Interpretacja indywidualna z dnia 22.10.2014, sygn. ILPP4/443-379/14-2/BA, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPP4/443-379/14-2/BA

Podatek od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wystawianych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 18 lipca 2014 r. (data wpływu 23 lipca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wystawianych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany) jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 lipca 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wystawianych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność w zakresie produkcji płyt oraz wyrobów drewnopochodnych, używanych w produkcji meblarskiej, budowlanej i wykończeniowej. Skala prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności wiąże się z dużą ilością dokumentów generowanych tak przez samą Spółkę, jak i otrzymywanych od kontrahentów (w szczególności dotyczy to faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, rachunków, not księgowych oraz innych dokumentów tworzonych przez Wnioskodawcę na potrzeby prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym m.in. dokumentów magazynowych PZ i WZ, listów przewozowych (CMR) czy umów z kontrahentami)). W ramach automatyzacji procesów biznesowych Spółka jest w trakcie implementacji tzw. elektronicznego obiegu faktur, w ramach którego następuje m.in. zeskanowanie otrzymywanych dokumentów i ich wprowadzenie do systemu informatycznego. Z uwagi na potrzebę dalszego usprawnienia pracy Działu Księgowości, Wnioskodawca rozważa w dalszej kolejności wdrożenie systemu archiwizacji polegającego bądź na archiwizowaniu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bądź na archiwizowaniu ich w formie mieszanej (tj. część dokumentów gromadzona byłaby w tradycyjnej papierowej formie, a część w formie dokumentów elektronicznych). Zgodnie z założeniami, dokumenty gromadzone dotychczas przez Spółkę w formie papierowej byłyby skanowane i zapisywane w postaci obrazu w formacie PDF, co uniemożliwiałoby ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę. Skany dokumentów byłyby przechowywane przez nią w bazie danych systemu informatycznego w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą. Zeskanowane i wprowadzone do systemu informatycznego dokumenty otrzymałyby unikalny numer umożliwiający ich indywidualną identyfikację oraz łatwe wyszukanie danych dotyczących dokumentu, jak również samego obrazu dokumentu. Przechowywanie dokumentów w wyżej opisany sposób odpowiadałoby również wymogom wynikającym z przepisów ustawy o VAT w zakresie przechowywania dokumentów, zgodnie z podziałem na okresy rozliczeniowe. Po zeskanowaniu dokumentów oraz ich zarchiwizowaniu w postaci elektronicznej, dokumenty papierowe najprawdopodobniej byłyby przez Wnioskodawcę niszczone. System informatyczny zastosowany przez Spółkę do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, umożliwiałby odtworzenie dokumentu w postaci jego wydrukowanej kopii papierowej. Dokumenty przechowywane w sposób elektroniczny mogłyby być bezzwłocznie udostępnione organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz w sposób umożliwiający przetwarzanie danych w nich zawartych. Elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów byłyby przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.