Interpretacja indywidualna z dnia 04.08.2020, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.227.2020.1.AKS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.227.2020.1.AKS

Możliwość przechowywania Faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 czerwca 2020 r. (data wpływu 12 czerwca 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania Faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 czerwca 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania Faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej Spółka) jest czynnym podatnikiem VAT.

W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej Fakturami) w formie papierowej lub elektronicznej.

Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.

W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur w formie papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej skanów (dokumentów PDF). Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury. Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów oraz programie księgowym przez upoważnionych pracowników działu księgowego (dalej Dział księgowy), zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Dział księgowy może się składać z pracowników Spółki lub pracowników wyspecjalizowanego podmiotu trzeciego, świadczącego obsługę księgowo-podatkową. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów będzie posiadał unikalny login i hasło, które umożliwią mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku akceptuj. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych (programie księgowym) są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów.