjnych pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.

§ 4.1. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt odrębnie dla komórek organizacyjnych izb celnych i urzędów celnych.

2. Jednolitość klasyfikowania dokumentacji polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz jednostek organizacyjnych.

3. Oparcie konstrukcji wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się jednostka organizacyjna, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

4. Ustalenie kwalifikacji archiwalnej dla klas końcowych polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822).

§ 5.1. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu są to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;

2) dla klas drugiego rzędu są to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;

3) dla klas trzeciego rzędu są to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;

4) dla klas czwartego rzędu są to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

2. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 1;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna.

3. Na opis klasy może składać się uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych sposobów liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

4. W klasach głównych oznaczonych symbolem od „0” do „3” klasyfikuje się dokumentację związaną z obsługą organizacyjną, administracyjną, kadrową i finansową jednostki organizacyjnej. W klasach głównych oznaczonych symbolem od „4” do „9” klasyfikuje się dokumentację powstającą i napływającą w związku z realizacją zadań statutowych, do których jednostka organizacyjna została powołana na podstawie przepisów prawa i zgodnie z zadaniami wynikającymi z regulaminu organizacyjnego.

§ 6.1. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu, ustaleniu lub dodaniu symboli i haseł pierwszego i drugiego rzędu mogą być wprowadzone przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

2. W przypadku potrzeby wprowadzenia zmiany w wykazie akt polegającej na doprecyzowaniu haseł może być ona wprowadzona od poziomu klas trzeciego rzędu. Klasy doprecyzowujące muszą w całości wyczerpywać zagadnienie rzeczowe opisane w klasie nadrzędnej i przejmują jej kategorię archiwalną. Rozbudowana klasa przestaje być klasą końcową, a staje się klasą nadrzędną.

3. Dodane klasy, o których mowa w ust. 2, wprowadza się jednolicie we wszystkich jednostkach organizacyjnych.

§ 7.Wniosek dotyczący potrzeby wprowadzenia zmiany w wykazie akt, o której mowa w § 6 ust. 2, składa Dyrektor do komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za prowadzenie prac związanych z zarządzaniem dokumentacją w izbach celnych i urzędach celnych. W terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku komórka organizacyjna w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych powiadamia:

1) dyrektorów izb celnych o podjęciu prac nad zmianą wykazu akt albo

2) wnioskodawcę o nieuwzględnieniu wniosku.

§ 8.1. Kategoria archiwalna dokumentacji może być zmieniona przez właściwe archiwum państwowe w toku kontroli, sporządzania ekspertyzy albo wyrażania zgody na przeprowadzenie procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

2. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oznaczony cyframi arabskimi, liczy się w pełnych latach kalendarzowych, rozpoczynając od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym miało miejsce zakończenie sprawy.

3. Datę zakończenia sprawy określa się zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 65 Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2014 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w izbach celnych i urzędach celnych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 59).

§ 9.1. W przypadku uznania, przez właściwe archiwum państwowe, urzędu celnego za wytwarzający materiały archiwalne, w miejsce składnicy akt tworzy się archiwum zakładowe.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania wynosi 25 lat, staje się materiałem archiwalnym.

§ 10.1. Wykaz akt w systemie EZD budowany jest w formie słowników zakładanych, utrzymywanych, modyfikowanych, wersjonowanych i blokowanych w ramach administrowania systemem.

2. Dodanie w wykazie akt nowych klas w słownikach systemu EZD dokonuje się dla wszystkich jednostek organizacyjnych, które korzystają z systemu EZD.

§ 11.1. Kierownik komórki organizacyjnej sporządza corocznie wyciąg z wykazu akt, zawierający wybrane hasła klasyfikacyjne, odpowiadające im symbole numeryczne, kategorie archiwalne i opisy klas, z wykorzystaniem których wykonywane będą czynności kancelaryjne.

2. Wyciąg z wykazu akt może zawierać dodatkowe informacje ułatwiające dobór haseł klasyfikacyjnych do prowadzonych w komórce organizacyjnej spraw.

3. Wyciąg z wykazu akt na rok następny sporządza się każdorazowo do dnia 30 października roku bieżącego i przekazuje do komórki organizacyjnej zajmującej się organizacją obiegu dokumentacji odpowiednio w izbie celnej albo urzędzie celnym.

4. Komórka organizacyjna zajmująca się organizacją obiegu dokumentacji odpowiednio w izbie celnej albo urzędzie celnym analizuje wyciąg z wykazu akt pod względem zgodności haseł klasyfikacyjnych z zadaniami komórki organizacyjnej sporządzającej wyciąg i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości może wnioskować o dokonanie zmian wyciągu z wykazu akt w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.

5. W przypadku odmowy uwzględnienia wniosku o dokonanie zmian w wyciągu z wykazu akt, sprawę rozstrzyga odpowiednio Dyrektor albo Naczelnik.

6. Kierownik komórki organizacyjnej jest obowiązany do niezwłocznego aktualizowania w ciągu roku kalendarzowego wyciągu z wykazu akt, jeżeli komórka organizacyjna rozpocznie prowadzenie nowych rzeczowo spraw lub gromadzenie nowej rzeczowo dokumentacji niepodlegającej grupowaniu w sprawy. Do aktualizacji wyciągu z wykazu akt przepisy ust. 1–5 stosuje się odpowiednio.

§ 12.Wszelką dokumentację powstającą i napływającą w toku prowadzenia spraw dotyczących wydania decyzji, polecenia, wytycznych, instrukcji, komunikatu należy klasyfikować do odpowiednich tematycznie haseł rzeczowych. Dokumentacja ta posiada kategorię archiwalną zgodnie z hasłem regulowanego zagadnienia. Podpisany oryginał takiej decyzji, polecenia, wytycznych, instrukcji, komunikatu jest dołączany do zbioru dokumentacji gromadzonej w ramach symbolu klasyfikacji 021.

§ 13.1. Sprawom, którym przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, nadano znaki niespełniające warunków określonych zarządzeniem Nr 43 Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach celnych i składnic akt w urzędach celnych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w administracji celnej, nadaje się kategorię archiwalną odpowiadającą właściwym hasłom określonym niniejszym zarządzeniem.

2. Dokumentacji zgromadzonej w hasłach klasyfikacyjnych zgodnie z zarządzeniem Nr 43 Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach celnych i składnic akt w urzędach celnych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w administracji celnej, dla której nie została określona w tym zarządzeniu kategoria archiwalna, nadaje się kategorię archiwalną odpowiadającą właściwym hasłom określonym niniejszym zarządzeniem.

§ 14.Traci moc zarządzenie Nr 43 Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach celnych i składnic akt w urzędach celnych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w administracji celnej, zmienione zarządzeniem Nr 25 Ministra Finansów z dnia 8 czerwca 2012 r. oraz zarządzeniem Nr 34 Ministra Finansów z dnia 23 lipca 2013 r., w zakresie rzeczowego wykazu akt – załącznik nr 2.

§ 15.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.