Interpretacja indywidualna z dnia 31.10.2017, sygn. 0114-KDIP4.4012.478.2017.1.BS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4.4012.478.2017.1.BS

w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 września 2017 r. (data wpływu 8 września 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 września 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca Sp. z o.o. (dalej Spółka) jest czynnym podatnikiem VAT. W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej Fakturami) w formie papierowej lub elektronicznej.

W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur w formie papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej skanów (dokumentów PDF). Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera.

Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów przez kierownictwo jednostki, zgodnie z obowiązującymi w spółce procedurami. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów posiada unikalny login i hasło, które umożliwiają mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku akceptuj. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka przechowuje zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów.