Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Instrukcja reguluje:

1) postępowanie w wypadku skarg wniesionych do Naczelnego Sądu Administracyjnego, zwanego dalej „NSA", na:

a) decyzje, postanowienia lub inne akty bądź czynności z zakresu administracji publicznej,

b) bezczynność organu administracji,

2) zasady prowadzenia rejestrów skarg,

3) zasady sporządzania i przekazywania do Departamentu Prawnego Ministerstwa Finansów informacji o skargach,

4) zasady wykorzystywania orzecznictwa sądów przy załatwianiu spraw.

2. Ilekroć w przepisach instrukcji jest mowa o:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. Nr 74, poz. 368 i Nr 104, poz. 515, z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 106, poz. 679, Nr 114, poz. 739 i Nr 144, poz. 971, z 1998 r. Nr 162, poz. 1126, z 1999 r. Nr 75, poz. 853, z 2000 r. Nr 2, poz. 5, Nr 48, poz. 552, Nr 60, poz. 704, Nr 91, poz. 1008, z 2001 r. Nr 49, poz. 508 i 509, Nr 101, poz. 1113 i Nr 98, poz. 1070 oraz z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 141, poz. 1177 i Nr 169, poz. 1387),

2) skardze - należy przez to rozumieć również odpis skargi nadesłany przez NSA w trybie art. 38 ustawy,

3) decyzji - należy przez to rozumieć również:

a) postanowienie,

b) inny akt lub czynność z zakresu administracji publicznej, jeżeli dotyczy przyznania, stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa - jeżeli przysługuje na nie skarga do NSA,

4) organie administracji - należy przez to rozumieć odpowiednio Ministra Finansów, Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, Dyrektora Izby Skarbowej, Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej lub Dyrektora Izby Celnej,

5) Departamencie Prawnym - należy przez to rozumieć również komórkę prawną w izbie skarbowej, izbie celnej lub urzędzie kontroli skarbowej,

6) departamencie - należy przez to rozumieć odpowiednio właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa Finansów, izby skarbowej, izby celnej lub urzędu kontroli skarbowej,

7) Departamencie Budżetu Resortu i Spraw Majątkowych - należy przez to rozumieć również odpowiednią komórkę organizacyjną w izbie skarbowej, izbie celnej lub urzędzie kontroli skarbowej.

Rozdział 2

Postępowanie w sprawach skarg

§ 2

1. Kancelaria ogólna:

1) nadesłane przez NSA pismo, przy którym przekazany został odpis skargi - opatruje datą wpływu i wraz z kopertą przekazuje bezzwłocznie do Departamentu Prawnego, a w sprawach celnych bezpośrednio do Departamentu Ceł,

2) nadesłane oryginały skarg, błędnie skierowane bezpośrednio do organu administracji zamiast do NSA - przesyła bezzwłocznie do NSA wraz z pismem przewodnim, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do instrukcji; kopię pisma przewodniego Kancelaria przekazuje do Departamentu Prawnego, a w sprawach celnych do Departamentu Ceł,

3) odmawia przyjęcia skargi, jeżeli strona lub jej przedstawiciel chce ją osobiście złożyć w Kancelarii; pracownik Kancelarii poucza przy tym składającego, że skargę wnosi się bezpośrednio do NSA.

2. Departament Prawny prowadzi centralny rejestr skarg wpływających do Ministerstwa Finansów, z wyłączeniem spraw celnych; sposób prowadzenia rejestru centralnego określają odrębne przepisy.

3. Departament Prawny po nadaniu sprawie numeru centralnego rejestru przekazuje niezwłocznie nadesłane przez NSA dokumenty do właściwego merytorycznie departamentu.

4. Wszelką korespondencję nadsyłaną w danej sprawie przez NSA Kancelaria ogólna kieruje do Departamentu Prawnego, a w sprawach celnych do Departamentu Ceł.

§ 3

1. Departament, do właściwości którego należy sprawa stanowiąca przedmiot skargi, jest obowiązany przekazać do NSA, w terminie 30 dni od dnia wpływu odpisu skargi do organu administracji, odpowiedź na skargę i akta sprawy; w terminie tym powinny zostać skompletowane wszelkie niezbędne dokumenty, łącznie z aktami innych organów, jeżeli dotyczą one tej sprawy.

2. Przekazane do NSA akta powinny być uporządkowane, ułożone w porządku chronologicznym, wpięte do odpowiedniej teczki lub teczek, zaś karty ponumerowane; każda teczka powinna zawierać spis znajdujących się w niej dokumentów.

3. Jeżeli NSA zgłosi wobec przedstawiciela Departamentu Prawnego zastrzeżenia co do spełnienia wymogów, o których mowa w ust. 1 i 2, Departament Prawny informuje o tych zastrzeżeniach dyrektora właściwego departamentu.

§ 4

1. Departament, którego działania lub bezczynności skarga dotyczy, może uwzględnić ją w całości, w terminie do dnia otrzymania od NSA zawiadomienia o wyznaczonym terminie rozprawy.

2. W wypadku, o którym mowa w ust. 1, rozstrzygnięcie organu administracji doręczane jest stronie, zaś kopia - NSA, wraz z odpowiedzią na skargę i aktami, jeżeli tych dokumentów nie przekazano już uprzednio; w takiej sytuacji w odpowiedzi na skargę należy wnieść o umorzenie postępowania.

§ 5

1. W wypadku uznania skargi za nieuzasadnioną, właściwy departament przygotowuje projekt odpowiedzi na skargę, zawierający w szczególności:

1) oznaczenie sądu prowadzącego postępowanie ze skargi, z podaniem sygnatury akt sądu,

2) określenie stron,

3) określenie rodzaju pisma (tj. nadanie mu tytułu „Odpowiedź na skargę"),

4) podanie daty otrzymania przez organ administracji odpisu skargi,

5) oznaczenie zaskarżonej decyzji, określenie jej przedmiotu oraz podanie dnia jej doręczenia stronie lub pełnomocnikowi,

6) wniosek organu administracji co do sposobu rozstrzygnięcia sprawy,

7) wyczerpujące uzasadnienie wniosku,

8) klauzulę „Z upoważnienia" oraz podpis i imienną pieczątkę upoważnionego pracownika.

2. Uzasadnienie zawarte w odpowiedzi na skargę powinno zawierać:

1) zwięzłe przedstawienie przebiegu postępowania administracyjnego,

2) odniesienie się do wszystkich zarzutów i argumentów podniesionych w skardze,

3) przytoczenie okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających stanowisko organu administracji.

3. Wzór odpowiedzi na skargę do NSA stanowi załącznik nr 2 do instrukcji.

§ 6

1. Przed przekazaniem odpowiedni na skargę i akt sprawy do NSA właściwy departament jest obowiązany uzyskać opinię Departamentu Prawnego; projekt odpowiedzi na skargę wraz z aktami sprawy powinien być przekazany do Departamentu Prawnego w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania skargi.

2. Departament Prawny zwraca akta sprawy wraz ze swoją opinią w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania sprawy.

3. W wypadku różnicy stanowisk między właściwym departamentem a Departamentem Prawnym co do zasadności skargi, właściwy departament niezwłocznie przedstawia sprawę do rozstrzygnięcia ministrowi nadzorującemu działalność tego departamentu.

§ 7

1. Odpowiedź na skargę podpisuje osoba posiadająca upoważnienie do wydawania decyzji w imieniu organu administracji; wskazane jest przy tym, aby odpowiedź była podpisana przez pracownika zajmującego wyższe stanowisko służbowe w stosunku do osoby, która podpisała zaskarżoną decyzję, chyba że przepisy wewnętrzne stanowią inaczej.

2. Odpowiedź na skargę, wraz z kopiami odpowiedzi dla pozostałych stron postępowania sądowego, oraz akta sprawy przekazuje do NSA właściwy departament.

§ 8

W wypadku powstania przeszkody o charakterze obiektywnym, uniemożliwiającej w terminie 30-dniowym:

1) rozstrzygnięcie sprawy w trybie art. 38 ust. 2 ustawy (np. z powodu toczącego się innego postępowania, którego wynik mógłby mieć istotne znaczenie dla sprawy objętej skargą, zaginięcia lub zniszczenia akt, niemożności przesłuchania strony lub świadka itp.),

2) udzielenie merytorycznej odpowiedzi na skargę (np. z przyczyn wymienionych w pkt 1),

właściwy departament, w podanym wyżej terminie, sporządza odpowiedź na skargę i przekazuje akta w takim zakresie, jaki jest możliwy, wnosząc przy tym o zawieszenie postępowania do określonego terminu (ewentualnie składając inny wniosek) i należycie uzasadniając ten wniosek; przepisy § 6 stosuje się odpowiednio.

§ 9

W postępowaniu przed NSA organ administracji reprezentowany jest przez pracownika Departamentu Prawnego, a jeżeli okoliczności sprawy tego wymagają - w rozprawie uczestniczy również przedstawiciel departamentu właściwego merytorycznie; o potrzebie udziału takiego przedstawiciela decyduje dyrektor Departamentu Prawnego w porozumieniu z dyrektorem departamentu właściwego merytorycznie.

§ 10

1. Departament, którego działania lub bezczynności dotyczy skarga, zawiadamia organ administracji, za pośrednictwem ministra nadzorującego działalność tego departamentu, o każdym wypadku, w którym NSA:

1) ze względu na nienadesłanie w terminie odpowiedzi na skargę i akt sprawy wydał orzeczenie w trybie art. 39 ust. 1 ustawy,

2) ze względu na niewykonanie w całości lub w części orzeczenia NSA wymierzył organowi administracji grzywnę w trybie art. 31 ustawy.

2. Kopię zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, właściwy departament przekazuje do Departamentu Prawnego.

§ 11

Orzeczenia otrzymane z NSA właściwy departament jest obowiązany wykonać niezwłocznie, kierując się zasadą wyrażoną w art. 30 ustawy, że ocena prawna zawarta w orzeczeniu NSA wiąże w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia.

§ 12

1. Zasądzone przez NSA koszty postępowania należy niezwłocznie wypłacić skarżącemu.

2. Wypłaty kosztów, o których mowa w ust. 1, dokonuje Departament Budżetu Resortu i Spraw Majątkowych, po otrzymaniu z właściwego departamentu wniosku w sprawie zapłacenia skarżącemu zasądzonych kwot; wniosek powinien zawierać niezbędne informacje identyfikujące sprawę oraz skarżącego.

3. Departament Budżetu Resortu i Spraw Majątkowych zawiadamia właściwy departament o dokonanej zapłacie kosztów postępowania.

Rozdział 3

Rejestry skarg do NSA oraz sporządzanie informacji o skargach

§ 13

1. Właściwe departamenty prowadzą rejestr skarg do NSA, zwany dalej „rejestrem", z podziałem na poszczególne lata.

2. Dyrektorzy departamentów wyznaczają pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie rejestru oraz ustalają zasady zastępowania tych pracowników w czasie ich nieobecności i tak aby rejestr był stale dostępny, a wpisy w nim kontrola terminów mogły być dokonywane na bieżąco.

§ 14

1. Do rejestru wpisuje się wszystkie skargi, których odpisy nadesłał NSA w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia danego roku.

2. Skargę do rejestru wpisuje się bezpośrednio po jej otrzymaniu; skargę opatruje się kolejnym numerem rejestru.

3. Rejestr prowadzi się na bieżąco, wpisując do niego czynności mające zasadnicze znaczenie dla przebiegu postępowania.

§ 15

Wpisowi do rejestru podlega w szczególności:

1) data wpływu odpisu skargi, nadesłanego przez NSA, oraz sygnatura akt sądu,

2) imię i nazwisko (nazwa) strony skarżącej i jej adres,

3) przedmiot skargi oraz wartość przedmiotu sporu,

4) nazwa organu administracji, który wydał zaskarżoną decyzję, istota rozstrzygnięcia, jej data i numer,

5) imię i nazwisko pracownika departamentu, któremu skarga została przydzielona do prowadzenia,

6) data i numer ewentualnej decyzji wydanej w trybie art. 38 ustawy,

7) data, do której odpowiedź na skargę i akta sprawy powinny być przekazane do NSA,

8) data przekazania do NSA odpowiedzi na skargę wraz z aktami sprawy,

9) termin rozprawy,

10) data orzeczenia NSA, rodzaj rozstrzygnięcia oraz kwota zasądzonych od organu administracji kosztów postępowania,

11) data otrzymania orzeczenia NSA i akt sprawy,

12) data przekazania wniosku do Departamentu Budżetu Resortu i Spraw Majątkowych o przekazanie stronie skarżącej zasądzonych na jej rzecz kosztów postępowania,

13) data zwrotu kosztów postępowania przez Departament Budżetu Resortu i Spraw Majątkowych,

14) data wydania decyzji będącej wykonaniem orzeczenia NSA oraz jej numer.

§ 16

1. Pracownik, prowadzący rejestr, jest odpowiedzialny za terminowe dokonywanie stosownych wpisów; w szczególności jest obowiązany informować dyrektora departamentu o niedotrzymaniu terminu, o którym mowa w 38 ust. 1 ustawy.

2. Pracownik, któremu skarga została przydzielona do prowadzenia, jest obowiązany niezwłocznie przekazać informacje, które powinny być zawarte w rejestrze, pracownikowi prowadzącemu ten rejestr lub osobie zastępującej tego pracownika.

§ 17

1. Izby skarbowe i urzędy kontroli skarbowej są obowiązane przekazywać do:

1) Departamentu Prawnego oraz do właściwych departamentów informacje o orzeczeniach mających charakter istotnych precedensów lub budzących zasadnicze wątpliwości,

2) Departamentu Prawnego Ministerstwa Finansów kopie podań o wniesienie rewizji nadzwyczajnej,

3) Departamentu Systemu Podatkowego Ministerstwa Finansów tezy orzeczeń NSA, drogą elektroniczną, niezwłocznie po ich wydaniu.

2. Izby skarbowe są obowiązane umieszczać wyroki NSA w Systemie Informacji Podatkowej, niezwłocznie po ich otrzymaniu.

3. Urzędy kontroli skarbowej są obowiązane przekazywać wyroki NSA, niezwłocznie po ich otrzymaniu, do izb skarbowych o tych samych terytorialnych zasięgach działania.

§ 18

Właściwe departamenty są obowiązane, w terminie do ostatniego dnia lutego każdego roku, przekazać do Departamentu Prawnego Ministerstwa Finansów zbiorczą informację, za rok ubiegły, o skargach do NSA, według wzoru określonego odpowiednio w załączniku nr 3, 4 lub 5 do instrukcji. Informację o skargach do NSA w sprawach służby funkcjonariuszy celnych należy przekazać do Departamentu Organizacji Służby Celnej, według wzoru określonego w załączniku nr 6 do instrukcji.

§ 19

Departament Prawny Ministerstwa Finansów zamieszcza w „Biuletynie Skarbowym Ministerstwa Finansów" istotne tezy orzeczeń sądów.

§ 20

1. Departamenty, których akty lub czynności podlegają zaskarżeniu do NSA, są obowiązane wykorzystywać w bieżącej pracy orzeczenia zamieszczone w Systemie informacji Podatkowej.

2. Departamenty są obowiązane do bieżącego dokonywania analizy orzeczeń NSA.

3. Wyniki analizy orzeczeń NSA należy wykorzystywać w szczególności do:

1) poprawy orzecznictwa oraz zapewnienia jego jednolitości,

2) opracowywania materiałów szkoleniowych dla pracowników orzekających w sprawach kończących się wydaniem aktu prawnego zaskarżalnego do NSA,

3) sygnalizowania potrzeby zmiany odpowiednich przepisów.

Rozdział 4

Postanowienia szczególne dotyczące Departamentu Ceł Ministerstwa Finansów i izb celnych

§ 21

Do Departamentu Ceł Ministerstwa Finansów i izb celnych stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji, z wyjątkiem przepisów § 3 ust. 3, § 6, § 9, § 10 ust. 2 i § 17-19.

§ 22

W postępowaniu przed NSA w sprawach celnych Minister Finansów jest reprezentowany przez upoważnioną osobę zatrudnioną w Departamencie Ceł Ministerstwa Finansów, a dyrektor izby celnej przez upoważnioną osobę zatrudnioną w izbie celnej.

§ 23

Izby celne są obowiązane przekazywać do Departamentu Ceł Ministerstwa Finansów:

1) informacje o orzeczeniach mających charakter istotnych precedensów lub budzących zasadnicze wątpliwości,

2) kopie podań o wniesienie rewizji nadzwyczajnej,

3) kopie wyroków NSA.

§ 24

Izby celne są obowiązane, w terminie do ostatniego dnia lutego każdego roku, przekazać do Departamentu Ceł Ministerstwa Finansów zbiorczą informację, za rok ubiegły, o skargach do NSA, według wzoru określonego w załączniku nr 7 do instrukcji.

§ 25

Departament Ceł Ministerstwa Finansów zamieszcza w „Biuletynie Skarbowym Ministerstwa Finansów" istotne tezy orzeczeń sądów w sprawach celnych.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 26

Traci moc instrukcja nr 1/PR/96 Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 1996 r. w sprawie zasad i trybu postępowania w Ministerstwie Finansów oraz w izbach skarbowych w wypadku zaskarżenia do Naczelnego Sądu Administracyjnego decyzji, postanowienia lub innego aktu bądź czynności z zakresu administracji publicznej (Dz. Urz. Min. Fin. z 1997 r. Nr 1, poz. 1).

§ 27

Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.