Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. W celu zapewnienia efektywnego sposobu rejestrowania przez urzędy celne oraz izby celne spraw o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe oraz spraw o przestępstwa i wykroczenia wprowadza się jednolity system informatyczny „Ewidencja Spraw Karnych Skarbowych”, zwany dalej „Systemem Rejestrów i Ewidencji”.

§ 2.W skład Systemu Rejestrów i Ewidencji wchodzą:

1) Rejestr Karny Skarbowy (RKS) prowadzony w urzędach celnych;

2) Rejestr Karny Skarbowy (RKSn) spraw prowadzonych w izbach celnych w trybie nadzoru;

3) Rejestr Spraw o Przestępstwa (RSP) prowadzony w izbach celnych i urzędach celnych;

4) Rejestr Spraw o Wykroczenia (RSW) prowadzony w izbach celnych i urzędach celnych;

5) Rejestr Pomocy Prawnej (RPP) prowadzony w izbach celnych i urzędach celnych;

6) Rejestr Materiałów Własnych (RMW) prowadzony w izbach celnych i urzędach celnych;

7) Ewidencja Mandatów w Sprawach o Wykroczenia Skarbowe (EMS) prowadzona w urzędach celnych;

8) Ewidencja Mandatów w Sprawach o Wykroczenia (EMW) prowadzona w izbach celnych i urzędach celnych.

§ 3.Rejestry, o których mowa w § 2 pkt 1-6, zwane dalej „rejestrami” i ewidencje, o których mowa w § 2 pkt 7 i 8, zwane dalej „ewidencjami” prowadzone są przez właściwe komórki organizacyjne urzędów celnych oraz izb celnych, zgodnie z ich regulaminami organizacyjnymi.

§ 4.Nadzór nad prawidłowością wprowadzania danych do rejestrów i ewidencji sprawuje kierownik komórki organizacyjnej, w której prowadzony jest rejestr lub ewidencja.

§ 5.1. Rejestry i ewidencje prowadzone są dla każdego roku kalendarzowego, z zachowaniem kolejności wpisów spraw w ciągu roku.

2. Spraw, których do końca roku kalendarzowego nie załatwiono, nie przenosi się do rejestrów i ewidencji dotyczących kolejnego roku kalendarzowego.

§ 6.1. Sprawy wpisuje się do rejestrów i ewidencji z datą i w kolejności, w jakiej wpływają dokumenty stanowiące podstawę wpisu.

2. Wpis dotyczący danej sprawy uzupełnia się niezwłocznie po uzyskaniu informacji podlegających wpisowi.

3. Oznaczenie sprawy jako zakończonej następuje po wykonaniu przez właściwą komórkę organizacyjną odpowiednich czynności powodujących zakończenie sprawy.

§ 7.Dane zgromadzone w Systemie Rejestrów i Ewidencji są podstawą do przetwarzania i opracowywania informacji dla celów statystycznych.

§ 8.1. W przypadku awarii Systemu Rejestrów i Ewidencji, należy dokonać retrospektywnego wprowadzenia danych niezwłocznie po usunięciu awarii.

2. W Systemie Rejestrów i Ewidencji tworzona jest kopia zapasowa zgromadzonych danych, w celu ich zabezpieczenia przed utratą.

Rozdział 2

Rejestry

§ 9. 1. RKS jest prowadzony dla postępowań w sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe, z wyłączeniem spraw prowadzonych w izbach celnych w trybie nadzoru.

2. Do rejestru RKS należy wpisać każdą sprawę:

1) wpływającą po raz pierwszy, bez względu na to skąd wpływa i w jakim stadium postępowania się znajduje, w tym również sprawę (zawiadomienie o przestępstwie skarbowym lub wykroczeniu skarbowym albo materiały z zewnątrz), w której urząd celny wyda postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania;

2) wyłączoną ze sprawy wcześniej zarejestrowanej.

3. Do rejestru RKS nie wpisuje się:

1) spraw wyłączonych i następnie przekazywanych według właściwości innym organom;

2) spraw nadesłanych w celu udzielenia pomocy prawnej;

3) materiałów własnych, stanowiących informację o przestępstwie skarbowym lub wykroczeniu skarbowym, w których urząd celny (po ich analizie) stwierdza brak podstaw do wydania postanowienia o wszczęciu dochodzenia lub śledztwa.

4. Sprawie wprowadzonej do rejestru RKS nadawana jest kolejna liczba porządkowa.

5. Liczba porządkowa poprzedzona literami „RKS” i uzupełniona oznaczeniem roku kalendarzowego oraz numerem jednostki organizacyjnej, w której zarejestrowano daną sprawę, stanowi numer sprawy (RKS Lp/rok np.: RKS 123/2009/ numer jednostki organizacyjnej).

6. Sprawa wpisana do rejestru RKS prowadzona jest do jej zakończenia pod tym samym numerem.

7. Jeżeli połączono dwie lub więcej spraw wprowadzonych do rejestru RKS, należy je prowadzić dalej pod numerem sprawy wszczętej najwcześniej, a pozostałe oznaczyć jako zakończone.

8. Niezależnie od kryteriów przyjętych w ust. 1, w razie połączenia spraw prowadzonych w formie śledztwa i dochodzenia, materiały dochodzenia dołącza się do akt śledztwa i prowadzi się dalej pod numerem sprawy prowadzonej w formie śledztwa.

9. W rejestrze RKS oznacza się jako zakończone sprawy, w których:

1) postępowanie zostało zakończone prawomocnym orzeczeniem,

2) postępowanie przygotowawcze zostało prawomocnie umorzone,

3) załatwiono sprawę w inny sposób

- po wykonaniu wszystkich niezbędnych dalszych czynności w danej sprawie, w szczególności mających na celu uregulowanie sytuacji dowodów rzeczowych.

§ 10.1. RKSn jest prowadzony w izbach celnych w trybie nadzoru dla spraw o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe, przekazanych przez podległe im urzędy celne w ramach Systemu Rejestrów i Ewidencji.

2. Do rejestru RKSn nie wprowadza się jako nowej sprawy, która wpłynęła ponownie.

3. W rejestrze RKSn oznacza się jako zakończoną sprawę, w której akta zostały zwrócone urzędowi celnemu po jej załatwieniu przez izbę celną.

4. Do RKSn przepisy § 9 stosuje się odpowiednio.

§ 11.Do RSP przepisy § 9 ust. 2-9 stosuje się odpowiednio.

§ 12.Do RSW przepisy § 9 ust. 2-9 stosuje się odpowiednio.

§ 13.1. RPP jest prowadzony w sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe oraz o przestępstwa i wykroczenia.

2. W RPP oznacza się jako zakończoną sprawę, w której organ wezwany do udzielenia pomocy prawnej udzielił odpowiedzi organowi wzywającemu do udzielenia takiej pomocy.

3. Do RPP przepisy § 9 stosuje się odpowiednio.

§ 14.1. RMW jest prowadzony dla materiałów własnych zawierających informacje o przestępstwach skarbowych, wykroczeniach skarbowych, przestępstwach lub wykroczeniach -podlegających analizie pod kątem zasadności wszczęcia śledztwa lub dochodzenia.

2. W RMW oznacza się jako zakończone sprawy, w których:

1) wszczęto śledztwo lub dochodzenie;

2) odstąpiono od wszczęcia śledztwa lub dochodzenia.

3. Do RMW przepisy § 9 ust. 4-6 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 3

Ewidencje

§ 15. 1. EMS jest prowadzona dla spraw o wykroczenia skarbowe, za które nałożono karę grzywny w drodze mandatu karnego.

2. EMW jest prowadzona dla spraw o wykroczenia, za które nałożono grzywnę w drodze mandatu karnego.

3. Do EMS i EMW przepisy § 9 ust. 4-6 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 4

Właściciel Systemu Rejestrów i Ewidencji

§ 16. Właścicielem Systemu Rejestrów i Ewidencji jest Dyrektor Departamentu Kontroli Celno-Akcyzowej i Kontroli Gier w Ministerstwie Finansów.

§ 17.1.Właściciel Systemu Rejestrów i Ewidencji opracuje „Instrukcję Użytkownika Systemu Rejestrów i Ewidencji”, zwaną dalej „Instrukcją”, w której określi szczegółowe zasady wprowadzania danych oraz ich zakres.

2. Właściciel Systemu Rejestrów i Ewidencji jest odpowiedzialny za aktualizację Instrukcji, w przypadku konieczności jej dostosowania do wprowadzenia zmian przepisów prawa, organizacyjnych lub technicznych w zakresie związanym z obsługą i funkcjonowaniem Systemu Rejestrów i Ewidencji.

Rozdział 5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 18. Rejestry i ewidencje prowadzone dotychczas w formie papierowej, prowadzone są w tej samej formie do zakończenia wszystkich zarejestrowanych w nich spraw.

§ 19.Traci moc zarządzenie Nr 3 Ministra Finansów z dnia 8 stycznia 2009 r. w sprawie rejestracji przez urzędy celne oraz izby celne spraw o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe w systemie informatycznym „Ewidencja Spraw Karnych Skarbowych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 1, poz. 2).

§ 20.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2012 r.