Interpretacja indywidualna z dnia 21.08.2020, sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.472.2020.1.MC, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.472.2020.1.MC

możliwość przechowywania kopii faktur, niebędących fakturami elektronicznymi, w innej formie niż papierowa

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 czerwca 2020 r. (data wpływu 2 lipca 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur, niebędących fakturami elektronicznymi, w innej formie niż papierowa jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 lipca 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur, niebędących fakturami elektronicznymi, w innej formie niż papierowa.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży hurtowej i detalicznej artykułów z branży metalowej na terenie południowo-wschodniej Polski. Spółka prowadzi również sprzedaż towarów przez Internet. W trakcie miesiąca jest wystawianych około 5 000 faktur sprzedaży dla przedsiębiorców. Obecnie faktury dokumentujące sprzedaż i ich kopie są drukowane, przy czym oryginał przekazywany jest klientowi, natomiast kopia archiwizowana w postaci papierowej.

Ze względu na rosnące obroty liczba faktur sprzedaży systematycznie wzrasta co przyczynia się do generowania coraz większych wydatków związanych z ich drukowaniem, magazynowaniem, a następnie utylizacją. Opisana sytuacja skłania Spółkę do podjęcia działań mających na celu zredukowanie kosztów wydruków, przechowywania i archiwizacji faktur.

Stosowany przez Spółkę system komputerowy umożliwia gromadzenie odpowiednich danych o klientach i wystawienie faktur VAT. Po wystawieniu faktur w systemie obsługi sprzedaży dokument zostaje zapisany w pamięci programu, a Spółka ma możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. Od tego momentu użytkownicy nie mogą edytować wystawionych dokumentów sprzedaży. Edycja dokumentów na tym etapie jest możliwa tylko dla wyznaczonych użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienie do edytowania wystawionych dokumentów. Po wyeksportowaniu dokumentów do modułu finansowo-księgowego zostają one jednocześnie wprowadzane do rejestrów VAT - od tej chwili program nie pozwala na edycję, anulowanie lub usuwanie dokumentów zaznaczonych jako zadekretowane w module . W momencie eksportu dokumentów do modułu , faktury sprzedaży jednocześnie zapisują się w module dokumentów w formacie xml, program umożliwia również ich zapis w formacie pdf, a Spółka ma w każdej chwili możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. System zapewnia bezpieczeństwo zawartych na fakturze danych. System informatyczny oraz sposób przechowywania plików zapewnia bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji. Ze względu na powiązanie modułu, w którym wystawiane są faktury z Rejestrem VAT oraz łatwą dostępność do archiwizowanych faktur, które archiwizowane będą przez system w podziale na okresy rozliczeniowe z możliwością wyszukiwania i ich grupowania według zadanych kluczy np. miesiąca, kontrahenta, etc., Spółka zamierza zrezygnować z drukowania kopii faktur i ich archiwizowania w postaci papierowej. Oryginały faktur papierowych przekazywane będą klientom za pośrednictwem poczty lub będą je odbierali osobiście.