Interpretacja indywidualna z dnia 21.12.2018, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.650.2018.4.JG, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.650.2018.4.JG

Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2018 r. (data wpływu 6 listopada 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 17 grudnia 2018 r. (data wpływu 18 grudnia 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 11 grudnia 2018 r. nr 0114- KDIP1- 3.4012.650.2018.3.JG (doręczone Stronie w dniu 12 grudnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 listopada 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 17 grudnia 2018 r. (data wpływu 18 grudnia 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 11 grudnia 2018 r. nr 0114- KDIP1-3.4012.650.2018.3.JG.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest globalną grupą z centralą we Europie, specjalizującą się w zarządzaniu energią elektryczną i automatyce przemysłowej. Spółka jest polskim podmiotem, czynnym podatnikiem VAT, działającym w ramach grupy. Spółka prowadzi działalność w następujących obszarach:

• lokalna dystrybucja towarów sygnowanych marką X do zewnętrznych klientów,
• wdrażanie oraz realizacja projektów w zakresie innowacyjnych rozwiązań z obszaru automatyki budynkowej i komputerów przemysłowych,
• działalność produkcyjna w zakładach.

W ramach wykonywania obowiązków służbowych, pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe, spotkania z kontrahentami oraz uczestniczą w sympozjach i kongresach związanych z obszarami, w których działalność prowadzi Spółka, zarówno w Polsce jak i za granicą. Spółka w całości pokrywa koszty związane z realizacją opisanych powyżej obowiązków służbowych jej pracowników. Aktualnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami dokonywane jest manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez nich dokumentów źródłowych (tj. faktur i rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety). Po dokonaniu rozliczenia, przedmiotowe dokumenty przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Z uwagi jednak na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i papierowa forma archiwizacji powyżej wskazanych dokumentów wiążą się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi. Ponadto, papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków, stwarza również wiele problemów praktycznych, np.: niszczenie i gubienie papierowych dokumentów, przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem itp. Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, a także minimalizację obciążeń administracyjnych z tym związanych, Spółka wdraża zintegrowany system pozwalający na elektroniczne zgłaszanie i rozliczanie wydatków pracowniczych, jak również elektroniczną archiwizację dokumentów z tym związanych (dalej: System). Przebieg procesu elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia i archiwizacji dokumentów pracowniczych przebiegał będzie w następujący sposób: